Najwięcej czasu sędziom zabiera podpisywanie setek pism, sygnowanie zarządzeń o wydaniu odpisów czy wypisów z akt. Są to zadania czasochłonne, wymagające pobieżnego choćby przeanalizowania każdej ze spraw  – twierdzi sędzia Jolanta Machura-Szczęsna z sądu rejonowego w Gliwicach.
 Regulamin urzędowania sądów powszechnych w § 52 przewiduje, że: „Pisma kierowane do organów, instytucji lub osób w sprawie udzielenia informacji dotyczących stron oraz nadesłania dokumentów i przedmiotów podpisuje przewodniczący wydziału lub sędzia, imieniem i nazwiskiem, potwierdzonymi pieczęcią imienną”. W sądach często nadużywa się tego przepisu stosując go do wielu innych czynności. Zdaniem sędzi Jolanty Machury-Szczęsnej  akta wielokrotnie i zupełnie niepotrzebnie krążą między sekretariatem a gabinetem sędziego – w celu podpisania zarządzeń wydanych już wcześniej na rozprawie lub innym posiedzeniu. Nie zawsze jest to konieczne. Przepisy explicite pozwalają bowiem na scedowanie poszczególnych uprawnień na sekretarzy.
W zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z 12 grudnia 2003 r. „w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej” zwanym potocznie „Instrukcją sądową”, w § 11 czytamy, że „jeżeli kierownik sekretariatu został upoważniony przez przewodniczącego wydziału do podpisywania pewnej kategorii pism nie należących do zakresu jego działania, wówczas w treści tych pism powołuje się na to upoważnienie”. Oznacza to, że ustawodawca stworzył możliwość scedowania czynności związanych z podpisywaniem pism na kierownika sekretariatu. Co więcej, kierownik sekretariatu może z kolei upoważnić swoich pracowników do sporządzania i podpisywania wezwań czy zawiadomień w określonej kategorii spraw. Dotyczy to czynności wymienionych w § 9 ust. 1 pkt 5, 6 i 7 wspomnianego Zarządzenia, np. sporządzania pism o nadesłanie akt, o dostarczenie dokumentów lub przedmiotów przez osoby trzecie, o dokonanie ogłoszeń czy pism procesowych. Z kolei § 9 ust. 3 „Instrukcji sądowej” zezwala na przekazanie uprawnień także do wykonywania innych czynności – za zgodą przewodniczącego wydziału. Może to dotyczyć w szczególności wydawania odpisów, wyciągów, zaświadczeń, uwierzytelniania odpisów pism lub dokumentów wydanych z akt znajdujących się w sekretariacie, jak również przekazanych do archiwum zakładowego, także sporządzania wezwań i zawiadomień.
Z powyższych przepisów nie w każdym sądzie czyni się właściwy użytek. Częstą praktyką jest choćby przedkładanie sędziemu akt w celu wydania bądź podpisania zarządzenia o wydanie na wniosek strony kserokopii protokołu rozprawy. Niezrozumiałym jest, by urzędnik wysokiej rangi, jakim jest sędzia – wykształcony na koszt społeczeństwa i przygotowany do wymierzania sprawiedliwości – zajmował się zadaniami, które z powodzeniem może wykonać sekretarz sądowy. Przepisy są w tej mierze bardzo elastyczne, można je więc zastosować w sposób optymalny – uważa sędzia Machura Szczęsna.
W małych sądach cedowanie obowiązków biurokratycznych na pracowników niższego rzędu nie wydaje się konieczne, chociaż paradoksalnie to tam najczęściej kadra urzędnicza jest stabilna i doświadczona, a w związku z tym stanowi rzeczywistą pomoc dla sędziego. Natomiast w dużych i przeładowanych sprawami jednostkach praktyka taka znacznie usprawnia procedury. Zmniejsza obieg dokumentów i ogranicza cyrkulację akt między sekretariatem a gabinetem sędziego referenta. Odciąża przewodniczącego wydziału i kierownika sekretariatu, którzy w dużych wydziałach nie mają zwykle zbyt wiele czasu na koordynację pracy biurokratycznej i odpowiedni nad nią nadzór.
Codzienne segregowanie akt spraw, w których należy podjąć naprawdę ważne i pilne czynności oraz tych, w których wystarczy podpis lub wydanie prostego zarządzenia, to zmora sędziów orzekających w dużych sądach. Zanim taki sędzia wyłowi ze stosu akt sprawy, które rzeczywiście wymagają jego decyzji i prawniczej wiedzy, musi przewertować dziesiątki bagatelnych wniosków o odpisy, wypisy i przeprowadzenie innych czynności, nie wymagających de facto jego decyzji. Rodzi to opóźnienia w jego zasadniczej, orzeczniczej pracy.
Sprawna praca sądów zależy od właściwej obsługi sekretariatów, gdzie wykonuje się również szereg najprostszych, ale koniecznych i pracochłonnych czynności – począwszy od kompletowania, numerowania i archiwizacji akt, przez zadania z zakresu statystyki, po zwykłe przemieszczanie akt pomiędzy sekretariatem, salą rozpraw i gabinetem sędziego. Absorbowanie tą pracą coraz lepiej wykształconych i przygotowanych sekretarzy powoduje ich nadmierne obciążenie, w konsekwencji w wiele czynności biurowych niepotrzebnie angażowani są sędziowie. Wyjściem jest korzystanie z pracy stażystów, najczęściej absolwentów prawa. 
Dobrą praktyką w zakresie usprawnienia pracy administracyjnej wydziałów sądowych jest również opracowanie szablonów pism wykorzystywanych w wielokrotnie powtarzających się czynnościach urzędniczych. Instrukcja sądowa w § 21 przewiduje, że „do czynności często powtarzających się należy używać druków lub szablonów opracowanych na potrzeby wykonywania tych czynności”.

Czytaj więcej>>"Na wokandzie"