Imprezy mogą być finansowane z różnych źródeł, w szczególności ze składek uczestników (rodziców niepełnoletnich uczniów, pełnoletnich uczniów, nauczycieli i innych pracowników szkoły, którzy nie pełnią funkcji opiekunów), środków rady rodziców lub zgromadzonych przez samorząd uczniowski, z darowizn osób fizycznych, firm czy instytucji lub np. dofinansowania organu prowadzącego.
Odrębną od wynagrodzenia nauczycieli kwestią jest ponoszenie kosztów ich udziału w imprezie. Jeśli pedagog realizuje obowiązki służbowe i opiekuje się uczestnikami na polecenie dyrektora, nie powinien ponosić kosztów związanych ze swoim uczestnictwem i z dojazdem na miejsce odbywania się imprezy poza jednostką oświatową, zwłaszcza w innej miejscowości. Koszty te pokrywane są albo ze środków finansowych szkoły, albo z opłat wnoszonych przez rodziców lub uczniów.
Praca na szkolnej imprezie to również "godziny karciane">>
Często nauczyciel nie ponosi kosztów również wtedy, gdy przychodzi na szkolną imprezę na zaproszenie. Musi się jednak liczyć z taką koniecznością, w szczególności odnośnie do osoby towarzyszącej. Z obowiązujących w danej jednostce oświatowej zasad finansowania imprez oraz finansowych możliwości szkoły i ewentualnie jej organów wynika, czy opiekunowie inni niż nauczyciele ponoszą wydatki w związku z imprezą, czy są traktowani na równi z opiekunami będącymi nauczycielami.
Osoby odpowiedzialne za przygotowanie imprezy powinny monitorować terminowe regulowanie wszelkich płatności z tym związanych oraz rozliczenie kosztów faktycznie poniesionych i ewentualnie podlegających zwrotowi w sytuacji rezygnacji ucznia lub innej osoby z uczestnictwa w imprezie. W tym ostatnim przypadku rozliczenie musi uwzględniać prawne i faktyczne możliwości zwrotu poniesionych kosztów, a także warunki umów zawartych z zewnętrznymi usługodawcami. W praktyce często wszelkich operacji finansowych w imieniu szkoły dokonuje rada rodziców.
"Godziny karciane" bez oddzielnego dziennika - nowe zasady prowadzenia dokumentacji szkolnej>>
Pełną treść artykułu "Prawne aspekty szkolnych imprez" można znaleźć w miesięczniku "Dyrektor Szkoły" nr 12/2014>>