Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Urzędu.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Urzędu

(2012/C 388/02)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2012 r.)

WPROWADZENIE

1. Urząd Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC) (zwany dalej "Urzędem") z siedzibą w Rydze został ustanowiony rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1211/2009⁽¹⁾. Zadaniem Urzędu jest zbieranie i analizowanie informacji dotyczących łączności elektronicznej oraz upowszechnianie wśród krajowych organów regulacyjnych najlepszych praktyk regulacyjnych, takich jak wspólne podejścia, metodyki i wytyczne w sprawie wdrażania ram regulacyjnych UE, zgodnie ze wskazaniami Rady Organów Regulacyjnych⁽²⁾.

2. W dniu 12 września 2011 r. Komisja przyznała Urzędowi autonomię finansową. Okres objęty kontrolą za rok budżetowy 2011 trwał zatem od 12 września do 31 grudnia 2011 r.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

3. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Urząd systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

4. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Urzędu obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Urzędu, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁶⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie⁽⁷⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych⁽⁸⁾, które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań.

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie⁽⁹⁾, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Urzędu oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Urzędu nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

8. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Urzędu⁽¹⁰⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jego sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jego transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jego regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji(11).

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

13. W przyjętym przez komitet zarządzający budżecie Urzędu na 2011 r. środki ujęte zostały tylko według tytułów i rozdziałów, bez podziału na artykuły i pozycje. Jest to niezgodne z zasadą specyfikacji.

14. Trybunał zidentyfikował 21 przypadków o łącznej wartości 94.120 euro, w których środki przeniesione na 2012 r. nie odpowiadały zobowiązaniom prawnym. Przeniesienia te są zatem nieprawidłowe.

UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH W STOSOWANYCH PRZEZ URZĄD SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI

15. Urząd nie przyjął i nie wdrożył jeszcze wszystkich standardów kontroli wewnętrznej. W szczególności nie utworzono centralnego rejestru faktur ani rejestru odstępstw.

INNE UWAGI

16. Urząd powinien poprawić przejrzystość procedur rekrutacji. Pytania na egzaminy ustne i pisemne nie były ustalone przed przystąpieniem do badania kandydatur przez komisję rekrutacyjną; brak było decyzji organu powołującego w sprawie powołania komisji rekrutacyjnej; nie podano kategorii zaszeregowania członków komisji rekrutacyjnej.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 5 września 2012 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 337 z 18.12.2009, s. 1.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Urzędu.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁷⁾ Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁸⁾ Zasady przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Urzędu.

⁽⁹⁾ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

⁽¹⁰⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 3 lipca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 3 lipca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.berec.europa.eu/.

⁽¹¹⁾ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

ZAŁĄCZNIK

Urząd Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (Ryga) Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 114 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Art. 114 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej - zbliżenie przepisów ustawowych w dziedzinie łączności elektronicznej.
Kompetencje Urzędu (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1211/2009)	Kompetencje Urzędu określono w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1211/2009. Urząd, o którym mowa w art. 6, dostarcza BEREC wsparcia administracyjnego oraz wiedzy fachowej. Urząd pełni swoje funkcje zgodnie ze wskazaniami Rady Organów Regulacyjnych.
Zarządzanie	W skład Urzędu wchodzą: a) komitet zarządzający; b) dyrektor zarządzający, którzy dzielą się obowiązkami administracyjnymi i odpowiedzialnością finansową, w tym obowiązkami dotyczącymi kwestii kadrowych. Odpowiedzialność za wybór personelu spoczywa jednak wyłącznie na komitecie zarządzającym (art. 7 ust. 4). Rada Organów Regulacyjnych zapewnia wskazania dotyczące produktów i usług Urzędu, jak podano w punkcie "Produkty i usługi w 2011 r.".
Środki udostępnione Urzędowi w roku 2011	Budżet ostateczny: 1,8 mln euro (budżet korygujący 1/2011) Autonomia finansowa uzyskana w dniu 12 września 2011 r. Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r.: 18
Produkty i usługi w roku 2011	Zgodnie ze wskazaniami Rady Organów Regulacyjnych Urząd zapewniał następujące usługi: - wspieranie BEREC w zakresie administracji i wiedzy fachowej, - zbieranie informacji od krajowych organów regulacyjnych oraz wymiana i przekazywanie informacji, - upowszechnianie najlepszych rozwiązań regulacyjnych wśród krajowych organów regulacyjnych w UE oraz wśród innych podmiotów, - wspieranie przewodniczącego w przygotowywaniu prac Rady Organów Regulacyjnych oraz komitetu zarządzającego Urzędu, - zapewnianie wsparcia eksperckim grupom roboczym utworzonym przez Radę Organów Regulacyjnych.
Źródło: Informacje przekazane przez Urząd.

ODPOWIEDZI URZĘDU

13. Urząd BEREC zaprzestanie tej praktyki. Budżet na 2012 r., który jest już podzielony na punkty i pozycje, zostanie zatwierdzony przez komitet zarządzający po szczegółowej analizie i opublikowany na stronie internetowej Urzędu we wrześniu 2012 r.

14. Początkowy etap działań utrudnił prawidłową prognozę przeniesień. Obecnie przeprowadzania jest szczegółowa kontrola wykonania budżetu. Pod koniec 2012 r. zostaną wydane instrukcje, a niezbędne informacje pobrane z jednostek w celu zwolnienia niewykorzystanych zobowiązań.

15. Obecny plan wdrożenia dla ICS określa terminy wdrażania dla różnych standardów w okresie od listopada 2011 r. do stycznia 2013 r. Rejestr faktur i rejestr odstępstw wdrożono 18 czerwca 2012 r., co będzie miało wpływ na dalsze rejestracje w 2012 r. Trwają przygotowania nad odpowiednimi instrukcjami administracyjnymi.

16. Do czasu otrzymania ustaleń ECA w maju 2012 r. Urząd stosował te samy procedury, co DG INFSO. W czerwcu 2012 r. w celu zastosowania tych ustaleń Urząd dokonał aktualizacji swoich wytycznych w sprawie procedur rekrutacji.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2012.388.8
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Urzędu.
• Data aktu: 05/09/2012
• Data ogłoszenia: 15/12/2012