Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji

(2012/C 388/26)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2012 r.)

WPROWADZENIE

1. Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (zwana dalej Agencją) z siedzibą w Brukseli została ustanowiona decyzją Komisji 2008/37/WE z dnia 14 grudnia 2007 r.⁽¹⁾. Agencję ustanowiono na okres rozpoczynający się 1 stycznia 2008 r. i kończący się 31 grudnia 2017 r. Zadaniem Agencji jest zarządzanie programem szczegółowym "Pomysły" w dziedzinie badań pionierskich⁽²⁾.

INFORMACJE LEŻĄCE U POSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁶⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie⁽⁷⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych⁽⁸⁾, które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie⁽⁹⁾, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

6. Trybunał przeprowadził i kodeksami etyki z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i z kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej i oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji⁽¹⁰⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jej transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji⁽¹¹⁾.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH W STOSOWANYCH PRZEZ AGENCJĘ SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI

12. Agencja nie przeprowadziła wystarczających kontroli w trakcie opracowywania wewnętrznego narzędzia informatycznego zwanego e-Stream, którego celem było zautomatyzowanie procesu zatwierdzania dokumentów w wydziale zarządzania naukowego. Studium tego projektu nie zostało odpowiednio określone, ryzyko nie zostało właściwie zidentyfikowane, a kierownictwo nie monitorowało postępów w realizacji projektu. Uchybienia te przyczyniły się do niepowodzenia tego projektu informatycznego, co spowodowało odpis z tytułu utraty wartości trwałej w kwocie 258.967 euro.

13. Tymczasowy dyrektor Agencji został mianowany 1 stycznia 2011 r. decyzją Komisji. W lutym 2012 r., w momencie kontroli, zajmował on to stanowisko o miesiąc dłużej niż okres jednego roku, który stanowi maksymalny okres przewidziany w regulaminie pracowniczym. Ponieważ pierwotna funkcja dyrektora - kierownika wydziału została czasowo przejęta przez kierownika działu, zachodzi tu ta sama niezgodność z regulaminem pracowniczym. Inny kierownik działu pełnił obowiązki kierownika wydziału między czerwcem 2009 r. a lutym 2011 r., a czas zajmowania tego stanowiska był nieprawidłowy również w tym przypadku.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 11 września 2012 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 9 z 12.1.2008, s. 15.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Art. 25 rozporządzenia Komisji (WE) nr 1653/2004 (Dz.U. L 297 z 22.9.2004, s. 10).

⁽⁷⁾ Art. 29 rozporządzenia (WE) nr 1653/2004.

⁽⁸⁾ Zasady przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VI rozporządzenia (WE) nr 1653/2004 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE) nr 651/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 15).

⁽⁹⁾ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

⁽¹⁰⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 27 czerwca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 28 czerwca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://erc.europa.eu/

⁽¹¹⁾ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

ZAŁĄCZNIK 

Agencja Wykonawcza Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (Bruksela)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 182 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	1. Wieloletni program ramowy określający wszystkie działania Unii uchwalają Parlament Europejski i Rada, stanowiąc zgodnie z procedurą, o której mowa w art. 251, po konsultacji z Komitetem Ekonomiczno-Społecznym. Program ramowy: - ustala cele naukowe i technologiczne, które mają być osiągnięte przez działania przewidziane w art. 180 oraz priorytety, które się z nimi wiążą, - wskazuje ogólne kierunki tych działań, - ustala ogólną maksymalną kwotę oraz szczegółowe zasady współuczestnictwa finansowego Unii w programie ramowym, jak również odpowiednie udziały w każdym z przewidywanych działań. 2. Program ramowy jest dostosowywany lub uzupełniany w zależności od rozwoju sytuacji. 3. Program ramowy jest urzeczywistniany poprzez programy szczegółowe przygotowywane w ramach każdego działania. Każdy program szczegółowy określa szczegółowe zasady jego realizacji, ustala czas jego trwania i przewiduje środki uznane za niezbędne. Suma kwot uznanych za niezbędne, ustalona w programach szczegółowych, nie może przekroczyć ogólnej maksymalnej kwoty ustalonej dla programu ramowego i dla każdego działania. 4. Rada, stanowiąc zgodnie ze specjalną procedurą ustawodawczą i po konsultacji z Parlamentem Europejskim i Komitetem Ekonomiczno-Społecznym, uchwala programy szczegółowe.
Kompetencje Agencji (decyzja Komisji 2008/37/WE)	Cele Agencja została ustanowiona decyzją Komisji nr 2008/37/WE z dnia 14 grudnia 2007 r. do celów zarządzania wspólnotowym programem szczegółowym "Pomysły" w dziedzinie badań pionierskich na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 58/2003. Program "Pomysły" jest realizowany przez Europejską Radę ds. Badań Naukowych, która obejmuje niezależną Radę Naukową, która ustanawia strategię naukową Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych i monitoruje jej wykonanie przez Agencję, odpowiedzialną za zarządzanie operacyjne. Agencja uzyskała autonomię od Dyrekcji Generalnej ds. Badań Naukowych i Innowacji w dniu 15 lipca 2009 r. Zadania Zadania Agencji są opisane w akcie delegującym (zob. decyzja Komisji C(2008) 5694, a w szczególności art. 5-7: Zadania te obejmują: - wszystkie aspekty związane z zarządzaniem administracyjnym i realizacją programu, a w szczególności procedury ewaluacyjne, wzajemna ocena oraz proces wyboru zgodnie z zasadami ustanowionymi przez Radę Naukową, - zarządzanie dotacjami pod względem finansowym i naukowym.
Zarządzanie (decyzje Komisji C(2008) 5132. i C(2011) 4877)	Komitet kierujący Komitet kierujący jest organem nadzorującym działania Agencji i jest mianowany przez Komisję (zob. decyzja Komisji C(2008) 5132). Komitet przyjmuje roczny program prac Agencji (zatwierdzony przez Komisję), budżet administracyjny i sprawozdania roczne. Składa się z pięciu członków i jednego obserwatora.
(decyzje Komisji 2007/134/WE i 2011/12/UE) (decyzja Komisji 006/972/WE) (rozporządzenie Rady (WE) nr 58/2003)	Rada Naukowa Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych (ERBN) Na mocy decyzji Komisji 2007/134/WE Rada Naukowa ERBN ustala strategię naukową programu szczegółowego "Pomysły", jest w pełni upoważniona do decydowania o rodzaju badań, które będą finansowane zgodnie z art. 5 ust. 3 decyzji 2006/972/WE i pełni rolę gwaranta jakości działań z naukowego punktu widzenia. Do jej zadań należy w szczególności ustalanie rocznego programu pracy w ramach programu szczegółowego "Pomysły", ustanowienie procedury wzajemnej oceny, a także monitorowanie i kontrola jakości wdrożenia programu szczegółowego "Pomysły", bez naruszania odpowiedzialności Komisji. Składa się z dwudziestu dwóch członków mianowanych przez Komisję. Dyrektor Agencji Mianowany przez Komisję Europejską na cztery lata. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Agencji w roku 2011 (2010)	Budżet 35,6 (29,3) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r. Budżet operacyjny na rok 2011 przewiduje plan zatrudnienia 100 (100) pracowników na czas określony oraz środki na zatrudnienie 253 (215) pracowników kontraktowych, jak również 7 (15) oddelegowanych ekspertów narodowych, co oznacza łącznie 360 (330) stanowisk, z czego na koniec roku 2011 r. obsadzonych było 350 (316): - 97 (94) pracowników zatrudnionych na czas określony, w tym 13 (13) oddelegowanych i 84 (81) pracowników zewnętrznych, - 245 (218) pracowników kontraktowych, - 8 (4) oddelegowanych ekspertów narodowych. Przydział stanowisk: - działania operacyjne (wydziały naukowe oraz zarządzające dotacjami): 68 %, - działania administracyjne (inne wydziały): 32 %.
Produkty i usługi w roku 2011 (2010)	1. Monitorowanie umów o dotację, zawartych w wyniku naborów wniosków z 2010 i 2011 r. na granty dla badaczy rozpoczynających niezależną karierę i granty dla badaczy zaawansowanych oraz dotacje na weryfikacje poprawności projektu w ramach programu prac programu szczegółowego "Pomysły". Program ten jest wdrażany w drodze publikacji corocznych ogłoszeń o naborze wniosków, po której następuje ocena (przez zewnętrznych ekspertów), sporządzenie i podpisanie umów o dotację, a następnie monitorowanie realizacji projektów. Każdy nabór wniosków owocuje pewną liczbą umów o dotację o przewidywanym okresie realizacji projektów wynoszącym około pięciu lat. 2. Nabór wniosków na 2011 r. w ramach programu prac programu szczegółowego "Pomysły". granty dla badaczy rozpoczynających niezależna karierę i granty dla badaczy zaawansowanych i dotacje na weryfikację poprawności projektu): W 2011 r. złożono 6 515 wniosków, w tym 4 080 o granty dla badaczy rozpoczynających niezależna karierę i 2 284 o granty dla badaczy zaawansowanych oraz 151 wniosków o dotacje na weryfikację poprawności projektu. Spośród tych wniosków 6 400 zostało uznanych przez komisje oceniające za spełniające kryteria. Łącznie do finansowania wybrano 822 wnioski (794 z głównych list oraz 28 z list rezerwowych). 3. Opracowanie i rozpowszechnianie informacji na temat programu szczegółowego "Pomysły" oraz działań Agencji w 2011 r. 4. Wsparcie Rady Naukowej ERBN: W okresie sprawozdawczym zorganizowano pięć sesji plenarnych Rady Naukowej. W celu ułatwienia strategicznej debaty Rady Naukowej, Agencja wraz z sekretarzem generalnym ERBN przeprowadziła analizę realizacji i portfolio finansowanych projektów oraz wczesnych oznak wpływu, jaki ERBN wywiera na społeczność naukową, jak również na środowisko badawcze w Europie. Agencja zorganizowała posiedzenia (zwykle dwa rocznie) czterech istniejących grup roboczych ERBN ds. kontaktów z przemysłem, otwartego dostępu, uczestnictwa krajów trzecich oraz równowagi płci, a także dwa stałe komitety Rady Naukowej (komitet ds. wzajemnej oceny i komitet ds. konfliktu interesów, uchybień naukowych i kwestii etycznych). Szereg dokumentów obejmujących analizy i kluczowe wnioski na temat konkretnych kwestii podejmowanych przez grupy robocze i komitety zostało przygotowanych przez Agencję we współpracy z członkami tych grup i przedłożonych do dyskusji/przyjęcia na sesjach plenarnych Rady Naukowej. Podobnie jak w poprzednich latach, Agencja wspierała Radę Naukową w określaniu rocznego programu prac w ramach programu szczegółowego "Pomysły".
Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

12. Na niepowodzenie projektu eStream złożyły się czynniki o charakterze technicznym i środowiskowym. ERCEA zidentyfikowała już słabe punkty w procesie zarządzania swoimi projektami informatycznymi i dokonała istotnych zmian w planie działań, aby wyeliminować tego typu uchybienia. Warto również podkreślić, że trwała utrata wartości w wysokości 258.967 EUR stanowi około 2,5 % budżetu informatycznego Agencji na okres opracowywania projektu eStream.

13. Jeśli chodzi o przekroczenie przez tymczasowego dyrektora Agencji czasu urzędowania, pierwotnie ustalonego na 1 rok, takie przedłużenie leży w interesie Agencji, zważywszy że ogłoszenie o naborze na to stanowisko opublikowano w marcu 2012 r., a procedura rekrutacyjna wciąż trwa. W przypadku kierownika działu, który przejął obowiązki dyrektora-kierownika wydziału, które to stanowisko wcześniej piastował obecny tymczasowy dyrektor Agencji, tymczasowe objęcie tego stanowiska zostało zaplanowane do czasu obsadzenia stanowiska dyrektora. Przekroczenie 1-rocznego okresu pełnienia funkcji na tym tymczasowym stanowisku leży w interesie Agencji, zgodnie z art. 7 regulaminu pracowniczego.

Natomiast jeżeli chodzi o kierownika działu pełniącego obowiązki kierownika wydziału, to tymczasowe objęcie stanowiska zakończyło się 15 lutego 2011 r., a nowy kierownik wydziału podjął obowiązki 16 lutego 2011 r. w wyniku pomyślnej procedury rekrutacyjnej otwartej dla kandydatów zewnętrznych.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2012.388.151
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Agencji Wykonawczej Europejskiej Rady ds. Badań Naukowych za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji.
• Data aktu: 11/09/2012
• Data ogłoszenia: 15/12/2012