PARLAMENT EUROPEJSKI,- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2019,
- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,
- uwzględniając opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych,
- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0068/2021),
A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków 1 ostateczny budżet Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu (zwanego dalej "Urzędem") na rok budżetowy 2019 wyniósł 102 936 916,68 EUR, co stanowi wzrost o 5,40 % w porównaniu z 2018 r.; mając na uwadze, że budżet Urzędu pochodzi głównie z budżetu Unii;
B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2019 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu jest wiarygodne, oraz wystarczające dowody kontroli potwierdzające, że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe; mając jednak na uwadze, że Trybunał wydał opinię z zastrzeżeniem w związku ze swoimi ustaleniami za lata budżetowe 2016, 2017 i 2018 dotyczącymi legalności i prawidłowości płatności; mając na uwadze, że w odniesieniu do roku budżetowego 2019 Trybunał wykrył kolejny błąd i związane z nim płatności; mając na uwadze, że z wyjątkiem wyników za lata budżetowe 2016, 2017 i 2018 oraz płatności związanych z ustaleniem z 2019 r. Trybunał uznał, że płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony 31 grudnia 2019 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach;
Działania w następstwie absolutorium za rok 2018
1. odnotowuje z zadowoleniem, że 16 czerwca 2019 r. mianowano nową dyrektor wykonawczą; z zadowoleniem przyjmuje szczegółowe sprawozdanie Urzędu dotyczące działań następczych w związku z uwagami Parlamentu za rok budżetowy 2019, w szczególności kroków podjętych w dziedzinie zamówień publicznych oraz pomyślnego zawarcia z 2019 r. umowy ramowej dotyczącej pracowników tymczasowych we Włoszech oraz pełnej zgodności wspomnianej umowy z unijnymi przepisami dotyczącymi zamówień publicznych; odnotowuje środki naprawcze wprowadzone w celu poprawy struktury zarządzania oraz przywrócenia przejrzystości i reputacji Urzędu;
2. odnotowuje z zadowoleniem, że w 2019 r. Urząd poczynił dalsze postępy w kierunku w pełni skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej poprzez zajęcie się kwestiami środowisk kontroli, zarządzania ryzykiem, działań kontrolnych, a także działań informacyjnych, komunikacyjnych i monitorujących; z zadowoleniem przyjmuje wniosek z samooceny kontroli wewnętrznej, zgodnie z którym w porównaniu z 2018 r. ogólny status systemów kontroli wewnętrznej uległ w 2019 r. znacznej poprawie;
Wyniki dochodzenia Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)
3. zwraca uwagę, że po otrzymaniu pod koniec 2018 r. sprawozdania Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, które zostało szczegółowo omówione w sprawozdaniu w sprawie absolutorium za 2018 r., Urząd wszczął trzy postępowania dyscyplinarne, które są w toku; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o wyniku tych postępowań dyscyplinarnych, jak tylko zostaną zakończone;
Zarządzanie budżetem i finansami
4. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2019 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 95,22 %, co odpowiada w przybliżeniu wskaźnikowi z 2018 r. (95,02 %); odnotowuje, że wskaźnik wykonania środków na płatności wyniósł 89,86 %, co oznacza wzrost o 1,78 % w porównaniu z poprzednim rokiem (88,08 %);
5. przypomina, że zgodnie ze sprawozdaniami Trybunału za lata budżetowe 2016 i 2017 prowadzone przez Urząd postępowania o udzielenie zamówień dotyczących pracowników tymczasowych w Grecji oraz najmu lokali Urzędu na wyspie Lesbos były nieprawidłowe; przypomina, że, jak wynika ze sprawozdania Trybunału za rok budżetowy 2018, Trybunał stwierdził, iż procedury udzielania przez Urząd zamówień dotyczących pracowników tymczasowych we Włoszech były nieprawidłowe, chociaż nie dokonano jeszcze żadnych płatności z tytułu tych umów; z zaniepokojeniem odnotowuje, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału za rok budżetowy 2019 w procedurach Urzędu dotyczących wyboru ekspertów zewnętrznych i zawierania z nimi umów systematycznie brakowało solidnej ścieżki audytu, co z kolei uniemożliwia przedstawienie dowodów na to, że w procedurach wyboru Urząd traktował wszystkich ekspertów jednakowo; przyjmuje do wiadomości, iż, zgodnie z opinią Trybunału, z wyjątkiem skutków opinii z zastrzeżeniem dotyczącej zgodności z prawem i prawidłowości płatności w latach budżetowych 2016, 2017 i 2018 w wysokości 13 868 576 EUR oraz z wyjątkiem błędu stwierdzonego w 2019 r. na kwotę 111 304 EUR, płatności leżące u podstaw rozliczeń za rok zakończony w dniu 31 grudnia 2019 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach; ubolewa, że, jak stwierdził Trybunał, płatności Urzędu na rzecz pracowników tymczasowych we Włoszech i Grecji były nieprawidłowe; z zadowoleniem stwierdza, że w 2019 r. Urząd wdrożył działania naprawcze w celu wyeliminowania tych nieprawidłowości;
6. przypomina o znaczeniu Urzędu dla rozwoju wspólnego europejskiego systemu azylowego i podkreśla pozytywny wkład Urzędu w zwiększanie spójności rozpatrywania spraw azylowych, zacieśnianie praktycznej współpracy państw członkowskich w dziedzinie azylu w Europie, wspieranie państw członkowskich w wypełnianiu ich obowiązków związanych z udzielaniem ochrony osobom jej potrzebującym, a także pełnienie roli ośrodka wiedzy specjalistycznej w dziedzinie azylu; przypomina, że w 2019 r. w państwach UE+ małoletni bez opieki złożyli około 17 700 wniosków o udzielenie ochrony międzynarodowej; podkreśla znaczenie zapewnienia specjalnego systemu przyjmowania małoletnich, który chroni ich status;
7. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że od 2018 r. Urząd podjął działania następcze w związku z wszystkimi uwagami Trybunału i że w sprawozdaniu Trybunału uznano, iż spośród 61 środków przewidzianych w planie działania 30 środków zostało zakończonych, natomiast 31 miało status "w trakcie wdrażania"; podkreśla, że sprawiedliwe i humanitarne rozpatrywanie wniosków osób ubiegających się o azyl jest priorytetem w Unii; przyjmuje do wiadomości ustalenie Trybunału z 2019 r. dotyczące braku rezerwy w budżecie Urzędu na pokrycie nieprzewidzianych i pilnych potrzeb operacyjnych; przyjmuje zatem z zadowoleniem niedawne utworzenie pozycji budżetowej w celu przyznania rezerwy na nieprzewidziane wydatki niezbędnej do pokrycia wydatków wynikających z nieprzewidzianych i pilnych działań operacyjnych wspierających państwa członkowskie;
Wyniki
8. z ubolewaniem odnotowuje, że w 2019 r. Urząd zrealizował łącznie 9 871 płatności, z czego 1 312 (13,29 %) było opóźnionych; zwraca uwagę, że za 46 faktur zapłacono odsetki w wysokości 25 652,34 EUR; odnotowuje, że w listopadzie i grudniu 2019 r. nastąpiła poprawa w terminowych płatnościach faktur; zachęca Urząd do utrzymania i poprawy wyników w tym zakresie oraz do dalszego informowania o tej kwestii w rocznym sprawozdaniu z działalności;
9. z uznaniem odnotowuje postępy poczynione przez Urząd w 2019 r. we wdrażaniu rocznego programu prac; zwraca uwagę, że Urząd z powodzeniem osiągnął 82 % z 347 wcześniej ustalonych rocznych celów, przekroczył oczekiwania w odniesieniu do 43 % kluczowych wskaźników efektywności, osiągnął 31 % kluczowych wskaźników, niemal osiągnął 8 % kluczowych wskaźników i nie osiągnął 8 % tych wskaźników;
10. zwraca uwagę, że 7 czerwca 2019 r. zarząd przyjął dodatkowe wskaźniki, zmienione następnie 18 lutego 2020 r., w których wzywa się do składania zarządowi kwartalnych sprawozdań w następujących obszarach: realizacja programu prac Urzędu, budżet i finanse, zasoby ludzkie, zaangażowanie personelu, kontrole wewnętrzne i zamówienia publiczne;
Polityka kadrowa
11. zwraca uwagę, że na dzień 31 grudnia 2019 r. plan zatrudnienia zrealizowano w 75,35 % - przyjęto 214 pracowników na czas określony, podczas gdy budżet Unii przewidywał 284 stanowiska w tej kategorii pracowników (w porównaniu z 214 stanowiskami przewidzianymi w 2018 r.); odnotowuje, że w 2019 r. dla Urzędu pracowało również 72 pracowników kontraktowych i 9 oddelegowanych ekspertów krajowych; odnotowuje z zadowoleniem, że plan naboru Urzędu przewiduje 500 członków personelu do 2020 r.; zwraca uwagę na fakt, że Urząd nie byłby w stanie udzielić kluczowego wsparcia systemom azylowym państw członkowskich bez skorzystania z usług personelu zatrudnianego na czas określony i oddelegowanych ekspertów krajowych z państw członkowskich; przyjmuje do wiadomości propozycję Urzędu dotyczącą stworzenia interwencyjnej rezerwy ekspertów ds. azylu obejmującej 500 ekspertów z państw członkowskich; wzywa państwa członkowskie i Komisję, aby w trybie pilnym oceniły i rozwiązały tę kwestię, co umożliwi Urzędowi pełne wykonanie powierzonego mu mandatu; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że sytuacja w dziedzinie rekrutacji znacznie się poprawiła; podkreśla, że Urząd musi nadal czynić postępy w rekrutacji; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o statusie wdrożenia;
12. ubolewa nad faktem, że Urząd musi stale polegać na pracownikach tymczasowych, aby zrekompensować brak oddelegowanych ekspertów krajowych; wzywa państwa członkowskie, aby wywiązywały się ze swoich zobowiązań dotyczących wysyłania ekspertów krajowych, ponieważ niedotrzymanie tych zobowiązań zmusza Urząd do polegania na wykonawcach zewnętrznych;
13. zachęca Urząd, aby nadal rozwijał długoterminową politykę kadrową, w której uwzględniona zostanie równowaga między życiem zawodowym a prywatnym, poradnictwo zawodowe przez całe życie i rozwój kariery zawodowej, równowaga płci, telepraca, równowaga geograficzna oraz rekrutacja i integracja osób z niepełnosprawnościami;
14. odnotowuje z zaniepokojeniem, że w 2019 r. kadra kierownicza wyższego szczebla składała się z ośmiu mężczyzn i trzech kobiet; stwierdza z zadowoleniem, że osiągnięto właściwą równowagę płci w zarządzie (16 mężczyzn i 16 kobiet); zwraca się do Urzędu, aby w przyszłości zapewnił równowagę płci wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz wśród pracowników;
15. zwraca uwagę, że w 2019 r. Urząd przyjął politykę ochrony godności osoby i zapobiegania molestowaniu;
16. odnotowuje odpowiedź Urzędu, że w 2019 r. obsadzonych było 81 % stanowisk (co stanowi wzrost o 7 % w porównaniu z 2018 r.) oraz że rotacja zmniejszyła się z 10 % w 2018 r. do 7 % w 2019 r.;
17. odnotowuje toczącą się przed Trybunałem Sprawiedliwości sprawę (C-948/19, Manpower Lit.) dotyczącą korzystania z usług pracowników tymczasowych, w której poruszono szereg kwestii dotyczących stosowania dyrektywy 2008/104/WE w agencjach unijnych 2 ;
Zamówienia
18. z zadowoleniem przyjmuje przyjęcie przez Urząd 15 lutego 2019 r. standardowych procedur operacyjnych dotyczących zasad udzielania zamówień i zarządzania umowami oraz kroki podjęte w odniesieniu do szkoleń i komunikacji z biurami terenowymi w kwestiach związanych z zamówieniami;
Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi, etyka oraz przejrzystość
19. przyjmuje do wiadomości ustalenie Trybunału, że osiągnięcie przez Urząd celu redukcji personelu o 5 % doprowadziło do niedoborów w dziedzinie usług informatycznych zarówno w Grecji, jak i we Włoszech, w kwestii terminów i czasu trwania odpowiednich umów, i wyraża zadowolenie z faktu, że Urząd przeformułował swoje wzory umów w celu uwzględnienia wykazu rezultatów, które należy osiągnąć w ramach umowy; wzywa Urząd do zachowania czujności, aby uniknąć dwuznaczności lub błędnego rozumienia stosunku pracy pracownika tymczasowego lub stosunku pracy między Urzędem a konsultantami ICT;
20. przyjmuje do wiadomości skierowaną do organu udzielającego absolutorium odpowiedź Urzędu w sprawie deklaracji interesów, w której stwierdzono, że przy obejmowaniu stanowiska wszyscy pracownicy podpisują deklarację interesów; zwraca uwagę, że na stronie internetowej Urzędu opublikowano deklarację interesów i życiorysy wszystkich członków zarządu i dyrektor wykonawczej; wzywa Urząd, by pilnie i bez zwłoki publikował na swojej stronie internetowej deklaracje interesów i życiorysy pozostałych członków kadry kierowniczej wyższego szczebla oraz aby poinformował organ udzielający absolutorium o podjętych w związku z tym działaniach; podkreśla, że takie deklaracje powinny być sporządzane w sposób niezależny i nie powinny opierać się wyłącznie na oświadczeniach własnych;
21. z zadowoleniem przyjmuje przegląd polityki Urzędu w zakresie zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi przeprowadzony w oparciu o najnowsze wytyczne Komisji; zaleca włączenie tej polityki do wszystkich działań Urzędu, takich jak szkolenia, zamówienia publiczne i rekrutacja pracowników;
22. podkreśla, że w obecnych ramach etycznych mających zastosowanie do instytucji i agencji Unii występują poważne wady wynikające z rozdrobnienia istniejących przepisów i braku koordynacji między nimi; podkreśla, że problemy te należy rozwiązać przez ustanowienie wspólnych ram etycznych zapewniających stosowanie wysokich norm etycznych we wszystkich instytucjach i agencjach Unii;
23. podkreśla, że niektórzy urzędnicy wypełniają deklaracje o braku konfliktu interesów i dokonują samooceny przestrzegania norm etycznych; zaznacza jednak, że takie oświadczenia własne i samooceny nie są wystarczające, w związku z czym konieczna jest dodatkowa kontrola;
24. odnotowuje z uznaniem, że wzmocniono procesy etyki i uczciwości, w tym poprzez środki podnoszenia świadomości; z zadowoleniem przyjmuje przyjęcie przez zarząd polityki ochrony godności osobistej i zapobiegania molestowaniu psychicznemu i seksualnemu, wdrożenie procedury mianowania zaufanych doradców, a także wyznaczenie korespondenta ds. etyki będącego członkiem zespołu ds. kadrowych; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielający absolutorium o wdrożeniu i skuteczności tych środków;
25. z zadowoleniem przyjmuje przyjęcie w drodze decyzji zarządu z dnia 20 września 2019 r. wytycznych dotyczących informowania o nieprawidłowościach i zwraca uwagę, że zespół ds. kadrowych Urzędu poinformował o tym odpowiednio pracowników pocztą elektroniczną; wzywa Urząd, aby poinformował organ udzielaj ący absolutorium o wdrożeniu i skuteczności tego środka;
Kontrole wewnętrzne
26. z zadowoleniem przyjmuje wskazane przez Trybunał przywrócenie wewnętrznej służby prawnej, rekrutację pracowników służby prawnej wyższego szczebla i plany dalszego wzmocnienia tej funkcji, zatrudnienie kontrolera ex post oraz ustanowienie nowej służby kontroli wewnętrznej i ex post; odnotowuje, że nadal rozważa się utworzenie jednostki audytu wewnętrznego w oczekiwaniu na wdrożenie analizy efektywności kosztowej;
27. z zadowoleniem przyjmuje decyzję dyrektor wykonawczej z 30 września 2019 r. w sprawie identyfikacji newralgicznych funkcji w Urzędzie i zarządzania nimi; wzywa Urząd do udokumentowania kontroli ograniczających ryzyko w przypadkach, w których konieczne są wyjątki od tej listy funkcji;
28. w odniesieniu do wyzwań związanych z faktem, że Urząd prowadzi działalność w wielu miejscach, zwraca uwagę na wysiłki podejmowane przez Urząd w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami przy podpisywaniu umów najmu biur; odnotowuje, że oczekuje się, iż Urząd wdroży politykę zarządzania lokalami i powiązanymi usługami do pierwszego kwartału 2021 r.; wzywa Urząd do utrzymania równowagi między potrzebami operacyjnymi a koniecznością przestrzegania obowiązujących przepisów;
Inne uwagi
29. zwraca uwagę, że 26 listopada 2019 r. zarząd Urzędu przyjął nowy schemat organizacyjny; przyjmuje do wiadomości, że wzmocniono struktury zarządzania Urzędu, w tym obowiązki biura wykonawczego; podkreśla znaczenie dalszego wzmocnienia funkcji udzielania zamówień publicznych w świetle bieżących ustaleń Trybunału dotyczących nieprawidłowych procedur i związanych z nimi płatności; odnotowuje odpowiedź Urzędu na ustalenia Trybunału oraz środki podjęte przez Urząd, aby zapobiec ponownemu występowaniu tych uchybień;
30. zwraca uwagę na doniesienia mediów, według których Urząd nielegalnie gromadził dane osobowe dotyczące migrantów, bez poinformowania o tym osób, których gromadzone dane dotyczyły 3 ; odnotowuje pismo Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (EIOD) do Urzędu w sprawie monitorowania mediów społecznościowych, w którym stwierdził on, że działania Urzędu w tym zakresie stanowią naruszenie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych 4 ; z zadowoleniem przyjmuje podjętą w następstwie pisma przesłanego przez EIOD decyzję Urzędu o wstrzymaniu na czas nieokreślony działalności w zakresie monitorowania mediów społecznościowych;
31. podkreśla, że należy zwiększyć poziom cyfryzacji Urzędu w zakresie operacji wewnętrznych i procedur zarządzania; podkreśla, że Urząd powinien nadal aktywnie działać w tym zakresie, aby za wszelką cenę uniknąć przepaści cyfrowej między agencjami UE; podkreśla jednak konieczność podejmowania wszelkich niezbędnych środków bezpieczeństwa, aby uniknąć jakiegokolwiek ryzyka dla bezpieczeństwa informacji przetwarzanych online;
32. zachęca Urząd do dalszego promowania swoich prac i działań w celu zwiększenia jego widoczności w społeczeństwie;
33. wzywa Urząd do dalszego zacieśniania współpracy i wymiany dobrych praktyk z innymi unijnymi agencjami w celu poprawy wydajności (zasoby ludzkie, zarządzanie budynkami, usługi informatyczne i bezpieczeństwo);
34. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 29 kwietnia 2021 r. 5 w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.
