SPRAWOZDANIE SPECJALNE NR 4/2005dotyczące zarządzania przez Komisję współpracą gospodarczą z Azją, wraz z odpowiedziami Komisji
(przedstawione na mocy art. 248 ust. 4 akapit drugi, WE)
(2005/C 260/01)
(Dz.U.UE C z dnia 19 października 2005 r.)
STRESZCZENIE
Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniu 14 lipca 2005 r.
|
W imieniu Trybunału Obrachunkowego |
|
Hubert WEBER |
|
Prezes |
______
(1) Źródło: Komisja Europejska, Strategia oraz program indykatywny dla programów wielonarodowych w Azji na lata 2005-2006, str. 11 (sierpień 2004).
(2) Rozporządzenie Rady (EWG) nr 443/92 z dnia 2 lutego 1992 r. w sprawie finansowej i technicznej pomocy dla rozwijających się krajów Azji i Ameryki Łacińskiej oraz współpracy gospodarczej z tymi krajami (Dz.U. L 52 z 27.2.1992, str. 1).
(3) Po wprowadzeniu przez Komisję zarządzania kosztami działań, stosunki z Azją zostały ujęte w rozdziale 19 10, obejmującym następujące artykuły: 19 10 01 Współpraca finansowa i techniczna z azjatyckimi krajami rozwijającymi się; 19 10 02 Współpraca polityczna, gospodarcza i kulturalna z azjatyckimi krajami rozwijającymi się; 19 10 03 Pomoc dla osób wysiedlonych w krajach azjatyckich; 19 10 04 Działania na rzecz odbudowy i odnowy w azjatyckich krajach rozwijających się; 19 10 06 Pomoc na rzecz odbudowy i odnowy Afganistanu.
(4) Stowarzyszenie Narodów Azji Południowo-Wschodniej. W jego skład wchodzi 10 państw: Indonezja, Malezja, Filipiny, Singapur, Tajlandia, Brunei, Wietnam, Laos, Birma/Myanmar i Kambodża.
(5) Szacunki na podstawie danych z różnych źródeł, takich jak. witryny internetowe przedstawicielstw, krajowe dokumenty strategiczne itp. System informacyjny Komisji, CRIS, nie zawierał tych informacji.
(6) Pozostałe programy to: Asia Urbs Programme wspierający rozwój współpracy między władzami lokalnymi w Unii i w Azji; Asia Link Programme wspierający rozwój współpracy i wymianę studentów między uczelniami wyższymi UE i Azji; oraz Asia ProEco Programme wspierający współpracę w dziedzinie środowiska.
(7) Programy te są współfinansowane, więc ich rzeczywisty budżet jest wyższy.
(8) Jak określono w propozycji finansowania, zatwierdzonej dnia 18 czerwca 1998 r.
(9) COM(94) 314 wersja ostateczna z dnia 13 lipca 1994 r.
(10) COM(2001) 469 wersja ostateczna z dnia 4 września 2001 r.
(11) Roboczy dokument Komisji z maja 2004 r., dołączony do wstępnego projektu ogólnego budżetu Komisji Europejskiej na rok obrachunkowy 2005.
(12) Uzupełnione o "Wzmocnienie wielostronnego podejścia do kwestii związanych z bezpieczeństwem Azji, regulacja gospodarki światowej (np. regulacja finansowa w ramach WTO i na poziomie globalnym) oraz włączenie wymiaru kulturowego".
(13) Teoretycznie priorytetowe obszary działania są określane w krajowym dokumencie strategicznym we współpracy z krajem partnerskim. Po określeniu obszaru działania Komisja zleca studium wykonalności, na podstawie którego zostaje przygotowana propozycja finansowania, która opisuje projekt i sposób jego realizacji. Projekty o budżecie przekraczającym 1 mln euro są zatwierdzane przez komitet ALA, złożony z przedstawicieli Państw Członkowskich.
(14) Komunikat Komisji w sprawie oceny (SEC(2000) 1051).
ODPOWIEDZI KOMISJI
STRESZCZENIE
IV. W 2000 r. Komisja zaczęła reformę zarządzania pomocą zewnętrzną, w ramach której wprowadzono krajowe dokumenty strategiczne, regionalne dokumenty strategiczne i wieloletnie programy indykatywne.
(tiret pierwsze i drugie) - Priorytety dotyczące wydatków zawsze były uzgadniane wspólnie z rządami krajów azjatyckich i w jak najszerszym zakresie uwzględniały priorytety i cele społeczeństwa obywatelskiego. Wprowadzając krajowe i regionalne dokumenty strategiczne oraz wieloletnie programy indykatywne, Komisja chce zapewnić większą koncentrację wydatków na rozwój, w tym wydatków na współpracę gospodarczą.
(tiret trzecie) - Zdaniem Komisji trudno zmierzyć ogólny wpływ pomocy. Dotyczy to w szczególności projektów o charakterze czysto technicznym. Na poziomie projektu, od czasu reformy pomocy zewnętrznej WE, wszelkie aspekty zarządzania cyklem życia projektu (PCM) są w pełni zinstytucjonalizowane. Oparte na logicznej strukturze podejście zapewnia obiektywnie dające się zweryfikować wskaźniki oraz z góry zdefiniowane środki umożliwiające ocenę efektywności wydatków. Weryfikacja obejmuje niezależne monitorowanie oraz obowiązkowe przeglądy śródokresowe i oceny końcowe.
V.
(tiret pierwsze) - Opóźnienia między etapem identyfikacji a początkiem realizacji, jak również opóźnienia w realizacji projektów, odnoszą się do projektów dwustronnych przygotowanych przed reformą pomocy zewnętrznej WE. Dzięki reformie, w ramach której ustanowiono EuropeAid (styczeń 2001 r.) oraz przekazano przedstawicielstwom Komisji odpowiedzialność za zarządzanie pomocą, jak również nowe rozporządzenie finansowe (styczeń 2003 r.), będzie można ograniczyć i zminimalizować opóźnienia w realizacji projektów.
Obecnie przy planowaniu projektów wymagane jest monitorowanie, audyt i plan oceny. Jednocześnie od 2000 r. monitorowanie jest systematycznie powierzane niezależnym ekspertom. W ramach monitorowania projektów współpracy gospodarczej w Azji pozytywnie oceniono ich trwałość.
(tiret drugie) - Oparte na rozporządzeniu finansowym procedury składania wniosków zostały opracowane w sposób zapewniający najwyższy stopień przejrzystości i rzetelności. Wsparcie dla wnioskodawców jest zapewnianie w formie ogólnodostępnych sesji informacyjnych/dni informacyjnych, regularnie aktualizowanych stron internetowych oraz wytycznych w postaci odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ). W efekcie zapewnione jest sprawne zarządzanie projektami panazjatyckimi i nie odnotowano żadnych istotnych opóźnień. Niezależny system monitorowania potwierdził również trwałość inicjatyw panazjatyckich.
VI.
(tiret pierwsze) - Komisja postrzega współpracę gospodarczą jako integralny element pomocy na rzecz rozwoju, który zobowiązuje się należycie uwzględnić podczas przygotowywania krajowych dokumentów strategicznych/wieloletnich programów indykatywnych. Komisja będzie podejmować starania mające na celu zwiększenie spójności z opisem działań oraz opracowanie stosownych wskaźników.
(tiret drugie) - Realizowana w latach 2002-2005 reforma pomocy zewnętrznej WE, obejmująca w szczególności przeniesienie odpowiedzialności do przedstawicielstw, przyczyniła się i będzie nadal przyczyniać się do usprawnienia wdrożenia i monitorowania projektów dwustronnych w przedmiotowym zakresie. Wymóg przeprowadzania oceny jest teraz wprowadzany w każdej umowie finansowania dotyczącej projektów.
Obowiązkowe stosowanie struktury logicznej przyczyniło się do poprawy monitorowania i oceny projektów. Przyczyni się również do zapewnienia trwałości projektów.
(tiret trzecie) - Bieżące przeglądy praktycznego przewodnika AIDCO po procedurach umownych przyczynią się do uproszczenia procesu składania wniosków o dotacje w zakresie przewidzianym w rozporządzeniu finansowym oraz umożliwią sprecyzowanie roli przedstawicielstw w procesie oceny.
(tiret czwarte) - Wprowadzony w 2002 r. system monitorowania zorientowanego na rezultaty (ROM) zapewnia znormalizowane informacje o projektach i programach.
USTALENIA
20. Komisja zgadza się z Trybunałem, że istnieje potencjalne ryzyko związane z faktem, że pomoc nie jest przeznaczona na wyraźnie określone cele we wszystkich obszarach współpracy. Rozpoczynając w 2000 r. reformę pomocy zewnętrznej i wprowadzając krajowe i regionalne dokumenty strategiczne oraz opracowując dotyczące Azji komunikaty strategiczne, Komisja potwierdziła, że konieczne jest skoncentrowanie się na krótkoi długoterminowych strategicznych celach współpracy WE w Azji, co pozwoli na ograniczenie wyżej wymienionego ryzyka.
22. Pojęcie "wspólne interesy" nie może być interpretowane jako środek ochrony interesów UE. Z komunikatu w żaden sposób nie wynika, że tego rodzaju współpraca jest w jakikolwiek sposób bardziej korzystna dla jednej ze stron.
23. Celem współpracy gospodarczej jest stymulowanie wymiany handlowej i inwestycji oraz zapewnienie środowiska stwarzającego warunki do rozwoju dla sektora prywatnego. Zarówno te, jak i inne działania, mają przyczynić się do realizacji celów w zakresie rozwoju i umożliwić integrację krajów azjatyckich z gospodarką światową. Współpraca gospodarcza wspiera i ułatwia zatem realizację celów Komisji dotyczących rozwoju Azji.
24. Patrz: odpowiedź na pkt 22.
25. Komisja zgadza się z Trybunałem, że definicja i monitorowanie wskaźników wymagają zmian, co zostało uwzględnione przez Komisję podczas opracowywania krajowych dokumentów strategicznych/regionalnych papierów strategicznych oraz powiązanych programów indykatywnych na lata 2005-2006.
Zgodnie z obecnymi wytycznymi dotyczącymi programowania pomoc powinna być przeznaczona na ograniczoną liczbę interwencji. Wyciągając wnioski z doświadczeń, WE w 2004 r. ograniczyła ilość programów panazjatyckich z pięciu do trzech.
26. Zdaniem Komisji krajowe dokumenty strategiczne w Azji nie oddzielały i nie powinny oddzielać strategii współpracy gospodarczej od strategii współpracy finansowej i technicznej, ponieważ oba te instrumenty uzupełniają się w procesie realizacji strategii WE w Azji. Ponadto w krajowych planach państw azjatyckich, będących beneficjentami pomocy, nie oddzielono polityki gospodarczej ukierunkowanej na potrzeby osób biednych od polityki ograniczania ubóstwa. Niedawno wprowadzone instrumenty działań zewnętrznych idą jeszcze dalej, gdyż nie wprowadzają rozróżnienia między współpracą finansową i techniczną a współpracą gospodarczą.
27. Jeżeli chodzi o przedstawione przez Trybunał uwagi dotyczące wymiaru regionalnego projektów, Komisja jest zdania, że projekty panazjatyckie powinny być rozpatrywane na poziomie poszczególnych programów. Zachęca się do składania wniosków obejmujących więcej niż jeden kraj azjatycki w celu wprowadzenia transgranicznej współpracy gospodarczej w Azji.
29. Stosując nowe podejście w zarządzaniu (ABM/ABB), Komisja stara się zmienić charakter debaty budżetowej, definiując ogólne priorytety polityczne, oceniając wpływ tych priorytetów na bieżące działania oraz przyjęte cele oraz przyznając odpowiednie zasoby. Ta zorientowana na politykę debata, z zadowoleniem przyjęta przez władzę budżetową, powinna umożliwić skoncentrowanie się na debacie dotyczącej w większym stopniu działań niż poszczególnych pozycji budżetowych.
31. Komisja zgadza się, że opis celów jest ogólny i mógłby być bardziej szczegółowy. Zostanie to wzięte pod uwagę w pracach mających na celu zapewnienie lepszego opisu działań.
32. Komisja podziela opinię Trybunału w sprawie wskaźników wpływu i uważa, że konieczne jest przyjęcie realistycznego podejścia przy pomiarze wpływu pomocy, uwzględniającego zarówno ograniczony zakres interwencji UE oraz istnienie podobnych programów realizowanych przez Państwa Członkowskie. Interwencje WE nie są jedynym motorem wymiany handlowej i inwestycji oraz mogą jedynie przyczyniać się do ich zwiększania. Komisja będzie opracowywać i usprawniać odpowiednie wskaźniki wpływu pomocy.
33. Opis działań obejmuje informacje na temat działań podjętych w przeszłości w związku z każdym z kluczowych celów oraz precyzuje, w jaki sposób działania te przyczyniły się do ich realizacji. Komisja obecnie pracuje nad wskaźnikami bardziej zorientowanymi na rezultaty.
34.-35. Do 2001 r. cele polityczne były bezpośrednio przekładane na projekty i programy. Od 2002 r. krajowe programy indykatywne są narzędziem umożliwiającym większe ukierunkowanie na cele, w tym cele w zakresie współpracy gospodarczej, co skutkuje ograniczeniem liczby sektorów interwencji oraz jaśniejsze sprecyzowanie zadań i celów dla poszczególnych sektorów. Komisja przyznaje, że trudno zmierzyć ogólny wpływ pomocy. Dotyczy to w szczególności projektów o charakterze czysto technicznym.
Na poziomie projektu, od czasu reformy pomocy zewnętrznej WE, wszelkie aspekty zarządzania cyklem życia projektu (PCM) są w pełni zinstytucjonalizowane. Oparte na logicznej strukturze podejście zapewnia obiektywnie dające się zweryfikować wskaźniki oraz z góry zdefiniowane środki umożliwiające ocenę efektywności wydatków. Weryfikację umożliwiają obowiązkowe śródokresowe i końcowe oceny.
39. Dwustronne projekty w zakresie współpracy gospodarczej służą realizacji priorytetów gospodarczych, które ustala się w oparciu o priorytety określone przez poszczególne kraje w dokumentach strategicznych dotyczących ograniczania ubóstwa (PRSP) oraz w krajowych planach rozwoju. W miarę możliwości Komisja współpracuje z innymi donatorami w celu maksymalizacji skutków, dzięki czemu ograniczone środki Wspólnoty mają możliwie największy wpływ.
W przypadku wielu projektów w zakresie współpracy gospodarczej ich wpływ można oszacować dopiero w perspektywie długoterminowej. Wpływ przyszłych projektów będzie bardziej systematycznie mierzony w wyniku wprowadzonych lepszych procedur monitorowania i oceny.
40.-41. Istnieje równowaga między czasem opracowania projektu a przygotowaniem projektu pod względem jakościowym, które obejmuje: a) etap identyfikacji, obejmujący ocenę danego sektora i określenie kluczowych problemów, potencjalnych beneficjentów oraz ewentualnych szczegółów dotyczących realizacji; b) etap oceny, podczas którego ustalane są szczegóły projektu przy pełnym zaangażowaniu oraz w konsultacji z wszelkimi zainteresowanymi stronami, beneficjentami i innymi donatorami. Etap ten często obejmuje opracowanie analiz ekonomicznych i finansowych, ocenę wpływu na środowisko oraz ocenę wpływu ze względu na płeć. Projekt zaczyna się od fazy rozruchu (na ogół 6 miesięcy), podczas której sprawdza się proponowane działania pod względem terminów oraz kosztów/zysków.
42.-43. Po reformie pomocy zewnętrznej WE, obejmującej w szczególności przekazanie przedstawicielstwom Komisji odpowiedzialności za zarządzanie pomocą, odnotowano poprawę w zakresie realizacji projektów i programów. W sposób nieunikniony konieczny był również okres przejściowy związany z rekrutacją i szkoleniem nowych pracowników w przedstawicielstwach.
Jeżeli chodzi o kwestię kwalifikacji, należy wziąć pod uwagę, że popyt na posiadających wysokie kwalifikacje specjalistów w dziedzinie handlu znacznie przekracza podaż. Komisja wprowadziła środki mające na celu poprawę sytuacji poprzez bardziej precyzyjne zdefiniowanie celów przewidzianych w nowej umowie ramowej w sprawie handlu (grudzień 2003 r.), ustanawiając fundusz powierniczy w ramach Międzynarodowego Centrum Handlu Narodów Zjednoczonych (UN International Trade Centre) (lipiec 2004 r.) oraz lepiej wykorzystując doświadczenia organizacji Narodów Zjednoczonych.
44. Od czasu reformy pomocy zewnętrznej WE wszelkie aspekty zarządzania cyklem życia projektu (PCM) są w pełni zinstytucjonalizowane. Fakt ten podkreśla zastosowanie opartego na logicznej strukturze podejścia, zapewniającego definicję celu projektu, jego zadań, wyników, działań, dających się obiektywnie zweryfikować wskaźników oraz z góry zdefiniowanych środków umożliwiających weryfikację.
46. Ostatnio wzmocniono monitorowanie projektów poprzez stosowanie struktury logicznej obejmującej wyraźną definicję celu ogólnego, celu projektu, wyników i działań oraz poszczególnych wskaźników realizacji. Ponadto monitorowanie zostało usprawnione w wyniku wprowadzenia monitorowania zorientowanego na rezultaty (ROM), realizowanego przez niezależnych konsultantów.
47. Od 2000 r. za monitorowanie odpowiedzialni są niezależni eksperci, którzy analizują znaczenie, efektywność, wydajność, wpływ i trwałość wybranych projektów w oparciu o roczny plan prac. W tym kontekście trwałość projektów współpracy gospodarczej w Azji uzyskała dobre oceny.
Ponadto w 2002 r. WE wprowadziła system środków zapewnienia jakości zwiększający kontrolę planu projektu na etapie identyfikacji i przygotowania. W ramach tej procedury dokładnie analizowane są plany dotyczące trwałości projektów.
Trwałość jest analizowana jako szczególne kryterium na wszystkich etapach procesu zapewnienia jakości.
48.-49. Działający od końca 2002 r. system zapewnienia jakości wprowadził obowiązkową śródokresową i końcową ocenę procesu przygotowania projektu ze wskazaniem pozycji budżetowych związanych z jego realizacją. Celem oceny śródokresowej jest przede wszystkim identyfikacja niedociągnięć w celu podjęcia odpowiednich działań naprawczych. Zarówno przekazanie przedstawicielstwom Komisji odpowiedzialności za zarządzanie pomocą, jak i systematyczne kontrole zewnętrzne, umożliwiają dokładne monitorowanie oraz wczesną identyfikację problemów, co pozwala na terminowe zastosowanie środków naprawczych.
52. W ramach programów panazjatyckich oraz ogólnego zarządzania pomocą zewnętrzną wytyczne dla wnioskodawców są regularnie analizowane i podejmowane są starania mające na celu uproszczenie procedur składania wniosków. Konieczne będzie znalezienie rozwiązania uwzględniającego zarówno konieczność stosowania procedur niezbędnych w celu zapewnienia przejrzystości i rzetelności, jak i potrzeby wnioskodawców domagających się ich uproszczenia.
53. Dostarczenie statutów/umów spółek jest niezbędne w celu oceny statusu i narodowości wnioskodawców, czyli w celu zapewnienia zgodności z podstawą prawną.
Partnerzy podpisują "umowę o partnerstwie", w której zobowiązują się do wypełnienia swoich zobowiązań, w przypadku gdy wniosek zostanie przyjęty.
54. Pośrednicy nienastawieni na zysk mają tę przewagę, że dysponują odpowiednią strukturą pozwalającą na maksymalizację korzyści wynikających z realizacji projektów.
Obecnie analizowana jest opcja umożliwienia pośrednikom nienastawionym na zysk składanie wniosków w ramach programów panazjatyckich. Warunkiem jest, aby beneficjenci nie osiągali żadnych zysków z tytułu wspólnie finansowanych projektów.
Stosowanie zasady "non-profit" jest modyfikowane, tak aby ułatwić realizację tego rodzaju projektów w zakresie współpracy gospodarczej w sposób sugerowany przez Trybunał.
55. W ciągu ostatnich dwóch lat WE prowadziła wiele różnych działań mających na celu zapewnienie większej pomocy potencjalnym wnioskodawcom, w tym sesje informacyjne w Państwach Członkowskich UE i krajach partnerskich w Azji, regularnie aktualizowane wytyczne w postaci odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ) na stronie internetowej oraz centralnie zarządzane skrzynki pocztowe, gdzie wnioskodawcy mogą wysyłać pytania. Na stronach internetowych dostępne są również, oparte na najlepszych praktykach, prezentacje dotyczące sposobów opracowania dobrego wniosku w sprawie projektu. Zakresy odpowiedzialności przedstawicielstw oraz jednostki centralnej w tym kontekście zostały sprecyzowane podczas procesu przekazywania odpowiedzialności.
W programach panazjatyckich nowej generacji WE wprowadziła element szczególny, odnoszący się do działań ukierunkowanych na rozwój umiejętności w celu podwyższenia kwalifikacji beneficjentów w zakresie przygotowania i zarządzania projektem.
56. Przedstawicielstwa nie mogą pomagać wnioskodawcom w przygotowaniu wniosków, nie naruszając tym samym zasady równego traktowania. Dlatego pomoc jest ograniczona do wyżej wyszczególnionych działań.
W żadnym razie pomoc zapewniana przez przedstawicielstwa nie może wykraczać poza ogólne wytyczne i nie może dotyczyć szczegółowych informacji zawartych we wniosku.
59. Każdy wniosek poddawany ocenie technicznej i finansowej jest oceniany pod względem trwałości. Ponadto poproszono poszczególne przedstawicielstwa Komisji o przedstawienie uwag dotyczących szczególnie trwałości projektu pod względem finansowym, instytucjonalnym, politycznym i innymi.
WNIOSKI I ZALECENIA
60. Celem współpracy gospodarczej w rozumieniu rozporządzenia ALA (Azja i Ameryka Łacińska) jest stymulowanie wymiany handlowej i inwestycji oraz zapewnienie środowiska stwarzającego warunki do rozwoju dla sektora prywatnego. Zarówno te, jak i inne działania mają przyczynić się do realizacji celów w zakresie rozwoju i umożliwić integrację krajów azjatyckich z gospodarką światową. Współpraca gospodarcza wspiera i ułatwia zatem realizację celów Komisji dotyczących rozwoju Azji. Wprowadzając w 2002 r. krajowe i regionalne dokumenty strategiczne Komisja, chciała zapewnić większą spójność miedzy strategią, programowaniem a wdrażaniem.
61. Uwzględniając przepisy art. 177 i 181a Traktatu o Unii Europejskiej, Komisja jest zdania, że współpraca gospodarcza powinna stanowić integralną część działań na rzecz rozwoju w ramach jednej strategii rozwoju. Komisja uważa jednak, że wskaźniki współpracy gospodarczej powinny być specyficzne dla poszczególnych krajów.
62. W celu realizacji swojej wizji Komisja opracowuje krajowe i regionalne dokumenty strategiczne oraz przygotowuje programy krajowe. Obejmują one zarówno działania w zakresie współpracy finansowej, technicznej, jak i działania w zakresie współpracy gospodarczej, które wzajemnie uzupełniają się.
Zarządzanie kosztami działań (ABM) jest procesem nowym i obecnie prowadzone są prace mające na celu poprawę jego definicji i spójności. Jednakże opisów działań nie należy rozpatrywać w oderwaniu od innych stosowanych przez Komisję dokumentów odnoszących się do jej działań w Azji.
63. Komisja postrzega współpracę gospodarczą jako integralny element pomocy na rzecz rozwoju, który zobowiązuje się należycie uwzględnić podczas przygotowywania krajowych dokumentów strategicznych/wieloletnich programów indykatywnych. Komisja będzie podejmować starania mające na celu zwiększenie spójności z opisem działań oraz opracowanie stosownych wskaźników.
64. Do 2001 r. cele polityczne były bezpośrednio przekładane na projekty i programy. Priorytety dotyczące wydatków były uzgadniane wspólnie z rządami krajów azjatyckich i w jak najszerszym zakresie uwzględniały priorytety i cele społeczeństwa obywatelskiego. Od 2002 r. krajowe dokumenty strategiczne i krajowe programy indykatywne są narzędziem umożliwiającym większe ukierunkowanie na cele, w tym cele w zakresie współpracy gospodarczej, co skutkuje ograniczeniem liczby sektorów interwencji oraz umożliwia jaśniejsze sprecyzowanie zadań i celów dla poszczególnych sektorów.
65. Od czasu reformy pomocy zewnętrznej WE wszelkie aspekty zarządzania cyklem życia projektu (PCM) są w pełni zinstytucjonalizowane. Oparte na logicznej strukturze podejście zapewnia obiektywnie dające się zweryfikować wskaźniki oraz z góry zdefiniowane środki umożliwiające ocenę efektywności wydatków.
66. Większość projektów skontrolowanych przez Trybunał została opracowana w okresie poprzedzającym reformę pomocy zewnętrznej WE.
67. W wyniku reformy pomocy zewnętrznej WE oraz po wejściu w życie w styczniu 2003 r. nowego rozporządzenia finansowego udało się w sposób istotny ograniczyć opóźnienia w realizacji projektów.
Obowiązkowe stosowanie struktury logicznej oraz wprowadzenie obowiązkowych śródokresowych i końcowych ocen każdego projektu/programu przyczyniło się do poprawy monitorowania i oceny projektów.
W ramach procesu zapewnienia jakości dokładnie analizowane są plany dotyczące trwałości projektów. Ponadto trwałość jest jednym z kryteriów badanych w ramach zorientowanego na wyniki monitorowania i jest systematycznie rozpatrywana w ramach niezależnego systemu monitorowania.
68. Sporządzenie planu projektu wymaga wyraźnej definicji celu ogólnego, celu projektu, wyników i działań. Od końca 2002 r. wprowadzono wymóg przeprowadzenia niezależnej zewnętrznej oceny w odniesieniu do wszystkich projektów.
69. Komisja przyznaje, że procedury składania wniosków w przypadku programów panazjatyckich są złożone, choć podejmowane są wszelkie starania, aby były one jak najmniej uciążliwe.
Obecny przegląd rozporządzenia finansowego i zasad wykonania tego rozporządzenia powinien zapewnić większą elastyczność i proporcjonalność stosowania zasad w odniesieniu do małych projektów, tzn. proporcjonalność w stosunku do związanego z nimi ryzyka.
Ponadto bieżące przeglądy praktycznego przewodnika AIDCO po procedurach umownych przyczynią się do uproszczenia procesu składania wniosków o dotacje w zakresie przewidzianym przez rozporządzenie finansowe oraz umożliwią sprecyzowanie roli przedstawicielstw w procesie oceny.
70. Z udostępnieniem wzoru wypełnionego wniosku na stronie internetowej związane jest ryzyko, że wnioskodawcy będą wniosek ten kopiować. Komisja udostępnia szczegółowe zestawienia dotyczące wszystkich finansowanych projektów na stronach internetowych poświęconych poszczególnym programom. Obowiązkowe stosowanie struktury logicznej przyczyniło się do poprawy monitorowania i oceny projektów. Sprawne funkcjonowanie systemów regularnego monitorowania programów panazjatyckich jest częściowo wynikiem stosowania opartego na logicznej strukturze podejścia. Komisja woli zatem utrzymać wymóg przygotowania przez wnioskodawców struktury logicznej. Komisja rozważy sugerowane przez Trybunał stworzenie centralnego rejestru dokumentów.
71. W ciągu ostatnich dwóch lat Komisja prowadziła wiele różnych działań mających na celu zapewnienie większej pomocy potencjalnym wnioskodawcom. W programach panazjatyckich nowej generacji Komisja wprowadziła element szczególny, odnoszący się do działań ukierunkowanych na rozwój umiejętności w celu podwyższenia kwalifikacji beneficjentów w zakresie przygotowania i zarządzania projektem.
Przedstawicielstwa nie mogą pomagać wnioskodawcom w przygotowywaniu wniosków, nie naruszając tym samym zasady równego traktowania. Dlatego pomoc ograniczona jest do ogólnych wytycznych i nie może dotyczyć szczegółowych informacji zawartych we wniosku.
72. Komisja stale dostosowuje przyjęte procedury do najlepszych praktyk. Zarówno system monitorowania projektów panazjatyckich, jak i monitorowanie zewnętrzne, są oparte na standardowych wymaganiach w zakresie sprawozdawczości. Od czasu przekazania zarządzania na szczebel przedstawicielstw, przedstawicielstwa są w większym stopniu zaangażowane w proces systematycznego monitorowania.
