Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Agencji.

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Agencji

(2010/C 338/18)

(Dz.U.UE C z dnia 14 grudnia 2010 r.)

WPROWADZENIE

1. Europejska Agencja Kolejowa (zwana dalej Agencją), z siedzibą w Lille-Valenciennes, została ustanowiona na mocy rozporządzenia (WE) nr 881/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 kwietnia 2004 r.⁽¹⁾. Głównym zadaniem Agencji jest zwiększanie poziomu interoperacyjności systemów kolejowych oraz wypracowanie wspólnego podejścia do bezpieczeństwa celem stworzenia w Europie bardziej konkurencyjnego sektora kolejowego, o wyższym poziomie bezpieczeństwa⁽²⁾.

2. Budżet Agencji na 2009 r. wyniósł 21,0 mln euro w porównaniu z 18,0 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Liczba zatrudnionych przez Agencję pracowników wyniosła na koniec roku 127 w porównaniu ze 113 w roku poprzednim.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3. Na mocy postanowień art. 287 ust. 1 akapit drugi Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej Trybunał zbadał roczne sprawozdanie finansowe⁽³⁾ Agencji obejmujące "sprawozdanie finansowe"⁽⁴⁾ oraz "sprawozdanie z wykonania budżetu"⁽⁵⁾ za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2009 r., jak również zbadał legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

4. Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002⁽⁶⁾.

Zadania dyrektora

5. Jako urzędnik zatwierdzający, dyrektor realizuje dochody i wydatki budżetu zgodnie z przepisami finansowymi Agencji, na własną odpowiedzialność oraz w granicach zatwierdzonych środków⁽⁷⁾. Dyrektor odpowiada za ustanowienie⁽⁸⁾ struktury organizacyjnej oraz systemów i procedur zarządzania i kontroli wewnętrznej związanych ze sporządzaniem ostatecznego sprawozdania finansowego⁽⁹⁾, które jest wolne od istotnych nieprawidłowości wynikających z nadużyć lub błędów, a także za zapewnienie legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

Zadania Trybunału

6. Zadaniem Trybunału jest przedstawienie, na podstawie przeprowadzonej przez siebie kontroli, poświadczenia wiarygodności dotyczącego rocznego sprawozdania finansowego Agencji oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw tego sprawozdania.

7. Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej wydanymi przez IFAC i Międzynarodowymi Standardami Najwyższych Organów Kontroli wydanymi przez INTOSAI (ISSAI)⁽¹⁰⁾ oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki. Zgodnie z tymi standardami Trybunał zobowiązany jest przestrzegać wymogów etycznych oraz zaplanować i przeprowadzić kontrolę w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnych nieprawidłowości, a leżące u jego podstaw transakcje są legalne i prawidłowe.

8. W ramach kontroli Trybunał stosuje procedury mające na celu uzyskanie dowodów kontroli potwierdzających kwoty i informacje zawarte w sprawozdaniu finansowym oraz legalność i prawidłowość transakcji leżących u jego podstaw. Wybór tych procedur zależy od osądu kontrolerów Trybunału, podobnie jak ocena ryzyka wystąpienia istotnych nieprawidłowości w sprawozdaniu finansowym lub nielegalnych bądź nieprawidłowych transakcji, wynikających z nadużyć lub błędów. W celu opracowania procedur kontroli stosownych do okoliczności Trybunał, dokonując oceny ryzyka, bierze pod uwagę system kontroli wewnętrznej danej organizacji związany ze sporządzaniem i prezentacją jej sprawozdania finansowego. Kontrola Trybunału obejmuje także ocenę stosowności przyjętych zasad rachunkowości oraz racjonalność szacunków księgowych sporządzonych przez kierownictwo, jak również ocenę ogólnej prezentacji sprawozdania finansowego.

9. Trybunał uznał, że uzyskane dowody kontroli są wystarczające i właściwe, aby stanowić podstawę do wydania poniższych opinii.

Opinia na temat wiarygodności rozliczeń

10. W opinii Trybunału roczne sprawozdanie finansowe Agencji⁽¹¹⁾ rzetelnie przedstawia, we wszystkich istotnych aspektach, sytuację finansową Agencji na dzień 31 grudnia 2009 r. oraz wyniki transakcji i przepływów pieniężnych za kończący się tego dnia rok, zgodnie z przepisami jej regulaminu finansowego.

Opinia na temat legalności i prawidłowości transakcji leżących u podstaw rozliczeń

11. W opinii Trybunału transakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy zakończony w dniu 31 grudnia 2009 r. są legalne i prawidłowe we wszystkich istotnych aspektach.

12. Przedstawione poniżej uwagi nie podważają opinii Trybunału.

UWAGI DOTYCZĄCE ZARZĄDZANIA BUDŻETEM I FINANSAMI

13. Tak jak w 2008 r. wysokość środków przeniesionych w ramach tytułów II i III była znaczna: 1.135.000 euro, czyli 41 % środków w tytule II oraz 3.164.000 euro, czyli 61 % środków w tytule III. Około 75 % tych środków dotyczyło towarów i usług, które miały być dostarczone w 2010 r.

14. Duża liczba przesunięć środków i znaczne kwoty środków przeniesionych wynikają głównie z anulowania procedur udzielania zamówień i opóźnień w ich przeprowadzaniu⁽¹²⁾, stałych opóźnień w dokonywaniu płatności⁽¹³⁾ oraz wprowadzania w ciągu roku znacznych zmian do programu prac. Powyższa sytuacja świadczy o opóźnieniach

w realizacji działań finansowanych z tytułów II i III budżetu Agencji i stanowi naruszenie zasady jednoroczności budżetu.

15. W kwietniu 2009 r. Agencja dokonała przejścia do nowego systemu księgowego i budżetowego (ABAC). Jednakże nie ustanowiono scentralizowanego systemu rejestrowania wpływających faktur. Sytuacja ta nie gwarantowała terminowego rejestrowania wszystkich faktur i istotnie przyczyniła się do opóźnień w dokonywaniu płatności (zob. pkt 14).

16. Stwierdzono uchybienia w zarządzaniu spisem środków trwałych. Kontrole bezpośrednie przeprowadzone w centrum konferencyjnym w Lille wykazały nieścisłości w obecnym spisie środków trwałych. W spisie nieprawidłowo ujęto pozycje lub ich nie odznaczono. Nie zawsze możliwe było dokładne określenie, czy dane pozycje znajdowały się w Lille, czy w Valenciennes. Ponadto środki trwałe ujmuje się w chwili zapłacenia faktury, a nie po ich dostarczeniu i przyjęciu.

17. Agencja postanowiła wstecznie zmienić miejsce pochodzenia trzech pracowników i przyznać im wyrównanie świadczenia na coroczną podróż do miejsca pochodzenia za wszystkie lata od ich zatrudnienia⁽¹⁴⁾. W odniesieniu do tych pracowników nie zastosowano się do zapisów regulaminu pracowniczego⁽¹⁵⁾ i jego przepisów wykonawczych⁽¹⁶⁾. Nie przedstawiono wystarczającej dokumentacji uzasadniającej zmiany miejsca pochodzenia oraz związanych z nimi wyrównań.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Izbę IV, której przewodniczył Igors LUDBORŽS, członek Trybunału Obrachunkowego, na posiedzeniu w Luksemburgu w dniach 14 i 16 września 2010 r.

	W imieniu Trybunału Obrachunkowego
	Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
	Prezes

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 220 z 21.6.2004, s. 3.

⁽²⁾ Do celów informacyjnych w tabeli skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji.

⁽³⁾ Do sprawozdania tego dołączone jest sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, zawierające między innymi wskaźnik wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków pomiędzy różnymi pozycjami budżetowymi.

⁽⁴⁾ Sprawozdanie finansowe składa się z bilansu oraz rachunku dochodów i wydatków, rachunku przepływów pieniężnych, zestawienia zmian w kapitale oraz załącznika zawierającego opis istotnych zasad rachunkowości i inne informacje dodatkowe.

⁽⁵⁾ Sprawozdanie z wykonania budżetu obejmuje rachunek wyniku budżetowego wraz z załącznikiem.

⁽⁶⁾ Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

⁽⁷⁾ Art. 33 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. (Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72).

⁽⁸⁾ Art. 38 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002.

⁽⁹⁾ Zasady dotyczące przedstawiania przez agencje sprawozdania finansowego oraz prowadzenia przez nie rachunkowości określone są w rozdziale 1 tytułu VII rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2343/2002, ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 652/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. (Dz.U. L 181 z 10.7.2008, s. 23), i w tej postaci zostały włączone do regulaminu finansowego Agencji.

⁽¹⁰⁾ Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

⁽¹¹⁾ Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego została sporządzona w dniu 15 czerwca 2010 r. i wpłynęła do Trybunału w dniu 2 lipca 2010 r. Ostateczna wersja rocznego sprawozdania finansowego skonsolidowana ze sprawozdaniem Komisji publikowana jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do dnia 15 listopada następnego roku. Znajduje się ona na następującej stronie internetowej: http://eca.europa.eu lub http://www.era.europa.eu.

⁽¹²⁾ Ponad połowę umów podpisano po listopadzie 2009 r.

⁽¹³⁾ W 2009 r. 75 % płatności wykonano po terminie, a średnie opóźnienie wyniosło 88 dni.

⁽¹⁴⁾ Łączny koszt wynosi 28.258 euro za wyrównanie od 2005 r. oraz około 11.300 euro rocznie, począwszy od 2010 r.

⁽¹⁵⁾ W szczególności art. 7 ust. 3 załącznika VII do regulaminu pracowniczego.

⁽¹⁶⁾ Decyzja Komisji C(2004) 1364.

Tabela

Europejska Agencja Kolejowa (Lille/Valenciennes)

Zakres kompetencji Unii według Traktatu	Kompetencje Agencji określone w rozporządzeniu (WE) nr 881/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady		Zarządzanie	Środki udostępnione Agencji w 2009 r. (w 2008 r.)	Działania i usługi w 2009 r.
W celu wykonania artykułu 90 i z uwzględnieniem specyficznych aspektów transportu, Parlament Europejski i Rada, stanowiąc zgodnie ze zwykłą procedurą ustawodawczą i po konsultacji z Komitetem Ekonomiczno-Społecznym i Komitetem Regionów, ustanawiają:	Cele	Zadania	1. Rada Administracyjna	Budżet	Zalecenia związane z certyfikacją bezpieczeństwa, w tym migracji do jednego unijnego certyfikatu bezpieczeństwa, zalecenia dotyczące unijnego wzoru licencji i rejestru maszynistów, certyfikacji zakładów utrzymania taboru oraz jednostek odpowiedzialnych za utrzymanie taboru.
a) wspólne reguły mające zastosowanie do transportu międzynarodowego wykonywanego z lub na terytorium państwa członkowskiego lub tranzytu przez terytorium jednej lub większej liczby państw członkowskich;	Współdziałanie, w sprawach technicznych, we wdrażaniu prawodawstwa Unii zmierzającego do:	1. Przekazywanie Komisji zaleceń dotyczących:	Skład: po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego, czterech przedstawicieli Komisji, sześciu przedstawicieli (bez prawa głosu) odpowiednich sektorów zawodowych.	21 mln euro (18 mln euro)	Zalecenia dotyczące przepisów w zakresie bezpieczeństwa, w tym ocena sposobu udostępniania krajowych zasad bezpieczeństwa, badanie transpozycji przez państwa członkowskie dyrektywy w sprawie bezpieczeństwa kolei.
b) warunki dostępu przewoźników niemających stałej siedziby w państwie członkowskim do transportu krajowego w państwie członkowskim;	- poprawy konkurencyjności sektora kolejowego,	- wspólnych metod bezpieczeństwa oraz wspólnych wymagań bezpieczeństwa określonych w dyrektywie w sprawie bezpieczeństwa kolei (2004/49/WE),	2. Dyrektor Mianowany przez Zarząd na wniosek Komisji.	Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2009 r.	Zalecenia dotyczące sprawozdawczości w zakresie bezpieczeństwa, w tym wspólne wskaźniki bezpieczeństwa, koordynacja działań organów odpowiedzialnych za bezpieczeństwo i organów dochodzeniowych, a także sprawozdawczość na temat działania systemów bezpieczeństwa w państwach członkowskich.
c) środki pozwalające polepszyć bezpieczeństwo transportu;	- wypracowania wspólnego podejścia do bezpieczeństwa europejskiego systemu kolejowego,	- świadectw bezpieczeństwa i działań w zakresie bezpieczeństwa,	3. Kontrola zewnętrzna Trybunał Obrachunkowy.	stanowiska w planie zatrudnienia: 124 (116) stanowiska obsadzone na dzień 31.12.2009 r.: 113 (106) Inni pracownicy: 14 (7) Pracownicy ogółem: 127 (113) z czego obsadzone stanowiska:	Zalecenia dotyczące oceny bezpieczeństwa, w tym wspólnych metod oceny. Projekty zaleceń dotyczących specyfikacji technicznych interoperacyjności i ich przeglądu, w tym ocena rozszerzenia zakresu i korygowania błędów. Publikacja raportu w sprawie interoperacyjności i wydanie opinii technicznych dotyczących przepisów krajowych oraz monitorowanie pracy jednostek notyfikowanych.
d) wszelkie inne potrzebne przepisy.	celem przyczynienia się do stworzenia europejskiego obszaru kolejowego bez granic o wysokim poziomie bezpieczeństwa.	- określania specyfikacji technicznych interoperacyjności,	4. Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu Parlament działający na zalecenie Rady.	- operacyjne: 84 (69)	Ustanowienie i prowadzenie szeregu rejestrów dotyczących interoperacyjności. Działanie w charakterze organu systemowego i kierownika kontroli zmian w ramach ERTMS oraz wspieranie Komisji w ocenie projektów ERTMS.
(art. 91 ust. 1 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej).		- monitorowania postępu interoperacyjności,		- administracyjne: 43 (44)	Określenie i skompilowanie dokumentu z odniesieniami do krajowych przepisów w zakresie autoryzacji taboru. Sporządzenie oceny oddziaływania w odniesieniu do wszystkich zaleceń.
		- certyfikacji zakładów utrzymania taboru,
		- kwalifikacji zawodowych,
		- rejestracji taboru kolejowego.
		2. Wydawanie opinii dotyczących:
		- krajowych przepisów bezpieczeństwa,
		- monitorowania jakości pracy jednostek notyfikowanych,
		- interoperacyjności sieci transeuropejskiej.
		3. Koordynacja organów krajowych:
		- koordynacja krajowych organów ds. bezpieczeństwa i krajowych organów dochodzeniowych (określonych w dyrektywie 2004/49/WE, art. 17 i 21).
		4. Publikacje i bazy danych:
		- sprawozdanie o działaniu systemu bezpieczeństwa (co dwa lata),
		- sprawozdanie z postępów we wdrażaniu interoperacyjności (co dwa lata),
		- publiczna baza danych dokumentów dotyczących bezpieczeństwa,
		- publiczny rejestr dokumentów dotyczących interoperacyjności.
Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.

ODPOWIEDZI AGENCJI

13. Agencja dokonała znacznych przeniesień z powodu opóźnień w realizacji płatności i późnego zakończenia procedur udzielania zamówień publicznych.

14. Agencja będzie nadal starała się poprawić planowanie zamówień I przestrzegać go oraz zmniejszyć opóźnienia w płatnościach za pomocą przyznanych ograniczonych zasobów.

15. W następstwie sprawozdania Trybunału Obrachunkowego i projektu sprawozdania dotyczącego zatwierdzenia lokalnych systemów sporządzonego przez księgowego, od dnia 1 września 2010 r. Agencja wprowadzi scentralizowany system rejestrowania faktur handlowych.

16. W dniu 1 stycznia 2010 r. Agencja rozpoczęła stosowanie systemu ABAC ASSETS i dostosuje stan inwentarza do pozycji w sprawozdaniu finansowym za rok 2010.

17. ERA podjęła działania we współpracy z Biurem Administracji i Rozliczania Należności Indywidualnych (PMO) w celu kontroli praw swoich pracowników i dokona stosownej korekty.

Ponadto wzmocniono procedurę ustalania uprawnień indywidualnych w ERA oraz wprowadzono sesje informacyjne dla nowych pracowników.

• Identyfikator: Dz.U.UE.C.2010.338.103
• Rodzaj: Informacja
• Tytuł: Sprawozdanie dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Kolejowej za rok budżetowy 2009, wraz z odpowiedziami Agencji.
• Data aktu: 16/09/2010
• Data ogłoszenia: 14/12/2010