Decyzja 1/2014 (2015/977) w sprawie przyjęcia regulaminu wewnętrznego Rady Stowarzyszenia oraz regulaminu wewnętrznego Komitetu Stowarzyszenia i podkomitetów

DECYZJA NR 1/2014 RADY STOWARZYSZENIA UE-UKRAINA

z dnia 15 grudnia 2014 r.

w sprawie przyjęcia regulaminu wewnętrznego Rady Stowarzyszenia oraz regulaminu wewnętrznego Komitetu Stowarzyszenia i podkomitetów [2015/977]

RADA STOWARZYSZENIA UE-UKRAINA,

uwzględniając Układ o stowarzyszeniu między Unią Europejską i Europejską Wspólnotą Energii Atomowej oraz ich państwami członkowskimi, z jednej strony, a Ukrainą, z drugiej strony ¹ ("Układ"), w szczególności jego art. 462,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Zgodnie z art. 486 Układu niektóre jego części stosuje się tymczasowo od dnia 1 listopada 2014 r.

(2) Zgodnie z art. 462 ust. 2 Układu Rada Stowarzyszenia ma ustanowić swój regulamin wewnętrzny.

(3) Zgodnie z art. 464 ust. 1 Układu Komitet Stowarzyszenia ma wspierać Radę Stowarzyszenia w wykonywaniu jej obowiązków, natomiast zgodnie z art. 465 ust. 1 Układu Rada Stowarzyszenia ma określić w swoim regulaminie wewnętrznym obowiązki i zasady funkcjonowania Komitetu Stowarzyszenia,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł  1

Niniejszym przyjmuje się regulamin wewnętrzny Rady Stowarzyszenia oraz regulamin wewnętrzny Komitetu Stowarzyszenia i podkomitetów, zawarte odpowiednio w załącznikach I i II.

Artykuł  2

Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia.

Sporządzono w Brukseli dnia 15 grudnia 2014 r.

	W imieniu Rady
	Stowarzyszenia F. MOGHERINI
	Przewodniczący

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

REGULAMIN WEWNĘTRZNY RADY STOWARZYSZENIA

Artykuł  1

Przepisy ogólne

1. Rada Stowarzyszenia ustanowiona zgodnie z art. 461 ust. 1 Układu o stowarzyszeniu między Unią Europejską i Europejską Wspólnotą Energii Atomowej oraz ich państwami członkowskimi, z jednej strony, a Ukrainą, z drugiej strony ("Układ") wypełnia swoje obowiązki przewidziane w art. 461 i 463 Układu.

2. Zgodnie z art. 5 ust. 1 Układu Strony odbywają regularne spotkania na szczycie dotyczące dialogu politycznego. Zgodnie z art. 5 ust. 2 Układu na szczeblu ministerialnym dialog polityczny prowadzony jest, za obopólnym porozumieniem, w ramach Rady Stowarzyszenia, o której mowa w art. 460 Układu, oraz w ramach regularnych spotkań między przedstawicielami Stron na szczeblu ministrów spraw zagranicznych.

3. Zgodnie z art. 462 ust. 1 Układu Rada Stowarzyszenia składa się z jednej strony z członków Rady Unii Europejskiej i członków Komisji Europejskiej, a z drugiej strony - z członków rządu Ukrainy. Skład Rady Stowarzyszenia ustalany jest z uwzględnieniem kwestii do przedyskutowania na danym posiedzeniu. Rada Stowarzyszenia zbiera się na szczeblu ministerialnym.

4. Zgodnie z art. 463 ust. 1 Układu oraz dla osiągnięcia jego celów Rada Stowarzyszenia jest uprawniona do podejmowania decyzji, które są wiążące dla Stron. Rada Stowarzyszenia podejmuje odpowiednie środki służące wdrożeniu swoich decyzji, w tym w razie konieczności przez upełnomocnienie określonych organów powołanych na mocy Układu do działania w jej imieniu. Rada Stowarzyszenia może również wydawać zalecenia. Decyzje i zalecenia Rady Stowarzyszenia przyjmuje się za porozumieniem Stron po wypełnieniu właściwych procedur wewnętrznych koniecznych do ich przyjęcia. Rada Stowarzyszenia może przekazać swoje uprawnienia Komitetowi Stowarzyszenia.

5. Odniesienie do "Stron" w niniejszym regulaminie wewnętrznym jest zgodne z definicją określoną w art. 482 Układu.

Artykuł  2

Przewodnictwo

Strony przewodniczą Radzie Stowarzyszenia na przemian przez okres 12 miesięcy. Pierwszy okres rozpoczyna się w dniu pierwszego posiedzenia Rady Stowarzyszenia i kończy w dniu 31 grudnia tego samego roku.

Artykuł  3

Posiedzenia

1. Rada Stowarzyszenia spotyka się co najmniej raz do roku, a także w sytuacji, gdy wymagają tego okoliczności - za obopólną zgodą Stron. O ile Strony nie postanowią inaczej, posiedzenia Rady Stowarzyszenia odbywają się w zwykłym miejscu wyznaczonym do posiedzeń Rady Unii Europejskiej.

2. Każda sesja Rady Stowarzyszenia odbywa się w dniu uzgodnionym przez Strony.

3. Posiedzenia Rady Stowarzyszenia są zwoływane wspólnie przez sekretarzy Rady Stowarzyszenia w porozumieniu z jej przewodniczącym, nie później niż 30 dni kalendarzowych przed terminem posiedzenia.

Artykuł  4

Przedstawicielstwo

1. Jeżeli członkowie Rady Stowarzyszenia nie mogą uczestniczyć w posiedzeniu, mogą być reprezentowani przez przedstawicieli. Jeżeli członek Rady Stowarzyszenia chce być reprezentowany przez przedstawiciela, przekazuje przewodniczącemu Rady Stowarzyszenia na piśmie imię i nazwisko swojego przedstawiciela przed posiedzeniem, na którym dany członek ma być reprezentowany.

2. Przedstawiciel członka Rady Stowarzyszenia wykonuje wszystkie prawa tego członka.

Artykuł  5

Delegacje

1. Członkom Rady Stowarzyszenia mogą towarzyszyć urzędnicy. Przed każdym posiedzeniem przewodniczący Rady Stowarzyszenia jest informowany za pośrednictwem sekretariatu Rady Stowarzyszenia o planowanym składzie delegacji każdej ze Stron.

2. Rada Stowarzyszenia po uzgodnieniu między Stronami może zapraszać przedstawicieli innych organów Stron lub niezależnych ekspertów w danej dziedzinie do udziału w posiedzeniach w charakterze obserwatorów lub w celu przedstawienia informacji na konkretne tematy. Strony uzgadniają warunki udziału tych obserwatorów w posiedzeniach.

Artykuł  6

Sekretariat

Urzędnik Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej oraz urzędnik Ukrainy działają wspólnie w roli sekretarzy Rady Stowarzyszenia.

Artykuł  7

Korespondencja

1. Korespondencja adresowana do Rady Stowarzyszenia jest kierowana do sekretarza Strony UE albo sekretarza Strony Ukrainy, który następnie informuje drugiego sekretarza.

2. Sekretarze Rady Stowarzyszenia zapewniają przekazanie korespondencji przewodniczącemu Rady Stowarzyszenia oraz, w stosownych przypadkach, przekazanie jej członkom Rady Stowarzyszenia.

3. Korespondencja tak przekazywana jest wysyłana, stosownie do sytuacji, do Sekretariatu Generalnego Komisji Europejskiej, Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych, stałych przedstawicielstw państw członkowskich przy Unii Europejskiej oraz do Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej, a także do misji Ukrainy przy Unii Europejskiej.

4. Komunikaty przewodniczącego są przesyłane w jego imieniu adresatom przez sekretarzy. Tego rodzaju komunikaty są przekazywane, w stosownych przypadkach, członkom Rady Stowarzyszenia zgodnie z ust. 3.

Artykuł  8

Poufność

Posiedzenia Rady Stowarzyszenia są niejawne, chyba że Strony postanowiły inaczej. Gdy jedna ze Stron przedstawia Radzie Stowarzyszenia informacje określone jako poufne, druga Strona traktuje je jak informacja poufne.

Artykuł  9

Porządek obrad

1. Przewodniczący Rady Stowarzyszenia sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia. Sekretarze Rady Stowarzyszenia przekazują go adresatom, o których mowa w art. 7, nie później niż 15 dni kalendarzowych przed terminem posiedzenia.

2. Wstępny porządek obrad obejmuje punkty, w odniesieniu do których przewodniczący otrzymał wniosek o włączenie do porządku obrad nie później niż 21 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia. Punkty te zostają wpisane do wstępnego porządku obrad, pod warunkiem że stosowne dokumenty potwierdzające zostaną przesłane sekretarzom przed terminem rozesłania porządku obrad.

3. Rada Stowarzyszenia przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Za zgodą Stron punkt nieujęty we wstępnym porządku obrad może zostać umieszczony w porządku obrad.

4. Przewodniczący, w porozumieniu ze Stronami, może skrócić terminy określone w ust. 1 w celu uwzględnienia wymagań dotyczących konkretnego przypadku.

Artykuł  10

Protokół z posiedzenia

1. Projekt protokołu z każdego posiedzenia jest sporządzany wspólnie przez sekretarzy Rady Stowarzyszenia.

2. Protokół z posiedzenia, co do zasady, wskazuje w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad:

a) dokumentację przedłożoną Radzie Stowarzyszenia;

b) wszelkie oświadczenia, o których wpisanie do protokołu z posiedzenia wnioskują członkowie Rady Stowarzyszenia; oraz

c) kwestie ustalone przez Strony, takie jak przyjęte decyzje, uzgodnione oświadczenia oraz wszelkie wnioski.

3. Projekt protokołu z posiedzenia przedkładany jest Radzie Stowarzyszenia do zatwierdzenia. Rada Stowarzyszenia zatwierdza ten projekt protokołu z posiedzenia na kolejnym posiedzeniu. Projekt protokołu z posiedzenia może być również zatwierdzany pisemnie.

Artykuł  11

Decyzje i zalecenia

1. Rada Stowarzyszenia podejmuje decyzje i wydaje zalecenia za obopólną zgodą Stron i po wypełnieniu właściwych procedur wewnętrznych.

2. Za zgodą Stron Rada Stowarzyszenia może także podejmować decyzje lub wydawać zalecenia w drodze procedury pisemnej. W tym celu, zgodnie z art. 7, tekst wniosku jest przesyłany na piśmie przez przewodniczącego Rady Stowarzyszenia do jej członków, przy czym członkom wyznacza się termin co najmniej 21 dni kalendarzowych na zgłoszenie ewentualnych zastrzeżeń lub poprawek. Przewodniczący, w porozumieniu ze Stronami, może skrócić wyżej wymieniony termin w celu uwzględnienia wymagań dotyczących konkretnego przypadku.

3. Akty Rady Stowarzyszenia, w rozumieniu art. 463 ust. 1 Układu, noszą odpowiednio nazwę "decyzja" lub "zalecenie", po czym następuje ich numer porządkowy, data przyjęcia oraz opis przedmiotu. Decyzje i zalecenia Rady Stowarzyszenia podpisuje przewodniczący, a uwierzytelniają je sekretarze Rady Stowarzyszenia. Te decyzje i zalecenia są przekazywane wszystkim adresatom, o których mowa w art. 7 niniejszego regulaminu wewnętrznego. Każda ze Stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Rady Stowarzyszenia we własnym wydawnictwie urzędowym.

4. Każda decyzja Rady Stowarzyszenia wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia, o ile sama decyzja nie stanowi inaczej.

Artykuł  12

Języki

1. Językami urzędowymi Rady Stowarzyszenia są języki urzędowe Stron.

2. Jeśli nie postanowiono inaczej, Rada Stowarzyszenia opiera swoje obrady na dokumentach opracowanych w tych językach.

Artykuł  13

Koszty

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie koszty poniesione przez siebie, wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach Rady Stowarzyszenia, zarówno jeśli chodzi o koszty personelu, koszty podróży i diety, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Wydatki związane z tłumaczeniem ustnym na posiedzeniach oraz tłumaczeniem i powielaniem dokumentów ponosi Unia. W przypadku gdy Ukraina wymaga tłumaczenia ustnego lub pisemnego na języki inne niż określone w art. 12 lub z takich języków, koszty z tym związane ponosi Ukraina.

3. Inne wydatki związane z fizyczną organizacją posiedzeń ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzeń.

Artykuł  14

Komitet Stowarzyszenia

1. Zgodnie z art. 464 ust. 1 Układu Komitet Stowarzyszenia wspiera Radę Stowarzyszenia w wykonywaniu jej obowiązków. Komitet Stowarzyszenia składa się z przedstawicieli Stron, co do zasady na szczeblu wyższych urzędników państwowych.

2. Komitet Stowarzyszenia przygotowuje posiedzenia i obrady Rady Stowarzyszenia, w stosownych przypadkach wdraża decyzje Rady Stowarzyszenia oraz ogólnie zapewnia ciągłość stosunków w ramach stowarzyszenia i należyte funkcjonowanie Układu. Komitet Stowarzyszenia bada każdą sprawę przekazaną mu przez Radę Stowarzyszenia, a także wszelkie inne sprawy, które mogą pojawić się w trakcie wykonywania Układu. Komitet Stowarzyszenia przedkłada Radzie Stowarzyszenia do zatwierdzenia wnioski lub wszelkie projekty decyzji bądź zaleceń. Zgodnie z art. 465 ust. 2 Układu Rada Stowarzyszenia może przekazać Komitetowi Stowarzyszenia uprawnienie do podejmowania decyzji.

3. Komitet Stowarzyszenia podejmuje decyzje i wydaje zalecenia, do których podejmowania lub wydawania jest upoważniony na mocy Układu.

4. W przypadku gdy w Układzie mowa jest o obowiązku konsultacji lub możliwości konsultacji lub gdy Strony wspólnie podejmą decyzję o przeprowadzeniu wzajemnych konsultacji, konsultacje te mogą odbyć się w ramach Komitetu Stowarzyszenia, chyba że Układ stanowi inaczej. Konsultacje mogą być kontynuowane w Radzie Stowarzyszenia, jeżeli Strony wyrażą na to zgodę.

Artykuł  15

Zmiany w regulaminie wewnętrznym

Niniejszy regulamin wewnętrzny może być zmieniany zgodnie z art. 11.

ZAŁĄCZNIK  II

REGULAMIN WEWNĘTRZNY KOMITETU STOWARZYSZENIA I PODKOMITETÓW

Artykuł  1

Przepisy ogólne

1. Komitet Stowarzyszenia ustanowiony zgodnie z art. 464 ust. 1 Układu o stowarzyszeniu między Unią Europejską i Europejską Wspólnotą Energii Atomowej oraz ich państwami członkowskimi, z jednej strony, a Ukrainą, z drugiej strony ("Układ") wspiera Radę Stowarzyszenia w wypełnianiu jej obowiązków oraz wykonuje swoje zadania określone w Układzie i wyznaczone mu przez Radę Stowarzyszenia. Zgodnie z art. 465 ust. 1 Układu Rada Stowarzyszenia określa w swoim regulaminie wewnętrznym obowiązki i zasady funkcjonowania Komitetu Stowarzyszenia.

2. Komitet Stowarzyszenia przygotowuje posiedzenia i obrady Rady Stowarzyszenia, w stosownych przypadkach wdraża decyzje Rady Stowarzyszenia oraz ogólnie zapewnia ciągłość stosunków w ramach stowarzyszenia i należyte funkcjonowanie Układu. Komitet Stowarzyszenia bada każdą sprawę przekazaną mu przez Radę Stowarzyszenia, a także wszelkie inne sprawy, które mogą pojawić się w trakcie bieżącego wykonywania Układu. Komitet Stowarzyszenia przedkłada Radzie Stowarzyszenia do przyjęcia wszelkie wnioski lub projekty decyzji lub zaleceń.

3. Jak przewidziano w art. 464 ust. 2 Układu, Komitet Stowarzyszenia składa się z przedstawicieli Stron, co do zasady na szczeblu wyższych urzędników państwowych odpowiedzialnych za konkretne sprawy rozpatrywane na danym posiedzeniu.

4. Zgodnie z art. 465 ust. 4 Układu Komitet Stowarzyszenia w składzie rozstrzygającym kwestie dotyczące handlu, o którym mowa w art. 465 ust. 4 Układu ("Komitet Stowarzyszenia w składzie rozstrzygającym kwestie dotyczące handlu"), podczas wykonywania zadań przydzielonych mu w tytule IV Układu, składa się z urzędników wyższego szczebla Komisji Europejskiej i Ukrainy odpowiedzialnych za handel i sprawy związane z handlem. Funkcję przewodniczącego Komitetu Stowarzyszenia, zgodnie z art. 2 niniejszego regulaminu wewnętrznego, pełni przedstawiciel Komisji Europejskiej lub Ukrainy odpowiedzialny za handel i sprawy związane z handlem. W posiedzeniach będzie uczestniczył także przedstawiciel Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych.

5. Zgodnie z art. 465 ust. 3 Układu Komitet Stowarzyszenia jest uprawniony do podejmowania decyzji w przypadkach określonych w Układzie, a także w dziedzinach, w których Rada Stowarzyszenia przekazała mu uprawnienia. Decyzje te są wiążące dla Stron, które podejmują odpowiednie środki w celu ich wdrożenia. Komitet Stowarzyszenia przyjmuje decyzje na zasadzie porozumienia Stron po zakończeniu właściwych procedur wewnętrznych niezbędnych do ich przyjęcia.

6. Odniesienie do "Stron" w niniejszym regulaminie wewnętrznym jest zgodne z definicją zawartą w art. 482 Układu.

Artykuł  2

Przewodnictwo

Strony przewodniczą Komitetowi Stowarzyszenia na przemian przez okres 12 miesięcy. Pierwszy okres rozpoczyna się w dniu pierwszego posiedzenia Rady Stowarzyszenia i kończy w dniu 31 grudnia tego samego roku.

Artykuł  3

Posiedzenia

1. O ile Strony nie uzgodnią inaczej, Komitet Stowarzyszenia zbiera się regularnie, co najmniej raz w roku. Za zgodą Stron sesje nadzwyczajne Komitetu Stowarzyszenia mogą odbywać się na wniosek jednej ze Stron.

2. Każde posiedzenie Komitetu Stowarzyszenia jest zwoływane przez jego przewodniczącego w miejscu i terminie uzgodnionym przez Strony. Zawiadomienie o zwołaniu posiedzenia wydawane jest przez Sekretariat Komitetu Stowarzyszenia nie później niż 28 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia, chyba że Strony uzgodnią inaczej.

3. Komitet Stowarzyszenia w składzie rozstrzygającym kwestie dotyczące handlu spotyka się co najmniej raz do roku, a także w sytuacji, gdy wymagają tego okoliczności. Każde posiedzenie zwoływane jest przez przewodniczącego Komitetu Stowarzyszenia w składzie rozstrzygającym kwestie dotyczące handlu w miejscu, terminie i na zasadach uzgodnionych przez Strony. Zawiadomienie o zwołaniu posiedzenia wydawane jest przez Sekretariat Komitetu Stowarzyszenia w składzie rozstrzygającym kwestie dotyczące handlu nie później niż 15 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia, chyba że Strony uzgodnią inaczej.

4. Regularne posiedzenia Komitetu Stowarzyszenia są zwoływane, w miarę możliwości, z odpowiednim wyprzedzeniem przed regularnymi posiedzeniami Rady Stowarzyszenia.

5. W drodze wyjątku i za zgodą Stron, posiedzenia Komitetu Stowarzyszenia mogą być organizowane przy wykorzystaniu wszelkich ustalonych środków technicznych, takich jak wideokonferencja.

Artykuł  4

Delegacje

O planowanym składzie delegacji uczestniczących w posiedzeniu Strony są informowane za pośrednictwem sekretariatu Komitetu Stowarzyszenia przed każdym posiedzeniem.

Artykuł  5

Sekretariat

1. Urzędnik Unii oraz urzędnik Ukrainy pełnią wspólnie funkcję sekretarzy Komitetu Stowarzyszenia i wspólnie wykonują obowiązki sekretariatu w duchu wzajemnego zaufania i współpracy, chyba że niniejszy regulamin wewnętrzny stanowi inaczej.

2. Funkcję sekretarzy Komitetu Stowarzyszenia w składzie rozstrzygającym kwestie dotyczące handlu pełnią wspólnie urzędnik Komisji Europejskiej oraz urzędnik Ukrainy odpowiedzialni za handel i sprawy związane z handlem.

Artykuł  6

Korespondencja

1. Korespondencja adresowana do Komitetu Stowarzyszenia jest kierowana do sekretarza Komitetu Stowarzyszenia jednej ze Stron, który następnie informuje drugiego sekretarza.

2. Sekretariat Komitetu Stowarzyszenia zapewnia przekazanie korespondencji adresowanej do Komitetu Stowarzyszenia przewodniczącemu Komitetu Stowarzyszenia oraz rozesłanie jej, w stosownych przypadkach, jako dokumentów, o których mowa w art. 7.

3. Korespondencja pochodząca od przewodniczącego jest przesyłana w jego imieniu Stronom przez sekretariat. Korespondencja taka jest rozsyłana, w stosownych przypadkach, zgodnie z art. 7.

Artykuł  7

Dokumenty

1. Rozsyłaniem dokumentów zajmują się sekretarze Komitetu Stowarzyszenia.

2. Strona przekazuje dokumenty swojemu sekretarzowi. Sekretarz następnie przekazuje te dokumenty sekretarzowi drugiej Strony.

3. Sekretarz Unii rozsyła dokumenty właściwym przedstawicielom Unii i zawsze dołącza do adresatów takiej korespondencji sekretarza Ukrainy.

4. Sekretarz Ukrainy rozsyła dokumenty właściwym przedstawicielom Ukrainy i zawsze dołącza do adresatów takiej korespondencji sekretarza Unii.

Artykuł  8

Poufność

O ile Strony nie postanowiły inaczej, posiedzenia Komitetu Stowarzyszenia są niejawne. Gdy jedna ze Stron przedstawia Komitetowi Stowarzyszenia informacje określone jako poufne, druga Strona traktuje je jak informacje poufne.

Artykuł  9

Porządek obrad

1. Sekretariat Komitetu Stowarzyszenia sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia Komitetu Stowarzyszenia, a także projekt wniosków operacyjnych określonych w art. 10, w oparciu o wnioski przedstawione przez Strony. Wstępny porządek obrad obejmuje punkty, w odniesieniu do których Sekretariat Komitetu Stowarzyszenia otrzymał wniosek od jednej ze Stron o włączenie do porządku obrad, wraz z odnośnymi dokumentami, nie później niż 21 dni kalendarzowych przed terminem posiedzenia.

2. Wstępny porządek obrad, wraz z odnośnymi dokumentami, jest rozsyłany zgodnie z art. 7 nie później niż 15 dni kalendarzowych przed terminem rozpoczęcia posiedzenia.

3. Komitet Stowarzyszenia przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Za zgodą Stron punkty nieujęte we wstępnym porządku obrad mogą zostać umieszczone w porządku obrad.

4. Przewodniczący posiedzenia Komitetu Stowarzyszenia, za zgodą drugiej Strony, może ad hoc zaprosić przedstawicieli innych organów Stron lub niezależnych ekspertów w danej dziedzinie do udziału w posiedzeniach w celu przedstawienia informacji na konkretne tematy. Strony zapewniają, aby obserwatorzy lub eksperci przestrzegali wymogów dotyczących poufności.

5. Przewodniczący posiedzenia Komitetu Stowarzyszenia, w porozumieniu ze Stronami, może skrócić terminy przewidziane w ust. 1 i 2 w celu uwzględnienia szczególnych okoliczności.

Artykuł  10

Protokół z posiedzenia i wnioski operacyjne

1. Projekt protokołu z każdego posiedzenia Komitetu Stowarzyszenia jest sporządzany wspólnie przez sekretarzy Komitetu Stowarzyszenia.

2. Protokół z posiedzenia, co do zasady, wskazuje w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad:

a) listę uczestników posiedzenia, listę towarzyszących im urzędników oraz listę ewentualnych obserwatorów lub ekspertów, którzy wzięli udział w posiedzeniu;

b) dokumentację przedłożoną Komitetowi Stowarzyszenia;

c) oświadczenia, o których wpisanie do protokołu z posiedzenia wnioskują członkowie Komitetu Stowarzyszenia; oraz

d) wnioski operacyjne z posiedzenia, o których mowa w ust. 4.

3. Projekt protokołu z posiedzenia przedkładany jest Komitetowi Stowarzyszenia do zatwierdzenia. Komitet Stowarzyszenia zatwierdza ten projekt protokołu z posiedzenia na kolejnym posiedzeniu. Projekt protokołu z posiedzenia może być również zatwierdzany pisemnie. Projekt protokołu z posiedzenia Komitetu Stowarzyszenia w składzie rozstrzygającym kwestie dotyczące handlu jest zatwierdzany w ciągu 28 dni kalendarzowych od daty posiedzenia. Odpis jest przekazywany każdemu z adresatów, o których mowa w art. 7.

4. Sekretarz Komitetu Stowarzyszenia Strony przewodniczącej Komitetowi Stowarzyszenia sporządza projekt wniosków operacyjnych z każdego posiedzenia i rozsyła Stronom wraz z porządkiem obrad zasadniczo nie później niż na 15 dni kalendarzowych przed terminem rozpoczęcia posiedzenia. Projekt ten jest aktualizowany w trakcie posiedzenia, a na jego zakończenie Komitet Stowarzyszenia przyjmuje wnioski operacyjne uwzględniające działania następcze uzgodnione przez Strony, chyba że Strony postanowią inaczej. Po zatwierdzeniu wniosków operacyjnych dołącza się je do protokołu z posiedzenia, a ich wykonanie zostaje omówione podczas kolejnego posiedzenia Komitetu Stowarzyszenia. W tym celu Komitet Stowarzyszenia przyjmuje wzór umożliwiający śledzenie postępów w zakresie każdego działania według określonego terminu.

Artykuł  11

Decyzje i zalecenia

1. W określonych przypadkach, gdy na mocy Układu Komitet Stowarzyszenia jest uprawniony do podejmowania decyzji lub gdy takie uprawnienia zostały mu przekazane przez Radę Stowarzyszenia, Komitet Stowarzyszenia podejmuje decyzje. Komitet Stowarzyszenia wydaje także zalecenia. Decyzje i zalecenia są przyjmowane za obopólną zgodą Stron i po wypełnieniu właściwych procedur wewnętrznych. Każdą decyzję lub zalecenie podpisuje przewodniczący Komitet Stowarzyszenia, a uwierzytelniają je sekretarze Komitetu Stowarzyszenia.

2. Za zgodą Stron Komitet Stowarzyszenia może podejmować decyzje lub wydawać zalecenia w drodze procedury pisemnej. Procedura pisemna polega na wymianie not między obydwoma sekretarzami, działającymi w porozumieniu ze Stronami. W tym celu tekst wniosku zostaje rozesłany zgodnie z art. 7, przy czym wyznacza się termin co najmniej 21 dni kalendarzowych na zgłaszanie ewentualnych zastrzeżeń lub poprawek. Przewodniczący, w porozumieniu ze Stronami, może skrócić terminy określone w niniejszym ustępie w celu uwzględnienia szczególnych okoliczności. Po uzgodnieniu tekstu każdą decyzję lub zalecenie podpisuje przewodniczący, a uwierzytelniają je sekretarze.

3. Akty Komitetu Stowarzyszenia noszą odpowiednio nazwę "decyzja" lub "zalecenie". Każda decyzja wchodzi w życie z dniem jej przyjęcia, o ile sama decyzja nie stanowi inaczej.

4. Decyzje i zalecenia rozsyłane są Stronom.

5. Każda ze Stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Komitetu Stowarzyszenia we własnym wydawnictwie urzędowym.

Artykuł  12

Sprawozdania

Na każdym regularnym posiedzeniu Rady Stowarzyszenia Komitet Stowarzyszenia składa jej sprawozdanie z działalności swojej i swoich podkomitetów, grup roboczych oraz innych organów.

Artykuł  13

Języki

1. Językami urzędowymi Komitetu Stowarzyszenia są języki urzędowe Stron.

2. Językami roboczymi Komitetu Stowarzyszenia są języki: angielski i ukraiński. O ile nie postanowiono inaczej, Komitet Stowarzyszenia opiera swoje obrady na dokumentacji sporządzonej w tych językach.

Artykuł  14

Koszty

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie koszty poniesione przez siebie, wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach Komitetu Stowarzyszenia, zarówno jeśli chodzi o koszty personelu, koszty podróży i diety, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Koszty związane z organizacją posiedzeń oraz powielaniem dokumentów ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

3. Koszty związane z tłumaczeniem ustnym na posiedzeniach i tłumaczeniem pisemnym na język angielski i ukraiński dokumentów, o których mowa w art. 13 ust. 1, lub z tłumaczeniem z tych języków ponosi Strona pełniąca rolę gospodarza posiedzenia.

Koszty tłumaczeń ustnych i pisemnych na inne języki lub z innych języków ponosi Strona wnosząca o takie tłumaczenia.

4. W przypadkach gdy konieczne jest tłumaczenie dokumentów na języki urzędowe Unii, koszty ponosi Unia.

Artykuł  15

Zmiany w regulaminie wewnętrznym

Niniejszy regulamin wewnętrzny może zostać zmieniony decyzją Rady Stowarzyszenia zgodnie z art. 465 ust. 1 Układu.

Artykuł  16

Podkomitety, specjalne komitety lub organy

1. Zgodnie z art. 466 ust. 1 i 3 Układu Komitet Stowarzyszenia może podjąć decyzję o utworzeniu wszelkich podkomitetów w poszczególnych dziedzinach, które są niezbędne do wykonania Układu, innych niż te przewidziane w Układzie, aby zapewnić Komitetowi Stowarzyszenia wsparcie w wykonywaniu jego obowiązków. Komitet Stowarzyszenia może podjąć decyzję o rozwiązaniu każdego tego typu podkomitetu, a także o określeniu lub zmianie jego regulaminu wewnętrznego. O ile nie postanowiono inaczej, wszelkie tego rodzaju podkomitety podlegają Komitetowi Stowarzyszenia, któremu składają sprawozdanie po każdym z posiedzeń.

2. O ile w Układzie nie przewidziano inaczej lub jeśli Rada Stowarzyszenia nie postanowiła inaczej, niniejszy regulamin wewnętrzny stosuje się odpowiednio do podkomitetów, o których mowa w ust. 1.

3. Posiedzenia podkomitetów mogą się odbywać w trybie elastycznym, gdy wystąpi taka potrzeba, w obecności fizycznej, w Brukseli albo na Ukrainie, bądź na przykład w drodze wideokonferencji. Podkomitety funkcjonują jako platforma monitorowania postępów w zbliżaniu przepisów w określonych obszarach, omawiania określonych kwestii i wyzwań pojawiających się w trakcie tego procesu, a także formułowania zaleceń i wniosków operacyjnych.

4. Sekretariat Komitetu Stowarzyszenia otrzymuje kopię całości odnośnej korespondencji, dokumentów i komunikatów dotyczących jakiegokolwiek podkomitetu, specjalnego komitetu lub organu.

5. O ile w Układzie nie przewidziano inaczej lub jeśli Strony nie postanowiły inaczej w ramach Rady Stowarzyszenia, wszelkie podkomitety, specjalne komitety lub organy mają uprawnienia jedynie do formułowania zaleceń dla Komitetu Stowarzyszenia.

Artykuł  17

Niniejszy regulamin wewnętrzny stosuje się odpowiednio do Komitetu Stowarzyszenia w składzie rozstrzygającym kwestie dotyczące handlu, chyba że postanowiono inaczej.

1 Dz.U. L 161 z 29.5.2014, s. 3.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2015.157.99
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 1/2014 (2015/977) w sprawie przyjęcia regulaminu wewnętrznego Rady Stowarzyszenia oraz regulaminu wewnętrznego Komitetu Stowarzyszenia i podkomitetów
• Data aktu: 15/12/2014
• Data ogłoszenia: 23/06/2015
• Data wejścia w życie: 15/12/2014