Rezolucja 2021/1630 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol) za rok budżetowy 2019

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2021/1630

z dnia 29 kwietnia 2021 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol) za rok budżetowy 2019

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzj ę w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol) za rok budżetowy 2019,

- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0096/2021),

A. mając na uwadze, że zgodnie z zestawieniem dochodów i wydatków ¹  Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol) (zwanej dalej "Agencją") jej ostateczny budżet na rok budżetowy 2019 wyniósł 141 620 456 EUR, co stanowi wzrost o 4,33 % w porównaniu z 2018 r.; mając na uwadze, że budżet Agencji pochodzi głównie z budżetu Unii;

B. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol) za rok budżetowy 2019 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") stwierdza, iż uzyskał wystarczaj ącą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Zarządzanie budżetem i finansami

1. zauważa z zadowoleniem, że wysiłek włożony w monitorowanie budżetu w ciągu roku budżetowego 2019 doprowadził do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,42 %, co oznacza wzrost o 3,31 % w porównaniu z rokiem 2018; zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania środków na płatności wyniósł 86,61 %, co oznacza spadek o 0,31 % w porównaniu z rokiem 2018;

2. odnotowuje, że w przypadku 20 % płatności wykonanych przez Agencję w 2019 r. wystąpiły opóźnienia; zauważa, że w poprzednich latach wskaźnik opóźnień w płatnościach był jeszcze wyższy, lecz wzywa Agencję, żeby dołożyła starań i realizowała płatności w ustalonych terminach, aby uniknąć ryzyka utraty reputacji; z zadowoleniem przyjmuje działania łagodzące podjęte przez Agencję w tym zakresie, które spowodowały, że w 2019 r. wypłacono nieistotną kwotę odsetek wynoszącą łącznie 1 624,53 EUR;

3. zauważa, że według sprawozdania Trybunału w 2019 r. Agencja często nie dokonywała płatności w ustalonych terminach, narażając się na ryzyko utraty reputacji; zauważa, że według odpowiedzi Agencji w 2019 r. Agencja borykała się z niedoborem pracowników, który dotknął administracj ę finansową, ale jest świadoma profilu ryzyka związanego z opóźnieniami płatności i uważnie monitoruje co miesiąc kwoty płatności, podjęła też działania łagodzące, aby zapewnić przestrzeganie zasad należytego zarządzania finansami; zauważa, że według odpowiedzi Agencji ogólna wartość faktur zapłaconych z opóźnieniem wyniosła w 2019 r. około 6,6 mln EUR, co stanowi 4,6 % zrealizowanych płatności;

4. zauważa, że w 2019 r. Agencja otrzymała ostateczny budżet w wysokości 138,3 mln EUR i większą o 15 liczbę stanowisk dla pracowników tymczasowych; podkreśla jednak, że w projekcie preliminarza budżetowego przyjętego przez zarząd Agencji postulowano łączną kwotę 143,3 mln EUR oraz wzrost netto liczby stanowisk o 43 pracowników tymczasowych; podkreśla, że ze względu na braki budżetowe i kadrowe Agencja musiała obniżyć priorytet szeregu celów i działań; apeluje do Komisji i współprawodawców o zintensyfikowanie dialogu z Agencją w celu rozwiązania problemów związanych z brakami budżetowymi i kadrowymi;

Wyniki

5. z zadowoleniem zauważa, że Agencja wykorzystuje pewne środki jako kluczowe wskaźniki skuteczności działania do oceny wartości dodanej wynikającej z jej działań i inne środki, takie jak wskaźnik wykonania budżetu, wskaźnik realizacji celów programu prac oraz zadowolenie z wizerunku Agencji, do poprawy zarządzania budżetem;

6. przypomina Agencji, by przeprowadza ła regularny przegląd i aktualizacj ę systemu pomiaru wyników i kluczowych wskaźników skuteczności działania, co pozwoli jej wnosić faktyczny wkład i zapewni wiedzę fachową na szczeblu Unii; zachęca Agencję, aby uważnie analizowała wyniki i wykorzystywała je do udoskonalenia strategii i planowania działań;

7. zauważa, że Agencja zrealizowała 79 % celów programu prac i 75 % działań ujętych w programie prac na 2019 r.;

8. z uznaniem zauważa, że w 2019 r. Agencja nadal prowadziła działania i korzystała z usług wspólnie z innymi

agencjami Unii, w tym Agencją Unii Europejskiej ds. Współpracy Wymiarów Sprawiedliwości w Sprawach Karnych, oraz że Agencja przystąpiła do 21 międzyinstytucjonalnych postępowań o udzielenie zamówienia;

9. wzywa Agencję, aby nadal zwiększała współpracę i wymianę dobrych praktyk z innymi unijnymi agencjami w celu poprawy wydajności (zasoby ludzkie, zarządzanie budynkami, usługi informatyczne i bezpieczeństwo);

10. zauważa, że według oceny zarządu obniżono priorytet wielu ważnych projektów i działań i ich nie zrealizowano, ponieważ budżet i plan zatrudnienia Agencji na 2019 r. były znacznie niższe od pierwotnych szacunków i konieczna była gruntowna rewizja rocznego programu prac;

11. wyraża zadowolenie, że Agencji - we współpracy z eu-LISA - udało się włączyć wyszukiwanie w SIS II do interfejsu użytkownika USE oraz że poczyniono dalsze postępy na drodze do ustanowienia dostępu do VIS; ubolewa jednak, że w 2019 r. nie doszło do utworzenia biura SIRENE w Agencji; zachęca Agencję do intensyfikacji wysiłków, aby bardziej dostosować wewnętrzne zasoby Agencji do rozwoju inicjatyw UE w zakresie interopera- cyjności i lepiej je koordynować;

12. podkreśla ważną rolę Agencji we wspieraniu państw członkowskich w postępowaniach przygotowawczych oraz w dostarczaniu analiz operacyjnych; podkreśla ponadto, że zakres jej zadań został poszerzony i że odgrywa ona coraz większą rolę w zapobieganiu terroryzmowi, cyberprzestępczości i innym poważnym i zorganizowanym formom przestępczości oraz w zwalczaniu tych zjawisk w całej Unii;

13. zwraca uwagę, że liczba operacji wspieranych przez Agencję zwiększyła się z 1 748 w 2018 r. do 1 921 w 2019 r. (co stanowi wzrost o 9,89 %) oraz że liczba posiedzeń operacyjnych finansowanych przez Agencję wzrosła z 427 w 2018 r. do ponad 500 w 2019 r. (wzrost o 17 %), co wskazuje na wzrost obciążenia pracą Agencji; podkreśla, że w ostatnich latach Agencja wspierała bardzo specjalistyczne dochodzenia w walce z wysoce wyspecjalizowanymi sieciami przestępczości zorganizowanej, handlem narkotykami, nielegalnym usuwaniem odpadów i nielegalnym handlem w ciemnej sieci;

Polityka kadrowa

14. zauważa, że w dniu 31 grudnia 2019 r. plan zatrudnienia zrealizowano w 92,89 % - przyjęto 549 pracowników na czas określony, podczas gdy budżet Unii przewidywał 591 stanowisk dla tej kategorii pracowników (w porównaniu z 576 stanowiskami zatwierdzonymi w 2018 r.); zauważa, że w 2019 r. Agencja zatrudniała ponadto 196 pracowników kontraktowych i 66 oddelegowanych ekspertów krajowych;

15. zauważa, że Agencja zakończyła rok 2019 ze wskaźnikiem wakatów wynoszącym 3,6 %, wyższym niż zakładane 2 %; dostrzega, że wprowadzono środki łagodzące, takie jak zwiększenie tempa publikacji ogłoszeń o naborze lub korzystanie z list rezerwowych; zauważa jednak z niepokojem, że Agencja odnotowała również wyższy niż oczekiwano wskaźnik rotacji wynoszący 11,7 %, w porównaniu z 8,7 % w roku poprzednim; odnotowuje, że według odpowiedzi Agencji wskaźnik rotacji był wynikiem dużej liczby rezygnacji i pewnej liczby umów kończących się w 2019 r. oraz że Agencja ściśle monitorowała sytuację; wzywa Agencję do zajęcia się tą kwestią w świetle potencjalnego efektu "drz wi obrotowych";

16. stwierdza z dużym zaniepokojeniem, że w 2019 r. odnotowano brak równowagi płci wśród kadry kierowniczej wyższego szczebla (139 mężczyzn i 28 kobiet), w zarządzie (43 mężczyzn i 10 kobiet) oraz wśród pracowników; zachęca Agencję, aby dołożyła starań w celu osiągnięcia większej równowagi płci na wszystkich szczeblach; apeluje do Komisji i państw członkowskich, aby podczas mianowania członków zarządu Agencji brały pod uwagę znaczenie, jakie ma zapewnienie równowagi płci;

17. zauważa, że Agencja przyjęła politykę ochrony godności osoby i zapobiegania molestowaniu; zauważa, że w 2019 r. zgłoszono dwa przypadki domniemanego nękania psychicznego i związanego z nim niewłaściwego zachowania, zostały one zbadane w drodze formalnego dochodzenia administracyjnego i decyzja dotycząca jego wyniku miała zostać podjęta w 2020 r.; wzywa Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o ustaleniach tego dochodzenia;

18. wyraża zadowolenie, że udało się rozszerzyć zakres istniejącego narzędzia rekrutacji elektronicznej również na stanowiska objęte ograniczeniami; odnotowuje z zadowoleniem, że Agencja zastosowała się do uwagi Trybunału z 2017 r. dotyczącej publikacji ogłoszeń o naborze na stronie internetowej EPSO;

19. zachęca Agencję, aby nadal prowadziła długoterminową politykę kadrową, w której uwzględnia się równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, poradnictwo zawodowe przez całe życie i rozwój kariery zawodowej, równowagę płci, telepracę, równowagę geograficzną oraz rekrutację i integracj ę osób z niepełnosprawnościami;

Zamówienia publiczne

20. z niepokojem odnotowuje ustalenie Trybunału, które odnosi się również do działań następczych podjętych w związku z ustaleniami z poprzedniego roku, że Agencja nieprawidłowo przedłużyła okres obowiązywania umowy ramowej o świadczenie usług w zakresie podróży służbowych, podpisując w 2018 i 2019 r. zmiany do umowy już po jej wygaśnięciu, co sprawia, że zmiany i związane z nimi płatności są nieprawidłowe; odnotowuje odpowiedź Agencji, że przedłużenie w 2019 r. było wynikiem świadomej decyzji biznesowej mającej na celu zachowanie ciągłości działania i nie stanowiło niedociągnięcia w kontroli ex ante oraz że w czwartym kwartale 2020 r. miał się rozpocząć audyt wewnętrzny, aby uzyskać dodatkowe gwarancje co do podejścia Agencji do zarządzania umowami; wzywa Agencję do poprawy prawidłowości transakcji oraz do odpowiedniego wzmocnienia zarządzania umowami i kontroli ex ante;

21. zauważa, że według sprawozdania Trybunału warunki zamówienia na meble, akcesoria i usługi powiązane, wymienione w dokumentach dotyczących zaproszenia do składania ofert, nie były wystarczająco szczegółowe, co podważało konkurencyjny charakter postępowania przetargowego; zauważa ponadto, że przed przedłożeniem wykonawcy zamówienia Agencja nie sprawdziła wystarczająco dokładności cen bazowych i obliczenia rabatów stosowanych do pozycji niestandardowych; wzywa Agencję, aby dbała o pełną zgodność z zasadami prawa konkurencji we wszystkich procedurach przetargowych; zauważa, że według odpowiedzi Agencji dokumentacja przetargowa zawierała przedmiot zamówienia oraz mające zastosowanie kryteria wykluczenia, wyboru i udzielenia zamówienia, a tym samym umożliwiała konkurencję, oraz zauważa, że jeśli chodzi o rabat udzielony przez wykonawcę, wykonawca zaoferował wyższą zniżkę niż standardowa stawka zawarta w umowie, w związku z czym Agencja działała, przestrzegaj ąc zasad należytego zarządzania finansami, zgodnie z postanowieniami umowy; wzywa Agencję do dopilnowania, aby specyfikacje przetargowe były kompleksowe, tak aby umożliwić uczciwą i skuteczną konkurencję;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi, etyka oraz przejrzystość

22. odnotowuje istniejące środki i aktualnie prowadzone działania Agencji mające zapewnić przejrzysto ść, zapobiegać konfliktom interesów i zarządzać nimi, chronić sygnalistów oraz zwalczać molestowanie; zauważa, że w 2019 r. zgłoszono dwa przypadki domniemanego nękania psychicznego i związanego z nim niewłaściwego zachowania, zostały one zbadane w drodze formalnego dochodzenia administracyjnego i decyzja dotycząca jego wyniku miała zostać podjęta w 2020 r.; ubolewa, że na stronie internetowej Agencji nie opublikowano życiorysów i deklaracji o braku konfliktu interesów niektórych członków zarządu Agencji; ponawia apel do Agencji, by szybko opublikowała życiorysy i deklaracje interesów wszystkich członków zarządu oraz poinformowała organ udzielający absolutorium o podjętych w związku z tym działaniach;

23. podkreśla, że w obecnych ramach etycznych mających zastosowanie do instytucji i agencji Unii występują poważne wady z powodu rozdrobnienia oraz braku koordynacji między istniejącymi przepisami; apeluje, by rozwiązać te problemy przez ustanowienie wspólnych ram etycznych, które zapewnią stosowanie wysokich norm etycznych we wszystkich instytucjach i agencjach Unii;

24. podkreśla, że niektórzy urzędnicy wypełniają deklaracje o braku konfliktu interesów i dokonuj ą samooceny przestrzegania norm etycznych; podkreśla jednak, że takie oświadczenia własne i samooceny nie są wystarczaj ące i w związku z tym konieczna jest dodatkowa kontrola;

Kontrole wewnętrzne

25. w związku z uwagami i spostrzeżeniami organu udzielającego absolutorium odnoszącymi się do kontroli zarządzania zasobami ludzkimi i etyki w Agencji przeprowadzonej przez Służbę Audytu Wewnętrznego Komisji zauważa, że wydano trzy ważne zalecenia, z których dwa wdrożono w 2019 r., a jedno otwarte zalecenie dotyczące aktualizacji opisu postępowania administracyjnego i procedury dyscyplinarnej miało zostać wdrożone do końca 2020 r.;

26. zauważa, że jednostka audytu wewnętrznego ukończyła następujące zadania kontrolne: analiza operacyjna, proces zarządzania dotacjami, zatwierdzanie praw dostępu przyznanych użytkownikom w systemie ABAC oraz audyt laboratorium kryminalistycznego Agencji zgodnie z ISO 17020:2012; zauważa, że chociaż jednostka audytu wewnętrznego stwierdziła, iż kontrole wewnętrzne są prowadzone i są skuteczne, w 2019 r. wydano 41 nowych zaleceń, przy czym wskaźnik wykonania kluczowych i bardzo ważnych zaleceń, które miały zostać ukończone w 2019 r., wynosił 95 %;

27. zauważa, że w grudniu 2018 r. zarząd przyjął ramy kontroli wewnętrznej Agencji i w ciągu 2019 r. Agencja stwierdziła, że elementy ram kontroli wewnętrznej zostały wdrożone i działają, konieczne są jednak niewielkie usprawnienia;

Inne uwagi

28. podkreśla, że należy zwiększyć poziom cyfryzacji operacji wewnętrznych i procedur zarządzania w Agencji; podkreśla, że Agencja powinna zachować proaktywną postawę w tym względzie, aby za wszelką cenę uniknąć przepaści cyfrowej między agencjami Unii; podkreśla jednak konieczność podejmowania wszelkich niezbędnych środków bezpieczeństwa, aby uniknąć jakiegokolwiek ryzyka dla bezpieczeństwa informacji przetwarzanych w internecie;

29. zauważa, że w związku z utrzymuj ącą się niepewnością co do wystąpienia Zjednoczonego Królestwa z Unii Agencja zbadała w pierwszym kwartale 2019 r. wszystkie możliwości utrzymania skutecznych stosunków operacyjnych ze Zjednoczonym Królestwem jako państwem trzecim;

30. zachęca Agencję do dalszego promowania jej prac, badań i działań, aby zwiększyć jej widoczność w społeczeństwie;

31. podkreśla, że potrzebne jest kompleksowe podejście, by strony główne instytucji Unii stały się dostępne dla osób z wszelkiego rodzaju niepełnosprawnościami, jak przewidziano w dyrektywie (UE) 2016/2102 ² , w tym dostępne w narodowych językach migowych; proponuje zaangażowanie w ten proces organizacji reprezentujących osoby z niepełnosprawno ściami;

32. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 29 kwietnia 2021 r. ³  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 184 z 28.5.2019, s. 1.

2 Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/2102 z dnia 26 października 2016 r. w sprawie dostępności stron internetowych i mobilnych aplikacji organów sektora publicznego (Dz.U. L 327 z 2.12.2016, s. 1).

3 Teksty przyjęte, P9_TA(2021)0215.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2021.340.370
• Rodzaj: Rezolucja
• Tytuł: Rezolucja 2021/1630 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Współpracy Organów Ścigania (Europol) za rok budżetowy 2019
• Data aktu: 29/04/2021
• Data ogłoszenia: 24/09/2021