Rezolucja 2022/1795 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (Eurofound) za rok budżetowy 2020

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2022/1795

z dnia 4 maja 2022 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (Eurofound) za rok budżetowy 2020

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (zwanej dalej "Fundacją") za rok budżetowy 2020,

- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając opinię przedstawioną przez Komisję Zatrudnienia i Spraw Socjalnych,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0109/2022),

A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ¹  ostateczny budżet Fundacji na rok budżetowy 2020 wyniósł 21 395 000 EUR, co oznacza kwotę o 0,44 % niższą w porównaniu z rokiem 2019; mając na uwadze, że budżet Fundacji pochodzi głównie z budżetu Unii;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Fundacji za rok budżetowy 2020 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Fundacji jest wiarygodne oraz że operacje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Zarządzanie budżetem i finansami

1. zauważa z zadowoleniem, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2020 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,91 %, co oznacza nieznaczny spadek o 0,07 % w porównaniu z rokiem 2019; przyjmuje do wiadomości, że wskaźnik wykonania środków na płatności wyniósł 80,44 %, co oznacza spadek o 0,48 % w porównaniu z rokiem 2019;

2. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Fundacja jest w trakcie realizacji działań w odpowiedzi na dwie uwagi Trybunału z 2019 r.; z zaniepokojeniem odnotowuje zmiany w udziałach tytułów budżetowych wynikające głównie z rosnących cen w kraju przyjmującym i wzywa Komisję i władzę budżetową, aby podjęły odpowiednie środki w celu zachowania udziału wydatków operacyjnych w budżecie Fundacji;

Wydajność

3. stwierdza, że Fundacja wykorzystuje cztery kluczowe wskaźniki efektywności zawarte w jej systemie monitorowania wyników, który oprócz wspomnianych wskaźników obejmuje także mierniki (inne wskaźniki dotyczące procesów operacyjnych) oraz analizę i ocenę jakościową pozwalające oszacować wartość dodaną jej działań, a także poprawić zarządzanie budżetem;

4. przyjmuje do wiadomości, że osiągnięto 98 % wyników programu prac zaplanowanych na 2020 r., przy czym 45 z 46 celów zostało osiągniętych w 2020 r.;

5. zauważa, że Fundacja zintensyfikowała współpracę z kluczowymi zainteresowanymi stronami w 2020 r. i zorganizowała ponad 10 seminariów internetowych z partnerami takimi jak Komisja, Parlament, Międzynarodowa Organizacja Pracy i inne agencje UE; odnotowuje, że Fundacja prowadzi stałą współpracę z Europejskim Urzędem ds. Pracy (ELA); zauważa, że w 2020 r. Fundacja i Cedefop kontynuowali współpracę w zakresie europejskiego badania przedsiębiorstw, przeprowadzonego wspólnie w latach 2018/2019, oraz że upowszechnianie działań zorganizowano wspólnie z Instytutem Ekonomii Pracy (IZA); odnotowuje, że Fundacja jest głównym dostawcą danych dla wskaźnika równouprawnienia płci Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn, a także prowadzi regularną wymianę informacji z Europejską Agencją Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy; zauważa ponadto, że Fundacja dąży

do sporządzenia protokołu ustaleń z Europejskim Urzędem ds. Pracy i Europejską Agencją Środowiska (EEA); z zadowoleniem przyjmuje współpracę i dzielenie się wiedzą z Fundacją jako warty naśladowania przykład dla innych agencji i organów; zauważa, że współpraca ta sprzyja tworzeniu synergii i pomaga unikać powielania działań;

6. wzywa Fundację, by nadal zwiększała synergie, zacieśniała współpracę i wymianę dobrych praktyk z innymi agencjami unijnymi w celu poprawy wydajności (zasoby ludzkie, zarządzanie budynkami, usługi informatyczne i bezpieczeństwo);

7. zauważa, że w 2020 r. zewnętrzny wykonawca ds. oceny przeprowadził regularną czteroletnią ocenę sieci korespondentów Eurofound pod kierownictwem komitetu sterującego ad hoc, w skład którego weszli przedstawiciele wszystkich czterech grup zarządu, oraz że sformułowano kilka zaleceń, w szczególności dotyczących opracowania logiki interwencji dla sieci korespondentów Eurofound oraz planu działania dla sieci korespondentów Eurofound;

8. docenia wysokiej jakości pracę Fundacji polegającą na poszerzaniu i upowszechnianiu wiedzy oraz dostarczaniu opartej na dowodach wiedzy fachowej, aby wspierać rozwój polityki europejskiej dotyczącej poprawy warunków życia i pracy, rynku pracy i stosunków pracy w Unii;

9. podkreśla znaczenie, autonomię i wartość dodaną Fundacji w dziedzinie jej kompetencji;

10. uważa, że Fundacja może odegrać kluczową rolę w dalszej analizie rosnącej tendencji do korzystania z telepracy i związanych z nią skutków dla równowagi między życiem zawodowym a prywatnym oraz dla jakości warunków pracy, a także w upowszechnianiu najlepszych praktyk i ocenie możliwych reakcji politycznych; z zadowoleniem przyjmuje program prac Fundacji mający na celu przeanalizowanie wariantów politycznych mających na celu poprawę warunków pracy, stosunków pracy, zatrudnienia i warunków życia;

11. podkreśla, że należy zapewnić odpowiednie zasoby ludzkie i finansowe, aby umożliwić Fundacji dalszą realizację programu prac przy bardzo wysokim wskaźniku wykonania działań, m.in. w świetle istotnych wyzwań związanych ze zmieniającym się światem pracy, przyszłym planem działania Unii w dziedzinie opieki itp.;

12. z dużym uznaniem ocenia udane przystosowanie się Eurofound do trudnych warunków spowodowanych pandemią COVID-19 oraz cenną wiedzę i analizy dostarczane decydentom politycznym i zainteresowanym stronom na temat zmian wywołanych przez pandemię COVID-19 w świecie pracy i szerszej rozumianej jakości życia (tj. telepracy, pracy za pośrednictwem platform internetowych, rosnących nierówności płci i różnic międzypokoleniowych, niedoborów siły roboczej, opieki długoterminowej, stosunków pracy itp.); odnotowuje również wpływ pandemii COVID-19 na pracę Fundacji, ponieważ planowane prace w terenie związane z 7. europejskim badaniem warunków pracy znacznie się zmieniły, co zakłóciło możliwość analizy tendencji w zakresie warunków pracy w okresie ponad 20 lat;

13. z zadowoleniem przyjmuje analizę wpływu pandemii COVID-19 na życie i pracę w Unii, przeprowadzoną przez Fundację za pośrednictwem badania elektronicznego pt. "Życie, praca i COVID-19" oraz sprawozdanie na temat wpływu COVID-19 na młodych ludzi w UE;

14. docenia wsparcie Fundacji dla związków zawodowych, organizacji pracodawców, rządów krajowych i instytucji europejskich oraz jego współpracę z innymi agencjami Unii działającymi w dziedzinie zatrudnienia, spraw społecznych i włączenia społecznego i wchodzącymi w zakres kompetencji Dyrekcji Generalnej Komisji ds. ds. Zatrudnienia, Spraw Społecznych i Włączenia Społecznego (DG EMPL);

15. z zadowoleniem przyjmuje zaangażowanie Fundacji w badania i analizy w dziedzinie transformacji cyfrowej i ekologicznej oraz uważa, że w przyszłych programach prac powinna ona ocenić i przeanalizować wariant strategiczny dotyczący oddziaływania społeczno-gospodarczego transformacji cyfrowej i ekologicznej;

16. podkreśla znaczenie niezależności Fundacji od innych agencji UE i jednocześnie docenia jej ścisłą współpracę z DG EMPL i wszystkimi odpowiednimi agencjami UE, takimi jak Cedefop, EIGE, ETF, FRA, EU-OSHA, EEA, której celem jest wzmocnienie synergii między tymi agencjami; z zadowoleniem przyjmuje aktywny udział Fundacji w sieci agencji UE (EUAN);

Polityka kadrowa

17. zauważa, że na dzień 31 grudnia 2020 r. plan zatrudnienia zrealizowano w 95 % - przyjęto 11 urzędników i 76 pracowników na czas określony, przy czym budżet Unii przewidywał 91 stanowisk (w porównaniu z 91 stanowiskami zatwierdzonymi w 2019 r.); zwraca ponadto uwagę, że w 2019 r. w Fundacji pracowało 11 pracowników kontraktowych i jeden oddelegowany ekspert krajowy;

18. odnotowuje równowagę płci wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla - czterech mężczyzn (44,4 %) i pięć kobiet (55,56 %), wśród członków zarządu - 49 mężczyzn (60,5 %) i 32 kobiety (39,5 %) oraz wśród ogółu pracowników - 41 mężczyzn (41,4 %) i 58 kobiet (58,6 %);

19. zauważa, że Fundacja przyjęła politykę ochrony godności osób i zapobiegania molestowaniu; zauważa, że w 2020 r. trzech pracowników i jeden koordynator przeszło szkolenie na zaufanych doradców; przyjmuje do wiadomości, że w 2020 r. jeden pracownik podniósł zarzut dotyczący mobbingu, a sprawę zbadano i zamknięto w 2021 r.; zauważa, że jedna sprawa dotycząca mobbingu została wniesiona do Sądu (T-630/19) i że zgodnie z jego wyrokiem wydanym 8 września 2021 r. skarga została oddalona, a strona skarżąca ma pokryć koszty;

20. zachęca Fundację do kontynuowania opracowywania długoterminowych ram polityki kadrowej koncentrujących się na równowadze między życiem zawodowym a prywatnym, poradnictwie przez całe życie i rozwoju kariery zawodowej, równowadze płci, telepracy, równowadze geograficznej oraz rekrutacji i integracji osób z niepełnosprawnościami;

Zamówienia publiczne

21. odnotowuje na podstawie sprawozdania Trybunału, że w czerwcu 2019 r. Fundacja zawarła umowę ramową na maksymalną kwotę 170 000 EUR na dostawy energii elektrycznej w drodze negocjacyjnego postępowania o udzielenie zamówienia z jednym oferentem, bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu; odnotowuje uwagę Trybunału, że wykonawca jest dostawcą detalicznym, a dostawy nie są notowane ani kupowane na rynku towarowym, w związku z tym nie ma zastosowania wyjątek dotyczący negocjacyjnego postępowania o udzielenie zamówienia, na który zezwoliła Komisja; odnotowuje wniosek Trybunału, że związane z tym umowy i płatności w wysokości 20 255 EUR są nieprawidłowe; na podstawie odpowiedzi Fundacji zauważa, że akceptuje ona tę uwagę i że nowy przetarg został ogłoszony na początku 2021 r.;

22. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że w październiku 2019 r. Fundacja wszczęła negocjacyjne postępowanie o udzielenie zamówienia, którego szacowany budżet wynosił 140 000 EUR, w odniesieniu do umowy ramowej dotyczącej remontu toalet; wybrano jedynego oferenta, a wartość zamówienia wyniosła 176 800 EUR (23 % powyżej progu dla procedury otwartej) ² ; choć Fundacja odpowiednio zezwoliła na wyjątek dotyczący negocjacyjnego postępowania o udzielenie zamówienia, nie kwestionuje faktu, że należało zastosować procedurę otwartą; przyjmuje do wiadomości, że Fundacja zaakceptowała stanowisko Trybunału, ale stwierdziła, że powtórzenie przetargu przy zastosowaniu procedury otwartej zamiast procedury negocjacyjnej nie doprowadziłoby do bardziej korzystnego ekonomicznie wyniku;

23. zauważa, że Fundacja wprowadziła elektroniczne zamówienia publiczne, a moduł elektronicznego składania ofert działa od połowy 2019 r.; odnotowuje, że w 2020 r. Fundacja opracowała zestaw wytycznych w celu określenia jasnych i weryfikowalnych kryteriów środowiskowych dla produktów i usług w ramach procedury udzielania zamówień publicznych oraz że przystąpiła do międzyinstytucjonalnej umowy ramowej dotyczącej punktu informacyjnego ds. zielonych zamówień publicznych Komisji;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

24. odnotowuje wprowadzone środki i aktualnie wdrażane działania Fundacji pozwalające zapewnić przejrzystość, zapobiegać konfliktom interesów i zarządzać nimi oraz chronić sygnalistów; zauważa, że na stronie internetowej Fundacji nie opublikowano życiorysów i deklaracji interesów niektórych członków zarządu;

25. zauważa, że Fundacja zaktualizowała swoje przepisy dotyczące zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi, które zostały przyjęte przez zarząd w 2020 r., oraz że deklaracje członków zarządu są oceniane i weryfikowane przez zespół ds. przeglądu konfliktu interesów w imieniu zarządu zgodnie z jasnym wykazem kryteriów i zasad; zauważa, że żadna deklaracja o konflikcie interesów złożona przez członka zarządu lub osobę zewnętrzną nie dała powodu do rozpoczęcia szczegółowej oceny zadeklarowanych interesów w 2020 r.;

Kontrola wewnętrzna

26. zauważa, że w 2020 r. Służba Audytu Wewnętrznego (IAS) Komisji przeprowadziła audyt dotyczący zarządzania zasobami ludzkimi i etyki w następstwie dogłębnej oceny ryzyka przeprowadzonej w 2019 r. w ramach przygotowania strategicznego planu audytu IAS na lata 2020-2022; zauważa, że Fundacja musi opracować plan działania w odpowiedzi na zalecenia Służby Audytu Wewnętrznego;

27. stwierdza, że w 2020 r. Fundacja zastosowała się do wszystkich zaleceń sformułowanych w ramach kontroli wykonania zadań dotyczącej ustalania priorytetów działalności Fundacji i alokacji zasobów, przeprowadzonej w 2018 r. przez Służbę Audytu Wewnętrznego;

28. odnotowuje, że w 2020 r. Fundacja przeprowadziła ocenę ryzyka nadużyć finansowych, a jej główne wnioski uwzględniono w nowej strategii Fundacji w zakresie zwalczania nadużyć finansowych, przyjętej w listopadzie 2020 r.; zauważa, że nowa strategia zwalczania nadużyć finansowych koncentruje się na budowaniu kultury zwalczania nadużyć finansowych poprzez działania podnoszące świadomość oraz powiązanie kontroli wewnętrznych z zapobieganiem nadużyciom finansowym;

29. zauważa, że Fundacja przeprowadziła ocenę swojego systemu kontroli wewnętrznej i doszła do wniosku, że wdrożenie pięciu komponentów i związanych z nimi zasad kontroli wewnętrznej jest wystarczająco zakorzenione w kulturze, procesach i działaniach kontrolnych Fundacji; odnotowuje, że kilka elementów systemu kontroli wewnętrznej zostało jednak zaostrzonych, w szczególności bieżący monitoring udoskonalono za pomocą nowej ankiety dotyczącej warunków pracy personelu oraz ankiety dotyczącej świadomości nadużyć finansowych, co pozwala na wczesne wykrywanie ewentualnych niedociągnięć; z zadowoleniem przyjmuje wysiłki Fundacji w tym zakresie;

30. zauważa, że Trybunał zgłosił uchybienia w zakresie kontroli wewnętrznej dotyczące "newralgicznych funkcji" i powiązanych kontroli niwelujących ryzyko i stwierdził, że wykaz newralgicznych stanowisk jest nieaktualny i nie odzwierciedla już obecnej organizacji wewnętrznej Fundacji; wyraża jednak zadowolenie, że w dniu 23 czerwca 2021 r. sfinalizowano nową politykę dotyczącą newralgicznych stanowisk w następstwie kontroli przeprowadzonej przez Trybunał, która została odzwierciedlona w końcowym sprawozdaniu Trybunału;

Reakcja na pandemię COVID-19 i ciągłość działania

31. zauważa, że w 2020 r. działalność Fundacji została początkowo poważnie zakłócona przez pandemię COVID-19; odnotowuje, że Fundacja szybko przystosowała się do telepracy, opracowała i uruchomiła pierwszą w historii ankietę internetową, nową bazę danych oraz szereg zmodyfikowanych produktów badawczych i komunikacyjnych; zauważa, że Fundacja opracowała ankietę elektroniczną "Życie, praca i COVID-19", aby odzwierciedlić wpływ pandemii na ludzi w całej Europie, a tym samym dostarczyła, jako jedna z pierwszych instytucji, agencji i organów europejskich, nowych danych na temat pandemii; zauważa, że Fundacja stworzyła również bazę danych COVID-19 EU PolicyWatch; odnotowuje, że wydarzenia, które miały się odbyć z fizyczną obecnością w 2020 r., zostały przekształcone w webinaria, a odsetek rejestracji, które przełożyły się na faktyczną obecność, wynosi od 30 do 50 %, co zdaniem Fundacji jest wartością wyższą niż średnia dla sektora;

Inne uwagi

32. zauważa, że w 2020 r. Fundacja odnotowała wzrost liczby cyberzagrożeń i zwiększyła częstotliwość proaktywnych aktualizacji zabezpieczeń i ocen ryzyka; odnotowuje współpracę z CERT-UE i Dyrekcją Generalną Komisji ds. Informatyki w celu zwiększenia wymiany informacji na temat analizy cyberzagrożeń; zauważa, że Fundacja rozszerzyła zakres ochrony danych, korzystając z zewnętrznych usług tworzenia kopii zapasowych w chmurze oraz że opracowywana jest kompleksowa polityka w zakresie cyberbezpieczeństwa; wzywa Fundację, aby informowała organ udzielający absolutorium o polityce w zakresie cyberbezpieczeństwa i jej implikacjach w odniesieniu do Fundacji;

33. zauważa, że we wrześniu 2020 r. Fundacja przystąpiła do inicjatywy Parlamentu polegającej na utworzeniu punktu informacyjnego ds. zielonych zamówień publicznych, udzielającego pomocy w zakresie zrównoważonych zamówień publicznych;

34. przypomina, jak ważne jest zwiększenie cyfryzacji Fundacji pod względem działania i zarządzania wewnętrznego, ale także by przyspieszyć cyfryzację procedur; podkreśla, że Fundacja powinna nadal aktywnie działać w tym zakresie, aby za wszelką cenę uniknąć przepaści cyfrowej między agencjami; zwraca jednak uwagę, że należy podjąć wszelkie niezbędne środki bezpieczeństwa, aby uniknąć jakiegokolwiek ryzyka dla bezpieczeństwa informacji przetwarzanych online;

35. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 4 maja 2022 r. ³  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 107 z 31.3.2020, s. 8.

2 Art. 175 ust. 1 rozporządzenia finansowego - rozporządzenie (UE, Euratom) 2018/1046 i art. 4 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE (Dz.U. L 94 z 28.3.2014, s. 65), ustanawiające próg 144 000 EUR w odniesieniu do zamówień publicznych na dostawy i usługi.

3 Teksty przyjęte, P9_TA(2022)0196.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2022.258.377
• Rodzaj: Rezolucja
• Tytuł: Rezolucja 2022/1795 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (Eurofound) za rok budżetowy 2020
• Data aktu: 04/05/2022
• Data ogłoszenia: 05/10/2022