W art. 3 ust. 2, art. 13 ust. 3, art. 20 i art. 22 rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) [ 2023/914] z dnia 20 kwietnia 2023 r. w sprawie wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 139/2004 w sprawie kontroli koncentracji przedsiębiorstw ("rozporządzenie wykonawcze") 1 wymaga się, aby zgłoszenia, uzasadnione wnioski, uwagi do zastrzeżeń Komisji, zobowiązania zaproponowane przez zainteresowane przedsiębiorstwa oraz formularz RM były składane do Komisji w formacie określonym w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.Komisja określa w niniejszym dokumencie - na podstawie art. 3 ust. 2, art. 13 ust. 3, art. 20 i art. 22 rozporządzenia wykonawczego - format, w jakim należy składać zgłoszenia, uzasadnione wnioski, uwagi do zastrzeżeń Komisji, zobowiązania zaproponowane przez zainteresowane przedsiębiorstwa oraz formularz RM ("dokumenty").
1. Metoda przekazywania dokumentów do Komisji
1. Przekazywanie dokumentów, których wielkość nie przekracza 10 gigabajtów, powinno odbywać się drogą elektroniczną przy użyciu EU Send Web ("EU Send"), utworzonej przez Komisję internetowej platformy wymiany służącej do bezpiecznego przekazywania dokumentów 2 . EU Send wymaga uprzedniej rejestracji, a dokumenty przekazywane za pośrednictwem tego systemu podlegają ograniczeniom dotyczącym wielkości, które mogą ulegać zmianie. W przypadku przekazywania dokumentów, których wielkość jest mniejsza niż 10 gigabajtów, ale przekracza ograniczenia EU Send, dokumenty te należy przesłać w kilku częściach.
2. Do dokumentów przekazywanych przy użyciu EU Send należy dołączyć formularz przekazania dostępny w EU Send. Formularz ten należy prawidłowo wypełnić.
3. Dokumenty, których wielkość przekracza 10 gigabajtów, można doręczyć osobiście lub wysłać przesyłką poleconą do Dyrekcji Generalnej ds. Konkurencji Komisji Europejskiej, zapisane na dyskach twardych ze złączem zewnętrznym USB 2.0 lub 3.0, sformatowanych w formacie danych nieskompresowanych zgodnym z systemem Microsoft Windows.
4. Dokumenty przesyłane przesyłką poleconą lub doręczane osobiście należy zaadresować do Dyrekcji Generalnej ds. Konkurencji na adres opublikowany na stronie internetowej DG ds. Konkurencji 3 . Zaadresowanie dokumentów do innych służb Komisji może spowodować opóźnienia.
2. Elektroniczne podpisywanie dokumentów
5. W niniejszej sekcji określono specyfikacje techniczne dotyczące podpisywania dokumentów składanych drogą elektroniczną (w przypadku gdy podpis jest wymagany). Mają one zastosowanie zarówno do dokumentów przesyłanych przy użyciu EU Send, jak i dokumentów przekazywanych Komisji na zewnętrznych urządzeniach pamięciowych.
6. Aby dokumenty składane drogą elektroniczną zostały uznane za ważne, muszą być opatrzone co najmniej jednym kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodnym z wymogami określonymi w rozporządzeniu (UE) nr 910/2014 ("rozporządzenie eIDAS") 4 . We wszystkich państwach członkowskich uznaje się wyraźnie, że tylko kwalifikowane podpisy elektroniczne mają skutek prawny równoważny podpisom odręcznym. W związku z tym inne rodzaje podpisów elektronicznych, takie jak skany podpisów lub zaawansowane podpisy elektroniczne zdefiniowane w rozporządzeniu eIDAS, które nie spełniają wymogów dotyczących kwalifikowanych podpisów elektronicznych, nie są akceptowane.
7. Format kwalifikowanego podpisu elektronicznego musi być zgodny z jednym z formatów wymienionych w decyzji wykonawczej Komisji (UE) 2015/1506 5 lub ich najnowszymi specyfikacjami opublikowanymi przez Europejski Instytut Norm Telekomunikacyjnych.
8. Kwalifikowane usługi zaufania mogą świadczyć kwalifikowani dostawcy usług zaufania, jak określono w rozporządzeniu eIDAS. Kwalifikowani dostawcy usług zaufania są dostawcami usług komercyjnych i kwalifikowanymi członkami systemu zaufania UE. Kwalifikowani dostawcy usług zaufania figurują w wyszukiwarce zaufanych list 6 .
9. Nadawca musi zakupić wszelkie urządzenia cyfrowe i sprzęt komputerowy, stosowane do wykonania kwalifikowanego podpisu elektronicznego, w tym kwalifikowane urządzenia do wydawania elektronicznych certyfikatów i składania podpisów elektronicznych, oraz ponosi za nie odpowiedzialność.
10. Komisja oceni dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Aby zwiększyć pewność, że kwalifikowany podpis elektroniczny uzyska pomyślną walidację DG ds. Konkurencji, istnieje możliwość sprawdzenia jego ważności poprzez skorzystanie z kwalifikowanych dostawców usług zaufania, którzy świadczą odpłatnie usługi kwalifikowanej walidacji 7 . W celach demonstracyjnych można również wykorzystać aplikację internetową Digital Signature Services (usługi podpisów cyfrowych) Komisji 8 . Aby rozwiać wszelkie wątpliwości, należy zaznaczyć, że platformy tej nie można wykorzystywać do przekazywania jakichkolwiek dokumentów dotyczących spraw, jakichkolwiek informacji poufnych ani informacji dotyczących konkretnych spraw.
11. Podpisane dokumenty nie mogą być zaszyfrowane i nie mogą zawierać żadnych certyfikatów innych niż certyfikaty związane z kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
12. Metadane kwalifikowanego podpisu elektronicznego muszą być zgodne z danymi kontaktowymi podpisującego. Używając jednego kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kilku kwalifikowanych podpisów elektronicznych do podpisania dokumentu, należy w celach informacyjnych podać dane kontaktowe podpisującego oraz umieścić na końcu dokumentu oznaczenie "[podpisano elektronicznie]". Wizualne przedstawienie podpisu elektronicznego jest fakultatywne i nie wnosi żadnej dodatkowej wartości prawnej.
13. Zmiany podpisanego dokumentu spowodują nieważność wszelkich istniejących podpisów elektronicznych. W związku z tym po wprowadzeniu jednego kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kilku kwalifikowanych podpisów elektronicznych nie należy wprowadzać żadnych zmian w dokumencie.
14. Dokumentów podpisanych elektronicznie przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie wolno blokować ani zabezpieczać hasłem. Dzięki temu specjalne oprogramowanie komputerowe Komisji będzie mieć dostęp do dokumentu w celu zweryfikowania ważności kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
3. Specyfikacje techniczne dokumentów składanych drogą elektroniczną
15. W niniejszej sekcji określono specyfikacje techniczne dotyczące dokumentów składanych drogą elektroniczną, w tym dokumentów przesyłanych przy użyciu EU Send, a także przekazywanych na zewnętrznych urządzeniach pamięciowych.
16. Przed złożeniem wszystkie dokumenty składane w formacie elektronicznym muszą zostać przeskanowane w poszukiwaniu wirusów i muszą być wolne od wirusów. Komisja usunie wszelkie zainfekowane pliki i unieszkodliwi wszelkie zainfekowane zewnętrzne nośniki danych. W wyniku usunięcia lub unieszkodliwienia plików złożenie dokumentów może zostać uznane za nieważne lub niekompletne.
17. Dokumentów składanych przy użyciu EU Sign nie wolno szyfrować. Zaleca się natomiast zdecydowanie szyfrowanie dokumentów dostarczanych na zewnętrznych urządzeniach pamięciowych. Szyfrowanie powinno być realizowane wyłącznie na poziomie urządzenia pamięciowego. Poszczególne dokumenty zapisane na urządzeniu nie powinny być natomiast chronione hasłem. Hasła do odszyfrowania należy przesłać oddzielnie.
18. Wszystkie dokumenty muszą być sporządzone w formacie PDF (Portable Document Format) lub w formacie arkusza kalkulacyjnego (XLSX) (z zastrzeżeniem punktu 21 poniżej). Dokumenty w formacie PDF muszą mieć możliwość wyszukiwania - jako plik PDF utworzony cyfrowo lub poprzez zeskanowanie do celów optycznego rozpoznawania znaków (OCR). W dokumentach w formacie XLSX wszystkie dane podstawowe należy pozostawić niezredagowane, a wszystkie podstawowe formuły i algorytmy powinny być nienaruszone.
19. Nazwy plików poszczególnych dokumentów powinny być takie, by umożliwiały łatwą identyfikację odpowiedniej sekcji formularza CO, skróconego formularza CO, formularza UW lub formularza RM. Nazwa pliku dokumentu powinna zawierać również numer postępowania, którego dotyczy składany dokument. Nazwy plików dokumentów nie mogą zawierać znaków specjalnych oraz znaków systemów pisma innych niż alfabet łaciński, a pełna ścieżka musi być ograniczona do 250 znaków.
20. Każda strona w pliku PDF musi być oznaczona identyfikatorem przedsiębiorstwa i kolejnym numerem kontrolnym dokumentu (np. ABC-00000001).
4. Dodatkowe specyfikacje dla dokumentów wewnętrznych składanych w ramach sekcji 5.4 formularza CO
21. Dokumenty należy składać w formacie natywnym (tj. nieskonwertowane do formatu PDF w celu przedłożenia Komisji w ramach formularza CO).
22. Wiadomości e-mail i inne pliki należy składać jako osobne pliki (nie powinny być zapisane w formatach ".pst", ".zip" ani ".nsf"). Pliki nsf należy przekonwertować do dowolnego "pojedynczego" formatu wiadomości e-mail (jak np. ". msg" lub ".eml").
23. Dokumenty muszą być przekazywane w całości i w formie niezredagowanej. Wszystkie podstawowe metadane muszą być nienaruszone. Niedozwolone jest stosowanie jakiegokolwiek oprogramowania do usuwania duplikatów lub kontrolowania wątków wiadomości e-mail.
5. Alternatywne metody podpisywania i składania dokumentów do DG ds. Konkurencji
24. Jeżeli platforma EU Send jest niedostępna z powodu prac konserwacyjnych lub z przyczyn technicznych niezależnych od Komisji, należy niezwłocznie skontaktować się z zespołem wsparcia informatycznego EU Send (COMP-EU-SEN D@ec.europa.eu). Nie należy korzystać z tego adresu do przesyłania jakichkolwiek dokumentów ani do omawiania jakichkolwiek informacji poufnych lub dotyczących konkretnych spraw.
25. Jeżeli przekazanie za pomocą EU Send jest technicznie niemożliwe, a Komisja wyjątkowo zezwala na skorzystanie z innego sposobu przekazania dokumentów, dokumenty, których wielkość nie przekracza 10 gigabajtów, można doręczyć osobiście lub przesłać przesyłką poleconą do DG ds. Konkurencji. Należy w tym celu używać zewnętrznych urządzeń pamięciowych, takich jak USB, CD lub DVD, lub dyski twarde ze złączem zewnętrznym USB 2.0 lub 3.0, sformatowane w formacie danych nieskompresowanych zgodnym z systemem Microsoft Windows. Dokumenty te muszą być podpisane cyfrowo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
26. Jeżeli podpisanie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym nie jest wykonalne, a Komisja wyjątkowo zezwala na skorzystanie z innego sposobu dokonania podpisu, można do DG ds. Konkurencji doręczyć osobiście lub przesłać przesyłką poleconą papierową kopię wszystkich składanych dokumentów podpisaną ręcznie. W takim przypadku do dokumentów tych należy dołączyć w celach informacyjnych dwie kopie cyfrowe wszystkich dokumentów na zewnętrznych urządzeniach pamięciowych (takich jak USB, CD, DVD lub zewnętrzne dyski twarde ze złączem zewnętrznym USB 2.0 lub 3.0, sformatowane w formacie danych nieskompresowanych zgodnym z systemem Microsoft Windows). Należy również dołączyć podpisane ręcznie oświadczenie, że podpisana kopia papierowa i kopie cyfrowe są identyczne.
6. Data rozpoczęcia stosowania
27. Instrukcje zawarte w niniejszym komunikacie będą miały zastosowanie od dnia wejścia w życie rozporządzenia wykonawczego.
