Wadliwe zwołanie zgromadzenia nie zawsze skutkuje nieważnością uchwał

Na zwyczajnych i nadzwyczajnych zgromadzeniach wspólników spółki kapitałowej podejmowane są uchwały kluczowe dla funkcjonowania przedsiębiorstwa spółki. Należą do nich w szczególności uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki, zbycia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części, wyboru członków zarządu spółki oraz często w sprawie wyrażenia zgody na zbycie udziałów spółki, czy rozporządzenie prawem lub zaciągniecie zobowiązania do świadczenia o wskazanej w umowie spółki wartości. Jeśli - wskutek wadliwego zwołania zgromadzenia - udziałowiec (w spółce z o.o.) bądź akcjonariusz (w spółce akcyjnej) nie był obecny na zgromadzeniu i tym samym został pozbawiony wpływu na podjęcie niesłusznej jego zdaniem uchwały, może żądać stwierdzenia jej nieważności. W praktyce jednak nie zawsze - pomimo, że zgromadzenie zostało zwołane wadliwie - sama wadliwość zwołania będzie ku temu skuteczną podstawą. Poznaj komentarz ekspercki CDZ na ten temat autorstwa Aleksandry Jastrzębskiej-Szyszko.

Do najważniejszych błędów w zwoływaniu zgromadzenia wspólników, które mogą stanowić podstawę żądania stwierdzenia nieważności uchwały bądź jej uchylenia, należą: brak uchwały zarządu spółki w sprawie zwołania zgromadzenia, uchybienie terminu zwołania zgromadzenia oraz niewłaściwy sposób doręczenia zawiadomienia o zgromadzeniu.

Brak uchwały zarządu w sprawie zwołania zgromadzenia

Zwołanie zgromadzenia wspólników jest sprawą z zakresu prowadzenia spraw spółki przekraczającą zwykły zarząd i jako taka wymaga podjęcia uchwały w tej sprawie przez zarząd spółki. Oznacza to, że wysłanie zawiadomień o zgromadzeniu wspólników powinno być poprzedzone powiadomieniem wszystkich członków zarządu spółki o posiedzeniu zarządu, a następnie podjęciem przez zarząd uchwały o zwołaniu zgromadzenia bezwzględną większością głosów.

Niewłaściwy termin zawiadomienia o zgromadzeniu

Zgodnie z kodeksem spółek handlowych zgromadzenie zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników.
Warto zwrócić uwagę, że - nawet w przypadku dochowania terminu - ważne jest również to, aby wysyłka do wszystkich wspólników nastąpiła w tym samym dniu, zgodnie z zasadą równości wspólników. Istotne różnice czasowe w wysyłaniu zawiadomień, mogą stanowić podstawę powództwa o stwierdzenie nieważności uchwał zwołanego w ten sposób zgromadzenia.

Niewłaściwy sposób zawiadomienia o zgromadzeniu

Zgromadzenie jest zwołane wadliwie także wtedy, gdy zawiadomienie zostało wysłane na niewłaściwy adres wspólnika, tj. inny niż ujawniony w księdze udziałów lub wskazany przez wspólnika w inny sposób, np. na liście wspólników. Sytuacja przedstawia się jednak inaczej, gdy zawiadomienie zostało przekazane wspólnikowi w taki sposób, że mógł zapoznać się z jego treścią, np. do rąk własnych, nawet jeżeli nie potwierdził faktu odbioru zawiadomienia własnoręcznym podpisem. Takie zwołanie zgromadzenia zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 26 marca 2009 r., I CSK 153/08 nie może być traktowane jako wadliwe.

Przesłanki stwierdzenia nieważności uchwał wadliwie zwołanego zgromadzenia

Naruszenie ustawowych wymogów dotyczących zwoływania zgromadzenia nie powoduje jednak automatycznej nieważności uchwał na nim podjętych i nie zawsze będzie stanowiło skuteczną podstawę żądania - np. przez nieobecnego na takim zgromadzeniu wspólnika - stwierdzenia nieważności uchwały przez nie podjętej. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego (z dnia 26 marca 2009 r.; I CSK 153/08) uchybienia formalne - takie jak wadliwość zwołania zgromadzenia - także w stadium poprzedzającym podjęcie uchwały, mogą być skuteczną podstawą żądania stwierdzenia nieważności uchwały tylko wówczas, jeśli wywarły wpływ na jej treść.
Wadliwość zwołania zgromadzenia nie będzie miała wpływu na treść podjętej na takim zgromadzeniu uchwały, jeśli wspólnik, który nie był obecny na zgromadzeniu na skutek jego wadliwego zwołania, dysponuje niewielkim udziałem w kapitale zakładowym spółki. Przykładowo, jeśli wspólnik mniejszościowy - posiadający 30% udział w kapitale zakładowym spółki - był nieobecny na zgromadzeniu z powodu wadliwego jego zwołania, a do podjęcia uchwały potrzebna była zwykła większość głosów, żądanie stwierdzenia jej nieważności będzie nieskuteczne. Dotyczy to więc np. uchwały w sprawie podziału zysku. Z drugiej strony, mniejszościowy wspólnik mógłby skutecznie żądać unieważnienia uchwały, gdyby dotyczyła ona istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki, dla której KSH wymaga kwalifikowanej wićkszoúci 3/4 gůosów.

Reasumując, zwołanie zgromadzenia wspólników w sposób nieprzewidziany w art. 238 § 1 KSH nie powoduje automatycznej nieważności uchwały podjętej na tak zwołanym zgromadzeniu i stanowić będzie skuteczną podstawę żądania stwierdzenia jej nieważności tylko w przypadku, gdy przy określonych okolicznościach faktycznych i prawnych (np. określony stopień udziału wspólnika w kapitale zakładowym spółki), mogło mieć to wpływ na przebieg zgromadzenia i treść podjętych na nim uchwał.

Aleksandra Jastrzębska-Szyszko, prawnik
Kancelaria Prawna Chajec, Don-Siemion & Żyto (CDZ)