Decyzja 2014/589/UE w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2012

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 3 kwietnia 2014 r.

w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2012

(2014/589/UE)

(Dz.U.UE L z dnia 5 września 2014 r.)

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2012,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Instytutu ¹ ,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 18 lutego 2014 r. (05849/2014 - C7-0054/2014),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ² , w szczególności jego art. 185,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 294/2008 z dnia 11 marca 2008 r. ustanawiające Europejski Instytut Innowacji i Technologii ⁴ , w szczególności jego art. 21,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁵ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁶ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A7-0234/2014),

1. udziela dyrektorowi Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii absolutorium z wykonania budżetu Instytutu za rok budżetowy 2012;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji, wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 3 kwietnia 2014 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2012

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2012,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Instytutu ⁷ ,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 18 lutego 2014 r. (05849/2014 - C7-0054/2014),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁸ , w szczególności jego art. 185,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁹ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 294/2008 z dnia 11 marca 2008 r. ustanawiające Europejski Instytut Innowacji i Technologii ¹⁰ , w szczególności jego art. 21,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ¹¹ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ¹² , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając swoje poprzednie decyzje i rezolucje w sprawie absolutorium z wykonania budżetu,

- uwzględniając art. 77 Regulaminu i załącznik VI do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A7-0234/2014),

A. mając na uwadze, że według sprawozdań finansowych ostateczny budżet Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii (zwanego dalej "Instytutem") na rok budżetowy 2012 wyniósł 95 300 000 EUR na środki na zobowiązania, co stanowi wzrost o 48,87 % w porównaniu z 2011 r., i 77 090 000 EUR na środki na płatności,

B. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym Instytutu ogólny wkład Unii do budżetu Instytutu na 2012 r. wyniósł 68 697 863 EUR w porównaniu z 8 043 439,83 EUR w 2011 r.,

C. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie roczne Instytutu za rok budżetowy 2012 jest wiarygodne, ale że nie mógł uzyskać wystarczających i odpowiednich dowodów kontroli co do legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń,

Uzasadnienie wydania opinii z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

1. ubolewa, że Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż jakość świadectw kontroli jest w wielu przypadkach nieodpowiednia; odnotowuje, że aby uzyskać dodatkowy poziom zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji związanych z dotacjami, Instytut wprowadził pod koniec 2012 r. dodatkowe kontrole ex post dotacji na działania z 2011 r., które zostały przeprowadzone przez niezależne firmy audytorskie i są oceniane jako wiarygodne; ubolewa, że wyniki kontroli ex post potwierdziły, iż kontrole ex ante nie były w pełni skuteczne;

2. ubolewa nad faktem, że nie przeprowadzono żadnych kontroli ex post transakcji związanych z dotacjami na działania z 2010 r. (11 300 000 EUR); ubolewa ponadto nad faktem, że z uwagi na ograniczoną pewność, jaką dają kontrole ex ante, nie ma wystarczającej pewności co do legalności i prawidłowości tych transakcji oraz że Trybunał Obrachunkowy nie mógł uzyskać wystarczających i odpowiednich dowodów co do legalności i prawidłowości skontrolowanych transakcji związanych z dotacjami na działania z 2010 r.;

Opinia z zastrzeżeniem na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

3. zauważa, że w opinii Trybunału Obrachunkowego - z wyjątkiem możliwych implikacji kwestii poruszonych w uzasadnieniu wydania opinii z zastrzeżeniem - transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego za 2012 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach;

Zobowiązania i przeniesienia

4. zauważa, że z kwoty około 22 000 000 EUR środków, na które zaciągnięto zobowiązania, przeniesionych z 2011 r., w 2012 r. anulowano ok. 10 000 000 EUR (45 %); uznaje, że wysoki poziom przeniesień spowodowany jest przede wszystkim niższymi niż przewidywano kosztami deklarowanymi przez beneficjentów w ramach umów o udzielenie dotacji na 2011 r. (9 200 000 EUR, czyli 92 % anulowanych przeniesień);

Przesunięcia

5. z zadowoleniem zauważa, że zgodnie z rocznym sprawozdaniem z działalności i ustaleniami w ramach kontroli przeprowadzonej przez Trybunał Obrachunkowy poziom i charakter przeniesień w 2012 r. nie wykracza poza ramy określone w przepisach finansowych;

Procedury przetargowe i procedury naboru pracowników

6. zauważa, że w odniesieniu do 2012 r. ani wybrane do kontroli transakcje, ani inne wyniki kontroli nie dały podstaw do sformułowania przez Trybunał Obrachunkowy w sprawozdaniu z kontroli rocznej jakichkolwiek uwag dotyczących procedur zamówień publicznych Instytutu;

7. zauważa, że w swoim rocznym sprawozdaniu z kontroli za 2012 r. Trybunał Obrachunkowy nie przedstawił uwag dotyczących procedur naboru Instytutu;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

8. uznaje, że Instytut posiada dwie normy ramowe regulujące konflikty interesów; wzywa Instytut do poinformowania organu udzielającego absolutorium, czy zamierza dokonać przeglądu tych norm ramowych zgodnie z wytycznymi Komisji dotyczącymi zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi w zdecentralizowanych agencjach UE;

9. zauważa, że deklaracje o braku konfliktu interesów członków Rady Zarządzającej, dyrektora wykonawczego i kadry kierowniczej wyższego szczebla nie są publicznie dostępne; wzywa Instytut do naprawy tej sytuacji w trybie pilnym;

Kontrola wewnętrzna

10. na podstawie informacji uzyskanych od Instytutu stwierdza, że w 2012 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji (IAS) przeprowadziła niezależną ocenę odpowiedniości konstrukcji wewnętrznych systemów kontroli związanych z przygotowywaniem corocznych umów o udzielenie dotacji, w wyniku czego wysunęła jedno zalecenie o zasadniczym znaczeniu i cztery bardzo istotne zalecenia dla Instytutu;

11. zauważa, że w wyniku oceny przeprowadzonej przez IAS Instytut przygotował plan działania odnoszący się do zalecenia o zasadniczym znaczeniu, obejmujący w sumie 11 działań, z czego wdrażanie ośmiu zaplanowano przed dniem 31 lipca 2013 r.; zauważa, że w związku z czteroma bardzo istotnymi zalecenia planowano wdrożyć w sumie 12 działań (trzy przed dniem 31 lipca 2013 r.); zauważa ponadto, że IAS uważa, iż plan działania odpowiednio odnosi się do ryzyka oraz złagodzi je, o ile zostanie wdrożony w terminie;

Kontrole wewnętrzne

12. ubolewa nad faktem, że budżety na umowy u udzielenie dotacji podpisane w 2010 i 2011 r. nie były dostatecznie szczegółowe, w wyniku czego płatności dokonano w 2012 r.; zauważa, że brakowało powiązania pomiędzy zatwierdzonymi środkami a realizowanymi działaniami i że w umowach o udzielenie dotacji nie określono indywidualnych progów dla poszczególnych kategorii kosztów (np. kosztów osobowych, podwykonawstwa, obsługi prawnej itp.) ani nie ujęto zasad zamawiania towarów i usług przez wspólnoty wiedzy i innowacji oraz ich partnerów;

13. zauważa, że w ramach kontroli ex ante Instytut przeprowadzał także weryfikację techniczną wszystkich finansowanych projektów; ubolewa jednak, że brak wymiernych celów utrudnił skuteczną ocenę działań w ramach projektów i ich wyników; uważa, że takiej sytuacji można było i należało uniknąć, i zwraca się do Instytutu o przeciwdziałanie tej sytuacji i o poinformowanie organu udzielającego absolutorium o postępach w tym zakresie w ramach działań realizowanych w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2012;

14. na podstawie informacji uzyskanych od Instytutu stwierdza, że w oparciu o końcowe sprawozdania z audytu odzyskano wszystkie kwoty wypłacone nienależnie (1 044 512,28 EUR za 2010 r. i 1 242 317,31 EUR za 2011 r.); stwierdza, że w okresie 2012-2013 Instytut opracował kompleksową strategię zapewnienia w zakresie dotacji, obejmującą zarówno kontrole ex ante, jak i ex post;

15. zauważa z zaniepokojeniem, że przez cały rok kalendarzowy 2013 Instytut nie posiadał audytora wewnętrznego, ponieważ poprzedni audytor odszedł z Instytutu w dniu 31 grudnia 2012 r., a obecny audytor objął tę funkcję dopiero z dniem 1 stycznia 2014 r.; uważa, że takiej sytuacji należało uniknąć, zwłaszcza mając na względzie wykazane problemy dotyczące Instytutu w odniesieniu do absolutorium za 2012 r.;

Wyniki

16. zwraca się do Instytutu o komunikowanie wyników swojej pracy oraz jej wpływu na europejskich obywateli w łatwo dostępny sposób, głównie za pośrednictwem swojej strony internetowej;

17. w odniesieniu do pozostałych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 3 kwietnia 2014 r. ¹³ w sprawie wyników, gospodarowania środkami finansowymi i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 365 z 13.12.2013, s. 142.

2 Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 97 z 9.4.2008, s. 1.

5 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

6 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

7 Dz.U. C 365 z 13.12.2013, s. 142.

8 Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

9 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

10 Dz.U. L 97 z 9.4.2008, s. 1.

11 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

12 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

13 Teksty przyjęte, P7_TA(2014)0299 (zob. s. 359 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2014.266.232
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2014/589/UE w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Instytutu Innowacji i Technologii za rok budżetowy 2012
• Data aktu: 03/04/2014
• Data ogłoszenia: 05/09/2014