Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji

(2012/C 388/22)

(Dz.U.UE C z dnia 15 grudnia 2012 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa na Morzu (zwana dalej "Agencją") z siedzibą w Lizbonie została ustanowiona rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1406/2002⁽¹⁾. Zadania Agencji obejmują zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa na morzu i zapobieganie zanieczyszczeniom ze statków, zapewnienie pomocy technicznej Komisji i państwom członkowskim oraz kontrolę stosowania prawodawstwa Unii i ocenę jego skuteczności⁽²⁾.

INFORMACJE LEŻĄCE U PODSTAW POŚWIADCZENIA WIARYGODNOŚCI

2. Przyjęte przez Trybunał podejście kontrolne obejmuje analityczne procedury kontrolne, bezpośrednie badanie transakcji oraz ocenę kluczowych mechanizmów kontrolnych w stosowanych przez Agencję systemach nadzoru i kontroli. Elementami uzupełniającymi to podejście są dowody uzyskane na podstawie prac innych kontrolerów (w stosownych przypadkach) oraz analiza oświadczeń kierownictwa.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony 31 grudnia 2011 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania kierownictwa

4. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z regulaminem finansowym Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁶⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie⁽⁷⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej umożliwiających sporządzanie ostatecznych sprawozdań finansowych⁽⁸⁾, które nie zawierają istotnych zniekształceń spowodowanych nadużyciem lub błędem, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań.

Zadania Trybunału

5. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie Parlamentowi Europejskiemu i Radzie⁽⁹⁾, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

6. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z wydanymi przez IFAC Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej i kodeksami etyki oraz z Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI). Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Agencji nie zawiera istotnych zniekształceń, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

7. W ramach kontroli stosuje się procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolera, w tym od oceny ryzyka wystąpienia - w wyniku nadużycia lub błędu - istotnych zniekształceń sprawozdania finansowego lub istotnej niezgodności transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania z wymogami przepisów Unii Europejskiej. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę wykorzystywany do sporządzania i rzetelnej prezentacji sprawozdań finansowych system kontroli wewnętrznej oraz systemy nadzoru i kontroli wprowadzone celem zapewnienia legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tych sprawozdań. Kontrola obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalności sporządzonych szacunków księgowych, a także ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

8. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

9. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji⁽¹⁰⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, jej sytuację finansową na dzień 31 grudnia 2011 r. oraz wyniki jej transakcji i przepływy pieniężne za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego oraz z zasadami rachunkowości przyjętymi przez księgowego Komisji⁽¹¹⁾.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

10. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2011 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

11. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

12. Budżet Agencji na rok 2011⁽¹²⁾ wyniósł 56 mln euro w porównaniu z 51 mln euro w budżecie za rok poprzedni. Zobowiązania budżetowe w wysokości 0,9 mln euro nie były związane z istniejącymi zobowiązaniami prawnymi. Agencja powinna była umorzyć i zwrócić tę kwotę Komisji na początku 2012 r. Agencja rozpoczęła jednak ten proces zbyt późno. W związku z tym i z uwagi na ograniczenia nałożone przez system informatyczny środki zostaną zablokowane na okres jednego roku oraz zostaną umorzone i zwrócone dopiero pod koniec 2012 r.

UWAGI DOTYCZĄCE KLUCZOWYCH MECHANIZMÓW KONTROLNYCH W STOSOWANYCH PRZEZ AGENCJĘ SYSTEMACH NADZORU I KONTROLI

13. Trybunał stwierdził potrzebę poprawy systemu zarządzania aktywami przez Agencję. Istnieją niewyjaśnione różnice między zaksięgowaną roczną a skumulowaną amortyzacją. Dla wytworzonych wewnętrznie wartości niematerialnych i prawnych procedury księgowości i informacje dotyczące kosztów nie są wiarygodne. Brakuje dowodów przeprowadzenia w wymaganym terminie spisu z natury sprzętu administracyjnego.

14. W grudniu 2011 r. Agencja sprzedała dwa zestawy zgarniaczy do zastosowania przy oczyszczaniu wód z wycieków ropy naftowej. Celem było otrzymanie przynajmniej wartości księgowej netto w kwocie 319.050 euro. Z uwagi na to, że cena minimalna została błędnie określona poniżej wartości księgowej netto, sprzęt został sprzedany ze stratą w wysokości 93.950 euro.

INNE UWAGI

15. Przejrzystość procedur naboru pracowników wymaga dalszej poprawy. Progi punktowe umożliwiające otrzymanie zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną, pytania na egzaminy pisemne i rozmowy kwalifikacyjne oraz odpowiadające im wagi do celów oceny kandydatów nie zostały określone przed przystąpieniem do badania kandydatur.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Louis GALEA, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniu 11 września 2012 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 208 z 5.8.2002, s. 1.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w załączniku skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające więcej informacji dotyczących wykonania budżetu i zarządzania nim.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w aktywach netto oraz opisu istotnych zasad rachunkowości i innych informacji dodatkowych.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁷⁾ Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁸⁾ Zasady przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziałach 1 i 2 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002 ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23) i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Agencji.

⁽⁹⁾ Art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1).

⁽¹⁰⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 20 czerwca 2012 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 29 czerwca 2012 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.emsa.europa.eu/

⁽¹¹⁾ Zasady rachunkowości przyjęte przez księgowego Komisji opierają się na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości Sektora Publicznego (IPSAS) wydanych przez Międzynarodową Federację Księgowych, a w kwestiach nimi nieobjętych - na Międzynarodowych Standardach Rachunkowości (MSR) / Międzynarodowych Standardach Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wydanych przez Radę Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

⁽¹²⁾ Zgodnie z trzecim budżetem korygującym z dnia 3.12.2011, nieopublikowanym jeszcze w Dzienniku Urzędowym; przedstawiono jedynie środki bieżące z tego roku.

ZAŁĄCZNIK 

Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa na Morzu (Lizbona)

Kompetencje i zadania

Zakres kompetencji Unii według Traktatu (art. 100 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej)	Wspólna polityka transportowa "Parlament Europejski i Rada, stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą, mogą ustanowić odpowiednie przepisy dotyczące transportu morskiego i lotniczego".
Kompetencje Agencji (rozporządzenie (WE) Parlamentu Europejskiego i Rady nr 1406/2002 zmienione rozporządzeniami (WE) nr 1644/2003 i (WE) nr 724/2004)	Cele Europejska Agencja ds. Bezpieczeństwa na Morzu została ustanowiona w celu zapewnienia wysokiego, jednolitego i skutecznego poziomu bezpieczeństwa na morzu i zapobiegania zanieczyszczeniom ze statków w obrębie Unii. Agencja zapewnia państwom członkowskim i Komisji potrzebną pomoc techniczną i naukową o wysokim poziomie wiedzy fachowej, w celu udzielenia im wsparcia w zakresie: - weryfikacji, czy prawodawstwo Unii Europejskiej jest właściwie stosowane w zakresie bezpieczeństwa na morzu, zabezpieczeń na morzu i zapobiegania zanieczyszczeniom ze statków, - monitorowania wprowadzania tego prawodawstwa w życie, - oceny skuteczności wprowadzanych środków. Opracowano usługi operacyjne i zaoferowano je państwom członkowskim oraz Komisji w celu wyeliminowania problemu zanieczyszczeń pochodzących ze statków w obrębie Unii oraz usługi w zakresie monitorowania ruchu statków oraz obserwacji morza. Opracowano systemy w celu wsparcia stosowania odpowiedniego prawodawstwa (system informacji THETIS w obrębie kontroli państwa portu, platforma informacyjna EMCIP w sprawie wypadków morskich, STCW-IS w obszarze szkoleń i wydawania świadectw dla marynarzy, itp.). Zadania Zadania Agencji można podzielić na cztery podstawowe obszary działalności zgodnie z jej rozporządzeniem ustanawiającym oraz odpowiednim prawodawstwem UE. Po pierwsze Agencja pomaga Komisji w monitorowaniu wprowadzania w życie prawodawstwa UE związanego, między innymi, z przeglądem statków i wydawaniem świadectw, wydawaniem świadectw wyposażenia statków, zabezpieczeniami na statkach, szkoleniami dla marynarzy oraz kontrolą państwa portu. Ponadto Agencja opracowuje i prowadzi systemy informacji morskiej na szczeblu UE. Istotnymi przykładami są system monitorowania i informacji o ruchu statków SafeSeaNEt (SSN) umożliwiający śledzenie ruchu statków i przewożonych przez nie ładunków oraz wypadków na pokładzie w obrębie UE, a także centrum danych EU LRIT umożliwiające identyfikację i śledzenie na całym świecie ruchu statków pływających pod banderą UE. Jednocześnie system gotowości do zwalczania zanieczyszczeń morskich olejami oraz reagowania na nie, obejmujący europejską sieć statków szybkiego reagowania na wypadek wycieku ropy oraz europejski system satelitarnego monitorowania wycieków ropy (CleanSeaNet) przyczynia się do działania skutecznego systemu ochrony wybrzeży i wód UE przed zanieczyszczeniami pochodzącymi ze statków. Ponadto Agencja zapewnia Komisji doradztwo naukowotechniczne w dziedzinie bezpieczeństwa morskiego i zapobiegania zanieczyszczeniom ze statków poprzez ciągły proces oceny skuteczności realizowanych działań oraz aktualizację i przygotowywanie nowego prawodawstwa. Agencja pomaga również państwom członkowskim i ułatwia współpracę między nimi oraz rozpowszechnia dobre praktyki.
Zarządzanie	Rada Administracyjna Skład Po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego, czterech przedstawicieli Komisji i czterech przedstawicieli właściwych sektorów zawodowych bez prawa głosu. Zadania - przyjmuje wieloletni strategiczny plan zatrudnienia, roczny budżet, program prac, sprawozdanie roczne i szczegółowy plan w zakresie gotowości Agencji do działań w razie wystąpienia zanieczyszczeń, - nadzoruje prace dyrektora zarządzającego. Dyrektor zarządzający Mianowany przez Radę Administracyjną. Komisja może zaproponować kandydata lub kandydatów. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy. Kontrola wewnętrzna - Służba Audytu Wewnętrznego Komisji Europejskiej. - Jednostka kontroli wewnętrznej Agencji. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.
Środki udostępnione Agencji w roku 2011 (2010)	Ostateczny budżet Środki na zobowiązania (C1) 56,4 (54,4) mln euro Środki na płatności (C1) 56,4 (50,6) mln euro Budżety korygujące opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej obejmują wiele źródeł finansowania, z czego C1 jest praktycznie jedynym źródłem finansowania. W celach zachowania jasności i przejrzystości podano wyłączenie dominujące, a zatem odpowiednie środki C1 przyznane w budżecie. Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2011 r.: Pracownicy etatowi 208 (200) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 197 (196). Pracownicy kontraktowi 29 (27) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 25 (23). Oddelegowani eksperci krajowi 15 (15) stanowisk w planie zatrudnienia, w tym obsadzonych: 15 (10).
Produkty i usługi w roku 2011	- 51 warsztatów oraz innych wydarzeń (1 442 uczestników warsztatów) - 27 różnych sesji szkoleniowych, w ramach których przeszkolono 713 krajowych ekspertów - 90 inspekcji i wizyt - system wymiany informacji morskich SafeSeaNet (SSN): operacyjny przez 99,28 % czasu w ciągu roku - 2 481 zdjęć satelitarnych zamówionych i przeanalizowanych za pomocą Clean-SeaNet - centrum danych EU LRIT: operacyjne przez 99,36 % czasu w ciągu roku - 16 umów dotyczących statków usuwających zanieczyszczenia - 64 próbnych alarmów i 26 ćwiczeń ze statkami usuwającymi zanieczyszczenia (13 działań operacyjnych i 13 działań w zakresie procedur zgłoszeniowych) - usługa wsparcia morskiego EMSA czynna całą dobę, we wszystkie dni tygodnia - system informacji THETIS: operacyjny przez 99,07 % czasu w ciągu roku.
Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

12. Agencja dokona przeglądu swych procedur zamykania roku, aby upewnić się, że pozostałe salda należności niezwiązanych z istniejącymi zobowiązaniami prawnymi zostały umorzone przed zamknięciem roku. Urzędnicy zatwierdzający otrzymali polecenie wszczęcia procedury umorzenia jak tylko stanie się oczywiste, że środek nie jest lub nie będzie w pełni wdrożony.

13. Różnice pomiędzy zarejestrowaną roczną a skumulowaną amortyzacją wynikają głównie z procedur dotyczących utraty wartości oraz z włączenia aktywów przekazanych przez strony trzecie, które zostały już częściowo zamortyzowane. Wytyczne dotyczące środków niematerialnych i prawnych wytworzonych wewnętrznie są obecnie aktualizowane, podobnie jak właściwy przydział kosztów, w oparciu o "oficjalnie zatwierdzone etapy działań" i stopień ich realizacji. Agencja dokonuje spisu swych aktywów, włącznie z ich fizycznym sprawdzeniem. Spis ma być gotowy w trzecim kwartale 2012 r.

14. Publiczna sprzedaż używanego sprzętu przeciwdziałającego zanieczyszczeniom to rozwiązanie stosowane przez EMSA po raz pierwszy. Jako cenę sprzętu agencja wskazała wartość netto (koszt zakupu pomniejszony o koszt amortyzacji), jednak ostateczną cenę ukształtowały warunki rynkowe. Wpłynęła tylko jedna oferta, która ostatecznie zakończyła się sprzedażą poniżej optymalnych oczekiwań. Korzystając z doświadczenia tej pierwszej sprzedaży, opracowano procedurę pozwalającą obliczyć i sprawdzić wartość po amortyzacji.

15. EMSA zgadza się z zaleceniami Trybunału i dokonała już odpowiednich zmian w swych procedurach rekrutacyjnych.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2012.388.129
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji ds. Bezpieczeństwa na Morzu za rok budżetowy 2011 wraz z odpowiedziami Agencji.
• Data aktu: 11/09/2012
• Data ogłoszenia: 15/12/2012