uwzględniając art. 72 lit. d) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego 1 , na mocy którego Komisja Administracyjna jest odpowiedzialna za przyjmowanie wspólnych zasad strukturalnych dotyczących służb przetwarzania danych oraz opracowanie przepisów dotyczących funkcjonowania wspólnych części tych służb,uwzględniając art. 88 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 2 (zwanego dalej rozporządzeniem wykonawczym),
działając zgodnie z warunkami określonymi w art. 71 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 883/2004,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) Jednym z elementów modernizacji systemu koordynacji krajowych systemów zabezpieczenia społecznego jest utworzenie elektronicznego wykazu (zwanego dalej repozytorium instytucji) zawierającego dane dotyczące organów krajowych uczestniczących w wykonaniu rozporządzeń (WE) nr 883/2004 i (WE) nr 987/2009, jak określono w pkt 1 załącznika 4 do rozporządzenia wykonawczego.
(2) Państwa członkowskie są odpowiedzialne za dokładność i jakość informacji wprowadzanych do repozytorium instytucji oraz ich aktualizację.
(3) Konieczne jest ustanowienie procedury zarządzania zmianami gwarantującej, że zmiany zawartości tego repozytorium instytucji są wprowadzane w sposób uporządkowany, spójny, umożliwiający kontrolę oraz szybki.
(4) Art. 88 ust. 1 rozporządzenia wykonawczego nakłada na państwa członkowskie obowiązek przekazywania Komisji Europejskiej danych organów, o których mowa w art. 1 lit. m), q) i r) rozporządzenia (WE) nr 883/2004 oraz w art. 1 ust. 2 lit. a) i b) rozporządzenia wykonawczego, oraz danych instytucji wyznaczonych zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym.
(5) Komisja Europejska zgodziła się przekazać te informacje Komisji Administracyjnej.
(6) Zgodnie z art. 88 ust. 3 rozporządzenia wykonawczego Komisja Administracyjna określa strukturę, zawartość i szczegółowy sposób przekazywania danych, łącznie ze wspólnym formatem oraz wzorem powiadomienia,
STANOWI, CO NASTĘPUJE:
1. Niniejsza decyzja ustanawia zasady zarządzania zmianami w odniesieniu do danych dotyczących właściwych władz, instytucji krajowych, instytucji łącznikowych i punktów kontaktowych określonych w art. 1 lit. m),
q) i
r) rozporządzenia (WE) nr 883/2004 oraz w art. 1 ust. 2 lit. a) i
b) rozporządzenia wykonawczego.
2. Procedura zarządzania zmianami ma zastosowanie do zawartości elektronicznego wykazu, zwanego repozytorium instytucji.
3. Repozytorium instytucji zawiera dane dotyczące organów krajowych:
a) które uczestniczą w elektronicznej wymianie informacji między organami zabezpieczenia społecznego a instytucjami państw członkowskich,
b) o których mowa w standardowych dokumentach elektronicznych (zdefiniowanych w art. 1 ust. 2 lit. d) rozporządzenia wykonawczego),
c) które w przeszłości świadczyły usługi dla obywateli, a obecnie są zamknięte.
4. Repozytorium instytucji zawiera również dane dotyczące kompetencji tych organów krajowych, jak określono w pkt 9 lit. c).
5. Repozytorium instytucji jest jedynym wiarygodnym źródłem informacji o właściwych władzach, instytucjach krajowych, instytucjach łącznikowych i punktach kontaktowych.
6. Państwa członkowskie wyznaczają osoby kontaktowe odpowiedzialne za wstępne wprowadzenie informacji biznesowych i technicznych do repozytorium instytucji i późniejsze zarządzanie tymi informacjami (tj. Biznesowy Pojedynczy Punkt Kontaktu dla repozytorium instytucji i Techniczny Pojedynczy Punkt Kontaktu dla repozytorium instytucji). Państwa członkowskie wyznaczają również zastępcę dla każdego pojedynczego punktu kontaktu (tj. odpowiednio Biznesowego Pojedynczego Punktu Kontaktu dla repozytorium instytucji i Technicznego Pojedynczego Punktu Kontaktu dla repozytorium instytucji).
7. Państwa członkowskie wyznaczają główny punkt kontaktu dla EESSI dla każdego punktu kontaktowego (zwany dalej Pojedynczym Punktem Kontaktu dla punktu kontaktowego). Państwa członkowskie wyznaczają również zastępcę dla każdego Pojedynczego Punktu Kontaktu dla punktu kontaktowego. Są one punktami kontaktowymi dla instytucji i organów, które są związane z danym punktem kontaktowym.
8. Do celów tej procedury istotna zmiana to zmiana, która wpływa na stosowanie rozporządzeń, a w związku z tym na koordynację, przez utrudnianie wysyłania lub przekierowywania standardowych dokumentów elektronicznych do odpowiedniej instytucji lub odpowiedniego organu.
9. Istotna zmiana obejmuje między innymi:
a) wprowadzenie do EESSI organu, instytucji lub punktu kontaktowego;
b) zmiany związane z funkcją organu lub instytucji;
c) zmiany związane z kompetencjami organu lub instytucji, tj. zdolność do rozpatrywania biznesowych przypadków użycia w odniesieniu do każdego sektora zabezpieczenia społecznego jako inicjator sprawy (opiekun sprawy) oraz/lub odbiorca sprawy (podmiot równoważny);
d) określenie zamierzonej daty zamknięcia w odniesieniu do organu, instytucji lub punktu kontaktowego, co umożliwia organowi lub instytucji utrzymanie kompetencji w zakresie zarządzania toczącymi się sprawami;
e) określenie faktycznej daty zamknięcia w EESSI w odniesieniu do organu, instytucji lub punktu kontaktowego;
f) przywrócenie w EESSI zamkniętego organu, instytucji lub punktu kontaktowego;
g) zmiany związane z informacjami identyfikacyjnymi punktu kontaktowego.
10. Państwa członkowskie powiadamiają Komisję Europejską o istotnych zmianach danych dotyczących ich właściwych władz, instytucji krajowych, instytucji łącznikowych lub punktów kontaktowych, postępując zgodnie z procedurą opisaną w nocie Komisji Administracyjnej w sprawie procedur i terminów powiadamiania o istotnych zmianach.
11. Państwa członkowskie powiadamiają o istotnych zmianach, zanim dana zmiana zacznie obowiązywać oraz przestrzegają terminu powiadomienia określonego w nocie Komisji Administracyjnej dotyczącej procedur i terminów powiadamiania o istotnych zmianach. Daje to innym państwom członkowskim wystarczająco dużo czasu na przetworzenie i przekazanie informacji oraz przygotowanie swoich instytucji na przyszłe zmiany.
12. W przypadku zamknięcia organu lub instytucji lub zmiany ich funkcji lub kompetencji, państwo członkowskie wskazuje organ lub instytucję, które przejmą daną funkcję lub kompetencje oraz dzień, w którym zmiana zacznie obowiązywać. W przypadku zamknięcia punktu kontaktowego państwo członkowskie wskazuje, który punkt kontaktowy przejmuje jego zadania.
13. W terminie jednego roku od publikacji decyzji w Dzienniku Urzędowym Komisja Administracyjna dokonuje oceny doświadczeń państw członkowskich w zakresie stosowania niniejszej decyzji.
14. Niniejsza decyzja jest publikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej. Niniejszą decyzję stosuje się od pierwszego dnia drugiego miesiąca następującego po jej opublikowaniu.
15. Niniejsza decyzja zastępuje decyzję nr E2 z dnia 3 marca 2010 r. 3
