Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji

(2013/C 365/35)

(Dz.U.UE C z dnia 13 grudnia 2013 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej (zwana dalej "Agencją", inaczej "FRONTEX") z siedzibą w Warszawie została ustanowiona rozporządzeniem Rady (WE) nr 2007/2004 ¹ . Zadaniem Agencji jest koordynacja działań państw członkowskich w dziedzinie zarządzania granicami zewnętrznymi (wsparcie współpracy operacyjnej, pomoc techniczna i operacyjna, analiza ryzyka) ² .

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej (TFUE) Trybunał zbadał:

a) roczne sprawozdanie finansowe Agencji obejmujące sprawozdanie finansowe ³ oraz sprawozdanie z wykonania budżetu ⁴ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2012 r.; jak również

b) legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Na mocy art. 33 i 43 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 ⁵ kierownictwo odpowiada za sporządzenie i rzetelną prezentację rocznego sprawozdania

finansowego Agencji oraz za legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw.

a) Zadania kierownictwa w zakresie rocznego sprawozdania finansowego Agencji obejmują: zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie systemu kontroli wewnętrznej umożliwiającego sporządzenie i rzetelną prezentację sprawozdania finansowego, które nie zawiera istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także wybór i stosowanie właściwych zasad (polityki) rachunkowości na podstawie zasad rachunkowości przyjętych przez księgowego Komisji ⁶ oraz sporządzanie szacunków księgowych, które są racjonalne w danych okolicznościach. Dyrektor zatwierdza roczne sprawozdanie finansowe Agencji po tym, jak zostanie ono sporządzone przez księgowego Agencji na podstawie wszystkich dostępnych informacji. Do sprawozdania finansowego księgowy dołącza oświadczenie, w którym stwierdza między innymi, czy uzyskał wystarczającą pewność, że daje ono prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji finansowej Agencji we wszystkich istotnych aspektach.

b) Zadania kierownictwa w zakresie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń i zgodności z zasadą należytego zarządzania finansami obejmują zaprojektowanie, wdrożenie i utrzymywanie skutecznego i wydajnego systemu kontroli wewnętrznej, w tym właściwego nadzoru, jak również podejmowanie odpowiednich działań w celu zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz - w razie konieczności - wszczynanie postępowań sądowych w celu odzyskania nienależnie wypłaconych lub niewłaściwie wykorzystanych środków finansowych.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie ⁷ , na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Trybunał przeprowadza kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksem etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli

wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

6. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w rocznym sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Dobór procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnego zniekształcenia w rocznym sprawozdaniu finansowym lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu zaprojektowania procedur kontroli odpowiednich w danych okolicznościach kontroler, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej w zakresie dotyczącym sporządzania i rzetelnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad (polityki) rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji rocznego sprawozdania finansowego.

7. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli stanowią wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania poświadczenia wiarygodności.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

8. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji przedstawia rzetelnie we wszystkich istotnych aspektach jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2012 r. oraz wyniki transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji.

Uzasadnienie odstąpienia od wyrażenia opinii na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

9. Wydatki związane z dotacjami wyniosły w 2012 r. 56 mln euro, co stanowi 63 % całości wydatków operacyjnych. W celu zweryfikowania wydatków deklarowanych przez beneficjentów Agencja przed dokonaniem płatności przeprowadza kontrole racjonalności, jednak zwykle nie żąda przedstawienia dokumentacji towarzyszącej.

10. W 2012 r. Agencja przyjęła strategię kontroli ex post, która stanowi kluczowy mechanizm kontroli służący ocenie legalności i prawidłowości transakcji przeprowadzanych przez Agencję. W 2012 r. przeprowadzono trzy kontrole mające na celu weryfikację wydatków zwróconych w roku 2011. Nie zweryfikowano natomiast do tej pory żadnych wydatków dokonanych w 2012 r.

11. Wobec braku faktycznych weryfikacji ex ante i ex post nie ma pewności co do legalności i prawidłowości przeprowadzonych w 2012 r. transakcji związanych z dotacjami. Trybunał nie uzyskał wystarczających i odpowiednich dowodów co do legalności i prawidłowości przeprowadzonych w 2012 r. transakcji związanych z dotacjami.

Odstąpienie od wyrażenia opinii na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

12. Ze względu na istotność i rozległy wpływ kwestii opisanej w uzasadnieniu odstąpienia od wyrażenia opinii (pkt 9-11) Trybunał nie był w stanie uzyskać dowodów kontroli, które mogłyby stanowić wystarczającą i odpowiednią podstawę do wydania opinii. Wobec tego Trybunał odstępuje od wyrażenia opinii na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń.

13. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału na temat wiarygodności rozliczeń ani odstąpienia przezeń od wyrażenia opinii na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń.

UWAGI DOTYCZĄCE MECHANIZMÓW KONTROLNYCH

14. Spis z natury był niepełny i nie obejmował wszystkich aktywów będących własnością Agencji. Nie uwzględniono aktywów w budowie ani aktywów nabytych pod koniec roku.

15. Nie istnieje procedura związana z likwidacją środków trwałych. Środki trwałe wycofane z użytku są wykreślane z ewidencji środków trwałych bez ich faktycznej likwidacji. Nie jest prowadzona ewidencja tych środków.

16. Nadal stwierdzono uchybienia w systemie uzgadniania przedstawionych przez dostawców zestawień z odpowiadającymi im pozycjami w systemie ewidencyjnym Agencji.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM

17. Budżet Agencji na 2012 r. wyniósł 89,6 mln euro, z czego 21,8 mln euro (25 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania) zostało przeniesionych na rok 2013. Przeniesione środki związane z tytułem III (wydatki operacyjne) wyniosły 19,6 mln euro. Taki poziom przeniesień jest zbyt wysoki i niezgodny z zasadą jednoroczności budżetu, choć częściowo wynika z operacyjnego, wieloletniego charakteru działalności Agencji. Do końca lutego 2013 r. anulowano 1,1 mln euro z przeniesionych środków.

18. W 2012 r. Agencja dokonała 39 przesunięć budżetowych na kwotę 11,5 mln euro, dotyczących 70 z 79 pozycji budżetowych. Częściowo jest to spowodowane tym, że druga poprawka budżetowa na 2012 r. została zatwierdzona dopiero w październiku 2012 r., a środki na prowadzenie działalności zostały w międzyczasie przesunięte z innych pozycji budżetowych.

INNE UWAGI

19. W zbadanych procedurach rekrutacyjnych stwierdzono poważne niedociągnięcia w zakresie przejrzystości i równego traktowania kandydatów: pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne nie były ustalane przed przystąpieniem do badania kandydatur przez komisję selekcyjną; nie określano progów punktowych warunkujących dopuszczenie do egzaminów pisemnych i do rozmowy kwalifikacyjnej oraz umieszczenie na listach odpowiednich kandydatów; komisja selekcyjna nie udokumentowała wszystkich swoich posiedzeń i decyzji.

DZIAŁANIA PODJĘTE W ZWIĄZKU Z ZESZŁOROCZNYMI UWAGAMI

20. Przegląd działań naprawczych podjętych w wyniku uwag zgłoszonych przez Trybunał w roku poprzednim przedstawiono w załączniku I.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 9 lipca 2013 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

 Działania podjęte w związku z zeszłorocznymi uwagami

Rok	Uwagi Trybunału	Działania naprawcze (zrealizowane / w trakcie realizacji / niepodjęte / brak danych lub nie dotyczy)
2011	Podobnie jak w roku ubiegłym, poziom przeniesień jest zbyt wysoki i niezgodny z zasadą jednoroczności budżetu.	niepodjęte
2011	W obrębie łącznej kwoty przeniesień Agencja przeniosła zobowiązania globalne w wysokości 5,1 mln euro. Regulamin finansowy Agencji nie zapewnia jednak wyraźnej podstawy dla takiego przeniesienia(1).	brak danych lub nie dotyczy
2011	W 2011 r. Agencja sfinansowała dotacje dla wspólnych działań w kwocie 74 mln euro. W ramach weryfikacji wydatków deklarowanych przez beneficjentów (państwa członkowskie i kraje stowarzyszone w ramach Układu z Schengen) Agencja, mimo przeprowadzania kontroli racjonalności, zwykle nie wymaga dokumentacji towarzyszącej, która pozwoliłaby ograniczyć ryzyko niewykrycia wydatków niekwalifikowalnych.	w trakcie realizacji
2011	Podobnie jak w roku ubiegłym, system rachunkowości Agencji nie został jeszcze zatwierdzony przez księgowego.	zrealizowane
2011	Zidentyfikowano uchybienia kontroli wewnętrznej w zakresie zarządzania środkami trwałymi. Nie istnieje procedura związana ze zbyciem aktywów trwałych, a spis z natury nie jest kompletny.	w trakcie realizacji
(1) Art. 62 ust. 2 regulaminu finansowego Agencji stanowi: "Globalne zobowiązania budżetowe pokrywają całkowity koszt odpowiednich indywidualnych zobowiązań prawnych podjętych do dnia 31 grudnia roku n + 1". Ani w rozporządzeniu finansowym UE, ani w regulaminie finansowym Agencji nie sprecyzowano kwestii zastosowania globalnych zobowiązań dla środków niezróżnicowanych. Agencja wykorzystała globalne zobowiązania, aby uzasadnić automatyczne przeniesienie środków niezróżnicowanych.

ZAŁĄCZNIK  II

 Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej (Warszawa)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 74 i art. 77 ust. 2 lit. b) i d) Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Art. 74: "Rada przyjmuje środki w celu zapewnienia współpracy administracyjnej między właściwymi służbami państw członkowskich w dziedzinach, o których mowa w niniejszym tytule, jak również między tymi służbami a Komisją. [...]" Art. 77 ust. 2: "[...] Parlament Europejski i Rada, stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą prawodawczą, przyjmują środki dotyczące: [...] b) kontroli, którym podlegają osoby przekraczające granice zewnętrzne; [...] [...] d) wszelkich środków niezbędnych dla stopniowego wprowadzania zintegrowanego systemu zarządzania granicami zewnętrznymi [...]".
Kompetencje Agencji (rozporządzenie Rady (WE) nr 2007/2004, zmienione rozporządzeniem (WE) nr 863/2007 i rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 1168/2011) (ostatnia zmiana weszła w życie z dniem 12.12.2011 r.; zawartość tabeli przedstawia sytuację po tej ostatniej zmianie)	Cele Agencja została ustanowiona w celu poprawy zintegrowanego zarządzania zewnętrznymi granicami państw członkowskich UE. Główne zadania a) koordynacja współpracy operacyjnej między państwami członkowskimi w dziedzinie zarządzania granicami zewnętrznymi; b) wspomaganie państw członkowskich w szkoleniach krajowych funkcjonariuszy straży granicznej, w tym w ustanowieniu wspólnych standardów szkoleniowych; c) przeprowadzanie analizy ryzyka, w tym oceny zdolności państw członkowskich do sprostania zagrożeniom i presji na ich granicach zewnętrznych; d) udział w rozwoju badań mających znaczenie dla kontroli i ochrony granic zewnętrznych; e) wspomaganie państw członkowskich w sytuacjach wymagających zwiększonej pomocy technicznej i operacyjnej, w szczególności państw członkowskich stojących w obliczu szczególnej i nieproporcjonalnej presji; f) udzielanie państwom członkowskim niezbędnego wsparcia, w tym, na wniosek, zapewnianie koordynacji lub organizacji wspólnych operacji powrotowych; g) ustanawianie europejskich zespołów straży granicznej, których funkcjonariusze będą oddelegowywani do wspólnych operacji, projektów pilotażowych lub szybkich interwencji; h) opracowywanie i wdrażanie systemów informacyjnych w celu wymiany informacji, w tym sieci informowania i koordynacji; i) zapewnianie niezbędnej pomocy w opracowywaniu i wdrażaniu europejskiego systemu nadzoru granic (EUROSUR).
Zarządzanie	Zarząd Skład: po jednym przedstawicielu z każdego państwa członkowskiego, dwóch przedstawicieli Komisji i po jednym przedstawicielu z każdego kraju stowarzyszonego w ramach Układu z Schengen. Zadania: a) mianuje Dyrektora Wykonawczego; b) przyjmuje sprawozdanie ogólne Agencji; c) przyjmuje program pracy Agencji; d) określa procedury podejmowania decyzji związanych z zadaniami operacyjnymi Agencji; e) sprawuje funkcje związane z budżetem Agencji; f) sprawuje władzę dyscyplinarną nad Dyrektorem Wykonawczym lub jego zastępcą; g) określa regulamin; h) określa strukturę organizacyjną Agencji i przyjmuje politykę kadrową Agencji; i) przyjmuje wieloletni plan Agencji. Dyrektor Wykonawczy Mianowany przez Zarząd na wniosek Komisji. Kontrola zewnętrzna Europejski Trybunał Obrachunkowy. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Agencji w roku 2012 (2011)	Ostateczny budżet 89,6 (118,2) mln euro dotacja Unii 84 (111) mln euro Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2012 r.: Plan zatrudnienia: Przewidziana liczba pracowników tymczasowych: 143 (143), z czego obsadzonych stanowisk: 137 (141) Inne stanowiska: Przewidziana liczba pracowników kontraktowych: 87 (88), z czego obsadzonych stanowisk: 84 (85) Przewidziana liczba oddelegowanych ekspertów krajowych: 83 (83), z czego obsadzonych stanowisk: 82 (78) Liczba stanowisk ogółem: 313 (314), z czego obsadzonych: 303 (304), w tym wykonujący zadania: operacyjne: 216 (214), administracyjne: 87 (90)
Produkty i usługi w roku 2012 (2011)	Jednostka ds. Analizy Ryzyka - sporządzono 80 (20) sprawozdań strategicznych, w tym trzy standardowe sprawozdania roczne, dwa sprawozdania roczne nowego rodzaju, sześć sprawozdań dostosowanych do potrzeb, dziewięć sprawozdań kwartalnych przedstawiających aktualny stan i analizę sytuacji w państwach członkowskich i wybranych regionach graniczących z UE, 60 strategicznych sprawozdań pokontrolnych; 482 (469) analizy na potrzeby planowania, realizacji i oceny wspólnych działań; 54 (112) sprawozdania innego rodzaju, w tym dokumenty informacyjne dla kierownictwa Agencji, Komisji Europejskiej i innych; opublikowano siedem (sześć) sprawozdań strategicznych dla ogółu społeczeństwa poprzez stronę internetową Agencji. Rozpoczęto wprowadzanie zaktualizowanej wersji wspólnego zintegrowanego modelu analizy ryzyka (CIRAM v 2.0) obejmującej tłumaczenie na wybrane języki urzędowe UE. Zorganizowano cztery (cztery) regularne spotkania Sieci Analizy Ryzyka Frontex, pięć spotkań nowej sieci ekspertów z państwami członkowskimi w sprawie fałszowania dokumentów unijnych, dwa (dwa) spotkania dotyczące taktycznej analizy ryzyka, sześć (pięć) regionalnych spotkań/konferencji ekspertów i trzy regionalne warsztaty techniczne. Zgodnie z zadaniami Jednostki ds. Analizy Ryzyka w ramach EUROSUR w 2012 r. podjęto następujące działania, o których w razie potrzeby poinformowano państwa członkowskie lub które z nimi skonsultowano w ramach grupy użytkowników ds. poziomu "analizy": w zakresie poziomu "analizy" CPIP/ESP: dostarczenie treści (281 produktów w 2012 r.), prace przygotowawcze dotyczące podstawowych usług i narzędzi analizy; opracowanie koncepcji dotyczącej metody przypisania poziomów wpływu. Jednostka ds. Wspólnych Działań zorganizowała 17 (19) wspólnych działań, 12 (14) projektów pilotażowych, 10 (15) konferencji i 25 spotkań. Ponadto w ramach koordynowanych przez Agencję 39 (42) wspólnych działań dotyczących powrotów wróciło 2 110 (2 059) osób. Łączna liczba dni operacyjnych w ramach wszystkich wspólnych działań wyniosła 3 503 (7 754), a skumulowana liczba operacyjnych osobodni wyniosła 117 114 (105 038). Centrum Sytuacyjne Fronteksu sporządziło 2 169 (1 900) sprawozdań sytuacyjnych, 31 sprawozdań o poważnych zdarzeniach, 27 informacji o najświeższych wiadomościach i 13 (11) raportów informacyjnych na temat misji. Ponadto Centrum zamieściło 145 powiadomień o dokumentach na portalu FOSS (Frontex One-Stop-Shop - punkt kompleksowej obsługi) oraz 2 130 przedmiotów w EUROSUR. Codzienne biuletyny dostarczano 241 (400) użytkownikom. Przekazano 308 informacji do mediów na potrzeby przygotowania codziennych sprawozdań sytuacyjnych oraz informacji operacyjnych. Centrum Sytuacyjne Fronteksu, jako pojedynczy punkt kontaktu do celów wymiany informacji z zewnętrznymi odbiorcami, przetworzyło ponad 24 000 (24 000) pozycji korespondencji i zamieściło 6 000 dokumentów w punkcie kompleksowej obsługi (Frontex One-Stop-Shop), który stanowi główną platformę wymiany informacji pomiędzy Fronteksem a partnerami zewnętrznymi. Centrum otrzymało około 30 000 zgłoszeń za pośrednictwem aplikacji do informowania o wspólnych działaniach (Joint Operations Reporting Application - JORA) oraz zorganizowało szkolenia dotyczące tej aplikacji dla 500 funkcjonariuszy Fronteksu oraz osób z państw członkowskich i państw stowarzyszonych w ramach Układu z Schengen. W ramach 3 programów obejmujących 19 (20) projektów Jednostka ds. Szkoleń zorganizowała 207 (223) działań szkoleniowych, w których wzięło udział 2 980 (3 490) osób (eksperci ds. szkoleń, uczestnicy szkolenia itp.). Zainteresowane podmioty przeznaczyły na działania szkoleniowe łącznie 13 300 (12 947) osobodni W ramach kształcenia zawodowego funkcjonariuszy Straży Granicznej Frontex zakończył opracowanie sektorowych ram kwalifikacji dla Straży Granicznej - nadrzędnych ram kształcenia i szkoleń dla Straży Granicznej, ze szczególnym naciskiem na uwzględnienie praw podstawowych. Ramy te są zgodne z unijnymi standardami kształcenia ustalonymi w ramach procesów kopenhaskiego i bolońskiego. Jednostka ds. Połączonych Zasobów - znaczna poprawa zdolności reagowania dzięki utworzeniu nowych europejskich zespołów straży granicznej i zarządzaniu nimi oraz wprowadzeniu wspólnych zasobów sprzętu, który ma być stosowany podczas wspólnych operacji, projektów pilotażowych oraz nagłych interwencji. Jednostka wdrożyła siedem (sześć) projektów w celu poprawy ogólnej skuteczności operacji podejmowanych przez Frontex. W ramach realizacji własnych projektów jednostka zorganizowała 11 wydarzeń, w których uczestniczyło 295 osób z państw członkowskich. Zainteresowane podmioty przeznaczyły na działania jednostki łącznie około 551 osobodni. Wydział Badań i Rozwoju zorganizował 39 (34) spotkań, w których uczestniczyło 1 020 osób z państw członkowskich, państw stowarzyszonych w ramach Układu z Schengen, instytucji unijnych, organizacji międzyrządowych i międzynarodowych, szkół, instytutów badawczych i przedsiębiorstw prywatnych. Pracownicy wydziału uczestniczyli w blisko 100 (130) wydarzeniach wewnętrznych i zewnętrznych. Wydział sporządził różne dokumenty, sprawozdania i badania: dwie dobre praktyki, trzy wytyczne, jedno badanie, jedną analizę kosztów i korzyści oraz jedno sprawozdanie techniczne. Dokumenty zostały przekazane zainteresowanym podmiotom. Współpraca z państwami trzecimi: W 2012 r. zawarto dwa (dwa) porozumienia robocze z nigeryjskim urzędem imigracyjnym oraz z Radą Bezpieczeństwa Narodowego Republiki Armenii, w wyniku czego łączna liczba porozumień roboczych wzrosła do 18 (16). Podpisano protokół ustaleń z Ministerstwem Spraw Zagranicznych Republiki Turcji. W ramach poszczególnych porozumień roboczych zacieśniano współpracę operacyjną pomiędzy Agencją a partnerami z państw trzecich dotyczącą kwestii bezpieczeństwa granic i zarządzania nimi, mając na celu systematyczne pogłębianie wzajemnie korzystnego i trwałego partnerstwa. Wymierne rezultaty osiągnięto w szczególności w zakresie wymiany informacji, szkoleń i wspólnych działań operacyjnych. Współpraca z organami UE oraz organizacjami międzynarodowymi: W 2012 r. podpisano dwa porozumienia robocze z Biurem Narodów Zjednoczonych ds. narkotyków i przestępczości (UNODC) oraz z Europejskim Urzędem Wsparcia w dziedzinie Azylu (EASO), w wyniku czego łączna liczba porozumień wzrosła do 12 (10). W ramach współpracy międzyagencyjnej w 2012 r. Frontex przewodniczył grupie kontaktowej ds. agencji UE i WSiSW dążącej do rozwijania współpracy i tworzenia synergii pomiędzy różnymi agencjami WSiSW. W tym kontekście Frontex zorganizował kilka spotkań, konferencję ekspertów na temat ochrony danych oraz doroczne spotkanie prezesów agencji WSiSW. Ponadto podjęto szereg działań związanych z realizacją wspólnego oświadczenia agencji dotyczącego handlu ludźmi.
Źródło: informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

Agencja przyjmuje do wiadomości odstąpienie Trybunału od wyrażenia opinii na temat zgodności z prawem i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń.

Z uwagi na fakt, że beneficjentami Fronteksu są krajowe organy służb kontroli granicznej państw członkowskich i państw stowarzyszonych z grupą Schengen, występując o zwrot kosztów, muszą one podpisać deklarację, że wszelkie podane informacje są kompletne, rzetelne i prawdziwe; obowiązkiem beneficjentów jest również poświadczenie, że ich wniosek o płatność jest uzasadniony odpowiednimi dokumentami potwierdzającymi. Agencja nie uważa zatem, że brakuje skutecznych kontroli ex ante, bowiem są one oparte na deklaracjach organów publicznych i kontrolach wiarygodności. Agencja podjęła jednak działania mające wzmocnić ramy kontroli ex ante i od czerwca 2013 r. działa system kontroli ex ante oparty na analizie ryzyka.

14. Spis z natury był niepełny i nie obejmował wszystkich aktywów będących własnością Agencji. Nie uwzględniono aktywów w budowie ani aktywów nabytych pod koniec roku.

Uchybienia opisane w związku ze sprawozdaniem ze spisu zostaną poprawione w rocznym spisie na 2013 r. Poprawiony dokument nt. strategii dokonywania spisu ma zostać przyjęty w lecie 2013 r.

15. Nie istnieje procedura związana z likwidacją środków trwałych. Środki trwałe wycofane z użytku są wykreślane z ewidencji środków trwałych bez ich faktycznej likwidacji. Nie jest prowadzona ewidencja tych środków.

Obecna strategia likwidacji środków trwałych z zakresu ICT zostanie zaktualizowana i rozszerzona, tak by obejmowała wszystkie środki trwałe Fronteksu. Przewidywany termin to sierpień 2013 r. Po przyjęciu strategii dotyczącej likwidacji środków ICT wykreślone środki trwałe zostaną fizycznie usunięte w drugiej połowie 2013 r.

16. Nadal stwierdzono uchybienia w systemie uzgadniania przedstawionych przez dostawców zestawień z odpowiadającymi im pozycjami w systemie ewidencyjnym Agencji.

Jak wskazano już w poprzednich latach, większość organów publicznych, z którymi Agencja współpracuje, nie posiada scentralizowanego system księgowości, który umożliwiłby im uzgadnianie zestawień. Dlatego uzgodnienia pochłaniają wiele czasu, ponieważ konieczne jest uwzględnianie różnych pozycji u różnych organów.

17. Budżet Agencji na 2012 r. wyniósł 89,6 mln euro, z czego 21,8 mln euro (25 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania) zostało przeniesionych na rok 2013. Przeniesione środki związane z tytułem III (wydatki operacyjne) wyniosły 19,6 mln euro. Tak wysoki poziom przeniesień jest nadmierny i niezgodny z zasadą jednoroczności budżetu, choć częściowo wynika z operacyjnego, wieloletniego charakteru działalności Agencji. Do końca lutego 2013 r. anulowano 1,1 mln euro z przeniesionych środków.

Agencja docenia uwagę Trybunału na temat wieloletniego charakteru jej działalności oraz uznanie faktu, że środki wynikające z poprawki budżetowej zostały przeniesione dopiero pod koniec 2012 r.

Środki na zobowiązania związane z działaniami finansowanymi z budżetu na 2012 r. zaciągnięto więc bardzo późno pod koniec roku, a częściowo zostaną wykonane dopiero w 2013 r.

18. W 2012 r. Agencja dokonała 39 przesunięć budżetowych na kwotę 11,5 mln euro, dotyczących 70 z 79 pozycji budżetowych. Częściowo jest to spowodowane tym, że druga poprawka budżetowa na 2012 r. została zatwierdzona dopiero w październiku 2012 r., a środki na prowadzenie działalności zostały w międzyczasie przesunięte z innych pozycji budżetowych.

Środki pochodzące z poprawki budżetowej zostały przeniesione dopiero pod koniec 2012 r. Agencja zmuszona była dokonać przesunięć z wielu pozycji budżetowych, w których nie było konieczne natychmiastowe wykorzystanie środków lub gdzie rozpoczęcie działań/przetargów mogło zostać odroczone, tak by zaspokoić najpilniejsze potrzeby współfinansowania wspólnych operacji.

19. W zbadanych procedurach naboru pracowników stwierdzono poważne niedociągnięcia w zakresie przejrzystości i równego traktowania kandydatów: pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne były ustalane po dokonaniu przeglądu kandydatur przez komisję selekcyjną; nie określano progów punktowych warunkujących dopuszczenie do egzaminów pisemnych i do rozmowy kwalifikacyjnej oraz umieszczenie na listach odpowiednich kandydatów; komisja selekcyjna nie udokumentowała wszystkich swoich posiedzeń i decyzji.

W 2013 r. dział ds. zasobów ludzkich będzie bardziej rygorystycznie monitorował proces rekrutacji i wdroży środki w celu podniesienia świadomości w tej dziedzinie wśród członków komisji rekrutacyjnej. Dział ds. zasobów ludzkich zastosuje także bardziej rygorystyczne podejście do dokumentowania wszystkich etapów procesów rekrutacyjnych.

1 Dz.U. L 349 z 25.11.2004, s. 1.

2 Do celów informacyjnych w załączniku II skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

3 Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku wyniku ekonomicznego, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu znaczących zasad (polityki) rachunkowości i informacji dodatkowej.

4 Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

5 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

6 Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodo-wych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Stan-dardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

7 Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2013.365.251
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach Państw Członkowskich Unii Europejskiej za rok budżetowy 2012 wraz z odpowiedziami Agencji.
• Data aktu: 09/07/2013
• Data ogłoszenia: 13/12/2013