Elektroniczny nabór do placówek oświatowych

Zastąpienie papierowych procedur administracyjnych rozwiązaniami elektronicznymi to wymóg społeczeństwa XXI wieku. Proces ten w dynamiczny sposób przebiega na naszych oczach, lecz czy faktycznie niesie ze sobą zakładane ułatwienia? Na ile wdrażane rozwiązania zdają egzamin? Postanowiliśmy sprawdzić, jak funkcjonuje elektroniczny nabór do szkół i przedszkoli w trzech jednostkach samorządu terytorialnego.

Powiat Ostrowski wprowadził elektroniczną formę naboru do szkół ponadgimnazjalnych w roku szkolnym 2009/2010. Obecnie naborem objętych jest 10 szkół, dla których organem prowadzącym jest Powiat oraz 2 szkoły ponadgimnazjalne innych organów prowadzących. Systemem elektronicznej rekrutacji rokrocznie obejmowana jest tam liczba 1800-2200 absolwentów gimnazjów. 

Wdrożenie rekrutacji w formie elektronicznej do przedszkoli i szkół podstawowych, dla których organem prowadzącym jest Gmina Miasta Tarnowa zapoczątkowane zostało przed dwoma laty. W roku 2013 elektroniczna rekrutacja realizowana będzie w 24 przedszkolach publicznych i 6 oddziałach przedszkolnych przy szkołach podstawowych oraz w 14 szkołach podstawowych.

Powiat Kołobrzeski po raz pierwszy wdrożył nabór elektroniczny w 2006 roku. System obejmuje wszystkie szkoły ponadgimnazjalne na terenie powiatu, to jest 6 zespołów szkół publicznych oraz 1 zespół szkół niepublicznych o uprawnieniach szkoły publicznej. Liczba uczestników rekrutacji w roku 2012 to około 1100 absolwentów gimnazjów.

 

Dlaczego nabór elektroniczny?

 

Nabór do przedszkoli publicznych i szkół podstawowych w poprzednich latach prowadzony był metodą tradycyjną, papierową – wspomina Bogumiła Porębska, Dyrektor Wydziału Edukacji Urzędu Miasta Tarnów. Decyzja o wprowadzeniu po raz pierwszy elektronicznego naboru w naszych placówkach, miała przede wszystkim uprościć formę rekrutacji, ujednolicić zasady przyjmowania dzieci do przedszkoli szkół podstawowych, umożliwić rodzicowi dostępność do aplikacji naboru z każdego miejsca. Kluczowymi wymaganiami systemu było zapewnienie całkowicie bezpiecznego naboru na wszystkich  jego etapach.

Janusz Kiliński, Naczelnik Wydziału Edukacji i Kultury Starostwa Powiatowego w Kołobrzegu podkreśla, że głównym czynnikiem przemawiającym za wprowadzeniem elektronicznego naboru była sytuacja tzw. „sztucznego tłoku”. Przy liczbie 1200 absolwentów gimnazjów na I etapie o przyjęcie do szkół ubiegało się 4800 uczniów. W rezultacie po dokonanym naborze okazywało się, że część szkół nie wykonała planu naboru, co wynikało z przyjęcia 1 ucznia do 3 szkół jednocześnie.  Skutkowało to tym, że dobry uczeń nie został przyjęty do szkoły, w której w II etapie było wiele wolnych miejsc. Wprowadzało to ogromne zamieszanie, rezygnację z wybranych wcześniej form kształcenia przez ucznia, pretensje rodziców, brak możliwości planowania.

 

Jak to działa?

 

Elektroniczna forma prowadzenia rekrutacji daje wiele wymiernych korzyści dla rodziców, którzy chcą zapisać dziecko do przedszkola lub szkoły podstawowej. Od czasu wprowadzenia tego systemu ustalone zasady przyjmowania dzieci są jednolite we wszystkich przedszkolach prowadzonych przez Gminę Miasta Tarnowa. System pozwala na uniknięcie sytuacji, gdy rodzice zapisują dzieci do kilku szkół podstawowych w różnych rejonach miasta. Dzięki temu nie jest możliwe wprowadzenie danych dziecka wpisanego wcześniej do innej szkoły. Elektroniczny system rekrutacji umożliwia rodzicom zapoznanie się 

z pełną ofertą danej placówki, wprowadza jasne kryteria i zasady rekrutacji, eliminuje problem blokowania miejsc, usprawnia proces przyjęć – opisuje Dyrektor Bogumiła Porębska.

 

Szczegółową funkcjonalność systemu do naboru elektronicznego opisuje Rafał Luciński – Naczelnik Wydziału Edukacji, Kultury i Sportu Starostwa Powiatowego w Ostrowie Wielkopolskim. System komputerowy Nabór łączy zalety nowoczesnych technologii z pełną obiektywnością wyników rekrutacyjnych, dzięki czemu istnieje możliwość zagwarantowania bezpiecznej i zgodnej z obowiązującymi wymogami rekrutacji. Nabór firmy Progman S.A jest systemem intuicyjnym w obsłudze i bardzo funkcjonalnym, zastosowanie systemu przyniosło w praktyce wymierne korzyści. Zastosowanie programu jest związane z wprowadzeniem uproszczeń w procedurze składania dokumentów przez uczniów - co jest korzystnie oceniane przez wszystkie strony uczestniczące w naborze. Zastosowany algorytm obliczeniowy gwarantuje pełną bezstronność i obiektywność wyników rekrutacyjnych. Dyrektorzy mogą dane wprowadzone do systemu podczas naboru wykorzystać w innych programach komputerowych. Dodatkowo zmiana procedur związanych ze składaniem dokumentów, spowodowała zmniejszenie do jednej liczby kopii dokumentów składanych przez kandydatów, zaś możliwość wprowadzania danych również przez uczniów zmniejszyła obciążenie szkół przy gromadzeniu danych.

 

Korzyść tę podkreśla Józef Skorupiński, Dyrektor I Liceum Ogólnokształcącego im. Mikołaja Kopernika w Kołobrzegu, wskazując na kolejne:

• uporządkowanie zasad naboru, szczególnie w zakresie przyznawania dodatkowych punktów;

• „ucywilizowanie” konkurencji pomiędzy poszczególnymi szkołami;

• likwidacja zamieszania polegającego na tym, że dany kandydat figurował na listach przyjętych do kilku szkół jednocześnie;

• przejrzystość całej procedury naboru na wszystkich jego etapach (w efekcie zmniejszyła się liczba odwołań od wyników postępowania rekrutacyjnego);

• możliwość elastycznego kształtowania liczby i rodzaju otwieranych oddziałów przez szkołę i organ prowadzący.

 

Przedstawione przykłady wdrożeń elektronicznego naboru przekonują, że zastosowanie technologii informacyjno-komunikacyjnych w procedurach organizacyjno-administracyjnych ma sens i przynosi wiele korzyści. Szczególnie cieszy sytuacja, gdy benefity czerpią wszyscy uczestnicy danego przedsięwzięcia.