Analogowi prawnicy przegrają z cyfrowymi

Rejestracja czasu pracy, pozyskiwanie klientów, zbieranie informacji o orzecznictwie - to najbardziej uciążliwe zadania dla prawników. Wielu z nich jednak nie korzysta z najnowszych rozwiązań, bo np. ich szefowie nie widzą takiej potrzeby, albo trzeba się ich nauczyć. Tyle, że bez nowych technologii przestaną być innowacyjni i konkurencyjni.

Z rozwiązań informatycznych, innych niż typowe, jak np. pakiet MS Office czy poczta elektroniczna korzysta 75 proc. uczestników raportu Diagnoza potrzeb prawników w zakresie wykorzystywania narzędzi informatycznych w usługach prawniczych. 
I choć  87 proc. uważa, że nowe technologie będą odgrywały coraz większą rolę, to zdaniem 57 proc. respondentów, specyfika pracy prawników nie pozwala na wprowadzenie narzędzi informatycznych. Tomasz Zalewski radca prawny i założyciel Fundacji LegalTech Polska, która zleciła przygotowanie raportu, nie jest zaskoczony wynikami. – Spodziewałem się takich odpowiedzi – mówi Zalewski. - Warto jednak pamiętać, że choć dużo jest ofert firmy z branży IT, to jednak znalezienie dopasowanego rozwiązania wymaga zainwestowania czasu i pieniędzy, i bez pewności, że będzie ono adekwatne do potrzeb – tłumaczy.

Badani jednak choć wyraźnie dostrzegają potencjał innowacyjnych rozwiązań, to mają świadomość, że nie jest to podejście powszechne w środowisku prawniczym. Włodzimierz Albin, prezes Wolters Kluwer Polska, partnera raportu uważa jednak, że prawnicy coraz częściej zdają sobie sprawę, że trudno zdobyć przewagę na rynku, funkcjonując bez nowych technologii. I dodaje, że wciąż powstają rozwiązania, które są w stanie wesprzeć ich w pracy w dużo większym zakresie niż jeszcze kilka lat temu. - Właśnie stworzyliśmy narzędzia oparte na rozwiązaniach chmurowych czy sztucznej inteligencji. - Tak powstał m.in. Lex Cloud, pozwalający szybko i bezpiecznie wymieniać się dokumentami, czy Lex Search, nowa wyszukiwarka, która bazuje na sztucznej inteligencji – wskazuje prezes. 
Tomasz Zalewski podkreśla jednak, że celem nie było badanie stanu świadomości prawników, ale ustalenie ich potrzeb i wysłanie właściwego sygnału do firm informatycznych. Czego zatem potrzebują prawnicy?

Kancelarie dwóch prędkości

Według autorów raportu, w Polsce są dwa bieguny informatyzacji obsługi prawnej: niewielka grupa kancelarii wykorzystuje zaawansowane narzędzia informatyczne, a zdecydowana większość wciąż pracuje analogowo, używa jedynie z edytorów tekstu, elektronicznych baz informacji oraz poczty internetowej. 
Zdaniem Michała Jaworskiego, członka zarządu i dyrektora ds. strategii technologicznej Microsoft Polska, partnera raportu wskazuje to na fakt, że sposób prowadzenia kancelarii prawnych w najbliższym czasie bardzo się zmieni. – Prawnicy  potrafią wskazać realne potrzeby, konfrontują je z dużą liczbą rozwiązań informatycznych, które dziś tylko częściowo im odpowiadają. Są gotowi na przemiany. I ci, którzy zostaną „cyfrowymi mecenasami”, stworzą czołówkę, którą trudno będzie dogonić. Przepaść między nimi a prawnikami „analogowymi”, działającymi w starym stylu, będzie się szybko powiększać – podkreśla prezes Jaworski.
Z jakich programów korzystają prawnicy? Zdecydowanie najczęściej z LEX – wskazało go 30 proc. ankietowanych. Znacznie mniej respondentów korzysta z rozwiązań chmurowych, systemów do zarządzania relacjami z klientami, obiegu dokumentów czy choćby… elektronicznych kalendarzy!

E-sekretarka prosta w obsłudze

Aby ustalić potrzeby prawników autorzy badania zapytali ich, co sprawia im najwięcej kłopotów. Okazuje się, że prawnicy najbardziej narzekają na konieczność ewidencjonowania czasu pracy, rozliczania zleceń, pozyskiwania klienta, ustalania wynagrodzenia, pozyskania feedbacku czy zbierania informacji o stanie prawa i orzecznictwie. - Konieczne jest ewidencjonowanie drobnych czynności typu: rozmowa telefoniczna, przekazywanie prostych informacji, przygotowywanie pełnomocnictwa, informacji o opłatach, wpisach, itp. – napisał jeden z ankietowanych. Inny narzekał na uciążliwość rejestracji czasu pracy. 
Dla 75 proc. badanych uciążliwe jest zbieranie informacji o stanie orzecznictwa i prawa. Niektórzy z nich wskazywali też na niedostatecznie rozwinięte wyszukiwarki.
 – Śledzimy trendy i nowinki techniczne, by tworzyć nasze produkty właśnie jako odpowiedź na potrzeby prawników – podkreśla Włodzimierz Albin. – Tak powstał LEX Search, nowa wyszukiwarka, bazująca na filozofii Googla i sztucznej inteligencji, która pozwala jednym kliknięciem znaleźć dokładnie tę informację, której potrzebuje użytkownik – tłumaczy prezes Wolters Kluwer Polska.

Ankietowani zauważają, że wśród oferowanych programów brakuje jednolitego systemu informatycznego do zarządzania kancelarią. W efekcie muszą korzystać równocześnie z kilku odrębnych rozwiązań. Zdaniem Tomasza Zalewskiego, rozwiązania typu „wszystko w jednym” są trudne do zrealizowania. – Potrzebne są raczej dedykowane narzędzia, odpowiadające na konkretne dość wąskie zapotrzebowanie, które można łatwo  ze sobą łączyć, np. umożliwiać współpracę z popularnymi pakietami biurowymi czy działać jako nakładki czy tzw. wtyczki do tych programów – tłumaczy Zalewski. 

Obecnie bowiem prawnicy wykorzystują ciągle ułamek możliwości jakie dają edytory tekstów czy arkusze kalkulacyjne. Włodzimierz Albin zauważa jednak, Microsoft ma swój Office do pracy z dokumentami własnymi, a Wolters Kluwer oferuje pakiet Lex Office do pracy z dokumentami prawnymi. - Te dwa środowiska - własne zasoby prawników i nasze zasoby LEX – coraz efektywniej przenikają się i integrują – podkreśla prezes Wolters Kluwer.

Prawnicy doceniają korzyści

Ankietowani doceniają nowe technologie.  Zdaniem większości pozwalają one zwiększyć wydajności pracy (67,1 proc.), zaoszczędzić czas (64,3 proc.), wdrożyć lepsze sposoby wyszukiwania informacji (60 proc.) oraz pracować zdalnie (57,9 proc.). Dlatego zdaniem eskpertów z tego powodu już niedługo wiele zadań powierzanych praktykantom czy aplikantom zostanie przejęte przez oprogramowanie. Co więcej, zdaniem ekspertów, kancelarie które nie będą wykorzystywały w pełni technologii informatycznych zostaną szybko wyparte z niektórych typów usług.  - Prawnik korzystający z nowoczesnych narzędzi po prostu pracuje szybciej i lepiej - mówi Włodzimierz Albin.

Anna Rogowska, dyrektor Centrum Zarządzania Innowacjami i Transferem Technologii Politechniki Warszawskiej, współautorka raportu, liczy jednak, że wyniki badania pozwolą na zaprojektowanie rozwiązań, które w pełni odpowiedzą na potrzeby prawników i przyczynią się do usprawnienia ich pracy. 

Główny hamulcowy

Proces przemiany prawników „analogowych” w tych doceniających cyfryzację może jednak jeszcze trochę potrwać. Z raportu wynika bowiem, że innowacyjni prawnicy natrafiają na tzw. szklany sufit. Okazuje się, że firmy i kancelarie nie chcą płacić za tzw. dedykowane rozwiązania, nie widzą potrzeby inwestowania w nie. Jedna z ankietowanych napisała, że prawnicy korzystają z wewnętrznych quasi-rozwiązań informatycznych. Z drugiej strony od nowych technologii odstrasza konieczność ich… opanowania, poświęcenia na naukę czasu, którego im brakuje. 
Tomasz Zalewski uważa jednak, że wielu prawników zapłaci za gotowe rozwiązanie, jeśli tylko nie będzie wymagało ono dużej inwestycji w naukę. I podkreśla, że aby trafić do serc prawników, trzeba poświęcić czas na przenalizowanie jak pracują i jak korzystają z narzędzi. - Mam nadzieję, że dzięki raportowi niebawem ujrzymy nowe rozwiązania, które polubią i prawnicy, i ich klienci – podsumowuje Zalewski.

Raport powstał na zlecenie Fundacji LegalTech Polska zajmującej się m.in. nowymi technologiami stosowanymi w usługach prawnych („tech for law. Raport sporządziła Politechnika Warszawska na podstawie ankiet i rozmów z uczestnikami seminariów LegaTech. W badaniu ankietowym, przeprowadzonym od lutego do maja 2018 r., uczestniczyło 140 prawników. Partnerami raportu są Wolters Kluwer Polska i Microsoft.

Pełną treść raportu można pobrać tutaj>>