SPRAWOZDANIE FINANSOWE WSPÓLNOT EUROPEJSKICHROK BUDŻETOWY 2007
Tom I
SKONSOLIDOWANE SPRAWOZDANIE FINANSOWE ORAZ SKONSOLIDOWANE SPRAWOZDANIE Z WYKONANIA BUDŻETU
(2008/C 287/01)
(Dz.U.UE C z dnia 10 listopada 2008 r.)
INFORMACJA DODATKOWA ZAŁĄCZONA DO SKONSOLIDOWANEGO SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO
Skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe Wspólnot Europejskich za 2007 r. zostało sporządzone na podstawie informacji przedstawionych przez inne instytucje i organy na mocy art. 129 ust. 2 rozporządzenia finansowego. Niniejszym oświadczam, że sprawozdanie to zostało sporządzone zgodnie z tytułem VII rozporządzenia finansowego WE oraz z zasadami, regułami i metodami rachunkowości określonymi w załączniku do sprawozdania finansowego.
Księgowi tych instytucji i organów przekazali mi wszystkie informacje niezbędne w celu sporządzenia sprawozdania finansowego prezentującego aktywa i pasywa Wspólnot Europejskich oraz wykonanie budżetu, jak również potwierdzili ich wiarygodność.
Niniejszym poświadczam, że w oparciu o wyżej wymienione informacje oraz kontrole, które uznałem za niezbędne przed popisaniem sprawozdania finansowego, mam wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe prawidłowo i rzetelnie przedstawia sytuację finansową Wspólnot Europejskich we wszystkich istotnych aspektach.
|
Brian GRAY |
|
Księgowy Komisji Europejskiej |
GŁÓWNE ZDARZENIA I KLUCZOWE POZYCJE
Roczne sprawozdanie finansowe Wspólnot Europejskich za 2007 r. jest trzecim sprawozdaniem sporządzonym zgodnie z zasadami rachunkowości memoriałowej wprowadzonymi przez Wspólnoty Europejskie w 2005 r. W roku 2007 dokonano także aktualizacji rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich i jego nowa wersja weszła w życie w dniu 1 maja 2007 r.
Podobnie jak w przypadku innych sprawozdań Komisja starała się wprowadzić ulepszenia w stosunku do sprawozdań finansowych opublikowanych w poprzednich latach w celu zapewnienia bardziej zrozumiałych i właściwych informacji.
Zaznaczono następujące zmiany wprowadzone w zakresie prezentacji sprawozdania finansowego za 2007 r.:
- w nowej sekcji przedstawiono wyjaśnienia dotyczące tego, w jaki sposób wykonuje się budżet UE i jakie stosuje się procedury rachunkowości. W sekcji tej wyjaśniono również, w jaki sposób finansowane są Wspólnoty, jak wydawane są środki budżetowe i jakie stosuje się procedury kontroli i rachunkowości,
- dodano również sekcję, w której bliżej wyjaśnia się kwestie dotyczące zwrotu nadpłaconych kwot, podając także szczegółowe informacje o odnośnych kwotach (zob. sekcja E.6),
- kwoty w tabelach dotyczących wykonania budżetu podawane są obecnie w mln euro. Dodano także zbiorczą tabelę, aby zapewnić lepszy przegląd dochodów i wydatków budżetowych,
- ponadto po raz pierwszy w informacji dodatkowej przedstawiono uzgodnienie rachunku zysków i strat z wynikiem budżetu.
Należy także zauważyć, że zakres konsolidacji zwiększył się od 2006 r. i obecnie objęto nią trzy wspólne przedsiębiorstwa w porównaniu z jednym w 2006 r. oraz 26 agencji w porównaniu z 24 w 2006 r.
GŁÓWNE POZYCJE INFORMACJI DODATKOWEJ DO SPRAWOZDANIA FINANSOWEGO ZA 2007 R.
- Odnotowano dalsze zmniejszenie nadwyżki budżetowej z 1.848 mln EUR do 1.529 mln EUR.
- Wynik za rok zwiększył się i przekształcił z nadwyżki w wysokości 197 mln EUR w 2006 r. w nadwyżkę w wysokości 7.462 mln EUR w 2007 r.
- Aktywa ogółem wzrosły z 67.332 mln EUR w 2006 r. do 75.386 mln EUR, a zobowiązania ogółem wzrosły z 131.550 mln EUR do 134.006 mln EUR. Różnica między aktywami i zobowiązaniami będzie finansowana w perspektywie krótkoterminowej z już zatwierdzonych środków budżetowych lub, w perspektywie długoterminowej, ze środków gwarantowanych przez państwa członkowskie.
BUDŻET UE - WYKONANIE I RACHUNKOWOŚĆ
1. OPRACOWANIE BUDŻETU ROCZNEGO
Z budżetu UE finansowany jest szereg strategii politycznych i programów w całej Unii. Zgodnie z priorytetami określonymi przez państwa członkowskie Komisja realizuje konkretne programy działania i projekty. Mogą one obejmować wsparcie dla projektów edukacyjnych na rzecz mobilności uczniów i nauczycieli, projektów ukierunkowanych na wspieranie lepszego środowiska pracy dla pracowników w UE, a także mających na celu poprawę kontroli na granicach zewnętrznych.
Prawie 95 % środków budżetowych UE przypada na finansowanie takich strategii politycznych i działań UE, na które zgodziły się wszystkie państwa członkowskie. Bezpośrednie powiązanie między budżetem rocznym i strategiami politycznymi UE jest zapewnione dzięki budżetowi zadaniowemu (ABB). Nomenklatura budżetu zadaniowego, wprowadzona po raz pierwszy w budżecie na 2004 r., pozwala na jednoznaczną identyfikację obszarów polityki Unii Europejskiej oraz łącznych kwot zasobów przydzielonych na te obszary.
32 obszary polityki podzielone są na około 200 zadań (przy czym ponad 110 z nich obejmuje pozycje operacyjne), które w nomenklaturze budżetowej stanowią poszczególne rozdziały budżetu. Obszary polityki mają zasadniczo charakter operacyjny, ponieważ beneficjentami głównych zadań realizowanych w ich ramach są osoby trzecie, odpowiednio w ich zakresie tematycznym Natomiast pozostałe obszary polityki, jak na przykład "Koordynacja i doradztwo prawne" czy "Budżetv, mają charakter horyzontalny i zapewniają właściwe funkcjonowanie Komisji. Struktura zadaniowa zapewnia wspólne ramy koncepcyjne dla ustalania priorytetów, planowania, budżetowania, monitorowania i sprawozdawczości, przy czym przede wszystkim ma ona zwiększać wydajność, gospodarność i efektywność wykorzystywania zasobów".
Wewnętrzna procedura przyjęcia projektu budżetu rozpoczyna się od jego przygotowania przez Komisję, po czym jest on przekazywany do Rady która może wprowadzić zmiany tam gdzie uzna to za nieodzowne. Zaktualizowany budżet trafia następnie do Parlamentu Europejskiego, który może zaproponować poprawki bądź przyjąć lub odrzucić przedłożony projekt. Po osiągnięciu porozumienia w sprawie wszystkich zmian i aktualizacji (w tym w sprawie całkowicie nowego projektu, który w razie konieczności jest przedkładany przez Komisję) Parlament przyjmuje budżet w połowie grudnia. Przewodniczący Parlamentu Europejskiego ogłasza przyjęcie budżetu, po czym można rozpocząć jego wykonywanie.
2. W JAKI SPOSÓB FINANSOWANE SĄ WSPÓLNOTY EUROPEJSKIE?
WE dysponują dwoma podstawowymi rodzajami finansowania: dochodami z tytułu zasobów własnych i dochodami różnymi.
2.1. Dochody z tytułu zasobów własnych oraz należności
Dochody z tytułu zasobów własnych wpływają automatycznie do UE w celu finansowania jej budżetu bez konieczności podejmowania przez władze państw członkowskich jakichkolwiek dodatkowych decyzji (w 2007 r. stanowiły one 93 % łącznych dochodów). Całkowita kwota zasobów własnych niezbędna do sfinansowania budżetu wynika z łącznej kwoty wydatków pomniejszonej o pozostałe dochody. Całkowita kwota zasobów własnych nie może przekroczyć 1,24 % dochodu narodowego brutto (DNB) całej UE. Zasoby własne można podzielić na następujące kategorie:
1. Tradycyjne zasoby własne (TZW), na które składają się cła, opłaty rolne i opłaty wyrównawcze od cukru. Tymi zasobami własnymi obciąża się podmioty gospodarcze. Ściągają je państwa członkowskie w imieniu UE. Niemniej jednak państwa członkowskie zatrzymują 25 % na pokrycie kosztów poboru. Cła i opłaty rolne nakłada się na przywóz produktów pochodzących z krajów trzecich, według stawek opartych na Wspólnej Taryfie Celnej. Opłaty wyrównawcze od cukru wpłacane są przez producentów cukru w celu finansowania refundacji wywozowych na cukier. TZW zwykle stanowią około 15 % łącznej kwoty dochodów z tytułu zasobów własnych.
2. Zasoby własne oparte na podatku od wartości dodanej (VAT) pochodzą z obciążeń podstaw opodatkowania VAT w państwach członkowskich. Podstawy VAT zostały w tym celu ujednolicone zgodnie z zasadami wspólnotowymi i są obciążanie według jednakowej stawki procentowej dla wszystkich państw członkowskich. Niemniej podstawa VAT uwzględniana w tej kalkulacji jest ograniczana do 50 % DNB każdego państwa członkowskiego. Zasoby oparte na VAT zwykle stanowią około 15 % dochodów z tytułu zasobów własnych.
3. Zasoby oparte na dochodzie narodowym brutto (DNB) wykorzystywane są do zrównoważenia dochodów i wydatków, tj. do sfinansowania tej części budżetu, która nie jest objęta żadnym innym rodzajem dochodów. DNB każdego państwa członkowskiego obciążone jest taką samą stawką procentową, ustalaną zgodnie z zasadami wspólnotowymi. Zasoby oparte na DNB zwykle stanowią około 70 % dochodów z tytułu zasobów własnych.
W odniesieniu do płatności tych kwot, na odrębnym rachunku wykazano tradycyjne zasoby własne, które zgodnie z art. 6 ust. 3 lit. b) rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1150/2000 zostały ustalone przez państwa członkowskie, lecz nie zostały udostępnione Wspólnotom, ponieważ nie zostały jeszcze odzyskane ani nie przewidziano dla nich zabezpieczenia lub są kwestionowane Każde państwo członkowskie przesyła Komisji kwartalne sprawozdanie dotyczące tych rachunków, zawierające następujące informacje dotyczące każdego rodzaju zasobów:
- nierozliczone saldo za poprzedni kwartał,
- kwoty uzyskane w danym kwartale,
- korekty podstawy (poprawki/skreślenia) w danym kwartale, -kwoty odpisane,
- saldo, które zostanie odzyskane na koniec danego kwartału.
Uzyskane tradycyjne zasoby własne wykazane na odrębnym rachunku należy udostępnić Komisji najpóźniej w pierwszym dniu roboczym następującym po 19. dniu drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym należności zostały odzyskane
Należy dokonać odpisu aktualizującego wartość należności na odrębnych rachunkach, tak aby uwzględnić sytuacje, w których faktyczne odzyskanie jest mało prawdopodobne. Odpis ten oparty jest na szacunkach państw członkowskich zgodnie z art. 6 ust. 4 lit. b) rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1150/2000, który stanowi, że "wraz z ostatnim sprawozdaniem kwartalnym za dany rok państwa członkowskie przekazują szacunkowe obliczenie całkowitej ilości należności, których ściągnięcie jest mało prawdopodobne, wykazanych na odrębnym rachunku na dzień 31 grudnia danego roku".
W oparciu o szacunki przesłane przez państwa członkowskie odpis aktualizujący wartość odlicza się od pozycji "należności od państw członkowskich" w bilansie po stronie aktywów Nie oznacza to jednak, że Komisja zamierza odstąpić od odzyskania kwot objętych tą korektą wartości. Nawet w przypadku gdy odzyskanie kwot wydaje się mało prawdopodobne lub wręcz niemożliwe, nie oznacza to zawsze utraty przedmiotowych środków w ramach tradycyjnych zasobów własnych w budżecie Wspólnoty. Nieodzyskane należności uznaje się za utracone jedynie pod warunkiem, że dane państwo członkowskie wyczerpało wszystkie wymagane środki w celu zapewnienia odzyskania środków. W przeciwnym razie państwo członkowskie ponosi odpowiedzialność finansową i musi wpłacić przedmiotową kwotę do wspólnotowego budżetu zgodnie z art. 17 ust. 2 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1150/2000
2.2. Dochody różne
Dochody różne wynikające z działań Wspólnot Europejskich stanowią około 7 % łącznej kwoty dochodów. Pochodzą one przykładowo z grzywien za naruszenie zasad konkurencji oraz nakazów odzyskania środków wystawionych dłużnikom prywatnym i publicznym w odniesieniu do zarządzania projektami wspólnotowymi (jak w przykładzie powyżej. Do tej kategorii zaliczają się także kary pieniężne nałożone przez Trybunał Sprawiedliwości na państwa członkowskie, które nie zastosowały się do danego wyroku. Każdego roku Komisja zarządza setkami tysięcy projektów i wystawia rocznie około 12.000 nakazów odzyskania środków. Do każdego niespłaconego w terminie długu dolicza się odsetki za zwłokę. W przypadku gdy długi stron trzecich, innych niż państwa członkowskie, wobec Wspólnoty pozostają niespłacone, decyzje Komisji (i Rady) nakładające obowiązek zapłaty podlegają bezpośredniemu wykonaniu zgodnie z przepisami z zakresu postępowania cywilnego obowiązującymi na terytorium państwa, w którym decyzje te mają zostać wykonane. Dochodzeniem należności od pozostałych dłużników zajmuje się służba prawna z pomocą zewnętrznych firm prawniczych.
3. W JAKI SPOSÓB ZARZĄDZANE I WYDAWANE SĄ ŚRODKI BUDŻETOWE WE
3.1. Podstawowe wydatki eksploatacyjne
Wydatki eksploatacyjne Wspólnot Europejskich obejmują różne działy perspektywy finansowej oraz przyjmują różne formy w zależności od sposobu wypłacania środków pieniężnych i zarządzania nimi. Zgodnie z rozporządzeniem finansowym Wspólnoty realizują budżet ogólny stosując następujące metody:
Bezpośrednie zarządzanie scentralizowane: w przypadkach gdy budżet realizowany jest bezpośrednio przez odpowiedzialną instytucję wspólnotową lub odpowiedzialny organ wspólnotowy.
Pośrednie zarządzanie scentralizowane: dotyczy przypadków, w których Wspólnoty powierzają zarządzanie częścią budżetu organowi Wspólnot lub państwu członkowskiemu.
Zarządzanie zdecentralizowane: gdy Wspólnoty powierzają poszczególne zadania w zakresie realizacji budżetu krajom trzecim.
Zarządzanie dzielone: analogicznie, w ramach tej metody zarządzania Wspólnoty powierzają określone zadania w zakresie realizacji budżetu państwom członkowskim.
Zarządzanie wspólne: w ramach tej metody Wspólnoty powierzają poszczególne zadania w zakresie realizacji budżetu organizacji międzynarodowej.
Większość wydatków, w tym roku jest to kwota 90 mld EUR (w 2006 r. 91 mld EUR), objęta jest działem "zarządzanie dzielone", który zakłada oddelegowywanie zadań państwom członkowskim i dotyczy takich zagadnień, jak wydatki na rolnictwo oraz działania strukturalne.
3.2. Różni uczestnicy działań finansowych
Kolegium komisarzy ponosi zbiorową odpowiedzialność polityczną, jednak nie posiada właściwie żadnych uprawnień w zakresie wykonania budżetu. Każdego roku kolegium to powierza zadania związane z wykonaniem budżetu określonym urzędnikom, którzy odpowiadają przed kolegium komisarzy i podlegają przepisom regulaminu pracowniczego. Odnośni pracownicy, z reguły dyrektorzy generalni i szefowie służb, pełnią funkcję tzw delegowanych urzędników zatwierdzających Oni z kolei mogą przekazać zadania związane z wykonaniem budżetu tzw subdelegowanym urzędnikom zatwierdzającym
Kompetencje urzędników zatwierdzających obejmują cały proces zarządzania, poczynając od określenia co należy zrobić, aby zrealizować cele polityki ustalone przez daną instytucję, aż po zarządzanie podjętymi działaniami pod względem operacyjnym, jak i budżetowym, w tym podpisywanie zobowiązań, monitorowanie wykonania, dokonywanie płatności a w razie konieczności także odzyskiwanie środków. Urzędnicy zatwierdzający muszą również dbać o to, aby przeprowadzane były oceny w celu dokonania analizy wykonalności ich propozycji (ocena ex ante) oraz podsumowania pozytywnych wyników i efektywności kosztowej już realizowanych programów (oceny okresowe i ex post). Wyniki tych ocen wykorzystuje się do usprawnienia procesu decyzyjnego oraz zwiększenia przejrzystości, rozliczalności i efektywności kosztowej działań wspólnotowych.
W każdej dyrekcji generalnej zapewnia się należyte zarządzanie finansami oraz właściwą rozliczalność poprzez oddzielenie kontroli zarządzania (za co odpowiedzialni są urzędnicy zatwierdzający) od audytu wewnętrznego, kontrolę przestrzegania jasnych norm kontroli wewnętrznej (opartych na międzynarodowych normach COSO), kontrolę ex ante i ex post niezależne wewnętrzne audyty na podstawie ocen ryzyka oraz regularne sprawozdania z prowadzonych działań sporządzane dla poszczególnych komisarzy.
Księgowy dokonuje płatności oraz realizuje nakazy odzyskania środków wydane przez urzędników zatwierdzających oraz odpowiada za zarządzanie środkami finansowymi. Ustala on zasady i metody rachunkowości, zatwierdza systemy księgowe, prowadzi księgi rachunkowe, sporządza roczne sprawozdania finansowe instytucji oraz przeprowadza ich konsolidację ze sprawozdaniami finansowymi innych jednostek objętych konsolidacją. Ponadto księgowy ma obowiązek podpisania sprawozdania finansowego, poświadczając przy tym, że prawidłowo i rzetelnie przedstawia ono sytuację finansową.
Audytor wewnętrzny, niebędący uczestnikiem działań finansowych w ścisłym tego słowa znaczeniu, powoływany jest przez instytucję w celu zweryfikowania właściwego funkcjonowania systemów i procedur wykonania budżetu; ma on także doradzać instytucji w kwestiach dotyczących zarządzania ryzykiem. Audytor wewnętrzny wydaje niezależne opinie o jakości systemów zarządzania i kontroli oraz przedstawia zalecenia dotyczące tego, w jaki sposób można poprawić procedury operacyjne oraz wspierać należyte zarządzanie finansami.
3.3. Zaciąganie zobowiązań w celu uruchomienia środków z budżetu UE
Po tym, jak budżet zostanie zatwierdzony, DG ds. Budżetu za pośrednictwem systemu rachunkowości Komisji udostępnia środki finansowe poszczególnym służbom Komisji oraz instytucjom i innym organom zgodnie z ich kompetencjami politycznymi w ramach systemu zwanego budżetowaniem zadaniowym Przykładowo Komisja przenosi odpowiedzialność za zarządzanie pozycjami w budżecie dotyczącymi środowiska na szefa - lub dyrektora generalnego - DG ds. Środowiska (który w tym kontekście staje się delegowanym urzędnikiem zatwierdzającym w odniesieniu do przedmiotowych pozycji w budżecie).
Zaciągnięcie zobowiązania prawnego (w formie np. zamówienia lub umowy w sprawie przyznania dotacji) wobec strony trzeciej możliwe jest pod warunkiem, że w rocznym budżecie przewidziano pozycję, w oparciu o którą przedmiotowe działanie może zostać zrealizowane. W takiej pozycji w budżecie muszą być także zapisane środki wystarczające na pokrycie odnośnych wydatków. Jeżeli te warunki są spełnione, wymagane środki muszą zostać zarezerwowane w budżecie w drodze zobowiązania budżetowego ujętego w systemie rachunkowym.
Po zainicjowaniu zobowiązania budżetowego przez osobę odpowiedzialną za projekt, zwaną osobą rozpoczynającą operację, zostaje ono objęte ustaloną wcześniej procedurą, tzw. obiegiem finansowym, która realizowana jest w formie pisemnej lub w formie elektronicznej i w której uczestniczą co najmniej dwie osoby (tzw. zasada dwóch par oczu): osoba rozpoczynająca operację i weryfikator. Zanim zobowiązanie zostanie zatwierdzone przez odpowiedzialnego urzędnika zatwierdzającego, w ramach istniejących obiegów finansowych przeprowadzane są kontrole finansowe i operacyjne.
Pieniądze z budżetu wspólnotowego mogą zostać wydane dopiero wtedy, gdy Komisja lub inny organ WE oraz potencjalny beneficjent środków wspólnotowych dokonają zobowiązania prawnego w formie pisemnej. W ramach bezpośredniego zarządzania scentralizowanego takie zobowiązanie prawne ma postać albo umowy z wykonawcą albo umowy z beneficjentem w sprawie przyznania dotacji.
Po zatwierdzeniu zobowiązanie budżetowe ujmowane jest w systemie rachunkowości budżetowej, a środki odpowiednio wykorzystywane. Nie ma to jednak wpływu na konta ogólne (czyli księgę główną), jako że nie nastąpiło jeszcze obciążenie. Dzieje się tak dlatego,że system rachunkowości Wspólnot Europejskich składa się z dwóch oddzielnych, ale powiązanych ze sobą elementów:
a) kont budżetowych, które zawierają szczegółowy zapis wykonania budżetu; oraz
b) kont ogólnych, wykorzystywanych do ustalania bilansu i wyniku ekonomicznego.
Na kontach budżetowych ujmowane są zobowiązania i płatności dokonywane dziennie w ramach około 1.150 pozycji w budżecie. Są one prowadzone w oparciu o zmodyfikowaną metodę kasową, zgodnie z którą pozycje wydatków lub dochodów księguje się dopiero w momencie zaangażowania, wypłacenia lub otrzymania środków pieniężnych. Ten rodzaj rachunkowości jest charakterystyczny dla sektora publicznego, w przypadku którego istnieje historyczna tendencja do zwracania szczególnej uwagi na budżet i jego wykonanie. Jest rzeczą oczywistą, że Parlament Europejski, tj. instytucja, przed którą odpowiada organ wykonawczy czyli Komisja, chciałaby sprawdzić, czy wspomniany organ wykonawczy wypełnia postulaty zgłoszone przez nią w trakcie przyjmowania budżetu. Komisja publikuje co miesiąc szczegółowe dane liczbowe o bieżącym stanie wykonania budżetu (o wydatkach na portalu Europa. Liczby te podawane są według działów perspektywy finansowej i obszaru polityki.
Do prowadzenia kont ogólnych (czyli księgi głównej) wykorzystuje się metodę podwójnego księgowania w celu wykazania wszystkich dochodów i wydatków w całym roku finansowym (i tym samym wyniku ekonomicznego) i określenia sytuacji finansowej WE na dzień 31 grudnia danego roku w oparciu o bilans obejmujący aktywa i pasywa.
3.4. Dokonywanie płatności
3.4.1. Zasady ogólne
Płatności mogą zostać dokonane dopiero po zatwierdzeniu zobowiązania budżetowego przez urzędnika zatwierdzającego zajmującego się daną operacją. W przypadku gdy konieczne jest dokonanie płatności, należy przestrzegać zasady obowiązkowego systemu organizacji pracy podobnego do systemu organizacji pracy w przypadku zobowiązania budżetowego. Znajduje to odbicie w systemie rachunkowości i jest dokonywane równolegle w formie pisemnej i w formie elektronicznej. Także w tym przypadku procedurę tę inicjuje osoba rozpoczynająca operację, a ostatecznie zatwierdzają subdelegowany urzędnik zatwierdzający Po zatwierdzeniu płatności automatycznie aktualizowane są zarówno konta budżetowe, jak i konta ogólne.
Kiedy płatność zostaje zatwierdzona w systemie rachunkowości, w kolejnym etapie należy dokonać przelewu na konto beneficjenta. Przykładowo Komisja za pośrednictwem działu finansowego DG ds. Budżetu dokonuje niemal wszystkich swoich płatności za pomocą przelewów bankowych. Posiada ona konta bankowe w administracji finansowej, bankach centralnych i bankach komercyjnych państw członkowskich.
Komisja dokonuje ponad milion płatności rocznie. Komisja uczestniczy w systemie SWIFT (Stowarzyszenie Międzynarodowej Teletransmisji Danych Finansowych). Codziennie przynajmniej jeden przepływ płatności jest inicjowany pod kontrolą działu finansowego DG ds. Budżetu, przy czym dla zatwierdzonych zleceń płatniczych generowane są instrukcje dotyczące płatności, przesyłane automatycznie do banków Komisji, które wykonują płatności na rzecz podanych beneficjentów.
3.4.2. Prefinansowanie
Prefinansowanie jest formą płatności zaliczkowej na rzecz beneficjenta, mającą na celu zapewnienie jego płynności finansowej. Może być ono rozbite na szereg płatności w okresie wskazanym w danej umowie o prefinansowanie. Płatność lub zaliczka mogą być wykorzystane albo na realizację celów, na które były przeznaczone, w okresie wskazanym w umowie, bądź podlegają zwrotowi - w przypadku gdy beneficjent nie ponosi kosztów kwalifikowanych, ma on obowiązek dokonania zwrotu do budżetu Wspólnot Europejskich zaliczki przyznanej tytułem prefinansowania. Tym samym wypłacone kwoty prefinansowania nie stanowią ostatecznego wydatku, dopóki nie zostaną spełnione odnośne warunki umowne, a zatem w bilansie wyka zuje się je po stronie aktywów w momencie dokonania płatności początkowej. Kwotę prefinansowania zmniejsza się (całkowicie lub częściowo) o zatwierdzone koszty kwalifikowalne i zwrócone kwoty. Po uznaniu przez Wspólnoty - całkowicie lub częściowo - kwoty prefinansowania w oparciu o analizę kwali-fikowalności otrzymanego zestawienia poniesionych wydatków (zob. poniżej), z bilansu usuwa się zaakceptowaną kwotę wydatków kwalifikowanych i ujmuje jako wydatek w rachunku zysków i strat. W ten sposób kwota prefinansowania może zostać rozliczona w całości lub częściowo.
Prefinansowanie wycenia się według szacowanej kwoty podlegającej odzyskaniu, biorąc pod uwagę istnienie powiązanej gwarancji towarzyszącej danej kwocie prefinansowania. Kwotą prefinansowania uznaną za nieściągalną obciąża się rachunek zysków i strat; kwotę tę ujmuje się także w bilansie jako zmniejszenie wartości bilansowej prefinansowania. Zasadniczo wypłacone kwoty prefinansowania przynoszą zysk w postaci odsetek (z wyjątkiem kwot wypłaconych państwom członkowskim lub w ramach pomocy przedakcesyjnej). W zależności od tego, komu - Wspólnotom Europejskim czy stronie trzeciej - należne są wspomniane odsetki, wyróżnia się dwie kategorie prefinansowania. Różnica pomiędzy tymi dwiema kategoriami polega na tym, że odsetki wygenerowane przez kwoty prefinansowania pochodzące od Wspólnot Europejskich pozostają własnością Wspólnot, a tym samym muszą zostać zwrócone Wspólnotom natomiast odsetki uzyskane z prefinansowania pochodzącego od "strony trzeciej" należą do danego beneficjenta.
3.4.3. Zestawienia poniesionych wydatków oraz kwalifikowalność wydatków
Po upływie pewnego czasu od płatności zaliczki lub kwoty prefinansowania do właściwego organu WE wpływa zestawienie poniesionych wydatków, poświadczające, w jaki sposób beneficjent wykorzystał kwotę prefinansowania zgodnie z warunkami umownymi. Zestawienia poniesionych wydatków przesyłane są w różnych terminach w ciągu roku, w zależności od rodzaju finansowanego działania oraz warunków umownych, i nie zawsze są one otrzymywane na koniec roku.
Otrzymane zestawienia poniesionych wydatków są bezzwłocznie rejestrowane w systemie rachunkowości jako zobowiązania krótkoterminowe i równocześnie ujmowane odpowiednio w pozycji "Kwalifikowalność wymagająca sprawdzenia" (kwota obciążenia). Określa się to jako "Etap 1 - Faktura". Wydatki ujmuje się na kontach ogólnych dopiero z chwilą wystąpienia "zdarzenia generującego", tj. w momencie zatwierdzenia zestawienia poniesionych wydatków. Stąd w fazie "Etap 1" nie ujmuje się jeszcze żadnych wydatków. Na odpowiedzialnym urzędniku spoczywa obowiązek sprawdzenia otrzymanego zestawienia poniesionych wydatków W razie konieczności może on przed dokonaniem weryfikacji w systemie i na papierze zażądać dodatkowych poświadczeń, że dane zestawienie jest zasadne i że można dokonać płatności Po stwierdzeniu zasadności zestawienia kwalifikowalne kwoty wykazuje się w rachunku zysków i strat jako wydatek ("Etap 2 - Faktura"). Nierozliczone kwoty prefinansowania i saldo zobowiązań są również pomniejszane o zatwierdzoną kwotę. Nie ma to wpływu na konta budżetowe, jako że płatność początkowa została już ujęta.
3.4.4. Dalsze płatności
W przypadku gdy wnioskowana i weryfikowana jest kwota przewyższająca płatność początkową lub gdy zgodnie z umową ma nastąpić druga bądź ostateczna płatność, składany jest nowy wniosek o płatność zgodnie z tymi samymi zasadami, które opisano powyżej Płatność może zostać dokonana, gdy zatwierdzi ją delegowany urzędnik zatwierdzający. Kryteria kwalifikowalności określone zostały w aktach podstawowych, w zaproszeniach do składania ofert, innych materiałach informacyjnych przeznaczonych dla beneficjentów dotacji i/lub we właściwych klauzulach wpisanych do umów w sprawie przyznania dotacji. Po dokonaniu analizy koszty kwalifikowalne przesuwane są do obciążeń, natomiast beneficjent zostaje poinformowany o kwotach niekwalifikowalnych Zatem kwota w pozycji "kwalifikowalność wymagająca sprawdzenia" stanowi odzwierciedlenie otrzymanych zestawień poniesionych wydatków, w przypadku których kwalifikowalność nie została jeszcze sprawdzona i w związku z tym nie zaistniało jeszcze zdarzenie powodujące realizację danego wydatku.
3.4.5. Zakończenie księgowań na koniec danego roku (procedury cut-off)
Nierozliczone na koniec roku kwoty prefinansowania wycenia się według pierwotnie wypłaconej kwoty pomniejszonej o: zwrócone kwoty, rozliczone kwoty kwalifikowalne, szacunkowe kwoty kwalifikowalne nierozliczone na koniec roku oraz obniżenia wartości. Powiązane z kwotami prefinansowania gwarancje wykazuje się w pozycji pozabilansowej jako aktywa warunkowe.
Zestawienia poniesionych wydatków, które nie wpłynęły na koniec roku, są uwzględniane w procedurach zakończenia księgowań na koniec roku. Należy w szczególności ocenić kwalifikowalne kosztyponiesione przez beneficjentów środków wspólnotowych, które nie zostały jeszcze zgłoszone WE. Aby jak najlepiej oszacować te kwoty, stosowane są różne metody w zależności od rodzaju działalności i dostępnych informacji. Po zakończeniu księgowań (cut-off) szacunkowe kwalifikowalne kwoty ujmuje się jako rozliczenia międzyokresowe bierne, natomiast szacowana niekwalifikowalna część kosztów pozostaje otwarta na rachunkach w pozycji "kwalifikowalność wymagająca sprawdzenia". Kwoty te ujmowane są jako zobowiązania krótkoterminowe, aby uniknąć zawyżania aktywów i pasywów.
3.5. Zwrot nadpłaconych kwot
Kwalifikowalność wydatków zapisanych w budżecie jest weryfikowana przez właściwe służby WE, lub - w przypadku zarządzania dzielonego - przez służby państw członkowskich na podstawie dokumentów uzupełniających określonych w stosownych zasadach lub warunkach dotyczących poszczególnych dotacji. W celu optymalizacji stosunku kosztów systemów kontroli do korzyści z nich wynikających, weryfikacja dokumentów dotyczących ostatecznych roszczeń jest bardziej szczegółowa niż dokumentów dotyczących roszczeń okresowych, i tym samym pozwala na wykrycie błędów w zakresie płatności okresowych, które koryguje się poprzez korektę płatności ostatecznej. Ponadto WE i/lub państwo członkowskie mogą sprawdzić rzetelność dokumentów uzupełniających w ramach kontroli w siedzibie strony występującej z roszczeniem podczas realizacji finansowanych działań i/lub w trybie ex post. Błędy stwierdzone w okresie realizacji mogą zostać skorygowane w drodze dostosowań późniejszych roszczeń. Błędy stwierdzone ex post są przedmiotem nakazu odzyskania środków. Bliższe informacje w tym zakresie zamieszczono w sekcji E.6.
4. SPRAWOZDAWCZOŚĆ NA KONIEC ROKU
4.1. Roczne sprawozdanie finansowe
Do obowiązków księgowego należy przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego oraz zagwarantowanie, że prawidłowo i rzetelnie przedstawia ono sytuację finansową UE. Roczne sprawozdanie finansowe obejmuje sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z wykonania budżetu. Jest ono przyjmowane przez Komisję, przedkładane Trybunałowi Obrachunkowemu w celu przeprowadzenia audytu, a następnie Radzie i Parlamentowi w celu udzielenia absolutorium.
4.2. Roczne sprawozdania z działalności
Na każdym urzędniku zatwierdzającym spoczywa wymóg przygotowania rocznego sprawozdania z działalności dotyczącego działań wchodzących w zakres jego kompetencji. Składając takie roczne sprawozdanie z działalności, urzędnik zatwierdzający przedstawia wyniki realizacji polityki i zdaje sprawę co do wystarczającej jego zdaniem pewności, że środki przeznaczone na działalność opisaną w sporządzonym przez niego sprawozdaniu były wykorzystywane zgodnie z ich przeznaczeniem oraz zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz że obowiązujące procedury kontroli dają niezbędną gwarancję zgodności z prawem i prawidłowości podstawowych transakcji.
5. AUDYT I ABSOLUTORIUM
5.1. Audyt
Roczne sprawozdanie finansowe i zarządzanie zasobami UE podlegają kontroli audytora zewnętrznego, Europejskiego Trybunału Obrachunkowego, który sporządza sprawozdanie roczne dla Rady i Parlamentu Europejskiego. Głównym zadaniem Trybunału jest przeprowadzanie zewnętrznych, niezależnych audytów rocznego sprawozdania finansowego Wspólnot Europejskich. W ramach swojej działalności Trybunał Obrachunkowy sporządza:
1. roczne sprawozdanie dotyczące działań finansowanych z budżetu ogólnego, przedstawiając w nim swoje uwagi odnoszące się do rocznego sprawozdania finansowego i podstawowych transakcji;
2. opinię, opartą na wynikach swoich audytów i zawartą w rocznym sprawozdaniu w postaci poświadczenia wiarygodności, dotyczącą: (i) wiarygodności sprawozdania; oraz (ii) zgodności z prawem i prawidłowości podstawowych transakcji obejmujących zarówno dochody pochodzące od podatników, jak i płatności na rzecz beneficjentów końcowych;
3. specjalne sprawozdania zawierające wyniki audytów obejmujących określone obszary zarządzania.
Trybunał Obrachunkowy ma prawo wglądu we wszystkie dokumenty niezbędne w związku z przeprowadzanym przez niego audytem. Trybunał przeprowadza audyty wszystkich obszarów działań WE, w tym bada zgodność z prawem i prawidłowość poszczególnych transakcji i płatności. Ponadto przeprowadza audyt samego sprawozdania finansowego i w razie konieczności bada poszczególne bilanse i rachunki zysków i strat, jak również całościową prezentację sprawozdania finansowego. W ten sposób Trybunał może przedstawić swoją opinię nie tylko w odniesieniu do liczb, ale także istniejącego systemu i procedur kontrolnych.
5.2. Absolutorium
Ostatnia kontrola ma miejsce w ramach procedury udzielenia absolutorium z wykonania budżetu za dany rok budżetowy. W ramach WE organem udzielającym absolutorium jest Parlament Europejski. Oznacza to, że po audycie i sporządzeniu sprawozdania finansowego Rada wydaje zalecenie, a następnie Parlament podejmuje decyzję w sprawie udzielenia absolutorium Komisji i innym organom WE za wykonanie budżetu wspólnotowego za poprzedni rok budżetowy. Decyzja ta oparta jest na przeglądzie sprawozdania oraz na rocznym sprawozdaniu Trybunału Obrachunkowego (zawierającym formalne poświadczenie wiarygodności) oraz na odpowiedziach Komisji, jak również uwzględnia pytania i dodatkowe prośby o udzielenie informacji skierowane do Komisji.
Absolutorium odzwierciedla polityczne aspekty kontroli zewnętrznej wykonania budżetu i stanowi decyzję, przy pomocy której Parlament Europejski, działając na zalecenie Rady, "zwalnia" Komisję z odpowiedzialności za zarządzanie danym budżetem, ogłaszając zakończenie tego budżetu. Procedura udzielenia absolutorium może zakończyć się na trzy sposoby: udzieleniem, przesunięciem terminu udzielenia lub odrzuceniem absolutorium. Przy udzielaniu absolutorium Parlament może zwrócić szczególną uwagę na spostrzeżenia, które uznaje za ważne, wydając często zalecenia dla Komisji dotyczące podjęcia działań w związku z tymi kwestiami. Komisja opisuje podjęte środki w sprawozdaniu z działań następczych i planie działań, które następnie wysyła zarówno do Parlamentu, jak i do Rady.
