Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Instytutu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Instytutu

(2012/C 388/17)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2012 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (zwany dalej Instytutem) z siedzibą w Wilnie został ustanowiony rozporządzeniem (WE) nr 1922/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 20 grudnia 2006 r.⁽¹⁾. Do zadań Instytutu należy gromadzenie, analiza i rozpowszechnianie informacji na temat równości mężczyzn i kobiet, opracowanie, analizowanie, ocena i rozpowszechnianie odpowiednich narzędzi metodycznych służących do wspierania włączania problematyki równości płci do wszystkich polityk Unii i do wynikających z nich polityk krajowych⁽²⁾. Instytut uzyskał pełną niezależność w 2010 r.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Instytut systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Instytutu obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Instytutu, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁶⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie⁽⁷⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych⁽⁸⁾, które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie⁽⁹⁾, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Instytutu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

6. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Instytutu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Instytutu⁽¹⁰⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jego transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji⁽¹¹⁾.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Instytutu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

12. Łączne środki budżetowe wyniosły 7,5 mln euro wobec 5,9 mln euro w roku poprzednim. Zobowiązania budżetowe zaciągnięto na kwotę 6,7 mln euro. Łączna wartość środków przeniesionych na 2012 r. wynosi 3,3 mln euro, tj. 50 % łącznych zobowiązań. Tak wysoki poziom przeniesionych środków jest niezgodny z zasadą jednoroczności budżetu.

UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH W STOSOWANYCH PRZEZ INSTYTUT SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI

13. Trybunał stwierdził konieczność poprawy dokumentacji dotyczącej spisu z natury środków trwałych oraz szacunków rozliczeń międzyokresowych.

14. W grudniu 2011 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji Europejskiej przeprowadziła ograniczony przegląd wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej w Instytucie. Instytut przyjął zalecenia dotyczące sfinalizowania procedury wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej, a kierownictwo przyjęło plan działania, który ma być realizowany w 2012 r.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 11 września 2012 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 403 z 30.12.2006, s. 9.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Instytutu.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁷⁾ Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁸⁾ Zasady przedstawiania przez agencje sprawozdań finansowych oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Instytutu.

⁽⁹⁾ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

⁽¹⁰⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 6 czerwca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 13 czerwca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.eige.europa.eu/

⁽¹¹⁾ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

ZAŁĄCZNIK 

Europejski Instytut ds. Równości Kobiet i Mężczyzn (Wilno) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 2 i 3 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Unia opiera się na wartościach poszanowania godności osoby ludzkiej, wolności, demokracji, równości, państwa prawnego, jak również poszanowania praw człowieka, w tym praw osób należących do mniejszości. Wartości te są wspólne państwom członkowskim w społeczeństwie opartym na pluralizmie, niedyskryminacji, tolerancji, sprawiedliwości, solidarności oraz na równości kobiet i mężczyzn. Zwalcza wyłączenie społeczne i dyskryminację oraz wspiera sprawiedliwość i ochronę socjalną, równość kobiet i mężczyzn, solidarność między pokoleniami i ochronę praw dziecka.
Kompetencje Instytutu (rozporządzenie (WE) nr 1922/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady)	Cele Wzmacnianie i przyczynianie się do promocji równości płci, w tym również włączania problematyki płci do głównego nurtu polityki we wszystkich politykach Unii oraz wynikających z nich polityk krajowych oraz zwalczanie dyskryminacji ze względu na płeć, a także podnoszenie poziomu świadomości obywateli UE w zakresie problematyki równości mężczyzn i kobiet. Zadania - gromadzi, analizuje i rozpowszechnia obiektywne, rzetelne i porównywalne informacje dotyczące równości płci, - opracowuje metody w celu poprawy porównywalności, obiektywności i rzetelności danych na poziomie europejskim, - opracowuje, analizuje, ocenia i rozpowszechnia narzędzia metodologiczne służące wspieraniu włączania problematyki płci do głównego nurtu polityki we wszystkich politykach Unii i do wynikających z nich politykach krajowych, oraz służące wspieraniu włączania problematyki płci do głównego nurtu polityki przez wszystkie instytucje i organy Unii, - prowadzi badania sytuacji w Europie w zakresie równości płci, - tworzy i koordynuje europejską sieć na rzecz równości płci, - organizuje spotkania ad hoc ekspertów w celu wspierania prac badawczych Instytutu, - organizuje wspólnie z zainteresowanymi stronami konferencje, kampanie i spotkania na poziomie europejskim, w celu podnoszenia poziomu świadomości obywateli UE na temat równości płci, a ustalenia i wnioski przekazuje Komisji, - rozpowszechnia informacje dotyczące niestereotypowych ról kobiet i mężczyzn we wszystkich dziedzinach życia, przedstawia swoje wnioski i inicjatywy służące nagłaśnianiu tego typu historii sukcesów życiowych i ich wykorzystaniu jako podstawy do dalszych działań, - rozwija dialog i współpracę z organizacjami pozarządowymi, organizacjami zajmującymi się równością szans, uczelniami i ekspertami, ośrodkami badawczymi, partnerami społecznymi, - tworzy zasoby dokumentacji dostępne dla społeczeństwa, - udostępnia podmiotom publicznym i prywatnym informacje dotyczące włączania problematyki płci do głównego nurtu polityki, - dostarcza instytucjom Unii informacji na temat równości płci oraz włączania problematyki płci do głównego nurtu polityki w krajach przystępujących i kandydujących.
Zarządzanie	Zarząd Skład 18 przedstawicieli mianowanych przez Radę na podstawie propozycji każdego państwa członkowskiego oraz jeden członek mianowany przez i reprezentujący Komisję, posiadający najwyższe kompetencje oraz szeroką i transdyscyplinarną wiedzę w dziedzinie równości płci. Dąży się do osiągnięcia zrównoważonego udziału mężczyzn i kobiet w zarządzie. Członkowie mianowani przez Radę reprezentują 18 państw członkowskich w porządku zgodnym z rotacją Prezydencji. Zadania Przyjmowanie rocznych i średnioterminowych programów prac, budżetu i sprawozdania rocznego. Przyjmowanie regulaminu wewnętrznego Instytutu i regulaminu wewnętrznego Zarządu. Forum ekspertów Skład Składa się z osób będących członkami organizacji lub instytucji specjalizujących się w zagadnieniach równości płci: po jednym przedstawicielu wyznaczonym przez każde państwo członkowskie, dwóch członków reprezentujących inne organizacje specjalizujące się w zagadnieniach równości płci, wyznaczonych przez Parlament Europejski oraz trzech członków wyznaczonych przez Komisję. Zadania Wspiera dyrektora w zapewnianiu doskonałości i niezależności działań instytutu, stanowi mechanizm wymiany informacji dotyczących problematyki równości płci i koncentracji zasobów wiedzy, zapewnia ścisłą współpracę Instytutu z właściwymi organizacjami/instytucjami w państwach członkowskich. Dyrektor jest mianowany przez Zarząd na podstawie listy kandydatów sporządzonej przez Komisję w wyniku publicznego konkursu. Zadania Odpowiada za wykonanie zadań, o których mowa w rozporządzeniu (WE) nr 1922/2006, przygotowanie i realizowanie rocznych i średnioterminowych programów działań; przygotowywanie posiedzeń zarządu oraz forum ekspertów, przygotowywanie i publikowanie rocznego sprawozdania, wszelkie sprawy pracownicze, sprawy związane z bieżącą administracją, drożenie procedur skutecznego monitorowania i oceny wyników działalności Instytutu. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna Służba Audytu Wewnętrznego Komisji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Instytutowi w roku 2011 (2010)	Ostateczny budżet 7,5 (5,9) mln euro, z czego dotacja Unii stanowi 100 % (100 %). Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r. 27 (25) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 26 (23), 8 (4) innych stanowisk (pracownicy kontraktowi, oddelegowani eksperci narodowi, stażysta) Liczba pracowników ogółem 35 (29), z czego wykonujący zadania: - operacyjne: 24 (18) - administracyjne: 8 (8) - mieszane: 3 (3)
Produkty i usługi w roku 2011 (2010)	Główne obszary: Porównywalne i wiarygodne dane i wskaźniki na temat równości płci, gromadzenie i przetwarzanie informacji na temat metod i praktyk prac związanych z tematyką równości płci; centrum zasobów i dokumentacji; podnoszenie świadomości, sieci i komunikacja. Liczba zainicjowanych badań: 6 (8) Wkłady dla krajów sprawujących prezydencję: 2 (2) Liczba spotkań ekspertów i grup roboczych: 19 (12) Konferencja międzynarodowa: 1 (0) Liczba raportów badawczych: 2 (0) Sprawozdania roczne: 1 (1)
Źródło: Informacje przekazane przez Instytut.

ODPOWIEDZI INSTYTUTU

12. Uzgodniono. Począwszy od 2011 r., EIGE wprowadził odpowiednią procedurę raportowania i monitorowania postępów z wykonania budżetu. Jak już wyjaśniono z Trybunałem w 2011 r., aby umożliwić przeniesienie środków, EIGE wprowadził w tytułach dopuszczalne pułapy, np.: tytuł I - do 10 %; tytuł II - do 20 %, tytuł III - do 35 %. Biorąc pod uwagę, że Instytut dopiero rozpoczął działalność, w 2011 r. i 2012 r. spodziewamy się wyższego odsetka przenoszonych środków, w szczególności w ramach tytułu III - działania operacyjne. Począwszy od 2013 r., EIGE będzie działać w ramach pułapów.

13. Uzgodniono. Wszystkie aktywa Instytutu zostaną należycie udokumentowane, oznaczone i zapisane. Ponadto EIGE opracuje i wdroży procedurę inwentaryzacji EIGE w celu zapewnienia właściwego zarządzania swoimi aktywami. Udokumentowana procedura wejdzie w życie z chwilą podpisania decyzji przez dyrektora w ostatnim kwartale 2012 r. Zostanie usprawniona procedura szacunków rozliczeń międzyokresowych.

14. Uzgodniono. Plan działania przyjęto i jest w trakcie wdrażania. Trybunał zostanie powiadomiony o postępach przed następną podróżą służbową do Wilna.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2012.388.98
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Instytutu ds. Równości Kobiet i Mężczyzn za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Instytutu.
• Data aktu: 11/09/2012
• Data ogłoszenia: 15/12/2012