Warunki i sposób przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej.

ROZPORZĄDZENIE

PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 4 kwietnia 2016 r.

w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej

Na podstawie art. 82 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. z 2014 r. poz. 1111 i 1199, z 2015 r. poz. 211, 1220 i 1269 oraz z 2016 r. poz. 34) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa warunki i sposób przeprowadzania oceny okresowej urzędnika służby cywilnej i pracownika służby cywilnej, zwanych dalej "ocenianym", w tym kryteria oceniania, wzory arkuszy oceny okresowej, skalę ocen i tryb sporządzania oceny okresowej.

§  2. 

1. Bezpośredni przełożony ocenianego, zwany dalej "oceniającym", dokonuje oceny okresowej, zwanej dalej "oceną", stosując kryteria oceny odpowiednie dla stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego.

2. Kryteria oceny dzielą się na kryteria obowiązkowe i kryteria dodatkowe, które oceniający może wybrać, jeżeli jest to uzasadnione ze względu na charakter obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego.

3. Wykaz kryteriów oceny jest określony w załączniku nr 1 do rozporządzenia.

§  3. 

1. Ocenę sporządza się na arkuszu oceny, zwanym dalej "arkuszem", odpowiednim dla stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego.

2. Arkusz A, którego wzór jest określony w załączniku nr 2 do rozporządzenia, służy do sporządzenia oceny zatrudnionego na stanowisku kierownika urzędu, które jest stanowiskiem pracy w służbie cywilnej.

3. Arkusz B, którego wzór jest określony w załączniku nr 3 do rozporządzenia, służy do sporządzenia oceny zatrudnionego na stanowisku, na którym praca polega na bezpośrednim kierowaniu pracownikami, innym niż stanowisko wymienione w ust. 2.

4. Arkusz C, którego wzór jest określony w załączniku nr 4 do rozporządzenia, służy do sporządzenia oceny zatrudnionego na innym stanowisku pracy niż stanowiska wymienione w ust. 2 i 3.

§  4. 

1. Ocenianego zatrudnionego na stanowisku, o którym mowa w § 3 ust. 2, ocenia się, stosując następujące kryteria obowiązkowe:

1) zarządzanie ludźmi;

2) podejmowanie decyzji i odpowiedzialność;

3) organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów;

4) współpraca;

5) komunikacja;

6) zarządzanie strategiczne.

2. Ocenianego zatrudnionego na stanowisku, o którym mowa w § 3 ust. 3, ocenia się, stosując następujące kryteria obowiązkowe:

1) zarządzanie ludźmi;

2) podejmowanie decyzji i odpowiedzialność;

3) organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów;

4) współpraca;

5) komunikacja.

3. Ocenianego zatrudnionego na stanowisku, o którym mowa w § 3 ust. 4, ocenia się, stosując następujące kryteria obowiązkowe:

1) wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe;

2) rzetelność;

3) organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów;

4) współpraca;

5) komunikacja.

§  5. 

1. Oceniający przeprowadza z ocenianym rozmowę, podczas której omawia się:

1) główne obowiązki wynikające z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego;

2) kryteria obowiązkowe i kryteria dodatkowe, jeżeli są wybierane przez oceniającego;

3) oczekiwania oceniającego co do sposobu spełniania kryteriów oceny przez ocenianego;

4) cele do osiągnięcia w okresie, w którym oceniany podlega ocenie, jeżeli ich określenie jest uzasadnione ze względu na charakter obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego, a także sposób realizacji wyznaczonych celów.

2. Oceniający może wybrać z wykazu kryteriów oceny nie więcej niż 3 kryteria dodatkowe, najistotniejsze ze względu na charakter obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego.

3. Po przeprowadzeniu rozmowy, o której mowa w ust. 1, oceniający wpisuje do części I arkusza kryteria dodatkowe, jeżeli zostały wybrane, oraz termin sporządzenia oceny na piśmie.

§  6. 

1. Oceniający zapoznaje ocenianego z kryteriami oceny i terminem sporządzenia oceny na piśmie.

2. Oceniany potwierdza podpisem przeprowadzenie z nim rozmowy, o której mowa w § 5 ust. 1, oraz zapoznanie się z kryteriami oceny i terminem sporządzenia oceny na piśmie.

3. Po dokonaniu czynności, o której mowa w ust. 2, oryginał arkusza niezwłocznie włącza się do akt osobowych ocenianego, a kopię części I arkusza oceniający doręcza ocenianemu.

§ 7. Czynności, o których mowa w § 5 i § 6, dokonuje się w terminie:

1) 30 dni od dnia sporządzenia na piśmie poprzedniej oceny lub od dnia zatrudnienia ocenianego na czas nieokreślony;

2) 7 dni od dnia sporządzenia na piśmie negatywnej oceny.

§ 8. W razie zmiany terminu oceny w przypadkach, o których mowa w art. 81 ust. 8 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, oceniający niezwłocznie zawiadamia pisemnie ocenianego o nowym terminie sporządzenia oceny na piśmie. Kopię pisma dołącza się do arkusza.

§  9. 

1. W przypadku gdy w okresie 6 miesięcy od dnia ustalenia kryteriów oceny sporządzanej po raz pierwszy albo od dnia sporządzenia ostatniej oceny następuje zmiana stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego, wiążąca się z istotną zmianą zakresu obowiązków, w terminie 30 dni od zmiany stanowiska pracy ponownie dokonuje się czynności, o których mowa w § 5 i § 6; termin sporządzenia oceny nie ulega zmianie.

2. W przypadku, o którym mowa w art. 81 ust. 6 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, ocenę sporządza się nie wcześniej niż w terminie 7 dni przed zmianą stanowiska pracy wiążącą się z istotną zmianą zakresu obowiązków albo nie później niż w terminie 30 dni od tej zmiany.

3. W przypadku zmiany na stanowisku oceniającego w trakcie okresu, w którym oceniany podlega ocenie, ocena jest sporządzana na podstawie wybranych wcześniej kryteriów.

§ 10. Przed sporządzeniem oceny na piśmie oceniający przeprowadza z ocenianym rozmowę oceniającą, podczas której omawia z nim:

1) główne obowiązki wykonywane przez ocenianego w okresie, w którym podlegał ocenie, oraz sposób ich realizacji, z uwzględnieniem spełniania przez ocenianego ustalonych kryteriów oceny;

2) sposób realizowania przez ocenianego celów do osiągnięcia w okresie, w którym oceniany podlegał ocenie, jeżeli cele te zostały wyznaczone;

3) kierunki dalszego rozwoju zawodowego i potrzeby ocenianego w zakresie podnoszenia kwalifikacji i doskonalenia umiejętności.

§  11. 

1. Sporządzenie oceny na piśmie polega na:

1) przyznaniu ocen cząstkowych odpowiednio do poziomu spełniania przez ocenianego każdego z kryteriów obowiązkowych i kryteriów dodatkowych, jeżeli zostały wybrane, w trakcie wykonywania przez ocenianego głównych obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy zajmowanego przez ocenianego, według skali ocen:

a) znacznie poniżej oczekiwań - 1 punkt,

b) poniżej oczekiwań - 3 punkty,

c) na poziomie oczekiwań - 5 punktów,

d) powyżej oczekiwań - 7 punktów,

e) znacznie powyżej oczekiwań - 9 punktów;

2) ustaleniu ogólnego poziomu spełniania kryteriów oceny - przez wyliczenie średniej arytmetycznej z ocen cząstkowych - według skali ocen:

a) znacznie poniżej oczekiwań - od 1 punktu do 2 punktów,

b) poniżej oczekiwań - powyżej 2 punktów do 4 punktów,

c) na poziomie oczekiwań - powyżej 4 punktów do 6 punktów,

d) powyżej oczekiwań - powyżej 6 punktów do 8 punktów,

e) znacznie powyżej oczekiwań - powyżej 8 punktów do 9 punktów;

3) przyznaniu oceny pozytywnej - w przypadku ustalenia ogólnego poziomu spełniania kryteriów oceny na poziomie znacznie powyżej oczekiwań, powyżej oczekiwań albo na poziomie oczekiwań, pod warunkiem nieuzyskania przez ocenianego żadnej z ocen cząstkowych na poziomie znacznie poniżej oczekiwań;

4) przyznaniu oceny negatywnej - w przypadku ustalenia ogólnego poziomu spełniania kryteriów oceny na poziomie poniżej oczekiwań albo znacznie poniżej oczekiwań, a także w przypadku uzyskania przez ocenianego co najmniej jednej oceny cząstkowej na poziomie znacznie poniżej oczekiwań;

5) wpisaniu do arkusza wniosków dotyczących indywidualnego programu rozwoju zawodowego ocenianego.

2. Sporządzając ocenę na piśmie, oceniający bierze pod uwagę wnioski z rozmowy oceniającej.

3. Oceniający sporządza uzasadnienie przyznanej oceny w przypadku przyznania oceny negatywnej.

4. Oceniający może sporządzić uzasadnienie przyznanej oceny w przypadku przyznania oceny pozytywnej.

5. W przypadku przyznania oceny pozytywnej ocenianemu będącemu urzędnikiem służby cywilnej oceniający może sporządzić umotywowany wniosek o przyznanie ocenianemu kolejnego stopnia służbowego, wypełniając część III arkusza.

§  12. 

1. Oceniający niezwłocznie zapoznaje ocenianego z oceną sporządzoną na piśmie.

2. Po dokonaniu czynności, o której mowa w ust. 1, oryginał arkusza włącza się do akt osobowych ocenianego, a kopię arkusza oceniający doręcza ocenianemu.

§ 13. Do sporządzenia oceny, w przypadku gdy oceniany przed dniem wejścia w życie rozporządzenia zapoznał się z kryteriami oceny i terminem sporządzenia oceny na piśmie, stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 14. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia. ¹

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK Nr  1

WYKAZ KRYTERIÓW OCENY

KRYTERIUM		OPIS
1. KOMUNIKACJA		- Koncentrowanie się na wypowiedzi rozmówcy i dbanie o wzajemne zrozumienie. - Wypowiadanie się w sposób jasny i precyzyjny, dostosowany do sytuacji i rozmówcy (dobieranie stylu, języka i treści). - Formułowanie jasnych i precyzyjnych wypowiedzi pisemnych dostosowanych do sytuacji i odbiorcy (dobieranie stylu, języka i treści). - Przedstawianie przekonujących argumentów odpowiednio do sytuacji.
2. KREATYWNOŚĆ		- Proponowanie lub tworzenie nowych rozwiązań. - Nieschematyczne podejście do zadań.
3. NEGOCJOWANIE		- Przygotowywanie się do negocjacji, w szczególności opracowanie projektu stanowiska, zakresu możliwych ustępstw i argumentacji. - Stosowanie technik i strategii negocjacyjnych. - Osiągnięcie efektu negocjacji akceptowanego przez przełożonych.
4. ORGANIZACJA PRACY I ORIENTACJA NA OSIĄGANIE CELÓW		- Określanie sposobu realizacji zadań/celów. - Realizowanie zadań/celów w kolejności uwzględniającej ich wagę i pilność (ustalanie priorytetów działania). - Dobieranie niezbędnych zasobów umożliwiających realizację zadań/celów. - Dostosowywanie się do zmieniających się okoliczności. - Wytrwałość i zaangażowanie w realizację zadań/celów.
5. ORIENTACJA NA KLIENTA/ INTERESANTA	- Taktowne zachowanie, wyrażające szacunek i zrozumienie dla drugiej osoby. - Reagowanie na potrzeby klienta/interesanta, w szczególności rozpoznawanie jego potrzeb i proponowanie rozwiązań.
6. PODEJMOWANIE DECYZJI I ODPOWIEDZIALNOŚĆ	- Wypracowywanie alternatywnych rozwiązań na podstawie analizy informacji, w szczególności potencjalnego ryzyka. - Podejmowanie decyzji (decyzyjność). - Przyjmowanie odpowiedzialności za efekty podjętych decyzji.
7. RADZENIE SOBIE W SYTUACJACH KRYZYSOWYCH	- Rozpoznawanie sytuacji kryzysowych i informowanie o nich zainteresowanych. - Podejmowanie działań mających na celu rozwiązanie kryzysu. - Wyciąganie wniosków z sytuacji kryzysowych.
8. RZETELNOŚĆ	- Wykonywanie zadań zgodnie z obowiązującymi standardami (przepisami, zasadami, procedurami) oraz dbałość o jakość rezultatów. - Dotrzymywanie zobowiązań (realizacja zadań) w wyznaczonym czasie.
9. MYŚLENIE ANALITYCZNE	- Rozróżnianie informacji istotnych i nieistotnych. - Dostrzeganie zależności między informacjami. - Formułowanie wniosków.
10. WYKORZYSTYWANIE WIEDZY I DOSKONALENIE ZAWODOWE	- Wykorzystywanie wiedzy przy realizacji zadań na zajmowanym stanowisku pracy. - Doskonalenie wiedzy i umiejętności niezbędnych do wykonywania zadań na zajmowanym stanowisku pracy, w szczególności wyszukiwanie i pozyskiwanie wiedzy, korzystanie z dobrych praktyk i doświadczeń innych. - Korzystanie z dostępnych źródeł informacji, rozwiązań i technologii.
11. WSPÓŁPRACA	- Włączanie się w działania realizowane razem z innymi osobami, jeśli istnieje taka możliwość. - Dbanie o przepływ informacji. - Dbanie o dobrą atmosferę i otwartość we współpracy. - Dostrzeganie wkładu pracy innych osób. - Branie pod uwagę zdania innych osób. - Dzielenie się wiedzą i doświadczeniem.
12. WYSTĄPIENIA PUBLICZNE	- Wykorzystywanie różnych środków przekazu (np. narzędzi multimedialnych) i dbałość o sposób prezentacji (w tym autoprezentacji). - Nawiązywanie i utrzymywanie kontaktu z audytorium. - Zarządzanie czasem wystąpienia, w szczególności przestrzeganie ram czasowych, elastyczne reagowanie na potrzeby audytorium. - Radzenie sobie ze stresem i emocjami, w szczególności wywołanymi krytyką i trudnymi pytaniami.
13. ZARZĄDZANIE LUDŹMI	- Przydzielanie zakresu odpowiedzialności, zadań i uprawnień pracownikom (delegowanie zadań). - Monitorowanie realizacji zadań oraz w razie potrzeby podejmowanie działań korygujących lub zapobiegawczych. - Motywowanie pracowników. - Udzielanie pracownikom informacji zwrotnej opartej na ocenie ich zaangażowania i sposobu realizacji zadań. - Rozwiązywanie konfliktów. - Wspieranie pracowników w rozwoju zawodowym, w szczególności identyfikowanie potrzeb rozwojowych, proponowanie działań rozwojowych oraz monitorowanie ich realizacji.
14. ZARZĄDZANIE STRATEGICZNE	- Tworzenie wizji oraz wyznaczanie celów strategicznych w oparciu o całościowe i perspektywiczne widzenie organizacji, otoczenia oraz strategie rozwoju. - Formułowanie celów operacyjnych na podstawie celów strategicznych. - Analiza ryzyka planowanych działań o charakterze strategicznym.

ZAŁĄCZNIK Nr  2

WZÓR

ARKUSZ A

OCENA OKRESOWA

URZĘDNIKA SŁUŻBY CYWILNEJ LUB PRACOWNIKA SŁUŻBY CYWILNEJ

wzór

ZAŁĄCZNIK Nr  3

WZÓR

ARKUSZ B

OCENA OKRESOWA

URZĘDNIKA SŁUŻBY CYWILNEJ LUB PRACOWNIKA SŁUŻBY CYWILNEJ

wzór

ZAŁĄCZNIK Nr  4

WZÓR

ARKUSZ C

OCENA OKRESOWA

URZĘDNIKA SŁUŻBY CYWILNEJ LUB PRACOWNIKA SŁUŻBY CYWILNEJ

wzór

1 Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 lipca 2015 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej (Dz. U. poz. 1143), które traci moc z dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, zgodnie z art. 11 ustawy z dnia 30 grudnia 2015 r. o zmianie ustawy o służbie cywilnej oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r. poz. 34).

• Identyfikator: Dz.U.2016.470
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Warunki i sposób przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej.
• Data aktu: 04/04/2016
• Data ogłoszenia: 08/04/2016
• Data wejścia w życie: 23/04/2016