Zawiadomienie poprzez BIP znane w procedurze administracyjnej

Wprowadzony w ustawie o komisji weryfikacyjnej ds. warszawskiej reprywatyzacji przepis, że wezwanie świadków i stron będzie skuteczne po upływie siedmiu dni od dnia publicznego ogłoszenia w Biuletynie Informacji Publicznej, ma swój odpowiednik w procedurze cywilnej pisze dr Wojciech Kowalski.

Czytaj:Trzeba czytać BIP, bo mogą nas ukarać grzywną lub doprowadzić siłą>>

Dla osób niemających zbyt dużej styczności z procedurą administracyjną, rozwiązanie przyjęte przez Sejm wydawać się może jako rozwiązanie co najmniej kontrowersyjne. Okazuje się jednak, że takie rozwiązanie funkcjonuje w Kodeksie postępowania administracyjnego jako jedna z form zawiadomienia poprzez ogłoszenie publiczne.

Artkuł powstał w oparciu o komentarze do kroków procedury autorstwa G. Węgrzyna: Zawiadomienie poprzez ogłoszenie publiczne, pod red. nauk. A. Wróbla, LEX/el. 2018.

Znaczenie przepisów k.p.a. dotyczących zawiadomienia w formie publicznego obwieszczenia sprowadza się do określenia podstawowych reguł tego sposobu doręczeń stosowanych wówczas, gdy przepis szczególny nie określa w sposób odmienny lub wyczerpujący wszystkich elementów niezbędnych dla skuteczności zawiadomienia. Omawiana instytucja ma charakter nadzwyczajny, stanowi odstępstwo od zasad przyjętych w art. 39-48 k.p.a., dlatego obowiązkiem organu stosującego tę formę powiadamiania jest wykazanie, że spełnione zostały przesłanki zawarte w przepisie przewidującym ten sposób doręczenia (por. wyrok NSA z dnia 8 czerwca 2009 r., II OSK 939/08, LEX nr 563566).

Konieczność zawiadomienia stron o czynnościach organu
Reguły zawiadamiania stron o czynnościach organu normują zasadniczo przepisy art. 39-48 k.p.a., z których wynika obowiązek doręczania pism za pokwitowaniem. Zanim jednak organ przystąpi do doręczania pism stronom na zasadach ogólnych, powinien uprzednio zweryfikować, czy w konkretnym przypadku nie zachodzą podstawy zastosowania szczególnego trybu, jakim jest instytucja publicznego ogłoszenia z art. 49–49b k.p.a.

Czy przepis szczególny dopuszcza publiczne ogłoszenie?
Przewidziane w art. 49 k.p.a. zawiadomienie o czynnościach organu w formie ogłoszenia, możliwe jest w przypadku, gdy taką formę przewiduje przepis szczególny. Przepis szczególny może formułować taką formę zawiadomienia jako obligatoryjną (np. art. 5a ust. 1 ustawy z 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane) albo fakultatywną (np. art. 94 ustawy z 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami). Zakres przedmiotowy ogłoszenia, o którym mowa w art. 49 k.p.a., nie został ograniczony. Obejmuje zarówno „decyzje”, jak i wszystkie „inne czynności organu” (np. postanowienia, zawiadomienia). W aspekcie podmiotowym ogłoszenie kierowane jest do „stron” postępowania. Przepis art. 49 k.p.a. wprowadza uproszczony tryb zawiadamiania. Nie ogranicza natomiast prawa strony do informacji. Dlatego też przedmiotem ogłoszenia powinna być treść czynności, a nie sama informacja o fakcie jej podjęcia.

LEX Navigator Postępowanie Administracyjne >>

Gdy liczba stron przekracza 20
Zawiadomienie o czynnościach organu w formie ogłoszenia, możliwe jest także w przypadku, gdy w postępowaniu występuje powyżej dwudziestu stron (art. 49a k.p.a.). Wynika to z przyświecającego ustawodawcy założenia, że w przypadku dużej liczby stron względy szybkości i ekonomii postępowania przemawiają za przyznaniem organowi administracji możliwości zawiadamiania stron o czynnościach w sposób szczególny.

Pisemne uprzedzenie stron o publicznym ogłaszaniu
Jeśli publiczne ogłoszenie ma być zastosowane z uwagi na dużą ilość stron w postępowaniu, strony te muszą być pisemnie uprzedzone o zamiarze stosowania przez organ tego trybu doręczeń. Brak takiego uprzedzenia oznaczać będzie niedopuszczalność dokonywania zawiadomień w formie ogłoszenia publicznego wobec stron, które nie zostały uprzedzone.

Dopuszczalne formy ogłoszenia
Przepis art. 49 § 1 k.p.a. określa dopuszczalne formy ogłoszenia, posługując się łącznikiem „lub”. Ogłoszenie publiczne może nastąpić w formie publicznego obwieszczenia, w innej formie publicznego ogłoszenia zwyczajowo przyjętej w danej miejscowości lub przez udostępnienie pisma w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej właściwego organu administracji publicznej.

Publiczne obwieszczenie
„Obwieszczenie” to urzędowy komunikat, zwykle w formie afisza, umieszczony w miejscu publicznym (Słownik języka polskiego. Tom III, red. M. Bańko, Warszawa 2007, s. 258). Celem art. 49 § 1 k.p.a. jest obwieszczenie o zasięgu lokalnym. Spełniać będzie taki wymóg rozplakatowanie obwieszczeń w miejscach publicznych - na tablicach ogłoszeń, w innych miejscach na ten cel przeznaczonych, także w urzędzie gminy czy w innych placówkach użyteczności publicznej (G. Łaszczyca [w:] G. Łaszczyca, Cz. Martysz, A. Matan, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz. Tom I, Warszawa 2007, s. 453). Najczęściej będzie tu chodzić o miejsca znajdujące się w pobliżu przedsięwzięcia, którego dotyczy postępowanie administracyjne (wyrok WSA w Warszawie z dnia 2 kwietnia 2008 r., IV SA/Wa 179/08, LEX nr 489433).  

Inna zwyczajowo przyjęta forma publicznego ogłoszenia
„Inna forma publicznego ogłoszenia zwyczajowo przyjęta w danej miejscowości” to przykładowo ogłoszenie z ambony, ustne powiadomienie mieszkańców przez sołtysa, informacja w lokalnej prasie lub poprzez inne lokalne środki masowego komunikowania. 

Udostępnienie pisma w BIP
Chodzi w tym przypadku o udostępnienie pisma w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej właściwego organu administracji publicznej. Biuletyn Informacji Publicznej to ujednolicony system stron w sieci teleinformatycznej, gdzie podmioty publiczne zobowiązane są udostępniać informacje publiczne (zob. art. 8 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej).

Upływ 14 dni
Zawiadomienie uważa się za skutecznie dokonane „po upływie czternastu dni od dnia, w którym nastąpiło publiczne obwieszczenie, inne publiczne ogłoszenie lub udostępnienie pisma w Biuletynie Informacji Publicznej”. Dzień ten wskazuje się w treści tego obwieszczenia, ogłoszenia lub w Biuletynie Informacji Publicznej (art. 49 § 2 k.p.a.). W przypadku, gdy publiczne ogłoszenie dokonywane było w różnych miejscach, za pomocą różnych środków przekazu i o różnym czasie, czternastodniowy termin rozpoczyna bieg od dnia najpóźniejszego udostępnienia ogłoszenia (wyrok NSA z dnia 5 kwietnia 2011 r., II OSK 234/11, LEX nr 992514).

Doręczenie uważa się za dokonane
Z upływem czternastu dni, zawiadomienie „uważa się za dokonane”. Sformułowanie to wskazuje jednoznacznie, że mamy w tym przypadku do czynienia z fikcją prawną doręczenia. Przyjęcie takiej fikcji będzie jednak uprawnione wyłącznie w przypadku prawidłowego wykonania przez organ ogłoszenia. Stosowanie zawiadomienia przez ogłoszenie, zwłaszcza w aspekcie skuteczności tej czynności, wymaga zawsze utrwalenia w aktach sprawy elementów natury technicznej. Określeniu podlegają nie tylko zastosowane formy publicznego ogłaszania, ale w szczególności kwestie liczby i miejsc ogłoszeń oraz daty ich dokonania (podobnie WSA w Warszawie w wyroku z dnia 8 maja 2007 r., IV SA/Wa 436/07, LEX nr 345719). W związku z zastosowaniem przez organ trybu zawiadomienia w formie publicznego ogłoszenia przepisy art. 49b k.p.a. przyznają stronom prawo wnioskowania do organu o udostępnienie decyzji lub postanowienia, które podlegają zaskarżeniu. Udostępnienie powinno nastąpić w terminie nie dłuższym jak 3 dni od otrzymania wniosku.