Instrukcja kancelaryjna dla organów gmin i związków międzygminnych.

ROZPORZĄDZENIE

PREZESA RADY MINISTRÓW

z dnia 22 grudnia 1999 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.

Na podstawie art. 39a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74, Nr 58, poz. 261, Nr 106, poz. 496 i Nr 132, poz. 622, z 1997 r. Nr 9, poz. 43, Nr 106, poz. 679, Nr 107, poz. 686, Nr 113, poz. 734 i Nr 123, poz. 775 oraz z 1998 r. Nr 155, poz. 1014 i Nr 162, poz. 1126) zarządza się, co następuje:

§  1. 

1. Ustala się instrukcję kancelaryjną dla organów gmin i związków międzygminnych, określającą zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin i związków międzygminnych, w celu zapewnienia jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, stanowiącą załącznik do rozporządzenia.

2. Przepisy instrukcji kancelaryjnej mają zastosowanie przy załatwianiu spraw przez organy wykonawcze jednostek pomocniczych, o których mowa w art. 39 ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74, Nr 58, poz. 261, Nr 106, poz. 496 i Nr 132, poz. 622, z 1997 r. Nr 9, poz. 43, Nr 106, poz. 679, Nr 107, poz. 686, Nr 113, poz. 734 i Nr 123, poz. 775 oraz z 1998 r. Nr 155, poz. 1014 i Nr 162, poz. 1126).

§ 2. Traci moc zarządzenie nr 40 Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lipca 1990 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin, związków komunalnych i sejmików samorządowych.

§ 3. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2000 r.

ZAŁĄCZNIK

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ORGANÓW GMINY I ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH

Spis treści ¹

Rozdział IPostanowienia ogólne

Rozdział IIPrzyjmowanie i obieg korespondencji

Rozdział IIIPrzekazywanie korespondencji wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) oraz jego zastępcom

Rozdział IVCzynności kancelaryjne sekretariatów

Rozdział VPrzeglądanie i przydzielanie korespondencji

Rozdział VIWewnętrzny obieg akt

Rozdział VIISystem kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

Rozdział VIIIZałatwianie spraw

Rozdział IXWysyłanie i doręczanie pism

Rozdział XPrzechowywanie akt

Rozdział XIPrzekazywanie akt do archiwum zakładowego

Rozdział XIIOpłaty skarbowe

Rozdział XIIIPostępowanie z aktami organów gminy

Rozdział XIVPowielanie i publikowanie

Rozdział XVZbiory wspomagające

Rozdział XVIWykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

Rozdział XVIINadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

Załączniki

Rozdział  I

Postanowienia ogólne

§  1. 

1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "Instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin i związków międzygminnych.

2. Określone w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w urzędach.

3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy, z zastrzeżeniem ust. 4.

4. Z dokumentami z klauzulą "zastrzeżone" postępuje się według Instrukcji.

§  2. 

1. Instrukcja może być stosowana w gminnych jednostkach organizacyjnych.

2. O wprowadzeniu Instrukcji do stosowania w jednostkach organizacyjnych, o których mowa w ust. 1, rozstrzyga wójt albo burmistrz (prezydent miasta).

§ 3. Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają:

1) akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,

2) aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,

3) czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę,

4) dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.),

5) kancelaria - wewnętrzną komórkę organizacyjną właściwego urzędu lub stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej,

6) 2  kierownik urzędu - wójta (burmistrza, prezydenta miasta),

7) kierownik wydziału - kierownika wydziału lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie,

8) korespondencja - każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez urząd,

9) nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,

10) nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.,

11) 3  organy gminy - radę gminy i wójta (burmistrza, prezydenta miasta) oraz zgromadzenie związku międzygminnego i zarząd związku międzygminnego,

12) paragrafy bez bliższego określenia - paragrafy niniejszej Instrukcji,

13) pieczęć - stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne do podpisu itp.,

14) 4  pieczęć urzędowa - pieczęć okrągłą z wizerunkiem herbu gminy pośrodku (do czasu ustalenia herbu z polem niewypełnionym) i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym,

15) poprzedniki - akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie,

16) przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy,

17) punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej załatwieniem,

18) referent - pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania,

19) rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny,

20) rzeczowy wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt,

21) 5  sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna wójta (burmistrza, prezydenta miasta), jego zastępców lub kierowników wydziału urzędu gminy,

22) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w urzędzie,

23) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,

24) teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,

25) urząd - urząd gminy lub związku międzygminnego,

26) wydział - wydział, biuro, oddział, referat lub inną komórkę organizacyjną,

27) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.),

28) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt,

29) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw.

§ 4. Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 i Nr 27, poz. 111, z 1982 r. Nr 7, poz. 55 i Nr 45, poz. 289, z 1983 r. Nr 41, poz. 185, z 1984 r. Nr 34, poz. 183, z 1986 r. Nr 47, poz. 228, z 1987 r. Nr 21, poz. 123 i Nr 33, poz. 186, z 1989 r. Nr 20, poz. 107, z 1990 r. Nr 34, poz. 201, z 1991 r. Nr 100, poz. 442 i Nr 119, poz. 513, z 1994 r. Nr 122, poz. 593, z 1995 r. Nr 1, poz. 1 i Nr 74, poz. 368, z 1996 r. Nr 43, poz. 189 i Nr 106, poz. 496, z 1997 r. Nr 75, poz. 471, Nr 102, poz. 643, Nr 137, poz. 926 i Nr 141, poz. 944 oraz z 1998 r. Nr 162, poz. 1126).

§  5. 

1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

1) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,

2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,

3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,

4) wysyłanie korespondencji i przesyłek,

5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,

6) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby - kierowanie ich do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy.

2. Czynności kancelaryjne w urzędach wykonują:

1) kancelaria,

2) sekretariaty,

3) referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy,

4) pracownicy sporządzający czystopisy.

Rozdział  II

Przyjmowanie i obieg korespondencji

§  6. 

1. Korespondencję przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo w rejestrze kancelaryjnym, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi referenci, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują kierownikowi wydziału.

2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

3. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe) kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych w urzędzie, sporządza o tym adnotację w obrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach i dalekopisach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach - także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 1.

4. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem § 1 ust. 4, z wyjątkiem:

1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,

2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem.

5. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej kancelarii, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do właściwej komórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowanie z depozytem.

6. Po otwarciu koperty sprawdza się:

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,

2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

7. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.

8. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:

1) wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,

2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.,

3) w których brak nadawcy lub daty pisma,

4) mylnie skierowanych,

5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,

6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

9. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo.

10. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.

11. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego.

12. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1-11 kancelaria segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje sekretariatom i wydziałom.

13. Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego doręczenia, wydziały przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników bez pokwitowań.

Rozdział  III

Przekazywanie korespondencji wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta) oraz jego zastępcom ⁶

§  7. 

1. Kierownikowi urzędu kancelaria przekazuje za pośrednictwem sekretariatu następującą korespondencję:

1) adresowaną do kierownika urzędu,

2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,

3) od organów naczelnych i centralnych, wojewody i marszałka województwa, starosty,

4) od organów gminy oraz organów związków międzygminnych,

5) zastrzeżoną dla kierownika urzędu,

6) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania urzędu,

7) skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub jego pracowników,

8) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w urzędzie przez organy kontrolne,

9) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez organy kontrolne w gminnych jednostkach organizacyjnych.

2. Zastępcom kierownika urzędu kancelaria przekazuje, poprzez ich sekretariaty, korespondencję:

1) imiennie do nich adresowaną,

2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności,

3) zastrzeżoną dla zastępcy kierownika urzędu.

3.  ⁷  (uchylony).

Rozdział  IV

Czynności kancelaryjne sekretariatów

§  8. 

1. 8  Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję oraz, jeżeli nie została wprowadzona do żadnego z rejestrów, rejestruje ją w dzienniku korespondencji i przekazuje odpowiednio: kierownikowi urzędu lub zastępcom kierownika urzędu, a następnie przekazuje kancelarii w celu umieszczenia jej w rejestrze kancelaryjnym.

2. Wzór dziennika korespondencji określa załącznik nr 2.

§  9. 

1. 9  Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami na:

1) podlegającą załatwieniu przez kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu,

2) podlegającą załatwieniu przez wydziały.

2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 2, pracownik sekretariatu przekazuje właściwym wydziałom.

Rozdział  V

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

§  10. 

1. 10  Kierownik urzędu lub jego zastępca, przeglądając korespondencję:

1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam,

2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe wydziały bądź stanowiska pracy. Wzór formularza poleceń kierownika urzędu określają załączniki nr 3a, 3b, 3c.

2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez wydziały bądź stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje dotyczące:

1) sposobu załatwienia sprawy,

2) terminu załatwienia sprawy,

3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.

3. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty.

4. Kierownicy wydziałów przeglądają korespondencję:

1) 11  mającą dyspozycję kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu,

2) adresowaną do nich imiennie,

3) zawierającą ponaglenie i interwencje,

4) wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, zajęcia stanowiska lub wydania wstępnych poleceń, dotyczących sposobu ich załatwienia.

5. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych wydziałów lub pracowników, przekazuje się ją wydziałowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.

Rozdział  VI

Wewnętrzny obieg akt

§ 11. Obieg akt między wydziałami odbywa się, z zastrzeżeniem § 6 ust. 13 zdanie drugie, za pośrednictwem kancelarii lub poczty elektronicznej.

§ 12. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

Rozdział  VII

System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt

§  13. 

1. W wydziałach urzędów obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.

2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych określa załącznik nr 4.

3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.

4. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: 00-99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000-999, a w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: 0000-9999.

5. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie.

6. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych urzędu będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej.

7. W uzasadnionych przypadkach kierownik urzędu może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej.

8. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt.

9. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem "A" zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego.

10. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne.

11. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "BC" zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwale znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.

12. Dokumentacja zaliczana do kategorii "BE", przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.

§  14. 

1. Komórki organizacyjne mogą sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tych komórek.

2. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać:

1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej,

2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych.

3. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do archiwum zakładowego.

§ 15. 12  Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach trzeciego i czwartego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia kierownika urzędu w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.

§  16. 

1. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy.

2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.

3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym.

4. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku (np. Or. I-0258-10-6/98).

5. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Spisy spraw do teczek symbol...". Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

§  17. 

1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub do rejestru kancelaryjnego.

2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych.

3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr 5.

4. 13  Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.

§  18. 

1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.

2. Znak sprawy zawiera:

1) symbol literowy komórki organizacyjnej,

2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,

3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.

3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. Or.I.0012-15/99, gdzie "Or.I" - oznacza symbol wydziału i oddziału (jeśli taki utworzono w wydziale), "0012" - oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, "15" - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, "99" - oznacza dwie ostatnie cyfry roku.

4. Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika, jeżeli taki został ustalony w regulaminach wewnętrznych wydziałów. Symbol litery umieszcza się po symbolu wydziału i oddziału. Symbole wydziałów i wewnętrznych komórek organizacyjnych określa regulamin organizacyjny urzędu.

5. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 6, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.

6. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: "przeniesiono do teczki hasło...".

§  19. 

1. Nie podlegają rejestracji:

1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.),

2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,

3) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,

4) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

2. Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt.

§  20. 

1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, o których mowa w § 16, zakłada się rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej.

2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak).

3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych.

4. Rejestry prowadzą referenci spraw.

5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru.

6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.

7. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze.

§  21. 

1. W urzędzie prowadzone są następujące centralne rejestry kancelaryjne:

1) 14  rejestr uchwał rady gminy i zarządzeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta),

2) rejestr skarg i wniosków,

3) rejestr aktów wewnętrznych,

4) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.

2. Sekretariat kierownika urzędu może prowadzić dziennik korespondencyjny (na nośniku papierowym lub jako rejestr informatyczny), w którym rejestrowane będą wszystkie pisma kierowane do kierownika urzędu według wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych.

3. Prowadzenie innych centralnych rejestrów kancelaryjnych niż wymienione w ust. 1 dozwolone jest za zgodą kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych.

Rozdział  VIII

Załatwianie spraw

§  22. 

1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:

1) odręczną,

2) korespondencyjną,

3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).

2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.

3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę.

§  23. 

1. Załatwienie spraw może być:

1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,

2) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu "odr." Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak "Oz.", który oznacza "ostatecznie załatwione".

§ 24. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki lub adnotacje podpisuje osoba, która je sporządziła. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.

§ 25. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: "Stwierdzam zgodność z oryginałem", a także datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.

§  26. 

1. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.

2. Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi. Referent powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis kancelarii celem wysłania adresatowi. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać do kancelarii odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce. Kancelaria sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednią adnotacją.

3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania.

§  27. 

1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:

1) nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,

2) znak sprawy,

3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,

4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,

5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,

6) treść pisma,

7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe),

8) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości.

2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:

1) parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma),

2) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza.

3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia:

1) nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: "polecony", "ekspres", "za zwrotnym dowodem doręczenia", "pilne", "poufne" itp.,

2) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych załączników (Zał. ...) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr ... do pisma znak ...),

3) adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: "Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma,

4) pod treścią pisma z lewej strony - termin wyznaczony do załatwienia sprawy (Termin do dnia ...); określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do jednostek podległych; dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy; terminy należy w zasadzie wyznaczać dekadowo: 10, 20, 30 danego miesiąca; po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy referent decyduje o wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy,

5) ewentualne wskazówki dla kancelarii.

4. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.

§ 28. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu.

§  29. 

1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych stosowanych w urzędach oraz wzory pieczęci do podpisu określa załącznik nr 6.

2. 15  Zakres kompetencji kierownika urzędu i zastępców kierownika urzędu w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa regulamin organizacyjny urzędu.

3. Na blankietach korespondencyjnych stosowanych przez kierownika urzędu zamieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu herb gminy.

§  30. 

1. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.

2. Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1, oraz zasady jej stosowania określają odrębne przepisy.

§  31. 

1. Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą referenta.

2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy wskazanej przez referenta.

Rozdział  IX

Wysyłanie i doręczanie pism

§  32. 

1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego:

1) przesyłką listową,

2) faksem,

3) teleksem lub dalekopisem,

4) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,

5) pocztą elektroniczną.

2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kancelarii:

1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo referentowi do uzupełnienia,

2) stwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania,

3) zwraca referentom kopie wysłanych pism,

4) wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów kontrolnych,

5) do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony przez referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina go do koperty.

3. Dla pism otrzymanych do wysyłki kancelaria przygotowuje koperty, na których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy, składający się z:

1) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji,

2) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem nieruchomości.

4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.

5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.

6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, ekspres itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła.

§ 33. Do doręczenia niektórych terminowych pism miejscowych bezpośrednio adresatom służy książka doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pisma w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują Kodeks oraz inne przepisy proceduralne. Wzór książki doręczeń określa załącznik nr 7.

Rozdział  X

Przechowywanie akt

§  34. 

1. Akta spraw przechowuje się w wydziałach i w archiwum zakładowym.

2. W wydziałach przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku kalendarzowego - przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.

3. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr 8.

Rozdział  XI

Przekazywanie akt do archiwum zakładowego

§  35. 

1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urzędy prowadzą archiwa zakładowe.

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych urzędy przechowują na nośnikach papierowych w archiwach zakładowych.

3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.

4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z kierownikami wydziałów, ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego.

§  36. 

1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się:

1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,

2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,

3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,

4) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych,

5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,

6) w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce.

2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik nr 9.

3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.

4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.

§  37. 

1. Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami.

2. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.

3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.

§  38. 

1. W razie zniesienia urzędu, w wyniku likwidacji jednostki podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego, a dokumentację niearchiwalną (kategorii B) - urzędowi przejmującemu sprawy jednostki.

2. Jeżeli tereny likwidowanej jednostki podziału terytorialnego wchodzą w skład kilku jednostek podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego. Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym.

3. W przypadku zmiany granic między gminami przepisy ust. 1 i 2 stosuje się odpowiednio.

4. W razie likwidacji związku międzygminnego przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.

Rozdział  XII

Opłaty skarbowe

§  39. 

1. Znaki opłaty skarbowej od podania lub protokołu zastępującego podanie i dołączonych załączników nakleja się na podaniu lub protokole. Wartość naklejonych znaków opłaty skarbowej powinna być równa kwocie należnej opłaty skarbowej od podania i załączników do niego. Jeżeli załączniki są składane w terminie późniejszym niż podanie, znaki opłaty skarbowej należnej od załączników nakleja się na załącznikach.

2. Znaki opłaty skarbowej na podaniu (protokole) i załącznikach kasuje wstępnie pracownik, który je przyjął, pieczęcią, kasownikiem albo ręcznie, tak aby część odcisku pieczęci, kasownika lub kreski skasowania znajdowała się również na dokumencie poza znakami.

3. W przypadku złożenia dokumentów w postaci poczty elektronicznej znak opłaty skarbowej nakleja się na akta sprawy lub w specjalnym rejestrze prowadzonym na nośniku informatycznym prowadzonym przez referenta załatwiającego sprawę.

4. Referent rozpatrując podanie sprawdza, czy uiszczono opłatę we właściwej wysokości, i dokonuje powtórnego skasowania znaków opłaty skarbowej na podaniu, wpisując na znakach datę załatwienia sprawy oraz umieszczając swój podpis w ten sposób, aby część daty i podpisu przechodziła na znak sąsiedni lub na dokument, na którym znak naklejono.

§  40. 

1. Rozpatrzenie podania, dokonanie czynności urzędowej, a także wydanie świadectwa lub zezwolenia podlegających opłacie skarbowej należy uzależnić od uiszczenia tej opłaty.

2. Jeżeli wniesiono podanie bez uiszczenia należnej opłaty skarbowej, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w terminie 14 dni, z pouczeniem, że w razie niewykonania tego obowiązku, podanie zostanie pozostawione bez rozpatrzenia lub czynność podlegająca opłacie nie zostanie dokonana. O wysłaniu wezwania należy uczynić odpowiednią adnotację na podaniu.

3. W razie gdy zobowiązany złoży w wyznaczonym terminie znaki opłaty skarbowej odpowiedniej wartości, nakleja się je na podaniu i kasuje w sposób określony w § 39 ust. 2. Gdy zobowiązany naklei znaki opłaty skarbowej na otrzymanym wezwaniu i doręczy je organowi, który wysłał wezwanie, znaki opłaty skarbowej kasuje się na wezwaniu i dołącza się je do podania, na którym odnotowuje się wysokość wpłaconej kwoty i datę doręczenia wezwania.

4. Rozpatrzenie podania, pomimo nieuiszczenia opłaty skarbowej, może nastąpić tylko w przypadkach, gdy:

1) za niezwłocznym rozpatrzeniem przemawiają względy społeczne lub ważny interes strony,

2) wniesienie podania stanowi czynność, dla której jest ustanowiony termin wniesienia,

3) podanie wniosła osoba zamieszkała za granicą bez pośrednictwa polskiego urzędu konsularnego.

5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4 pkt 1 i 2, należy wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w sposób określony w ust. 2 i 3, a w razie jej nieuiszczenia, po załatwieniu sprawy, przekazać podanie urzędowi skarbowemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu pobrania należnej opłaty skarbowej.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 3, odpowiedź na podanie należy przekazać polskiemu urzędowi konsularnemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu doręczenia i pobrania należnych opłat.

§  41. 

1. Znaki opłaty skarbowej od czynności urzędowej nakleja się na wniosku o dokonanie tej czynności lub protokole stwierdzającym jej wykonanie i kasuje w sposób określony w § 39 ust. 2.

2. Znaki opłaty skarbowej za świadectwa lub zezwolenia wydawane w wyniku wniesienia podania, naklejone na podaniu, kasuje się w sposób określony w § 39 ust. 4, a na wydanym dokumencie umieszcza się odpowiednią adnotację. Jeżeli wydanie świadectwa lub zezwolenia nie wymaga wniesienia podania, znaki opłaty skarbowej nakleja się na wydanym dokumencie i kasuje pieczęcią.

3. Jeżeli opłatę skarbową uiszczono gotówką, adnotację stwierdzającą wysokość i datę wpłaty oraz numer pokwitowania lub numer rachunku bankowego umieszcza się na protokole stwierdzającym dokonanie czynności urzędowej albo na świadectwie lub zezwoleniu.

§  42. 

1. Jeżeli opłata skarbowa została uiszczona nienależnie lub w kwocie wyższej od należnej albo jeżeli pomimo jej uiszczenia nie wydano świadectwa lub zezwolenia albo nie dokonano czynności urzędowej, referent, który skasował znaki opłaty skarbowej albo zamieścił na dokumencie adnotację o uiszczeniu opłaty gotówką, jest obowiązany przekazać dokument ze skasowanymi znakami opłaty skarbowej bądź z pokwitowaniem uiszczenia tej opłaty właściwemu urzędowi skarbowemu w celu dokonania zwrotu opłaty.

2. Jeżeli podanie, świadectwo, zezwolenie lub czynność urzędowa są zwolnione od opłaty skarbowej, na podaniu, świadectwie, zezwoleniu lub dokumencie stwierdzającym czynność urzędową należy uczynić adnotację o zwolnieniu, ze wskazaniem podstawy prawnej.

Rozdział  XIII

Postępowanie z aktami organów gminy

§  43. 

1. 16  Ogólne przepisy Instrukcji mają również zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością rady gminy, innych organów kolegialnych powołanych przez radę gminy oraz wójta (burmistrza, prezydenta miasta), jeżeli postanowienia niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej.

2. Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio do organów związków międzygminnych.

§  44. 

1. Ustala się wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych dla przewodniczącego rady i jego zastępców oraz pieczęci do podpisu według załącznika nr 6.

2. Na blankietach korespondencyjnych dla rady gminy oraz przewodniczącego rady zamieszcza się herb gminy. Rada gminy może ustanowić dodatkowe oznaczenia na blankietach korespondencyjnych.

§  45.  ¹⁷

1. Sprawy związane z organizacją sesji rady gminy i posiedzeń komisji rejestruje się w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.

2. Protokoły sesji rady gminy, posiedzeń komisji, a także akty tych organów (uchwały, postanowienia, opinie itp.) sporządza się i ewidencjonuje według zasad ustalonych przez radę gminy.

§  46. 

1. Protokoły otrzymują w ciągu kadencji kolejne numery, począwszy od numeru jeden.

2. 18  Protokoły sesji są numerowane cyframi rzymskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np. nr I/99, nr XXXII/2000 itp.), a protokoły komisji - cyframi arabskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy wpisywać w całości) (np. nr 1/99, nr 2/99, nr 35/2000).

§  47. 

1. Oryginały protokołów przechowuje się w zbiorach protokołów.

2. Po zakończeniu kadencji protokoły, ułożone chronologiczne, oprawia się w formie książkowej kolejno latami i opatruje spisem treści (zawierającym: daty sesji lub posiedzenia, numery protokołów, tematykę obrad, numer strony zbioru) oraz podpisem:

"Protokoły sesji (posiedzenia Komisji) ......... Rady Gminy nr ...... gmina ........ za rok ..........." .

3. Jeżeli jest to możliwe, wszystkie protokoły powinny być dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej urzędu oraz w powszechnie dostępnych zbiorach informatycznych.

§  48. 

1. W wydziale urzędu wskazanym przez kierownika urzędu, niezależnie od spisów spraw prowadzonych na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, powinny być założone na okres kadencji następujące rejestry:

1) 19  uchwał rady gminy i zarządzeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta),

2) wniosków i opinii komisji rady gminy,

3) interpelacji i wniosków radnych.

2. Jeżeli jest to możliwe, rejestry te powinny być również dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej urzędu oraz w powszechnie dostępnych zbiorach danych.

Rozdział  XIV

Powielanie i publikowanie

§  49. 

1. Podstawą sporządzenia kopii dokumentu i wykonania określonego nakładu jest polecenie kierownika wydziału lub upoważnionej osoby.

2. Dyspozycja polecenia zawiera:

1) zwięzłe oznaczenie dokumentu,

2) format,

3) nakład,

4) datę,

5) podpis kierownika wydziału lub upoważnionej osoby.

Rozdział  XV

Zbiory wspomagające

§  50. 

1. W urzędach mogą być prowadzone zbiory wspomagające, służące potrzebom pracowników urzędu. Zbiory podlegają wydziałom załatwiającym sprawy budżetowe i gospodarcze.

2. Zasady gromadzenia materiałów i zbiorów wspomagających, organizację i zasady prowadzenia zbiorów oraz obowiązki ich pracowników określają kierownicy wydziałów właściwi w sprawach gospodarczych.

§  51. 

1. W zbiorach wspomagających urzędów mogą być przechowywane:

1) przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepisów,

2) publikacje (opracowania) własne i wydawnictwa obce zakwalifikowane do zbiorów.

2. Podstawą systematyki i ewidencji zbiorów są katalogi i skorowidze prowadzone w sposób zapewniający łatwość wyszukiwania poszczególnych pozycji według hasła rzeczowego bądź tytułu pozycji.

Rozdział  XVI

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

§ 52. Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w urzędach, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa.

§  53. 

1. Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:

1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem § 1 ust. 3,

2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrzurzędową pocztą elektroniczną,

3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz urzędów,

4) udostępnienia upoważnionym pracownikom:

a) zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności:

– edytorów tekstów,

– arkuszy kalkulacyjnych,

– baz danych,

– programów graficznych,

– oprogramowania antywirusowego,

b) zakupionych baz danych, a w szczególności:

– prawnych,

– baz adresowych,

– baz danych statystycznych,

c) utworzonych w urzędzie baz danych, a w szczególności:

– ewidencji prawa miejscowego,

– ewidencji zarządzeń kierowników urzędu,

– baz adresowych,

– baz danych o regionie,

5) współdziałania z dostępnymi bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej,

6) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,

7) tworzenia i udostępniania zbiorowego kalendarza zajęć kierowników urzędu,

8) monitorowania zaleceń kierownika urzędu,

9) monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz urzędu,

10) umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej informacji o urzędzie, kadrze kierowniczej i kompetencjach,

11) informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw.

2. Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w urzędach osobie z wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w komórce organizacyjnej właściwej do spraw organizacji urzędu.

§  54. 

1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,

2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.

2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:

1) system haseł identyfikujących pracownika,

2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień,

3) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart magnetycznych lub kart obiegowych.

3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:

1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:

a) operacyjnego,

b) narzędziowego,

c) aplikacyjnego,

2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu,

3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu,

4) archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym pomieszczeniu poza gmachem urzędu.

4. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych (z wyjątkiem wydzielonych stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej urzędu i z zainstalowanym programem antywirusowym).

5. Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu Internet) jest możliwe wyłącznie w wydzielonych i nie podłączonych do wewnętrznej sieci informatycznej urzędu stanowiskach komputerowych.

6. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych.

Rozdział  XVII

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

§  55. 

1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu czynności kancelaryjnych należy do obowiązków kierownika urzędu.

2. Obowiązki kierownika wydziału w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania Instrukcji przez pracowników wydziału i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu:

1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,

2) prawidłowości załatwiania spraw,

3) terminowości załatwiania spraw,

4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego Instrukcją,

5) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej i kasowania znaczków,

6) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w § 27,

7) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.

3. Do obowiązków kierownika wydziału należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników wydziału, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. Celowe jest prowadzenie przez każdego referenta podręcznych skorowidzów przepisów (skorowidze te powinny być bieżąco aktualizowane).

Załącznik Nr  1

PIECZĘĆ WPŁYWU KANCELARII OGÓLNEJ

WPŁYNĘŁO

Kancelaria Ogólna

(datownik)

ilość załączników................

podpis...........................

Załącznik Nr  2

DZIENNIK KORESPONDENCJI

Sekretariatu/Pionu

Lp.	Nadawca			Określenie sprawy	Termin załatwienia	Pismo przydzielono/podpis odbiorcy	Uwagi o załatwieniu
	Nazwa jednostki organizacyjnej lub nazwisko interesanta	pismo
		data	znak
1	2	3	4	5	6	7	8

Załącznik Nr  3a

Wzór formularza poleceń Wójta

wzór

Załącznik Nr  3b  ²⁰

Wzór formularza poleceń Burmistrza

wzór

Załącznik Nr  3c

Wzór formularza poleceń Prezydenta Miasta

wzór

Załącznik Nr  4  ²¹

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT DLA ORGANÓW GMIN I ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH

WYKAZ HASEŁ KLASYFIKACYJNYCH PIERWSZEGO, DRUGIEGO I TRZECIEGO RZĘDU

0 ZARZĄDZANIE

00 ORGANY JEDNOOSOBOWE I KOLEGIALNE

000 Przepisy prawne dotyczące organów jednoosobowych i kolegialnych

001 Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej - wybory Prezydenta RP

002 Sejm i Senat Rzeczypospolitej Polskiej

003 Referenda

004 Organy samorządu terytorialnego

005 Działalność organów gminy

006 Komisje i zespoły organów gminy

007 Zjazdy, narady, konferencje

01 ORGANIZACJA

010 Przepisy prawne dotyczące organizacji i zarządzania

011 Organizacja urzędu gminy

012 Organizacja jednostek pomocniczych i podległych

013 Organizacja innych jednostek organizacyjnych

014 Akty normatywne

015 Akty normatywne organów gminy oraz realizacja uchwał i zarządzeń

016 Akty normatywne innych, gminnych jednostek organizacyjnych

017 Prace naukowo-badawcze

018 Metody pracy

02 PROGNOZOWANIE, PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ I STATYSTYKA

020 Metodyka i organizacja prognozowania, planowania i sprawozdawczości statystycznej

021 Planowanie i sprawozdawczość

022 Statystyka i analizy

023 Meldunki i raporty sytuacyjne

03 INFORMATYKA

030 Projektowanie i koordynowanie systemów i programów

031 Tworzenie i eksploatacja baz danych

032 Elektroniczne archiwizowanie danych na nośnikach informatycznych

04 PODZIAŁ TERYTORIALNY

040 Ustalanie nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych

041 Podział terytorialny, zmiany granic administracyjnych

05 OBSŁUGA PRAWNA, SKARGI I WNIOSKI

050 Przepisy prawne dotyczące obsługi prawnej oraz skarg i wniosków

051 Prowadzenie spraw cywilnych

052 Prowadzenie spraw karnych

053 Opiniowanie projektów aktów prawnych

054 Opinie prawne

055 Interpretacje prawne i spory kompetencyjne

056 Skargi i wnioski

06 WYDAWNICTWA I PUBLIKACJE, POPULARYZACJA

060 Przepisy prawne dotyczące wydawnictw i publikacji

061 Wydawnictwa

062 Dzienniki, czasopisma, ogłoszenia, wywiady

063 Kroniki i monografie

064 Wystawy, pokazy, imprezy

07 WSPÓŁDZIAŁANIE, KONTAKTY

070 Współdziałanie z organami władzy państwowej

071 Współdziałanie z jednostkami samorządu terytorialnego i innymi instytucjami

072 Kontakty zagraniczne

08 BIUROWOŚĆ, ARCHIWUM, BIBLIOTEKA

080 Przepisy prawne dotyczące biurowości, archiwów zakładowych, bibliotek

081 Instrukcje, rejestry, regulaminy

082 Archiwum zakładowe

083 Biblioteka urzędowa

084 Organizacja i stosowanie nowoczesnej techniki pracy biurowej

085 Formularze i druki

086 Godła i herby, pieczęcie, tablice urzędowe

087 Opłaty pocztowe, telefoniczne

09 NADZÓR, KONTROLE, BADANIA

090 Zasady i tryb postępowania w sprawach nadzoru, kontroli i badań

091 Kontrole, inspekcje, lustracje

092 Badania

093 Uczestnictwo w obcych kontrolach i badaniach

1 KADRY

10 OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC, EWIDENCJA OSOBOWA

100 Zbiór przepisów prawnych dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych

101 Ogólne zasady pracy i płacy

102 Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia

103 Sprawy pracownicze

11 ZATRUDNIENIE I WYNAGRADZANIE

110 Przepisy prawne dotyczące zatrudniania i wynagradzania

111 Zatrudnianie i zwalnianie pracowników własnego urzędu

112 Nagradzanie i awansowanie pracowników własnego urzędu

113 Zatrudnianie, nagradzanie i awansowanie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych

114 Opiniowanie pracowników

115 Odznaczenia państwowe i resortowe

116 Prace dodatkowe pracowników

12 SZKOLENIE PRACOWNIKÓW

120 Przepisy prawne dotyczące szkolenia pracowników

121 Ośrodki doskonalenia kadr pracowniczych

122 Formy i metody szkolenia

123 Uczestnicy szkolenia

13 DYSCYPLINA PRACY, URLOPY, KARY

130 Przepisy prawne dotyczące dyscypliny pracy, urlopów, karania pracowników

131 Dyscyplina pracy

132 Urlopy pracownicze

133 Kary porządkowe i dyscyplinarne

134 Postępowanie dyscyplinarne

14 SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE

140 Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowych pracowników

141 Mieszkania, działki, dojazdy

142 Opieka zdrowotna

143 Wypoczynek pracowników i ich rodzin

144 Sport, oświata, kultura

15 EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA

150 Przepisy prawne emerytalno-rentowe i ubezpieczeniowe

151 Emerytury i renty

152 Ubezpieczenia społeczne

16 BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY

160 Przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy

161 Stan bezpieczeństwa i higieny pracy

162 Środki ochronne

163 Wypadki przy pracy, choroby zawodowe

2 ŚRODKI RZECZOWE

20 ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCIAMI

200 Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościami

201 Administrowanie nieruchomościami

202 Ochrona obiektów i mienia

21 GOSPODARKA ŚRODKAMI RUCHOMYMI

210 Zaopatrzenie w materiały i pomoce biurowe

211 Meble i sprzęt biurowy

212 Maszyny i urządzenia

213 Gospodarka materiałowa i narzędziowa

214 Inwentaryzacja

22 INWESTYCJE I REMONTY BUDOWLANE

220 Przepisy prawne dotyczące inwestycji i remontów

221 Przygotowanie inwestycji i remontów

222 Inwestycje budowlane

223 Remonty

23 TRANSPORT WŁASNY

230 Przepisy prawne dotyczące transportu własnego

231 Zakupy i ewidencja środków transportu

232 Eksploatacja środków transportu

233 Warsztaty, garaże, myjnie

234 Ubezpieczenia samochodu

3 BUDŻET, PODATKI, RACHUNKOWOŚĆ

30 PLANOWANIE I WYKONANIE BUDŻETU

300 Przepisy prawne dotyczące planowania budżetowego

301 Budżet gminy

302 Realizacja budżetu gminy

303 Gospodarka pozabudżetowa

304 Finansowanie inwestycji i remontów

305 Fundusze specjalne i celowe, środki specjalne, pożyczki

31 PODATKI I OPŁATY

310 Zobowiązania podatkowe

311 Akta podatkowo-wymiarowe

312 Opłaty

313 Egzekucja należności pieniężnych z tytułu podatków i opłat

32 DOCHODY INNE

320 Dochody z majątku gminy

321 Odsetki

33 RACHUNKOWOŚĆ, KSIĘGOWOŚĆ, OBSŁUGA KASOWA

330 Przepisy prawne dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej

331 Plan kont

332 Księgowość

333 Płace

334 Rozliczenia, diety, ubezpieczenia

335 Obsługa kasowa

336 Nadzór głównego księgowego

34 ZAMÓWIENIA PUBLICZNE

340 Rejestr zamówień publicznych

341 Dokumentacja zamówień publicznych

342 Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych

4 KULTURA, SPORT, TURYSTYKA, OŚWIATA

40 UPOWSZECHNIANIE KULTURY

400 Przepisy prawne dotyczące upowszechniania kultury

401 Organizacja i programy upowszechniania kultury

402 Stowarzyszenia kulturalne, twórcy

403 Organizacja imprez kulturalnych

404 Ochrona dóbr kultury, zabytki nieruchome

405 Zabytki archeologiczne

406 Zabytki ruchome

41 SPORT, KULTURA FIZYCZNA

410 Przepisy prawne dotyczące sportu i kultury fizycznej

411 Kierunki i programy rozwoju kultury fizycznej i sportu oraz sprawozdania z ich realizacji

412 Wychowanie fizyczne i sport masowy

413 Obiekty sportowe i rekreacyjne

42 TURYSTYKA I WYPOCZYNEK

420 Przepisy prawne dotyczące turystyki i wypoczynku

421 Kierunki i programy rozwoju turystyki i wypoczynku na terenie gminy

422 Zagospodarowanie turystyczno-wypoczynkowe

43 OŚWIATA

430 Przepisy prawne dotyczące oświaty

431 System oświaty publicznej

432 Niepubliczne szkoły i placówki oświatowe

433 Baza lokalowa, sprzęt

5 SPRAWY OBYWATELSKIE, URZĘDY STANU CYWILNEGO, SPRAWY WOJSKOWE, OBRONA CYWILNA, STRAŻ POŻARNA, KOMUNIKACJA, DROGOWNICTWO, ŁĄCZNOŚĆ

50 SPRAWY OBYWATELSKIE I SPOŁECZNE

500 Przepisy prawne dotyczące spraw obywatelskich i społecznych

501 Stowarzyszenia

502 Sprawy społeczne

503 Obywatelstwo

51 EWIDENCJA LUDNOŚCI, DOWODY OSOBISTE, URZĘDY STANU CYWILNEGO

510 Przepisy prawne dotyczące ewidencji ludności, dowodów osobistych i urzędów stanu cywilnego

511 Ewidencja ludności

512 Dowody osobiste

513 Urzędy stanu cywilnego

514 Wydawanie odpisów i zaświadczeń z ksiąg s.c.

515 Wpisywanie zagranicznych aktów s.c., odtwarzanie treści aktów s.c., statystyka

52 SPRAWY WOJSKOWE, BEZPIECZEŃSTWO I PORZĄDEK PUBLICZNY, OCHRONA INFORMACJI NIEJAWNYCH

520 Przepisy prawne dotyczące spraw wojskowych, bezpieczeństwa i porządku

521 Sprawy wojskowe

522 Bezpieczeństwo i porządek publiczny, ochrona informacji niejawnych

523 Straż gminna (miejska)

524 Ochrona danych osobowych

53 SPRAWY OBRONY, OBRONA CYWILNA

530 Przepisy prawne dotyczące spraw obronnych i obrony cywilnej

531 Terenowe komitety obrony

532 Obrona cywilna

533 Szkolenie obronne i ćwiczenia

534 Ochrona zakładów pracy i obiektów użyteczności publicznej

535 Świadczenia na rzecz obronności

54 OCHRONA PRZECIWPOŻAROWA, STRAŻE POŻARNE I INNE JEDNOSTKI OCHRONY PRZECIWPOŻAROWEJ ORAZ PODMIOTY RATOWNICZE

540 Przepisy prawne dotyczące ochrony przeciwpożarowej, jednostek ochrony przeciwpożarowej oraz systemu ratowniczo-gaśniczego

541 Sieć straży pożarnych, innych jednostek ochrony przeciwpożarowej i podmiotów ratowniczych oraz ich organizacja

542 Działalność jednostek ochrony przeciwpożarowej i innych podmiotów ratowniczych

543 Wyposażenie straży pożarnych

544 Profilaktyka przeciwpożarowa

55 KOMUNIKACJA, DROGOWNICTWO, TRANSPORT

550 Przepisy prawne dotyczące komunikacji, drogownictwa, transportu

551 Bezpieczeństwo ruchu drogowego

552 Ewidencja i rejestracja pojazdów

553 Uprawnienia do kierowania pojazdami

554 Gospodarka i zarządzanie drogami

555 System komunikacyjny

56 ŁĄCZNOŚĆ

560 Przepisy prawne dotyczące łączności

561 Zaopatrzenie w sprzęt do łączności

562 Organizacja łączności alarmowej

6 ROLNICTWO, LEŚNICTWO, GOSPODARKA WODNA, PRZEMYSŁ, USŁUGI, HANDEL

60 GOSPODARKA ROLNA, WETERYNARIA

600 Przepisy prawne dotyczące rolnictwa i weterynarii

601 Obrót nieruchomościami rolnymi

602 Ochrona gruntów rolnych

603 Produkcja roślinna

604 Ochrona roślin

605 Produkcja zwierzęca, rybactwo

606 Sprawy ogólne rolnictwa

607 Nadzór weterynaryjny

61 LEŚNICTWO, ŁOWIECTWO, OCHRONA PRZYRODY

610 Przepisy prawne dotyczące gospodarki leśnej, łowieckiej, ochrony przyrody

611 Gospodarka leśna i ochrona lasów

612 Łowiectwo

613 Ochrona przyrody

62 GOSPODARKA WODNA

620 Przepisy prawne dotyczące gospodarki wodnej

621 Sprawy techniczne

622 Ochrona wód

623 Ochrona przeciwpowodziowa

63 GEODEZJA ROLNA

630 Przepisy prawne dotyczące geodezji rolnej

631 Służba geodezji rolnej

632 Wykonawstwo geodezyjne rolne

64 PRZEMYSŁ, USŁUGI, HANDEL

640 Przepisy prawne dotyczące przemysłu, usług i handlu

641 Sieć zakładów przemysłowych i usługowych

642 Polityka gospodarcza

643 Zezwolenia, decyzje, zgłoszenia

644 Działalność handlowa

645 Prywatyzacja przedsiębiorstw komunalnych

646 Ochrona konsumenta

7 GOSPODARKA KOMUNALNA, MIESZKANIOWA, LOKALOWA, PRZESTRZENNA, BUDOWNICTWO, URBANISTYKA, ARCHITEKTURA, GEOLOGIA, OCHRONA ŚRODOWISKA

70 GOSPODARKA KOMUNALNA

700 Przepisy prawne dotyczące gospodarki komunalnej

701 Urządzenia komunalne, nadzór

702 Inwestycje komunalne

703 Zaopatrzenie ludności w wodę i kanalizację

704 Drogi, ulice, mosty

705 Usługi komunalne

706 Utrzymanie czystości

707 Tereny zielone, sportowe

708 Inne usługi komunalne

709 Cmentarze i grobownictwo

71 GOSPODARKA MIESZKANIOWA I LOKALOWA

710 Budownictwo mieszkaniowe

711 Gospodarowanie budynkami, nadzór

712 Indywidualne budownictwo mieszkaniowe

713 Fundusz mieszkaniowy

714 Gospodarka lokalami

72 GOSPODARKA NIERUCHOMOŚCIAMI

720 Przepisy prawne dotyczące gospodarki nieruchomościami

721 Ewidencja gruntów nierolniczych i nieruchomości

722 Gospodarka gruntami

723 Grunty pod budownictwo mieszkaniowe

724 Nadzór nad zarządzaniem gruntami

725 Ogródki działkowe

73 BUDOWNICTWO, URBANISTYKA, ARCHITEKTURA

730 Przepisy prawne dotyczące budownictwa, urbanistyki, architektury

731 Programy prac urbanistycznych i ich realizacja

732 Planowanie przestrzenne

733 Lokalizacja inwestycji

734 Organizacja służb projektowania i budownictwa

735 Nadzór urbanistyczno-budowlany

74 GEODEZJA I KARTOGRAFIA

740 Przepisy prawne dotyczące geodezji i kartografii

741 Ewidencja gruntów i budynków

742 Osnowy geodezyjne, mapa zasadnicza, mapy topograficzne

743 Prace różne (geodezyjne)

744 Prace geodezyjne i kartograficzne

745 Nadzór, ewidencja, udostępnianie zasobu

75 GEOLOGIA

750 Przepisy prawne dotyczące geologii

751 Geologia surowcowa

752 Nadzór nad robotami geologicznymi

753 Hydrogeologia

754 Geologia inżynierska

76 OCHRONA ŚRODOWISKA

760 Przepisy prawne dotyczące ochrony środowiska

761 Plany i programy dotyczące ochrony środowiska

762 Nadzór, koordynacja i kontrola ochrony środowiska

763 Ochrona gleby, zieleni, obiektów i urządzeń wodnych

764 Ochrona powietrza atmosferycznego

765 Szkody górnicze

766 Gospodarka odpadami

8 ZDROWIE, POMOC SPOŁECZNA, OSOBY NIEPEŁNOSPRAWNE

80 OCHRONA ZDROWIA LUDNOŚCI

800 Przepisy prawne dotyczące ochrony zdrowia ludności

801 Plany i programy ochrony zdrowia ludności

802 Organizacja opieki zdrowotnej

803 Profilaktyka i oświata zdrowotna

804 Lecznictwo

805 Sprawy sanitarne i przeciwepidemiologiczne

806 Środki lecznicze i sanitarne

81 POMOC SPOŁECZNA, SPRAWY OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH, OPIEKA NAD DZIEĆMI

810 Przepisy prawne dotyczące pomocy społecznej i rehabilitacji osób niepełnosprawnych

811 Jednostki organizacyjne pomocy społecznej

812 Świadczenia pomocy

813 Działalność opiekuńcza i usługi opiekuńcze

814 Sprawy osób niepełnosprawnych

815 Zatrudnianie i opieka nad osobami niepełnosprawnymi

816 Opieka nad dziećmi

817 Zapobieganie patologiom społecznym

9 ZATRUDNIENIE I SPRAWY SOCJALNE

90 ZATRUDNIENIE

900 Przepisy prawne dotyczące zatrudnienia

901 Plany i programy zatrudnienia

902 Pośrednictwo pracy

903 Sprawy bezrobotnych

904 Zatrudnianie młodocianych i absolwentów szkół

905 Zatrudnianie za granicą i zatrudnianie cudzoziemców

91 SPRAWY SOCJALNE

910 Przepisy prawne dotyczące spraw socjalnych

911 Fundusz Pracy

912 Różne akcje socjalne

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT DLA ORGANÓW GMIN I ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH*

* Wykaz akt ma zastosowanie również dla organów miast na prawach powiatu.

0 - ZARZĄDZANIE

Symbole klasyfikacyjne				Hasła klasyfikacyjne	Kategoria archiwalna		Uwagi
II stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału		w komórce macierzystej	w innych komórkach
00				ORGANY JEDNOOSOBOWE I KOLEGIALNE
	000			Przepisy prawne dotyczące organów jednoosobowych i kolegialnych	B-10	Bc
	001			Prezydent Rzeczypospolitej Polskiej - wybory Prezydenta RP	B-5	Bc	Postępowanie z dokumentacją wyborczą regulują odrębne przepisy
	002			Sejm i Senat Rzeczypospolitej Polskiej
		0020		Wybory do Sejmu i Senatu RP	B-5	Bc	Postępowanie z dokumentacją wyborczą regulują odrębne przepisy
		0021		Komisje sejmowe	B-5	Bc
		0022		Zespoły poselskie	B-5	Bc
		0023		Spotkania posłów z wyborcami	B-5	Bc
		0024		Interpelacje, wnioski i postulaty posłów	B-5	Bc
		0025		Spotkania senatorów z wyborcami	B-5	Bc
		0026		Interwencje, wnioski i postulaty senatorów	B-5	Bc
	003			Referenda
		0030		Referendum ogólnokrajowe	B-5	Bc	Postępowanie z dokumentacją referendum regulują odrębne przepisy
		0031		Referendum wojewódzkie	B-5	Bc	Postępowanie z dokumentacją referendum regulują odrębne przepisy
		0032		Referendum powiatowe	B-5	Bc	Postępowanie z dokumentacją referendum regulują odrębne przepisy
		0033		Referendum gminne	BE-5	Bc	Postępowanie z dokumentacją referendum regulują odrębne przepisy
	004			Organy samorządu terytorialnego
		0040		Wybory organów samorządu terytorialnego	BE-5	Bc	Wybory do rad: gminy, powiatu i sejmiku województwa oraz wybory wójtów, burmistrzów i prezydentów miast. Postępowanie z dokumentacją wyborów regulują odrębne przepisy
		0041		Wybory organów jednostek pomocniczych gminy	BE-5	Bc	Do rad sołeckich i rad dzielnic (osiedli). Do kategorii A zalicza się protokoły głosowania, zestawienie i protokoły wyników
	005			Działalność organów gminy
		0050		Organizacja i zasady funkcjonowania organów gminy	A	Bc
		0051		Programy działania organów gminy	A	Bc
		0052		Sesje rady gminy	A	Bc	Protokoły i materiały
		0053		Sprawozdania z działalności rady	A	Bc
		0054		Wybory ławników sądowych	BE-5	Bc
		0055		Sprawozdania z działalności wójta (burmistrza, prezydenta miasta)	A	Bc
		0056		Zebrania organów uchwałodawczych jednostek pomocniczych	A	Bc	Protokoły zebrań wiejskich, rady sołeckiej, rady dzielnicy (osiedla)
		0057		Rejestr wniosków i interpelacji radnych	A	Bc	Interpelacje i wnioski: kat.B-5
		0058		Spotkania radnych z wyborcami	BE-5	Bc	w tym: wnioski i postulaty wyborców
		0059		Sprawy osobowe radnych	BE-5	Bc
	006			Komisje i zespoły organów gminy
		0060		Powoływanie komisji i zespołów	A	Bc
		0061		Ewidencja komisji i zespołów	A	Bc
		0062		Programy działania komisji i zespołów	A	Bc
		0063		Posiedzenia komisji i zespołów - protokoły	A	Bc	Dla poszczególnych komisji i zespołów zakłada się odrębnie numerowane podteczki, np. "0063 - 1 Komisja ds. budżetu i finansów"
		0064		Plany i sprawozdania z działalności komisji i zespołów	A	Bc	Uwagi: jak wyżej
		0065		Obsługa administracyjna komisji i zespołów	B-5	Bc	Korespondencja w sprawach organizacyjnych, harmonogramy, zawiadomienia itp.
	007			Zjazdy, narady, konferencje
		0070		Plany i programy zjazdów, narad i konferencji - własnych	A	Bc
		0071		Organizacja zjazdów, narad i konferencji - własnych	B-5	Bc	Obsługa administracyjno-finansowa
		0072		Organizacja zjazdów, narad i konferencji - w podległych jednostkach organizacyjnych	B-3	Bc
		0073		Narady pracowników własnej jednostki	A	Bc	Protokoły, informacje
		0074		Konferencje	A	Bc	Programy, referaty, uchwały, listy uczestników, protokoły
		0075		Udział w obcych zjazdach, naradach i konferencjach	B-3	Bc	Wystąpienia własne (referaty) - kat. A
01				ORGANIZACJA
	010			Przepisy prawne dotyczące organizacji i zarządzania	B-10	Bc
	011			Organizacja urzędu gminy
		0110		Statut gminy	A	Bc
		0111		Regulamin organizacyjny	A	Bc
		0112		Podziały czynności	B-10	Bc
		0113		Upoważnienia kierownika urzędu do wykonywania zadań	B-5	Bc	Okres przechowywania nalicza się od 1 stycznia roku następnego po utracie ważności
		0114		Sprawy organizacyjne	B-5	Bc	Korespondencja, notatki, polecenia porządkowe
	012			Organizacja jednostek pomocniczych i podległych
		0120		Przepisy ogólne i podstawy prawne działania	A	Bc	w tym: tworzenie, przekształcenia, likwidacje
		0121		Statuty i regulaminy organizacyjne	A	Bc	Należy założyć odrębnie numerowane podteczki dla każdej jednostki
	013			Organizacja innych jednostek organizacyjnych	B-5	Bc
	014			Akty normatywne			Klasyfikacja dotyczy aktów gromadzonych w innej formie niż w zbiorach (oprawnych rocznikach) dzienników ustaw, monitorów polskich, dzienników urzędowych
		0140		Akty normatywne Prezydenta RP	B-10	Bc
		0141		Akty normatywne Rady Ministrów	B-10	Bc
		0142		Akty normatywne Prezesa Rady Ministrów	B-10	Bc
		0143		Akty normatywne ministrów i kierowników urzędów centralnych	B-10	Bc
		0144		Akty normatywne Wojewody	B-10	Bc
		0145		Akty normatywne organów samorządu województwa	B-10	Bc
		0146		Akty normatywne organów powiatu	B-10	Bc
	015		Akty normatywne organów gminy oraz realizacja uchwał i zarządzeń
		0150	Uchwały rady gminy	A	Bc	Wraz z ich rejestrem
		0151	Zarządzenia wójta (burmistrza, prezydenta miasta)	A	Bc	Wraz z ich rejestrem
		0152	Zarządzenia kierownika urzędu	A	Bc
		0153	Decyzje kierownika urzędu	B-10	Bc
		0154	Decyzje wójta (burmistrza, prezydenta miasta)	A	Bc
		0155	Realizacja uchwał rady gminy	A	Bc
		0156	Postanowienia wójta (burmistrza, prezydenta miasta)	A	Bc
		0157	Realizacja zarządzeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta)	A	Bc
	016		Akty normatywne innych, gminnych jednostek organizacyjnych
		0160	Uchwały organów kolegialnych	B-10	Bc	Okres przechowywania dotyczy urzędu gminy, w komunalnej jednostce organizacyjnej - kat. B-25
		0161	Zarządzenia kierowników jednostek organizacyjnych	B-10	Bc
	017		Prace naukowo-badawcze
		0170	Plany i programy prac naukowo-badawczych	B-5	Bc
		0171	Własne prace naukowo-badawcze	A	Bc	W tym prace wykonane na zlecenie urzędu
		0172	Dokumentacja zleceń prac naukowo-badawczych	B-5	Bc
		0173	Prace naukowo-badawcze obce	B-5	Bc
	018		Metody pracy
		0180	Racjonalizacja i usprawnienia funkcjonowania urzędu	B-5	Bc	Wnioski dotyczące usprawnień i zmian organizacyjnych oraz zakresów działania
		0181	Wynalazki pracownicze i patenty	B-5	Bc
		0182	Analiza i oceny efektów wprowadzonych usprawnień i racjonalizacji metod pracy	B-5	Bc
02			PROGNOZOWANIE, PLANOWANIE, SPRAWOZDAWCZOŚĆ I STATYSTYKA
	020		Metodyka i organizacja prognozowania, planowania i sprawozdawczości statystycznej
		0200	Opracowania zewnętrzne	B-5	Bc
		0201	Opracowania własne	A	Bc
		0202	Oceny, opinie, uwagi	A	Bc
	021		Planowanie i sprawozdawczość			Hasła w tej grupie nie dotyczą organów gminy oraz budżetu gminy
		0210	Plany i sprawozdania własne	A	Bc	Za okresy roczne i wieloletnie. Projekty planów, plany i sprawozdania miesięczne i kwartalne - kat. B-5
		0211	Plany i sprawozdania jednostek podległych	B-10	Bc	Uwagi: jak wyżej
		0212	Plany i sprawozdania zbiorcze	A	Bc
	022		Statystyka i analizy
		0220	Źródłowe materiały statystyczne	BE-5	Bc
		0221	Statystyczne opracowania końcowe własne	A	Bc
		0222	Analizy (kompleksowe i problemowe) własne	A	Bc
		0223	Analizy jednostek podległych	B-10	Bc
		0224	Analizy zbiorcze	A	Bc
	023		Meldunki i raporty sytuacyjne
		0230	Meldunki i raporty sytuacyjne własne	BE-5	Bc
		0231	Meldunki i raporty sytuacyjne jednostek podległych	B-5	Bc
03			INFORMATYKA
	030		Projektowanie i koordynowanie systemów i programów
		0300	Organizacja projektowania i programowania	A	Bc
		0301	Ewidencja stosowanych systemów i programów	A	Bc
		0302	Ogólne schematy systemów	A	Bc
		0303	Wdrażanie i eksploatacja systemów i programów	A	Bc
		0304	Licencje oprogramowania	B-5	Bc	Okres przechowywania liczy się od roku, w którym zaprzestano eksploatacji programu
		0305	Ustalanie uprawnień dostępu do danych	B-5	Bc
		0306	Redagowanie stron internetowych	A	Bc
	031		Tworzenie i eksploatacja baz danych
		0310	Zakup, wdrażanie i aktualizacja zewnętrznych baz danych	BE-5	Bc
		0311	Bazy danych własne - projekty i instrukcje ich prowadzenia	A	Bc
		0312	Ewidencja baz danych	A	Bc
	032		Elektroniczne archiwizowanie danych na nośnikach informatycznych
		0320	Zasady archiwizowania i sporządzania wydruków	A	Bc
		0321	Archiwizowanie oprogramowania	A		Nośniki przechowywane w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu
		0322	Archiwizowanie danych z pamięci komputerów lokalnych - w cyklu kilkudniowym	Bc		Nośniki przechowuje się w innym pomieszczeniu
		0323	Archiwizowanie danych z pamięci serwerów sieciowych - w cyklu tygodniowym	Bc		Nośniki przechowywane w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu
		0324	Archiwizowanie danych z pamięci serwerów sieciowych - w cyklu miesięcznym	BE-5		Nośniki przechowywane w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu poza gmachem urzędu
04			PODZIAŁ TERYTORIALNY
	040		Ustalanie nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych	A		Materiały źródłowe, ustalenia i urzędowe ogłoszenia uprawnionych organów dotyczące nazw miejscowości i obiektów fizjograficznych z obszaru gminy
	041		Podział terytorialny, zmiany granic administracyjnych
		0410	Przepisy prawne dotyczące podziału terytorialnego	B-10	Bc
		0411	Tworzenie i znoszenie województw	A	Bc	Decyzje uprawnionego organu w zakresie dotyczącym przynależności administracyjnej danej gminy
		0412	Tworzenie i znoszenie powiatów	A	Bc	Uwagi jak wyżej
		0413	Nadawanie statusu miasta	A	Bc
		0414	Tworzenie i znoszenie gmin	A	Bc	W tym sprawy związane z łączeniem i dzieleniem gmin, zmiany i przywracanie nazw, zmiany siedzib
		0415	Tworzenie i znoszenie sołectw, dzielnic i osiedli	A	Bc
		0416	Zmiany granic województw	A	Bc	Decyzje uprawnionego organu w zakresie dotyczącym przynależności administracyjnej danej gminy
		0417	Zmiany granic powiatów	A	Bc	Uwagi jak wyżej
		0418	Zmiany granic miast	A	Bc
		0419	Zmiany granic gmin	A	Bc
05			OBSŁUGA PRAWNA, SKARGI I WNIOSKI
	050		Przepisy prawne dotyczące obsługi prawnej oraz skarg i wniosków	B-10	Bc
	051		Prowadzenie spraw cywilnych
		0510	Rejestr spraw cywilnych	B-5	Bc
		0511	Prowadzenie spraw cywilnych - materiały	B-5	Bc	Okres przechowywania nalicza się od roku następnego po uprawomocnieniu się wyroku
		0512	Występowanie przed sądami	B-5	Bc
		0513	Zastępstwo sądowe	B-3	Bc
	052		Prowadzenie spraw karnych
		0520	Rejestr spraw karnych	B-5	Bc
		0521	Prowadzenie spraw karnych - materiały	B-5	Bc	Okres przechowywania nalicza się od roku następnego po uprawomocnieniu się wyroku
		0522	Występowanie przed sądami	B-5	Bc
		0523	Współdziałanie z organami ścigania w sprawach zapobiegania przestępstwom	B-5	Bc
		0524	Zastępstwo sądowe	B-5	Bc
	053		Opiniowanie projektów aktów prawnych
		0530	Projekty aktów prawnych gminy	B-3	Bc
		0531	Projekty aktów prawnych starosty	B-3	Bc
		0532	Projekty aktów prawnych marszałka województwa	B-3	Bc
		0533	Projekty aktów prawnych wojewody	B-3	Bc
		0534	Projekty aktów prawnych Rady Ministrów i ministrów	B-3	Bc
		0535	Projekty aktów prawnych innych organów centralnych	B-3	Bc
		0536	Projekty ustaw	B-3	Bc
	054		Opinie prawne
		0540	Opinie prawne dla organów gminy i komórek organizacyjnych własnego urzędu	B-5	Bc
		0541	Opinie prawne dla jednostek podległych	B-5	Bc
		0542	Opinie prawne dla innych jednostek organizacyjnych	B-5	Bc
	055		Interpretacje prawne i spory kompetencyjne
		0550	Interpretacje prawne - własne	A	Bc
		0551	Interpretacje prawne - obce	B-5	Bc
		0552	Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami gminy a organami powiatu i samorządu województwa	BE-5	Bc
		0553	Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między organami gminy a organami administracji rządowej	BE-5
	056		Skargi i wnioski
		0560	Rejestr skarg i wniosków	A	Bc
		0561	Rozpatrywanie skarg	BE-5	Bc	Do kategorii A zaliczyć 5% spraw
		0562	Rozpatrywanie wniosków	B-3	Bc
		0563	Analizy i oceny skarg i wniosków	A	Bc
		0564	Nadzór i kontrola rozpatrywania skarg i wniosków	B-3	Bc
		0565	Interwencje mieszkańców	B-5	Bc
06			WYDAWNICTWA I PUBLIKACJE, POPULARYZACJA
	060		Przepisy prawne dotyczące wydawnictw i publikacji	B-10	Bc
	061		Wydawnictwa
		0610	Programy i plany wydawnictw i publikacji własnych	A	Bc
		0611	Programy i plany wydawnictw i publikacji obcych	B-5	Bc
		0612	Wykonanie poligraficzne	B-2	Bc
		0613	Kolportaż i rozpowszechnianie wydawnictw	B-2	Bc
		0614	Dokumentacja wydawnictw własnych	A	Bc	Karty wydawnicze, umowy, opracowania autorskie i redakcyjne, opinie, recenzje
	062		Dzienniki, czasopisma, ogłoszenia, wywiady
		0620	Prenumerata dzienników i czasopism	B-2	Bc
		0621	Ogłoszenia i obwieszczenia własne	A	Bc
		0622	Przygotowanie i koordynowanie polityki informacyjnej w środkach masowego przekazu	BE-5	Bc
		0623	Współpraca z mediami	BE-5	Bc
		0624	Konferencje prasowe	A	Bc
		0625	Wywiady i informacje dla prasy, radia i telewizji	A	Bc
		0626	Wycinki prasowe dotyczące działalności własnego urzędu	A	Bc
		0627	Wycinki prasowe dotyczące działalności jednostek podległych	B-2	Bc
		0628	Materiały multimedialne dotyczące promocji gminy	A	Bc
	063		Kroniki i monografie
		0630	Kroniki i monografie własne	A	Bc
		0631	Kroniki i monografie jednostek podległych	A	Bc
		0632	Monografie obce	B-5	Bc
	064		Wystawy, pokazy, imprezy
		0640	Programy, scenariusze, materiały pomocnicze, księgi pamiątkowe o wystawach, pokazach i imprezach własnych	A	Bc
		0641	Techniczna obsługa wystaw, pokazów i imprez	B-2	Bc
		0642	Udział w obcych imprezach krajowych i zagranicznych	A	Bc
07			WSPÓŁDZIAŁANIE, KONTAKTY
	070		Współdziałanie z organami władzy państwowej
		0700	Z Prezydentem i Kancelarią Prezydenta RP	A	Bc
		0701	Z Sejmem i Senatem RP	A	Bc
		0702	Z Prezesem Rady Ministrów i Radą Ministrów	A	Bc
		0703	Z ministrami i kierownikami urzędów centralnych	A	Bc
		0704	Z wojewodą i administracją rządową	A	Bc
	071		Współdziałanie z jednostkami samorządu terytorialnego i innymi instytucjami
		0710	Z Sejmikiem Województwa i Marszałkiem Województwa	A	Bc
		0711	Z Radą Powiatu i Starostą	A	Bc
		0712	Z innymi gminami	BE-5	Bc
		0713	Związki międzygminne (komunalne)	A	Bc
		0714	Stowarzyszenia gmin	A	Bc
		0715	Z organizacjami politycznymi	A	Bc
		0716	Ze związkami zawodowymi i organizacjami społecznymi	A	Bc
		0717	Z innymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami	BE-5	Bc
		0718	Współdziałanie z gminnymi jednostkami organizacyjnymi	BE-5	Bc
	072		Kontakty zagraniczne
		0720	Ogólne zasady i programy kontaktów zagranicznych	A	Bc
		0721	Projekty porozumień w zakresie współpracy z gminami i instytucjami zagranicznymi	B-5	Bc
		0722	Porozumienia, umowy z gminami i instytucjami zagranicznymi	A	Bc
		0723	Nadzorowanie realizacji porozumień i umów	A	Bc
		0724	Wyjazdy za granicę - sprawozdania	A	Bc
		0725	Administracyjna obsługa wyjazdów za granicę	B-5	Bc
		0726	Przyjmowanie przedstawicieli i gości z zagranicy - programy i sprawozdania	A	Bc
08			BIUROWOŚĆ, ARCHIWUM, BIBLIOTEKA
	080		Przepisy prawne dotyczące biurowości, archiwów zakładowych, bibliotek	B-10	Bc
	081		Instrukcje, rejestry, regulaminy
		0810	Instrukcje kancelaryjne	A	Bc
		0811	Instrukcje obiegu wybranych rodzajów dokumentacji	A	Bc
		0812	Jednolity rzeczowy wykaz akt	A	Bc
		0813	Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentów	B-5	Bc	Dzienniki korespondencji, pocztowe książki nadawcze, rejestry przesyłek poleconych i wartościowych, potwierdzenia odbioru
		0814	Instrukcje i regulaminy archiwum zakładowego i biblioteki urzędu	A	Bc
	082		Archiwum zakładowe
		0820	Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych	A	Bc
		0821	Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazywanej do archiwum zakładowego	A	Bc
		0822	Spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego	A	Bc
		0823	Rejestr i spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji niearchiwalnej zlikwidowanych jednostek organizacyjnych	A	Bc	Dotyczy akt zlikwidowanych jednostek organizacyjnych, nieposiadających sukcesora, podległych organom gminy
		0824	Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji z archiwum zakładowego	B-2	Bc	Okres przechowywania liczy się od 1 stycznia roku następnego po oddaniu dokumentacji
		0825	Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, protokoły zniszczeń	A	Bc
		0826	Skontrum dokumentacji	B-5	Bc	Okres przechowywania - do czasu przeprowadzenia następnego skontrum
		0827	Zagubienie lub utrata akt	A	Bc	Postępowanie wyjaśniające
	083		Biblioteka urzędowa
		0830	Ewidencja zasobu bibliotecznego, inwentaryzacje	B-50	Bc
		0831	Zakup książek i wydawnictw	B-2	Bc
		0832	Wydawnictwa informacyjne i reklamowe	Bc	Bc	Katalogi, prospekty, foldery itp.
		0833	Ewidencja wypożyczeń	B-5	Bc
		0834	Brakowanie zbiorów, weryfikacja przydatności	B-3	Bc
	084		Organizacja i stosowanie nowoczesnej techniki pracy biurowej	B-5	Bc	Dotyczy innych zagadnień, niż ujętych w haśle 03 -informatyka, takich jak środki łączności, urządzenia powielające, audiowizualne itp.
	085		Formularze i druki
		0850	Wzory formularzy i druków własnych	A	Bc	Obowiązujących i stosowanych w urzędzie. Projekty wzorów - kat. Bc
		0851	Druki powszechnego użytku	B-3	Bc	Wzory
		0852	Druki ścisłego zarachowania	B-3		Wzory i zasady gospodarowania
	086		Godła i herby, pieczęcie, tablice urzędowe
		0860	Godła i herby (wzory)	A	Bc
		0861	Zatwierdzanie herbów miast i gmin	A	Bc
		0862	Pieczęcie urzędowe - wzory i ewidencja	A	Bc
		0863	Inne pieczęcie i stemple - wzory odcisków i ewidencja	A	Bc
		0864	Tablice urzędowe - wzory treści i formy	B-5	Bc
	087		Opłaty pocztowe, telefoniczne
		0870	Tabela opłat pocztowych	B-5	Bc
		0871	Opłaty pocztowe	B-3
		0872	Telegramy, telefonogramy, dalekopisy, telefaksy	B-3	Bc
		0873	Wydruki z taryfikacją rozmów wychodzących z urzędu	B-3	Bc
09			NADZÓR, KONTROLE, BADANIA
	090		Zasady i tryb postępowania w sprawach nadzoru, kontroli i badań
		0900	Organizacja jednostek kontrolnych	BE-10	Bc	Dotyczy komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk zajmujących się przeprowadzaniem kontroli
		0901	Książki kontroli	B-5	Bc
		0902	Nadzór uprawnionych organów nad przestrzeganiem prawa przez jednostki samorządu terytorialnego	B-5	Bc	Dotyczy decyzji i postanowień
	091		Kontrole, inspekcje, lustracje
		0910	Plany kontroli inspekcji i lustracji oraz sprawozdania z ich realizacji	BE-5	Bc
		0911	Kontrole zewnętrzne własnej jednostki	A	Bc	Protokoły, wnioski, zalecenia, wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z wykonania zaleceń
		0912	Kontrole zewnętrzne jednostek podległych	B-5	Bc
		0913	Kontrole wewnętrzne	B-5	Bc
		0914	Kontrole jednostek podległych przeprowadzane przez organy gminy	A	Bc
	092		Badania
		0920	Badanie uchwał i zarządzeń jednostek samorządu terytorialnego	BE-5	Bc
		0921	Badanie zgodności postępowania administracyjnego z obowiązującymi aktami prawnymi	B-5	Bc
	093		Uczestnictwo w obcych kontrolach i badaniach
		0930	Udział w kontrolach organizowanych przez specjalistyczne jednostki kontrolne	BE-5	Bc
		0931	Udział w kontrolach organizowanych przez organy organizacji społecznych	BE-5	Bc
		0932	Udział w kontrolach organizowanych przez organy samorządu terytorialnego	BE-5	Bc

1 - KADRY

Symbole klasyfikacyjne				Hasła klasyfikacyjne	Kategoria archiwalna		Uwagi
II stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału		w komórce macierzystej	w innych komórkach
10				OGÓLNE ZASADY PRACY I PŁAC, EWIDENCJA OSOBOWA
	100			Zbiór przepisów prawnych dotyczących pracy i płac oraz spraw osobowych	B-10	Bc
	101			Ogólne zasady pracy i płacy
		1010		Umowy zbiorowe i zakładowe	A	Bc
		1011		Taryfikatory kwalifikacyjne	A	Bc
		1012		Regulaminy pracy, czas pracy	A	Bc
		1013		Analizy, oceny, sprawozdawczość	A	Bc
	102			Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia
		1020		Akta osobowe pracowników urzędu	BE-50	Bc	Sposób prowadzenia akt osobowych określają odrębne przepisy
		1021		Akta osobowe kadry kierowniczej jednostek podporządkowanych	BE-50	Bc
		1022		Ewidencja akt osobowych	B-50	Bc
		1023		Legitymacje służbowe	B-5	Bc
		1024		Sprawy wojskowe pracowników	B-5	Bc
		1025		Świadectwa pracy, zaświadczenia	B-5	Bc
		1026		Sprawy osobowe osób dopuszczonych do informacji niejawnych	B-10	Bc
		1027		Ewidencja osób dopuszczonych do informacji niejawnych	B-50	Bc
	103			Sprawy pracownicze
		1030		Alimenty i inne potrącenia	B-5	Bc
		1031		Zasiłki rodzinne	B-5	Bc
11				ZATRUDNIENIE I WYNAGRADZANIE
	110			Przepisy prawne dotyczące zatrudniania i wynagradzania	B-10	Bc
	111			Zatrudnianie i zwalnianie pracowników własnego urzędu
		1110		Zapotrzebowanie i nabór pracowników	B-2	Bc
		1111		Zatrudnianie i zwalnianie pracowników	B-2	Bc
		1112		Zatrudnianie i zwalnianie pracowników specjalnych kategorii	B-5	Bc
		1113		Zatrudnianie i zwalnianie pracowników młodocianych	B-2	Bc
		1114		Zatrudnianie w godzinach nadliczbowych	B-2	Bc
	112			Nagradzanie i awansowanie pracowników własnego urzędu
		1120		Nagradzanie pracowników	B-2	Bc
		1121		Awansowanie pracowników	B-2	Bc
		1122		Nagrody jubileuszowe	B-2	Bc
		1123		Dyplomy, listy, podziękowania	B-2	Bc
	113			Zatrudnianie, nagradzanie i awansowanie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych
		1130		Powoływanie i odwoływanie	B-5	Bc
		1131		Nagradzanie i awansowanie	B-5	Bc
		1132		Nagrody jubileuszowe	B-5	Bc
		1133		Dyplomy, listy, podziękowania	B-2	Bc
	114			Opiniowanie pracowników
		1140		Opiniowanie pracowników własnego urzędu	B-5	Bc
		1141		Opiniowanie pracowników gminnych jednostek organizacyjnych	B-5	Bc
		1142		Przeglądy kadrowe	B-5	Bc
	115			Odznaczenia państwowe i resortowe
		1150		Ewidencja pracowników odznaczonych	BE-10	Bc
		1151		Odznaczenia państwowe (wnioski)	B-5	Bc
		1152		Odznaczenia resortowe	B-5	Bc
	116			Prace dodatkowe pracowników
		1160		Ewidencja pracowników wykonujących prace dodatkowe	B-5	Bc
		1161		Umowy o zakazie konkurencji	B-5	Bc
		1162		Prace zlecone	B-5	Bc
		1163		Umowy o dzieło	B-5	Bc
12				SZKOLENIE PRACOWNIKÓW
	120			Przepisy prawne dotyczące szkolenia pracowników	B-10	Bc
	121			Ośrodki doskonalenia kadr pracowniczych
		1210		Lokale, pomieszczenia i ich wyposażenie	B-5	Bc
		1211		Pracownicy ośrodków	B-5	Bc
		1212		Koszty szkolenia, rozliczenia, zwolnienia od kosztów	B-5	Bc
		1213		Baza wyżywieniowa, rozliczenia	B-5	Bc
		1214		Obsługa techniczno-kancelaryjna kursów	B-5	Bc
		1215		Dokumentacja szkolenia	B-5	Bc	Dzienniki zajęć, listy obecności
	122			Formy i metody szkolenia
		1220		Plany i programy szkolenia oraz sprawozdania z ich wykonania	A	Bc
		1221		Analizy i oceny form szkoleniowych	A	Bc
		1222		Kursy	B-5	Bc	Protokoły i świadectwa - zob. hasło 1232 (kat. B-50)
		1223		Seminaria, sympozja, kursokonferencje	B-3	Bc
		1224	Szkolenie praktykantów	B-3	Bc
		1225	Egzaminy kwalifikacyjne	B-50	Bc
		1226	Praktyki szkoleniowe	B-3	Bc
		1227	Samokształcenie, dokształcanie	B-3	Bc
	123		Uczestnicy szkolenia
		1230	Ewidencja szkolonych	B-10	Bc
		1231	Dobór kadr do szkolenia	B-2	Bc
		1232	Protokoły egzaminów	B-50	Bc
13			DYSCYPLINA PRACY, URLOPY, KARY
	130		Przepisy prawne dotyczące dyscypliny pracy, urlopów, karania pracowników	B-10	Bc
	131		Dyscyplina pracy
		1310	Karty ewidencji czasu pracy	B-10	Bc	Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika
		1311	Listy obecności pracowników	B-3	Bc
		1312	Absencja chorobowa	B-3	Bc
		1313	Książki wyjść poza urząd	B-3	Bc
		1314	Ewidencja delegacji służbowych	B-3	Bc
		1315	Zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej	B-3	Bc
	132		Urlopy pracownicze
		1320	Plany i wykorzystanie urlopów wypoczynkowych pracowników urzędu własnego	B-3	Bc
		1321	Plany i wykorzystanie urlopów wypoczynkowych kadry kierowniczej gminnych jednostek organizacyjnych	B-3	Bc
		1322	Urlopy okolicznościowe	B-3	Bc
		1323	Urlopy macierzyńskie	B-5	Bc
		1324	Urlopy bezpłatne	B-3	Bc
		1325	Urlopy dla poratowania zdrowia	B-3	Bc
	133		Kary porządkowe i dyscyplinarne
		1330	Upomnienia	Bc	Bc	Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy
		1331	Zawieszenie w czynnościach	B-5	Bc
		1332	Zacieranie nałożonych kar	B-5	Bc
	134		Postępowanie dyscyplinarne	BE-5	Bc
14			SPRAWY SOCJALNO-BYTOWE
	140		Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowych pracowników	B-10	Bc
	141		Mieszkania, działki, dojazdy
		1410	Mieszkania pracownicze, pomoc i interwencje w sprawach mieszkaniowych	B-3	Bc
		1411	Pracownicze ogródki działkowe	B-3	Bc
		1412	Działki budowlane dla pracowników	B-3	Bc
		1413	Dojazdy do pracy - dopłaty do biletów	B-3	Bc
	142		Opieka zdrowotna
		1420	Ambulatoria własne	B-3	Bc
		1421	Sanatoria, wczasy lecznicze	B-3	Bc
		1422	Zasiłki chorobowe	B-5	Bc
		1423	Zasiłki porodowe, pogrzebowe, inne	B-5	Bc
		1424	Opieka nad inwalidami	B-3	Bc
		1425	Opieka nad emerytami i rencistami	B-3	Bc
		1426	Opieka nad dziećmi pracowników	B-3	Bc
	143		Wypoczynek pracowników i ich rodzin
		1430	Wczasy pracownicze i rodzinne	B-3	Bc
		1431	Obozy, kolonie dla dzieci i młodzieży	B-3	Bc
		1432	Własna baza wczasowo-kolonijna	B-3	Bc
		1433	Wyjazdy śródroczne młodzieży szkolnej ("zielone szkoły")	B-3	Bc
	144		Sport, oświata, kultura
		1440	Własna baza sportowa i oświatowo-kulturalna	B-3	Bc
		1441	Imprezy sportowe dla pracowników	B-3	Bc
		1442	Wypożyczalnie sprzętu sportowego	B-3	Bc
		1443	Biblioteki i czytelnie dla pracowników	B-3	Bc
		1444	Imprezy kulturalno-oświatowe dla pracowników	B-3	Bc
15			EMERYTURY, RENTY, UBEZPIECZENIA
	150		Przepisy prawne emerytalno-rentowe i ubezpieczeniowe	B-10	Bc
	151		Emerytury i renty
		1510	Ewidencja emerytów i rencistów	B-10	Bc
		1511	Wnioski o emerytury	B-3	Bc
		1512	Wnioski o renty	B-3	Bc
	152		Ubezpieczenia społeczne
		1520	Składki ubezpieczenia społecznego	B-5	Bc
		1521	Zbiorowe ubezpieczenia pracowników	B-3	Bc
		1522	Legitymacje ubezpieczeniowe	B-5	Bc
16			BEZPIECZEŃSTWO I HIGIENA PRACY
	160		Przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy	B-10	Bc
	161		Stan bezpieczeństwa i higieny pracy
		1610	Przeglądy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy - w urzędzie własnym	B-3	Bc
		1611	Przeglądy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w jednostkach podległych	B-3	Bc
		1612	Analizy i oceny stanu bezpieczeństwa i higieny pracy	BE-5	Bc
	162		Środki ochronne
		1620	Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistej	B-3	Bc	Karty ewidencyjne
		1621	Urządzenia ochronne i sanitarne	B-3	Bc
		1622	Środki utrzymania czystości	B-3	Bc
	163		Wypadki przy pracy, choroby zawodowe
		1630	Wypadki przy pracy	B-10	Bc	Wypadki śmiertelne, zbiorowe - kat. A
		1631	Wypadki w drodze do i z pracy	B-10	Bc
		1632	Zgłoszenia chorób zawodowych	B-10	Bc
		1633	Analizy i oceny wypadkowości i chorób	B-10	Bc
		1634	Profilaktyka zapobiegawcza i badania okresowe	B-5	Bc

2 - ŚRODKI RZECZOWE

Symbole klasyfikacyjne				Hasła klasyfikacyjne	Kategoria archiwalna		Uwagi
II stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału		w komórce macierzystej	w innych komórkach
20				ADMINISTRACJA NIERUCHOMOŚCIAMI
	200			Podstawowe zasady gospodarowania nieruchomościami	A	Bc
	201			Administrowanie nieruchomościami
		2010		Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń użytkowanych przez urząd własny	B-10	Bc
		2011		Ewidencja nieruchomości, lokali i pomieszczeń przekazanych w użytkowanie innym jednostkom organizacyjnym	B-10	Bc
		2012		Nabywanie, zbywanie, zamiana nieruchomości, lokali, pomieszczeń	B-25	Bc
		2013		Podatki, opłaty i czynsze za lokale, pomieszczenia i nieruchomości własne	B-5	Bc
		2014		Podatki, opłaty i czynsze za lokale, pomieszczenia i nieruchomości jednostek podległych	B-5	Bc
		2015		Gospodarka nieruchomościami, lokalami i pomieszczeniami	B-3	Bc
		2016		Eksploatacja nieruchomości, lokali i pomieszczeń	B-3	Bc
		2017		Eksploatacja urządzeń techniczno-instalacyjnych	B-3	Bc
		2018		Dekoracje, flagowanie, estetyka	B-3	Bc
	202			Ochrona obiektów i mienia
		2020		Ochrona przeciwpożarowa w obiektach własnych	B-5	Bc
		2021		Ochrona przeciwpożarowa w obiektach jednostek podległych	B-5	Bc
		2022		Ochrona (strzeżenie) obiektów własnych	B-3	Bc
		2023		Ochrona (strzeżenie) obiektów jednostek podległych	B-3	Bc
		2024		Ochrona mienia własnego	B-3	Bc
		2025		Ochrona mienia jednostek podległych	B-3	Bc
21				GOSPODARKA ŚRODKAMI RUCHOMYMI
	210			Zaopatrzenie w materiały i pomoce biurowe
		2100		Źródła zaopatrzenia, dostawcy	B-3	Bc
		2101		Magazynowanie i użytkowanie ruchomości, materiałów, narzędzi i pomocy biurowych	B-5	Bc
		2102		Ewidencja ruchomości, narzędzi, materiałów i pomocy biurowych	B-5	Bc
		2103		Upłynnianie ruchomości, materiałów, narzędzi i pomocy biurowych	B-5	Bc
	211			Meble i sprzęt biurowy
		2110		Zapotrzebowania, zamówienia, przydziały	B-3	Bc
		2111		Konserwacja i naprawy	B-3	Bc
		2112		Kasacja i upłynnianie	B-5	Bc
	212			Maszyny i urządzenia
		2120		Zapotrzebowania, zamówienie, przydziały	B-3	Bc
		2121		Dokumentacja techniczna i eksploatacyjna	B-5	Bc
		2122		Ewidencja maszyn i urządzeń	B-5	Bc
	213			Gospodarka materiałowa i narzędziowa
		2130		Zasady gospodarki materiałowej i narzędziowej	B-10	Bc	Własne ustalenia - kat. A
		2131		Ewidencja materiałów i narzędzi	B-5	Bc
		2132		Magazynowanie materiałów i narzędzi	B-5	Bc
		2133		Rozliczenia zużycia	B-5	Bc
	214			Inwentaryzacja
		2140		Inwentaryzacja w urzędzie własnym	B-5	Bc
		2141		Inwentaryzacja w jednostkach podległych	B-5	Bc
		2142		Komisje inwentaryzacyjne - własne	B-5	Bc
		2143		Komisje inwentaryzacyjne w jednostkach podległych	B-5	Bc
22				INWESTYCJE I REMONTY BUDOWLANE			Finansowanie inwestycji i remontów - zob. hasła grupy 304
	220			Przepisy prawne dotyczące inwestycji i remontów	B-10	Bc
	221			Przygotowanie inwestycji i remontów
		2210		Normatywy techniczne projektowania	B-5	Bc
		2211		Opinie i uzgodnienia projektów inwestycyjnych i remontów kapitalnych	B-5	Bc
		2212		Zlecenia na wykonanie dokumentacji	B-5	Bc
		2213		Plany inwestycyjne i remontowe	B-5	Bc
	222			Inwestycje budowlane
		2220		Dokumentacja (prawna, techniczna i inna) budynków typowych	BE-5	Bc	Okres przechowywania liczy się od daty zaprzestania eksploatacji budynku
		2221		Dokumentacja (prawna, techniczna i inna) budynków zabytkowych	A	Bc
		2222		Zlecenia, umowy	B-5	Bc	Umowy zawarte w wyniku zamówienia publicznego - zob. hasło 342
		2223		Protokoły odbioru, rozliczenia	B-5	Bc
		2224		Zaopatrzenie materiałowe i wyposażeniowe	B-5	Bc
		2225		Sprawozdania z realizacji inwestycji	B-5	Bc
		2226		Ewidencja inwestycji	A	Bc
		2227		Nadzór inwestycyjny	B-5	Bc
	223			Remonty
		2230		Dokumentacja techniczno-prawna	B-5	Bc
		2231		Wykonawstwo remontów kapitalnych - umowy, zlecenia itp.	B-5	Bc
		2232		Wykonawstwo remontów bieżących	B-5	Bc
		2233		Zaopatrzenie materiałowe	B-5	Bc
		2234	Protokoły odbioru, rozliczenia	B-5	Bc
		2235	Nadzór inwestorski	B-5	Bc
23			TRANSPORT WŁASNY
	230		Przepisy prawne dotyczące transportu własnego	B-10	Bc
	231		Zakupy i ewidencja środków transportu
		2310	Zakupy środków transportu	B-5	Bc
		2311	Ewidencja środków transportu własnych	B-10	Bc
		2312	Ewidencja środków transportu jednostek podległych	B-10	Bc
		2313	Etaty samochodowe	B-5	Bc
	232		Eksploatacja środków transportu
		2320	Przebiegi samochodów własnych	B-5	Bc
		2321	Przebiegi samochodów jednostek podległych	B-5	Bc
		2322	Remonty kapitalne pojazdów	B-5	Bc
		2323	Przeglądy techniczne i remonty bieżące pojazdów	B-5	Bc
		2324	Części zamienne, narzędzia, sprzęt	B-5	Bc
		2325	Paliwo	B-5	Bc
		2326	Zezwolenia na prowadzenie pojazdów służbowych	B-5	Bc
		2327	Ryczałty samochodowe - umowy na używanie pojazdów prywatnych do celów służbowych	B-5	Bc
		2328	Karty drogowe	B-5	Bc
		2329	Tablice rejestracyjne	B-5	Bc
	233		Warsztaty, garaże, myjnie	B-3	Bc
	234		Ubezpieczenia samochodu	B-5	Bc

3 - BUDŻET, PODATKI, RACHUNKOWOŚĆ

Symbole klasyfikacyjne				Hasła klasyfikacyjne	Kategoria archiwalna		Uwagi
II stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału		w komórce macierzystej	w innych komórkach
30				PLANOWANIE I WYKONANIE BUDŻETU
	300			Przepisy prawne dotyczące planowania budżetowego	B-10	Bc
	301			Budżet gminy
		3010		Opracowania i materiały dotyczące projektu budżetu gminy	B-5	Bc
		3011		Informacja o stanie mienia komunalnego	A	Bc
		3012		Projekty uchwał Rady i zarządzeń Wójta (Burmistrza, Prezydenta Miasta) w sprawach związanych z budżetem	B-5	Bc
		3013		Opinia Regionalnej Izby Obrachunkowej o projekcie budżetu	A	Bc
		3014		Budżet gminy i jego zmiany	A	Bc
		3015		Ustalenie układu wykonawczego budżetu gminy	BE-5	Bc
		3016		Analizy i weryfikacje planów finansowych dysponentów budżetu	B-5	Bc
		3017		Ustalanie powiązań budżetu z gospodarką pozabudżetową	BE-5	Bc
	302			Realizacja budżetu gminy
		3020		Przekazywanie środków dla jednostek budżetowych	B-5	Bc
		3021		Rozliczanie dochodów i wydatków jednostek budżetowych	B-5	Bc
		3022		Rozliczanie dochodów budżetowych z urzędami skarbowymi	B-5	Bc
		3023		Rozliczanie subwencji ogólnej i dotacji celowych	B-5	Bc
		3024		Ewidencja dochodów budżetowych według źródeł ich powstania w zakresie zadań własnych gminy	B-5	Bc
		3025		Ewidencja dochodów budżetowych według źródeł ich powstania w zakresie zadań zleconych	B-5	Bc
		3026		Ewidencja wykorzystania środków budżetowych według dysponentów w zakresie zadań własnych	B-5	Bc
		3027		Ewidencja wykorzystania środków budżetowych według dysponentów w zakresie zadań zleconych	B-5	Bc
		3028		Sprawozdania miesięczne, kwartalne i półroczne z wykonania budżetu	B-5	Bc	Wraz z opiniami Regionalnej Izby Obrachunkowej
		3029		Roczne sprawozdanie i analiza wykonania budżetu	A	Bc	Wraz z opinią Regionalnej Izby Obrachunkowej
	303			Gospodarka pozabudżetowa
		3030		Opracowania i materiały w sprawach planowania i realizacji środków pozabudżetowych	B-5	Bc
		3031		Rozliczanie dotacji ze źródeł pozabudżetowych	B-5	Bc
		3032		Ewidencja wykorzystania środków na realizację zadań gospodarki pozabudżetowej	B-5	Bc
		3033		Plany finansowe zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych	B-5	Bc
	304			Finansowanie inwestycji i remontów
		3040		Plany finansowania inwestycji i ich realizacja	B-5	Bc
		3041		Finansowanie remontów kapitalnych	B-5	Bc
		3042		Finansowanie remontów bieżących	B-5	Bc
	305			Fundusze specjalne i celowe, środki specjalne, pożyczki
		3050		Ewidencja funduszy specjalnych i celowych	B-5	Bc
		3051		Realizacja funduszy specjalnych i celowych - sprawozdania roczne	A	Bc
		3052		Ewidencja przychodów i rozchodów funduszy	B-5	Bc
		3053		Ewidencja przychodów i rozchodów środków specjalnych	B-5	Bc
		3054		Pożyczki, kredyty	B-5	Bc
		3055		Emisja obligacji	B-5	Bc	Okres przechowywania dokumentacji liczy się od roku następnego po wykupie
31				PODATKI I OPŁATY
	310			Zobowiązania podatkowe
		3100		Planowanie dochodów z podatków i opłat oraz sprawozdania z ich realizacji	A	Bc
		3101		Rejestry podatkowe, ewidencje, wykazy	B-10	Bc
	311			Akta podatkowo-wymiarowe
		3110		Podatek od nieruchomości	B-10	Bc	Zgłoszenia podatkowe, decyzje o wymiarze podatku, odwołania i zażalenia, zaniechanie poboru w całości lub części, stwierdzenie nadpłaty
		3111		Podatek rolny	B-5	Bc
		3112		Podatek leśny	B-5	Bc
		3113		Łączne zobowiązania podatkowe rolników	B-5	Bc
		3114		Podatek od środków transportowych	B-5	Bc
		3115		Podatek od działalności osób fizycznych - karta podatkowa	B-5	Bc
		3116		Podatek od spadków i darowizn	B-5	Bc
		3117		Podatek od posiadania psów	B-5	Bc
		3118		Zaświadczenia w sprawach podatkowych	B-5	Bc
		3119		Współpraca z urzędem skarbowym i bankiem	B-5	Bc
	312			Opłaty			Określanie wysokości stawek, terminów płatności i sposobów poboru, zarządzanie poboru w drodze inkasa, wprowadzanie ulg i zwolnień, określanie inkasentów
		3120		Opłata skarbowa	B-5	Bc
		3121		Opłata eksploatacyjna	B-5	Bc	W części określonej w ustawie z dn. 4.02.1994 r. - Prawo geologiczne i górnicze
		3122		Opłata targowa	B-5	Bc
		3123		Opłata miejscowa	B-5	Bc
		3124		Opłata administracyjna	B-5	Bc
	313			Egzekucja należności pieniężnych z tytułu podatków i opłat	B-5	Bc
32				DOCHODY INNE
	320			Dochody z majątku gminy	B-5
	321			Odsetki
		3210		Odsetki od środków finansowych gminy	B-5	Bc
		3211	Odsetki od pożyczek udzielanych przez gminę	B-5	Bc
		3212	Odsetki i dywidendy od kapitału wniesionego do spółek	B-5	Bc
		3213	Odsetki od terminowych spłat należności	B-5b	Bc
33			RACHUNKOWOŚĆ, KSIĘGOWOŚĆ, OBSŁUGA KASOWA
	330		Przepisy prawne dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej	B-10	Bc
	331		Plan kont	A	Bc
	332		Księgowość
		3320	Księgi rachunkowe zadań własnych	B-5	Bc	Dzienniki finansowe, ewidencja syntetyczna, ewidencja analityczna, aktywa i pasywa, zestawienia obrotów i sald
		3321	Dowody księgowe (zadania własne)	B-5
		3322	Księgi rachunkowe zadań zleconych i powierzonych	B-5
		3323	Dowody księgowe (zadania zlecone)
		3324	Księgi rachunkowe innych należności	B-5	Bc	Należności z tytułu dzierżaw, opłat, sprzedaży
		3325	Dowody księgowe innych należności	B-5	Bc
		3326	Rozrachunki i roszczenia sporne	B-5	Bc
		3327	Deklaracje i rozliczanie podatku VAT	B-5	Bc
		3328	Wezwania do zapłaty i wyjaśnienia dotyczące zobowiązań i należności	B-5	Bc
		3329	Zobowiązania, umowy, poręczenia	B-10	Bc
	333		Płace
		3330	Dokumentacja służąca sporządzaniu list płac	B-5	Bc
		3331	Listy płac	B-50	Bc
		3332	Karty wynagrodzeń	B-50	Bc
		3333	Zaświadczenia o wysokości zarobków	B-3	Bc
		3334	Listy premii i nagród	B-50	Bc
		3335	Listy zaliczek na wynagrodzenia	B-5	Bc
	334		Rozliczenia, diety, ubezpieczenia
		3340	Rozliczenia delegacji służbowych	B-5	Bc
		3341	Dokumentacja wynagrodzeń za umowy zlecenia i umowy o dzieło	B-5	Bc	W przypadku umów, od których odprowadzana jest składka ZUS - kat. B-50
		3342	Wypłaty diet radnym	B-5	Bc
		3343	Rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych	B-5	Bc
		3344	Ustalanie i odprowadzanie składek ubezpieczenia społecznego pracowników	B-5	Bc
	335		Obsługa kasowa
		3350	Raporty i dowody kasowe	B-5	Bc
		3351	Uzgodnienia sald	B-5	Bc
		3352	Depozyty kasowe, wpłaty wadium	B-5	Bc
		3353	Rewizje i lustracje kasy	B-5	Bc
	336		Nadzór głównego księgowego
		3360	Wytyczne i wyjaśnienia dla jednostek organizacyjnych	B-5	Bc
		3361	Harmonogramy wydatków i dochodów	B-5	Bc
		3362	Sprawy bankowe podległych jednostek	B-5	Bc
		3363	Badanie bilansów	B-5	Bc
		3364	Inne sprawy dotyczące księgowości budżetu gminy	B-5	Bc
34			ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
	340		Rejestr zamówień publicznych	B-10	Bc
	341		Dokumentacja zamówień publicznych	B-5	Bc	Oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę, specyfikacja technicznych warunków zamówienia, protokoły komisji, odwołania, korespondencja z Urzędem Zamówień Publicznych
	342		Umowy zawarte w wyniku postępowania w trybie zamówień publicznych	B-10	Bc

4 - KULTURA, SPORT, TURYSTYKA, OŚWIATA

Symbole klasyfikacyjne				Hasła klasyfikacyjne	Kategoria archiwalna		Uwagi
II stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału		w komórce macierzystej	w innych komórkach
40				UPOWSZECHNIANIE KULTURY
	400			Przepisy prawne dotyczące upowszechniania kultury	B-10	Bc
	401			Organizacja i programy upowszechniania kultury
		4010		Plany i programy upowszechniania kultury	A	Bc
		4011		Ewidencja (rejestr) instytucji i placówek kulturalnych	A	Bc
		4012		Organizacja jednostek upowszechniania kultury	A	Bc
		4013		Likwidacja jednostek	A	Bc
		4014		Sprawowanie mecenatu i współpraca ze szkolnictwem artystycznym i ogniskami artystycznymi	BE-5	Bc
		4015		Nadzór nad działalnością instytucji artystycznych i jednostek upowszechniania kultury	B-5	Bc	Wskazanym jest założenie podteczek dla każdej jednostki
		4016		Analizy działalności, oceny i informacje zbiorcze dotyczące instytucji upowszechniania kultury	A	Bc
	402			Stowarzyszenia kulturalne, twórcy
		4020		Ewidencja stowarzyszeń kulturalnych	A	Bc
		4021		Ewidencja twórców profesjonalnych	A	Bc
		4022		Wnioski i dokonywanie wpisów o wykonywaniu wolnych zawodów twórczych	B-10	Bc
		4023		Ewidencja twórców nieprofesjonalnych	A	Bc
	403			Organizacja imprez kulturalnych
		4030		Imprezy i uroczystości stałe (doroczne i jubileuszowe)	A	Bc
		4031		Imprezy i uroczystości inne, występy estradowe	BE-5	Bc
	404			Ochrona dóbr kultury, zabytki nieruchome
		4040		Ewidencja dóbr kultury niewpisanych do rejestru zabytków	A	Bc
		4041		Zabytki nieruchome - wnioski o wpis do rejestru	A	Bc
		4042		Współdziałanie z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków w zakresie użytkowania obiektu zabytkowego	BE-5	Bc
		4043		Przejmowanie w zarząd obiektu zabytkowego	A	Bc
		4044		Nadzorowanie prac konserwatorskich w obiektach zabytkowych	B-5	Bc
		4045		Opiniowanie projektów adaptacyjnych i modernizacyjnych obiektów zabytkowych	B-5	Bc
		4046		Oznakowywanie zabytków nieruchomych	B-5	Bc
		4047		Powierzanie zabytków w opiekę społecznym opiekunom zabytków	B-10	Bc
		4048		Opieka nad pomnikami i miejscami pamięci	A	Bc
	405			Zabytki archeologiczne	A	Bc	Zawiadomienia o znalezieniu przedmiotu archeologicznego lub odkryciu wykopaliska
	406			Zabytki ruchome
		4060		Wnioski o wpis do rejestru	A	Bc
		4061		Przyjmowanie zawiadomień o ujawnieniu przedmiotu zabytkowego	BE-10	Bc
		4062		Zabezpieczanie dóbr kultury w formie tymczasowego zajęcia	B-10	Bc
41				SPORT, KULTURA FIZYCZNA
	410			Przepisy prawne dotyczące sportu i kultury fizycznej	B-10	Bc
	411			Kierunki i programy rozwoju kultury fizycznej i sportu oraz sprawozdania z ich realizacji	A	Bc
	412			Wychowanie fizyczne i sport masowy
		4120		Współpraca w zakresie kultury fizycznej i sportu z innymi samorządami, związkami i organizacjami sportowymi	B-5	Bc
		4121		Organizacja imprez sportowych	B-5	Bc
		4122		Nadzór i kontrolowanie ośrodków sportu i rekreacji	B-5	Bc
		4123		Ewidencja uczniowskich klubów sportowych	B-10	Bc
		4124		Nadzór nad działalnością stowarzyszeń kultury fizycznej oraz związków sportowych mających siedzibę na terenie gminy (miasta)	B-10	Bc
	413			Obiekty sportowe i rekreacyjne
		4130		Wnioski w zakresie remontów i inwestycji gminnych obiektów sportowo-rekreacyjnych i turystycznych	B-5	Bc
		4131		Ewidencja obiektów i urządzeń sportowo-rekreacyjnych	BE-5	Bc
		4132		Nadzór nad przygotowaniem obiektów do sezonu i bieżąca kontrola funkcjonowania	B-5	Bc
42				TURYSTYKA I WYPOCZYNEK
	420			Przepisy prawne dotyczące turystyki i wypoczynku	B-10	Bc
	421			Kierunki i programy rozwoju turystyki i wypoczynku na terenie gminy	A	Bc
	422			Zagospodarowanie turystyczno- wypoczynkowe
		4220		Współpraca ze stowarzyszeniami turystyki działającymi na terenie gminy	B-5	Bc
		4221		Organizacja informacji turystycznej	B-5	Bc
		4222		Zlecanie wytyczania szlaków turystycznych	B-5	Bc
		4223		Współpraca z GOPR i zapewnienie bezpieczeństwa osób przebywających w górach	B-5	Bc
		4224		Współpraca z WOPR i zapewnienie bezpieczeństwa osób pływających, kąpiących się oraz uprawiających sporty wodne	B-5	Bc
		4225		Kategoryzacja pokoi gościnnych	B-5	Bc
43				OŚWIATA
	430			Przepisy prawne dotyczące oświaty	BE-10	Bc	Ustalenia własne - kat. A
	431			System oświaty publicznej
		4310		Ustalanie sieci przedszkoli publicznych i granic ich obwodów	A	Bc
		4311		Ustalanie sieci szkół publicznych i granic ich obwodów	A	Bc
		4312		Zezwolenia na założenie szkoły publicznej	A	Bc
		4313		Organizacja innych placówek oświatowych	A	Bc
		4314		Likwidacja przedszkoli publicznych	B-10	Bc
		4315	Likwidacja szkół publicznych	A	Bc
		4316	Likwidacja innych placówek oświatowych	BE-5	Bc
		4317	Nadzór nad działalnością przedszkoli, szkół i innych placówek oświatowych	B-5	Bc
		4318	Określanie zasad udzielania dotacji publicznym szkołom i placówkom oświatowym	B-10	Bc
		4319	Realizacja obowiązku szkolnego, informacje o stanie i zmianach w ewidencji dzieci i młodzieży	B-5	Bc
	432		Niepubliczne szkoły i placówki oświatowe
		4320	Ewidencja szkół i placówek niepublicznych	A	Bc
		4321	Nadawanie i cofanie uprawnień szkoły publicznej	A	Bc
		4322	Wydawanie decyzji o odmowie wpisu do ewidencji szkół i placówek niepublicznych	B-5	Bc
		4323	Określanie zasad udzielania dotacji szkołom i placówkom niepublicznym	B-10	Bc
	433		Baza lokalowa, sprzęt
		4330	Ewidencja obiektów szkolnych i placówek oświatowych	B-5	Bc	Inwestycje i remonty - zobacz hasła grupy 222 i 223
		4331	Wyposażenie szkół w sprzęt i pomoce naukowe	B-5	Bc
		4332	Organizacja wyjazdów śródrocznych uczniów	B-5	Bc

5 - SPRAWY OBYWATELSKIE, URZĘDY STANU CYWILNEGO, SPRAWY WOJSKOWE, OBRONA CYWILNA, STRAŻ POŻARNA, KOMUNIKACJA, DROGOWNICTWO, ŁĄCZNOŚĆ

Symbole klasyfikacyjne				Hasła klasyfikacyjne	Kategoria archiwalna		Uwagi
II stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału		w komórce macierzystej	w innych komórkach
50				SPRAWY OBYWATELSKIE I SPOŁECZNE
	500			Przepisy prawne dotyczące spraw obywatelskich i społecznych	B-10	Bc
	501			Stowarzyszenia
		5010		Nadzór nad stowarzyszeniami	A	Bc
		5011		Ewidencja stowarzyszeń	A	Bc
	502			Sprawy społeczne
		5020		Sprawy repatriantów	BE-10	Bc
		5021		Mniejszości narodowe	B-10	Bc
		5022		Zbiórki publiczne - zezwolenia, nadzór	B-5	Bc
		5023		Nadzór i decyzje w sprawach zgromadzeń i imprez masowych	B-5	Bc
		5024		Zezwolenia na nabycie nieruchomości przez cudzoziemców	B-5	Bc
		5025		Korespondencja z placówkami konsularnymi w sprawach obywatelstwa, zmiany imion i nazwisk, stanu cywilnego oraz w sprawach konwencji i umów międzynarodowych	B-10	Bc
		5026		Odznaki, zezwolenia itp.	B-5	Bc
		5027		Oświadczenia ostatniej woli spadkodawcy	A	Bc
		5028		Zaświadczenia o stanie majątkowym i rodzinnym	B-5	Bc	W postępowaniu o zwolnienie od kosztów sądowych
	503			Obywatelstwo
		5030		Nadanie i zmiana obywatelstwa	B-5	Bc
		5031		Uznanie za obywatela polskiego	B-50	Bc
		5032		Oświadczenia w sprawie wyboru, nabycia lub utracie obywatelstwa polskiego	B-50	Bc
		5033		Stwierdzenie posiadania lub utraty obywatelstwa polskiego	B-5	Bc
51				EWIDENCJA LUDNOŚCI, DOWODY OSOBISTE, URZĘDY STANU CYWILNEGO
	510			Przepisy prawne dotyczące ewidencji ludności, dowodów osobistych i urzędów stanu cywilnego	B-10	Bc
	511			Ewidencja ludności
		5110		Rejestry, książki, wykazy, skorowidze meldunkowe, karty osobowe mieszkańców	B-50	Bc	Rejestry meldunkowe w obiektach zbiorowego zameldowania (hotele, pensjonaty, schroniska itp.) - B-2
		5111		Wykazy dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu	B-5	Bc
		5112		Wykazy osób zmarłych dla urzędów skarbowych	B-5	Bc
		5113		Zgłoszenia: meldunkowe, dotyczące zameldowania i wymeldowania	B-5	Bc
		5114		Nadzór nad wykonywaniem obowiązku meldunkowego	B-10	Bc
		5115		Decyzje w sprawach ewidencji ludności
			51150	Decyzje dotyczące zameldowań	B-5	Bc
			51151	Decyzje dotyczące wymeldowań	B-5	Bc
			51152	Decyzje dotyczące ustalania charakteru pobytu	B-5	Bc
			51153	Decyzje dotyczące wpisania do rejestru wyborców	B-5	Bc
			51154	Decyzje dotyczące skreśleń z rejestru wyborców	B-5	Bc
		5116		Odwołania od decyzji meldunkowych	B-5	Bc
		5117		Szczególne przepisy meldunkowe	B-5	Bc	Wytyczne i zalecenia uprawnionych organów w sprawach postępowania w zakresie ewidencji ludności
		5118		Udostępnianie danych osobowych
			51180	Udostępnianie danych	B-5	Bc
			51181	Decyzje dotyczące odmowy udzielania informacji osobowych	B-5	Bc
		5119		Informacje przekazywane w systemie PESEL, dla WKU i innych organów i urzędów	B-5	Bc
	512			Dowody osobiste
		5120		Rejestry wydanych i utraconych dowodów osobistych	B-50	Bc
		5121		Nadzór nad wydawaniem dowodów osobistych	B-10	Bc
		5122		Dokumentacja wydawanych dowodów osobistych (koperty dowodowe)	B-10	Bc	Okres przechowywania liczy się od daty zgonu
		5123		Decyzje w sprawach dowodów osobistych	B-10	Bc
		5124		Odwołanie od decyzji w sprawach dowodów osobistych	B-5	Bc
		5125		Informacje, zawiadomienia, zaświadczenia z zakresu wydawania dowodów osobistych	B-5	Bc
		5126		Dokumentacja dotycząca pośrednictwa w wydawaniu dowodów osobistych	B-5	Bc
		5127		Ustalanie tożsamości osób legitymujących się jednakowymi danymi	B-5	Bc
	513			Urzędy stanu cywilnego
		5130		Rejestracja urodzeń, księgi, akty, skorowidze i akta zbiorowe	A	Bc
		5131		Rejestracja małżeństw, księgi, akty, skorowidze i akta zbiorowe	A	Bc
		5132		Rejestracja zgonów, księgi, akty, skorowidze i akta zbiorowe	A	Bc
		5133		Zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą	B-5	Bc
		5134		Wnioski w sprawach unieważnienia aktów stanu cywilnego dotyczących tego samego zdarzenia	B-5	Bc
		5135		Postępowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełniania aktów stanu cywilnego	B-5	Bc
		5136		Postępowanie w sprawach wyniesienia ksiąg s.c. poza lokal USC, udostępniania ksiąg s.c. i sporządzania odpisu księgi s.c.	B-5	Bc
		5137		Odwołania w sprawach zmian imion i nazwisk	B-50	Bc
		5138		Orzekanie o dostosowaniu imion i nazwisk do zasad pisowni polskiej	B-50	Bc
		5139		Ustalanie brzmienia i pisowni imion i nazwisk	B-50	Bc
	514			Wydawanie odpisów i zaświadczeń z ksiąg s.c.
		5140		Odpisy zupełne aktów s.c.	B-5	Bc
		5141		Skrócone odpisy aktów s.c.	B-5	Bc
		5142		Zaświadczenia o wpisach dokonanych w księgach s.c. lub ich braku	B-5	Bc
		5143		Zaświadczenia o zaginięciu lub zniszczeniu ksiąg s.c.	B-5	Bc
		5144		Kopie aktów s.c.	B-5	Bc
		5145		Wnioski w sprawach o nadanie medalu 50-lecia pożycia małżeńskiego	B-50	Bc
	515			Wpisywanie zagranicznych aktów s.c., odtwarzanie treści aktów s.c., statystyka
		5150		Wpisywanie treści zagranicznych aktów s.c. do polskich ksiąg s.c.	A	Bc
		5151		Odtwarzanie treści aktów s.c. w razie zaginięcia lub zniszczenia księgi przed i po wejściu ustawy w życie	B-50	Bc
		5152		Odtwarzanie treści aktów s.c. sporządzonych za granicą	B-50	Bc
		5153		Statystyka urodzeń, małżeństw i zgonów	A	Bc
		5154		Sprawy przekazywane do rozstrzygnięcia sądom opiekuńczym	B-10	Bc
		5155		Poświadczenia dokumentów w celu odtworzenia akt sądowych	B-5	Bc
		5156		Zawiadomienia o przypiskach do akt stanu cywilnego	B-10	Bc
52				SPRAWY WOJSKOWE, BEZPIECZEŃSTWO I PORZĄDEK PUBLICZNY, OCHRONA INFORMACJI NIEJAWNYCH
	520			Przepisy prawne dotyczące spraw wojskowych, bezpieczeństwa i porządku	B-10	Bc
	521			Sprawy wojskowe
		5210		Komisje poborowe i lekarskie
			52100	Działalność komisji	B-5	Bc
			52101	Przygotowanie poboru, listy poborowych, książki orzeczeń lekarskich	B-5	Bc
			52102	Postępowanie w sprawach orzecznictwa komisji lekarskich	B-5	Bc
			52103	Postępowanie w sprawach orzecznictwa komisji poborowych w zakresie służby zastępczej	B-5	Bc
			52104	Zawiadomienia o ujęciu do listy poborowych i o zgłoszeniu się do poboru	B-5	Bc
			52105	Poszukiwania poborowych i postępowanie przymuszające do zgłoszenia się do poboru	B-5	Bc
		5211		Organizacja poboru, rejestr przedpoborowych
			52110	Organizacja poboru	B-5	Bc
			52111	Przygotowanie rejestracji przedpoborowych i rejestry przedpoborowych	B-5	Bc
			52112	Zawiadomienia o ujęciu do wykazu przedpoborowych i zgłoszeniu się do rejestracji	B-5	Bc
			52113	Poszukiwania przedpoborowych i postępowanie przymuszające do zgłoszenia się do rejestracji przedpoborowych	B-5	Bc
		5212		Ewidencja poborowych, którzy nie zgłosili się do poboru	B-5	Bc
		5213		Odroczenia zasadniczej służby wojskowej	B-5	Bc
		5214		Zwolnienia ze służby wojskowej	B-5	Bc
		5215		Zezwolenia na pobyt czasowy poborowych za granicą	B-5	Bc
		5216		Kontrole w zakładach pracy i szkołach w zakresie prowadzenia ewidencji osób podlegających obowiązkowi służby wojskowej	B-5	Bc
		5217		Nadzór nad pracą powiatowych komisji poborowych	B-5	Bc
		5218		Ćwiczenia wojskowe i mobilizacja	B-5	Bc	Doręczanie kart powołania
		5219		Współdziałanie w zakresie likwidacji niewypałów	B-5	Bc
	522			Bezpieczeństwo i porządek publiczny, ochrona informacji niejawnych
		5220		Współdziałanie z organami ścigania i wymiaru sprawiedliwości	B-5	Bc
		5221		Administrowanie przejściami granicznymi	B-5	Bc
		5222		Zapobieganie klęskom żywiołowym	BE-5	Bc
		5223		Nadzór i kontrola ochrony informacji niejawnych	B-5	Bc
	523			Straż gminna (miejska)
		5230		Organizacja straży, regulaminy wewnętrzne	A	Bc
		5231		Ochrona porządku w miejscach publicznych	B-5	Bc	Plany, harmonogramy, dzienniki służb, raporty, uzgodnienia z organizatorami zgromadzeń i imprez
		5232		Kontrola ruchu drogowego	B-3	Bc
		5233		Ochrona obiektów komunalnych i urządzeń użyteczności publicznej	B-3	Bc
		5234		Informowanie o stanie i rodzajach zagrożeń	B-5	Bc
		5235		Postępowanie mandatowe	B-5	Bc
		5236		Biuro rzeczy znalezionych	B-5	Bc
	524			Ochrona danych osobowych
		5240		Wnioski o zgłoszeniu zbioru danych osobowych do rejestracji	B-5	Bc
		5241		Wnioski i informacje o zbieraniu, przetwarzaniu i udostępnianiu danych	B-5	Bc
		5242		Organizacja zabezpieczania danych osobowych	B-5	Bc
53				SPRAWY OBRONY, OBRONA CYWILNA
	530			Przepisy prawne dotyczące spraw obronnych i obrony cywilnej	B-10	Bc
	531			Terenowe komitety obrony
		5310		Organizacja i struktura komitetów obrony	B-10	Bc
		5311		Plany i programy działania komitetów obrony	A	Bc
		5312		Nadzór nad komitetami obrony	B-10	Bc
		5313		Obsługa administracyjno-biurowa komitetu obrony	B-5	Bc
	532			Obrona cywilna
		5320		Organizacja formacji obrony cywilnej	B-10	Bc
		5321		Baza służąca obronie cywilnej	B-50	Bc
		5322		Plany obrony cywilnej (zbiorcze gminy)	A	Bc
		5323		Planowanie i organizowanie systemu ostrzegania ludności	A	Bc
		5324		Ewakuacja załóg zakładów pracy i ludności	B-10	Bc
		5325		Zaopatrzenie ludności w sprzęt i środki ochrony indywidualnej	B-10	Bc
		5326		Nadzór nad organizacją i realizacją zadań obrony cywilnej oraz jej koordynowanie	B-3	Bc
		5327		Zagrożenia nadzwyczajne i przeciwdziałanie ich skutkom	B-5	Bc
	533			Szkolenie obronne i ćwiczenia
		5330		Szkolenie obronne i obrony cywilnej organów kierowania, kadry kierowniczej, formacji OC i jednostek organizacyjnych	B-5	Bc
		5331		Ćwiczenia i treningi sprawdzające organów kierowania, formacji i systemów technicznych OC	B-5	Bc
		5332		Szkolenie ludności w zakresie powszechnej samoobrony	B-5	Bc
	534			Ochrona zakładów pracy i obiektów użyteczności publicznej
		5340		Ochrona ujęć i urządzeń wodnych	B-10	Bc
		5341		Ochrona aparatury i dokumentacji naukowej, technicznej i technologicznej	B-10	Bc
		5342		Zaciemnienie i wygaszanie oświetlenia	B-10	Bc
		5343		Zabezpieczenie urządzeń i stanowisk pracy	B-10	Bc
		5344		Ochrona płodów rolnych i produktów żywnościowych, zwierząt gospodarskich	B-10	Bc
		5345		Przedsięwzięcia związane z ochroną dóbr kultury	B-10	Bc
		5346		Gospodarka sprzętem OC	B-5	Bc
		5347		Popularyzacja obronności i OC	B-5	Bc
	535			Świadczenia na rzecz obronności	B-10	Bc	Świadczenia osobiste i rzeczowe na rzecz obronności kraju
54				OCHRONA PRZECIWPOŻAROWA, STRAŻE POŻARNE I INNE JEDNOSTKI OCHRONY PRZECIWPOŻAROWEJ ORAZ PODMIOTY RATOWNICZE
	540			Przepisy prawne dotyczące ochrony przeciwpożarowej, jednostek ochrony przeciwpożarowej oraz systemu ratowniczo-gaśniczego	B-10	Bc
	541			Sieć straży pożarnych, innych jednostek ochrony przeciwpożarowej i podmiotów ratowniczych oraz ich organizacja
		5410		Sieć i organizacja jednostek ochrony przeciwpożarowej i innych podmiotów ratowniczych	B-20	Bc
		5411		Rejestr ochotniczych jednostek ochrony przeciwpożarowej	B-20	Bc
		5412		Podmioty ratownicze spoza ochrony przeciwpożarowej	B-20	Bc
		5413		Analiza i ocena stanu ochrony przeciwpożarowej	B-5	Bc
		5414		Przedsięwzięcia zmniejszające zagrożenie pożarowe	B-5	Bc
		5415		Kierunki działania jednostek ochrony przeciwpożarowej	B-5	Bc
		5416		Komendant Gminny Ochrony Przeciwpożarowej	B-10	Bc
	542			Działalność jednostek ochrony przeciwpożarowej i innych podmiotów ratowniczych
		5420		Plany operacyjne	B-5	Bc
		5421		Punkty alarmowo-dyspozycyjne	B-5	Bc
		5422		Meldunki i zestawienia dotyczące pożarów	B-5	Bc
		5423		Analizy operacyjnej działalności straży pożarnych	B-10	Bc
		5424		Szkolenie funkcjonariuszy straży pożarnych	B-5	Bc
		5425		Klęski żywiołowe, katastrofy i awarie
			54250	Usuwanie skutków klęsk żywiołowych, katastrof i awarii	B-20	Bc
			54251	Przywracanie do stanu przed klęską żywiołową, katastrofą i awarią	B-20	Bc
		5426		Ubezpieczenie członków Ochotniczej Straży Pożarnej i młodzieżowych drużyn pożarniczych	B-10	Bc
	543			Wyposażenie straży pożarnych
		5430		Plany wyposażenia technicznego i ich realizacja	B-5	Bc
		5431		Sprzęt i urządzenia pożarnicze	B-5	Bc
		5432		Strażnice, urządzenia wodne itp.	B-5	Bc
		5433		Analizy i oceny stanu wyposażenia straży pożarnych	B-5	Bc
	544			Profilaktyka przeciwpożarowa
		5440		Zapobieganie pożarom w zakładach produkcyjnych	B-5	Bc
		5441		Zapobieganie pożarom w obiektach użyteczności publicznej	B-5	Bc
		5442		Zapobieganie pożarom w budynkach mieszkalnych i indywidualnych gospodarstwach rolnych	B-5	Bc
		5443		Zapobieganie pożarom w lasach, na torfowiskach, polach	B-5	Bc
		5444		Propaganda przeciwpożarowa	B-5	Bc
		5445		Nadzór nad działalnością kominiarzy	B-5	Bc
		5446		Opiniowanie dokumentacji projektowych obiektów budowlanych	B-50	Bc
55				KOMUNIKACJA, DROGOWNICTWO, TRANSPORT
	550			Przepisy prawne dotyczące komunikacji, drogownictwa, transportu	B-10	Bc
	551			Bezpieczeństwo ruchu drogowego
		5510		Nadzór nad organizacją ruchu na drogach publicznych	B-3	Bc
		5511		Współpraca z właściwymi organami w zakresie bezpieczeństwa ruchu drogowego	B-3	Bc
		5512		Znaki drogowe i sygnalizacja drogowa	B-3	Bc
		5513		Wypadki drogowe	B-3	Bc
	552			Ewidencja i rejestracja pojazdów
		5520		Ewidencja i rejestracja pojazdów samochodowych	B-5	Bc	Okres przechowywania liczy się od daty wyrejestrowania pojazdu lub zmiany właściwości miejscowej organu rejestracyjnego
		5521		Ewidencja innych pojazdów	B-5	Bc
		5522		Przeglądy techniczne pojazdów samochodowych	B-5	Bc
		5523		Zezwolenia na przeróbki pojazdów samochodowych	B-5	Bc
		5524		Wydawanie i cofanie uprawnień dla diagnostów	B-50	Bc
		5525		Wydawanie i cofanie uprawnień do prowadzenia stacji diagnostycznych	B-10	Bc
		5526		Okresowe kontrole stacji diagnostycznych	B-3	Bc
		5527		Ograniczenie zakresu badań prowadzonych przez stacje diagnostyczne	B-10	Bc
	553			Uprawnienia do kierowania pojazdami
		5530		Ewidencja, wydawanie, cofanie, zatrzymywanie i zwracanie uprawnień do kierowania pojazdami	B-5	Bc	Okres przechowywania upływa wraz z otrzymaniem aktu zgonu osoby, której dotyczy
		5531		Nadzór nad wydawaniem i cofaniem uprawnień do kierowania pojazdami	B-5	Bc
		5532		Zaświadczenia o posiadaniu pojazdu i uprawnieniu do prowadzenia pojazdu	B-5	Bc
		5533		Odwołania kierowców w sprawach cofnięcia, zatrzymania prawa jazdy	B-5	Bc
		5534		Szkolenie kierowców i kierujących	B-5	Bc
		5535		Wzywanie kierujących pojazdami do poddania się badaniom lekarskim	B-5	Bc
		5536		Wzywanie kierujących do sprawdzenia kwalifikacji	B-5	Bc
		5537		Wydawanie uprawnień dla egzaminatorów na prawo jazdy kat. T	B-5	Bc
		5538		Egzaminy państwowe na prawa jazdy	B-50	Bc
		5539		Wpisanie i skreślenie z ewidencji instruktorów	B-10	Bc
	554			Gospodarka i zarządzanie drogami
		5540		Planowanie i finansowanie budowy, modernizacji, utrzymania i ochrony dróg	B-10	Bc
		5541		Budowa i modernizacja dróg	B-10	Bc
		5542		Opinie w sprawie przebiegu dróg	B-10	Bc
		5543		Zaliczanie dróg do określonej kategorii	B-10	Bc
		5544		Zarządzanie siecią dróg	B-5	Bc
		5545		Tereny pod budowę dróg i mostów	B-5	Bc
		5546		Ustalanie stref taryfowych taxi	B-5	Bc
		5547		Ustalanie miejsc postojowych i opłat za parkowanie	B-5	Bc
		5548		Zezwolenia na wykorzystanie dróg w sposób szczególny	B-3	Bc	Zezwolenia na lokowanie w pasie dróg obiektów niezwiązanych z gospodarką drogową i zezwolenia na zajmowanie pasa drogowego
	555			System komunikacyjny
		5550		Funkcjonowanie systemu komunikacyjnego i jego rozbudowa	B-10	Bc
		5551		Studia i analizy ruchu na drogach	BE-10	Bc
		5552		Komunikacja zbiorowa - opiniowanie rozwiązań	B-10	Bc
		5553		Zarządzenia w sprawie doprowadzenia otoczenia kolei do stanu zgodnego z obowiązującymi przepisami	B-5	Bc
56				ŁĄCZNOŚĆ
	560			Przepisy prawne dotyczące łączności	B-10	Bc
	561			Zaopatrzenie w sprzęt do łączności
		5610		Plany zaopatrzenia w sprzęt i materiały do łączności	B-5	Bc
		5611		Ewidencja sprzętu i materiałów łączności	B-3	Bc
		5612		Eksploatacja sprzętu	B-3	Bc
		5613		Remonty i naprawy sprzętu	B-3	Bc
		5614		Plany rozwoju telekomunikacji i usług pocztowych	B-5	Bc
		5615		Sieci TV kablowej	B-5	Bc
	562			Organizacja łączności alarmowej
		5620		Plany i organizacja łączności alarmowej	B-5	Bc
		5621		Ewidencja środków łączności alarmowej	B-5	Bc
		5622		Eksploatacja środków łączności alarmowej	B-5	Bc

6 - ROLNICTWO, LEŚNICTWO, GOSPODARKA WODNA, PRZEMYSŁ, USŁUGI, HANDEL

Symbole klasyfikacyjne				Hasła klasyfikacyjne	Kategoria archiwalna		Uwagi
II stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału		w komórce macierzystej	w innych komórkach
60				GOSPODARKA ROLNA, WETERYNARIA
	600			Przepisy prawne dotyczące rolnictwa i weterynarii	B-10	Bc
	601			Obrót nieruchomościami rolnymi
		6010		Ewidencja, dokumentacja podstawowa nieruchomości	A	Bc
		6011		Podziały i rozgraniczenia nieruchomości	B-5	Bc
		6012		Scalenia i wymiana gruntów	A	Bc
		6013		Orzekanie o zwrocie nieruchomości poprzedniemu właścicielowi	A	Bc
		6014		Zmiany rodzaju użytkowania nieruchomości rolnej	B-5	Bc	Wnioski o uzyskanie zgody, decyzje o wyłączeniu z produkcji rolnej
		6015		Wyłączanie gruntów rolnych i leśnych z produkcji	B-5	Bc
		6016		Wykazy nieruchomości PFZ przeznaczonych do sprzedaży	A	Bc
		6017		Szacowanie i wycena nieruchomości i ogłaszanie możliwości zgłaszania ofert ich zakupu	B-10	Bc
		6018		Dzierżawy nieruchomości	B-5	Bc	Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia dzierżawy
	602			Ochrona gruntów rolnych
		6020		Gospodarka Funduszem Ochrony Gruntów Rolnych	B-5	Bc
		6021		Umowy o przekazaniu gospodarstwa następcy	B-10	Bc
		6022		Przeciwdziałanie nieformalnemu obrotowi ziemią	B-5	Bc
		6023		Wspólnoty gruntowe - statut, plan i regulamin użytkowania gruntów i urządzeń	A	Bc
	603			Produkcja roślinna
		6030		Programowanie produkcji roślinnej	B-5	Bc
		6031		Rejonizacja upraw i struktura zasiewów	A	Bc
		6032		Nadzór nad produkcją roślinną	B-5	Bc
		6033		Zezwolenia na uprawę maku i konopi	B-5	Bc
	604			Ochrona roślin
		6040		Ochrona roślin uprawnych przed chorobami	B-5	Bc
		6041		Informacje o pojawieniu się chorób, szkodników i owadów	B-5	Bc
		6042		Nakazy wykonania określonych czynności i zabiegów	B-5	Bc
		6043		Pomoc właścicielom upraw dotkniętych zniszczeniami	B-5	Bc
	605			Produkcja zwierzęca, rybactwo
		6050		Sprawy uznawania rozpłodników za odpowiednie do hodowli	B-5	Bc
		6051		Uznawanie ferm zwierząt hodowlanych i pasiek za zarodowe lub reprodukcyjne	B-5	Bc
		6052		Nadzór nad produkcją zwierzęcą	B-5	Bc
		6053		Nadzór nad organizacją skupu płodów rolnych	B-5	Bc
		6054		Sprawy rybactwa - podział na obwody	B-5	Bc
		6055		Nadzór nad śródlądową gospodarką rybacką	B-5	Bc
		6056		Rejestracja sprzętu pływającego służącego do połowu ryb	B-5	Bc
		6057		Wydawanie kart wędkarskich	B-5	Bc
	606			Sprawy ogólne rolnictwa
		6060		Analiza i ocena działalności jednostek obrotu produktami rolnymi i obsługi producentów rolnych	A	Bc
		6061		Analiza i prognozy rozwoju rolnictwa i gospodarki żywnościowej oraz usług na rzecz rolnictwa	A	Bc
		6062		Doradztwo i oświata rolnicza	B-5	Bc
		6063		Zwalczanie skutków klęsk żywiołowych w rolnictwie	B-5	Bc
		6064		Rekultywacja gruntów	B-5	Bc
		6065		Gospodarka humusem	B-5	Bc
		6066		Wnioski do KRUS o wcześniejsze przyznanie emerytury	B-5	Bc
	607			Nadzór weterynaryjny
		6070		Nadzór nad targami i spędami	B-3	Bc
		6071		Nadzór weterynaryjny nad obrotem zwierzętami	B-3	Bc
		6072		Nadzór nad zakładami utylizacyjnymi, zbiornicami zwłok zwierzęcych i grzebowiskami	B-3	Bc
		6073		Nadzór nad lecznictwem i profilaktyką weterynaryjną	B-3	Bc
		6074		Zwalczanie wścieklizny	B-3	Bc
		6075		Zwalczanie innych chorób zaraźliwych zwierząt	B-5	Bc
		6076		Opieka weterynaryjna nad hodowlą	B-3	Bc
		6077		Nadzór nad weterynaryjną inspekcją sanitarną	B-3	Bc
61				LEŚNICTWO, ŁOWIECTWO, OCHRONA PRZYRODY
	610			Przepisy prawne dotyczące gospodarki leśnej, łowieckiej, ochrony przyrody	B-10	Bc
	611			Gospodarka leśna i ochrona lasów
		6110		Ustalanie kierunków rozwoju leśnictwa	A	Bc
		6111		Zlecanie, zatwierdzanie i finansowanie planów urządzania lasów niepaństwowych	B-5	Bc
		6112		Wnioski o wykonanie na koszt państwa czynności w zakresie zagospodarowania lasów i przebudowy drzewostanu	B-5	Bc
		6113		Zmiany przeznaczenia gruntów leśnych na cele nierolnicze i nieleśne	B-5	Bc
		6114		Nadzór nad zalesianiem	B-5	Bc
		6115		Zezwolenia na zalesienie gruntów rolnych	B-5	Bc
		6116		Decyzje o przeznaczeniu gruntu nieleśnego do zadrzewienia	B-5	Bc
		6117		Ochrona lasów przed szkodnikami	B-5	Bc
		6118	Ochrona lasów przed pożarami	B-5	Bc
		6119	Spółki leśne - rejestr i nadzór	A	Bc
	612		Łowiectwo
		6120	Gospodarka łowiecka - plany	B-5	Bc
		6121	Nadzór nad administrowaniem łowiectwa	B-5	Bc
	613		Ochrona przyrody
		6130	Ewidencja parków narodowych, rezerwatów i pomników przyrody	A	Bc
		6131	Ustanowienie parku wiejskiego	A	Bc
		6132	Zmiana przeznaczenia terenów, na których znajduje się starodrzew	B-10	Bc
		6133	Ochrona roślin	B-5	Bc
		6134	Ochrona zwierząt	B-5	Bc
		6135	Gospodarka zasobami przyrody	B-5
		6136	Ochrona krajobrazu	B-5	Bc
		6137	Wykroczenia przeciwko przyrodzie	B-5	Bc
62			GOSPODARKA WODNA
	620		Przepisy prawne dotyczące gospodarki wodnej	B-10	Bc
	621		Sprawy techniczne
		6210	Pozwolenia wodno-prawne	B-5	Bc	Na szczególne wykorzystanie wód i wykonanie urządzeń wodnych
		6211	Normowanie poboru i zużycia wody	B-5	Bc
		6212	Orzekanie w sprawach przekazywania nadwyżek wód kopalnianych	B-5	Bc
		6213	Projekty budowlanych obiektów wodnych	BE-5	Bc
		6214	Nadzór techniczno-budowlany nad obiektami gospodarki wodnej	B-5	Bc
		6215	Opinie i uzgodnienia projektów technicznych z zakresu gospodarki wodnej i ochrony wód	BE-5	Bc
		6216	Spółki wodne	BE-10	Bc
		6217	Melioracje użytków rolnych	B-5	Bc
		6218	Ugody w sprawie zmian stosunków wodnych na gruntach	B-5	Bc
	622		Ochrona wód
		6220	Przeciwdziałanie zanieczyszczeniom wód	B-5	Bc
		6221	Decyzje w sprawach czystości wód	B-5	Bc
		6222	Sankcje za zanieczyszczanie wód	B-5	Bc
		6223	Ustalanie linii brzegu dla wód innych niż wody żeglowne	B-5	Bc
		6224	Odszkodowania za zajęcie gruntu przez wodę państwową	B-5	Bc
		6225	Kontrola i nadzór gospodarki wodnej	B-5	Bc
		6226	Ustalanie stref ochronnych źródeł	B-5	Bc
	623		Ochrona przeciwpowodziowa
		6230	Sprawy ochrony przeciwpowodziowej - ogólne	B-5	Bc
		6231	Organizacja ochotniczych drużyn ratowniczych	B-5	Bc
		6232	Zobowiązania do wykonania prac zabezpieczających przed powodzią	B-5	Bc
		6233	Odszkodowania za straty z tytułu udziału w ochronie przed powodzią	B-5	Bc
		6234	Akcje przeciwpowodziowe	B-10	Bc
		6235	Zwalczanie skutków powodzi	B-10	Bc
		6236	Pomoc dla powodzian	B-5	Bc
		6237	Komunikaty i biuletyny informacyjne komitetów przeciwpowodziowych	B-5	Bc	Własne - kat. A
63			GEODEZJA ROLNA			Zobacz też: Obrót nieruchomościami rolnymi -symbol 601
	630		Przepisy prawne dotyczące geodezji rolnej	B-10	Bc
	631		Służba geodezji rolnej	B-10	Bc
	632		Wykonawstwo geodezyjne rolne
		6320	Ewidencja gruntów rolnych, zmiana, aktualizacja	A	Bc
		6321	Pomiary geodezyjne	B-5	Bc
		6322	Zlecanie pomiarów	B-5	Bc
		6323	Gleboznawcza klasyfikacja gruntów	A	Bc
64			PRZEMYSŁ, USŁUGI, HANDEL
	640		Przepisy prawne dotyczące przemysłu, usług i handlu	B-10	Bc
	641		Sieć zakładów przemysłowych i usługowych
		6410	Ewidencja podmiotów gospodarczych	A	Bc
		6411	Zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej	B-5	Bc
		6412	Decyzje o rozszerzeniu działalności, o wykreśleniu z ewidencji lub o odmowie wpisu	B-5	Bc
		6413	Zaświadczenie o wpisie z innych miast	B-5	Bc
		6414	Zaświadczenia potwierdzające dane ze zbioru ewidencji działalności gospodarczej	B-5	Bc
	642		Polityka gospodarcza
		6420	Założenia polityki gospodarczej	BE-5	Bc
		6421	Kompleksowe programy działalności gospodarczej, handlowej i usługowej	A	Bc
		6422	Aktywizacja gospodarcza gminy	B-5	Bc
		6423	Analiza gospodarki gminy	A	Bc
		6424	Konkursy i oferty gminy na zagospodarowanie infrastruktury przemysłowo-usługowej	A	Bc
	643		Zezwolenia, decyzje, zgłoszenia
		6430	Pozwolenia (licencje) na prowadzenie działalności przemysłowej	B-10	Bc
		6431	Pozwolenia (licencje) na prowadzenie działalności usługowej	B-10	Bc
		6432	Nadzór nad prowadzeniem działalności zgodnie z pozwoleniem (licencja)	B-5	Bc
		6433	Nadzór nad polityką rozwoju handlu, przemysłu i usług	B-5	Bc
		6434	Zezwolenia na czasowe zamknięcie placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych	B-3	Bc
		6435	Zezwolenia na sprzedaż alkoholu	B-3	Bc
		6436	Ewidencja i wydawanie koncesji na świadczenie usług przewozowych	B-5	Bc
	644		Działalność handlowa
		6440	Nadzór nad organizacją zaopatrzenia ludności	B-3	Bc
		6441	Plany rozwoju sieci placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych	BE-5	Bc
		6442	Ustalanie godzin pracy placówek	B-3	Bc
		6443	Kontrola funkcjonowania placówek handlowych, usługowych i gastronomicznych	B-3	Bc
		6444	Analiza i ocena organizacji zaopatrzenia ludności	B-3	Bc
		6445	Skup surowców wtórnych	B-3	Bc
		6446	Nadzór nad funkcjonowaniem targowisk	B-3	Bc
		6447	Regulowanie handlu obwoźnego	B-3	Bc
	645		Prywatyzacja przedsiębiorstw komunalnych	A	Bc
	646		Ochrona konsumenta
		6460	Przepisy dotyczące ochrony konsumenta	B-10	Bc
		6461	Przepisy ogólne, szkolenia	B-10	Bc
		6462	Indywidualne sprawy konsumentów	B-5	Bc

7 - GOSPODARKA KOMUNALNA, MIESZKANIOWA, LOKALOWA, PRZESTRZENNA, BUDOWNICTWO, URBANISTYKA, ARCHITEKTURA, GEOLOGIA, OCHRONA ŚRODOWISKA

Symbole klasyfikacyjne				Hasła klasyfikacyjne	Kategoria archiwalna		Uwagi
II stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału		w komórce macierzystej	w innych komórkach
70				GOSPODARKA KOMUNALNA
	700			Przepisy prawne dotyczące gospodarki komunalnej	B-5	Bc
	701			Urządzenia komunalne, nadzór
		7010		Analizowanie i prognozowanie rozwoju urządzeń komunalnych	B-5	Bc
		7011		Sprawy gospodarowania zasobami paliw i źródłami energii o lokalnym znaczeniu	B-5	Bc
		7012		Nadzór nad dostawami paliw, energii i wspólną siecią energetyczną	B-5	Bc
		7013		Dysponowanie mocą, energią i ilością paliwa we wspólnej sieci	B-5	Bc
		7014		Gospodarowanie środkami budżetowymi przeznaczonymi na częściowe pokrycie kosztów energii cieplnej dla spółdzielni mieszkaniowych	B-5	Bc
		7015		Nadzorowanie gospodarki komunalnej	B-5	Bc
		7016		Opiniowanie planów i analizy jednostek podległych	B-5	Bc
	702			Inwestycje komunalne
		7020		Planowanie i opiniowanie inwestycji komunalnych	B-5	Bc
		7021		Udział w kosztach inwestycji komunalnych	B-5	Bc
		7022		Zatwierdzanie dokumentacji inwestycji komunalnych	B-5	Bc
		7023		Nadzór nad realizacją budowy urządzeń komunalnych	B-10	Bc
	703			Zaopatrzenie ludności w wodę i kanalizację
		7030		Nadzór w zakresie zleconego administrowania funduszem rozwoju wodociągów i kanalizacji	B-5	Bc
		7031		Nadzór nad planowaniem i finansowaniem komunalnego uzbrojenia wewnątrzosiedlowego budownictwa spółdzielczego	B-5	Bc
		7032		Przejmowanie (komunalizacja) wodociągów i urządzeń wodociągowych	A	Bc
		7033		Eksploatacja ujęć wody i wodociągów	B-5	Bc
		7034		Eksploatacja kanalizacji i oczyszczalni	B-5	Bc
		7035		Umowy o dostawę wody	B-10	Bc
		7036		Ustalanie cen opłat za wodę	B-10	Bc
	704			Drogi, ulice, mosty
		7040		Utrzymanie dróg, mostów, przejazdów itp.	B-5	Bc	w tym "akcja zima"
		7041		Inwestycje na drogach	B-5	Bc
		7042		Partycypacje w kosztach inwestycji na drogach	B-5	Bc
		7043		Wywłaszczanie terenów pod budowę dróg, odszkodowania	B-10	Bc
		7044		Oświetlenie ulic	B-5	Bc
	705			Usługi komunalne
		7050		Nadzorowanie świadczenia usług komunalnych	B-3	Bc
		7051		Sieć energetyczna	B-5	Bc
		7052		Sieć gazownicza	B-5	Bc
		7053		Sieć ciepłownicza	B-5
	706			Utrzymanie czystości
		7060		Wysypiska śmieci - utrzymanie, eksploatacja i utylizacja	B-5	Bc
		7061		Analizy stanu sanitarno-porządkowego	B-5	Bc
		7062		Utrzymanie czystości placów, ulic i posesji	B-5	Bc
		7063		Urządzenia służące do utrzymania czystości	B-5	Bc
		7064		Likwidacja nielegalnych wysypisk i składowisk	B-10	Bc
		7065		Szalety publiczne	B-5	Bc
	707			Tereny zielone, sportowe
		7070		Zakładanie i utrzymywanie terenów zieleni miejskiej	B-5	Bc
		7071		Obiekty sportowe i rekreacyjne	B-5	Bc
	708			Inne usługi komunalne
		7080		Schroniska dla bezdomnych zwierząt	B-5	Bc	Zakładanie, utrzymywanie i nadzór
		7081		Rejestracja psów	B-5	Bc
		7082		Akcje sanitarno-porządkowe	B-5	Bc	Np. deratyzacja
	709			Cmentarze i grobownictwo
		7090		Nadzorowanie, organizowanie i sprawowanie opieki nad cmentarzami wojennymi i grobami poległych	BE-5	Bc
		7091		Ewidencja cmentarzy	A	Bc
		7092		Zakładanie, rozszerzanie i likwidacja cmentarzy komunalnych	A	Bc
		7093		Utrzymywanie i zarządzanie cmentarzami komunalnymi	B-5	Bc
		7094		Ekshumacje i przewożenie zwłok	B-5	Bc
71				GOSPODARKA MIESZKANIOWA I LOKALOWA
	710			Budownictwo mieszkaniowe
		7100		Planowanie budownictwa mieszkaniowego	B-10	Bc
		7101		Kredyty na budownictwo mieszkaniowe	B-5	Bc
		7102		Remonty budynków mieszkalnych	B-10	Bc
	711			Gospodarowanie budynkami, nadzór
		7110		Klasyfikacja odporności budynków na szkody górnicze	BE-10	Bc
		7111		Eksploatacja budynków mieszkalnych	B-3	Bc
		7112		Gospodarka funduszem rozwoju budownictwa mieszkaniowego	B-5	Bc
		7113		Nadzór nad przedsiębiorstwami budowlanymi i biurami projektowymi	B-5	Bc
		7114		Opiniowanie planów przedsiębiorstw budowlanych i analizy ich wykonania	B-5	Bc
		7115		Wspólnoty mieszkaniowe	B-5	Bc
	712			Indywidualne budownictwo mieszkaniowe
		7120		Plany budownictwa jednorodzinnego	B-5	Bc
		7121		Dokumentacja typowa, sprzedaż, porady	B-5	Bc
		7122		Pożyczki, kredyty	B-5	Bc
		7123		Ustalanie przeciętnego kosztu wybudowania domu jednorodzinnego	B-3	Bc
		7124		Zabezpieczenie hipoteczne wierzytelności państwowych	B-5	Bc
	713			Fundusz mieszkaniowy
		7130		Planowanie funduszu mieszkaniowego	B-5	Bc
		7131		Wpływy na fundusz mieszkaniowy	B-5	Bc
		7132		Rozliczenia funduszu mieszkaniowego	B-5	Bc
	714			Gospodarka lokalami
		7140		Polityka lokalowa - prawo lokalowe	B-5	Bc
			71400	Zarządzanie budynkami mieszkalnymi stanowiącymi własność gminy	B-5	Bc
			71401	Ewidencja mieszkań komunalnych	BE-10	Bc
			71402	Ustalanie czynszu na lokale mieszkalne	B-5	Bc
			71403	Projekty rocznych list zawarcia umów najmu lokali mieszkalnych i lokali socjalnych	B-5	Bc
			71404	Umowy najmu lokali mieszkalnych	B-5	Bc	Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy
			71405	Umowy najmu lokali zastępczych	B-5	Bc
			71406	Przydziały lokali w razie klęsk żywiołowych	B-5	Bc
			71407	Zamiana lokali	B-5	Bc
			71408	Usuwanie skutków samowoli mieszkaniowej	B-5	Bc
			71409	Eksmisje	B-5	Bc
		7141		Publiczna gospodarka lokalami
			71410	Przekwaterowanie najemcy do lokalu zamiennego	B-5	Bc
			71411	Podnajem lokali	B-5	Bc
			71412	Przebudowa lokali	B-5	Bc
		7142		Nadzór nad gospodarką lokalową	B-5	Bc
		7143		Ochrona lokatora
			71430	Umowy o opiekę nad spadkodawcami lokali mieszkalnych	B-5	Bc
			71431	Rozstrzyganie sporów czynszowych	B-5	Bc
			71432	Współpraca ze Zrzeszeniem Właścicieli Nieruchomości	B-5	Bc
			71433	Dodatki mieszkaniowe	B-3	Bc
		7144		Lokale użytkowe
			71440	Ewidencja lokali użytkowych w zasobach komunalnych	A	Bc
			71441	Przetargi na lokale użytkowe	B-10	Bc
			71442	Umowy na wynajem lokali użytkowych	B-5	Bc	Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy
			71443	Ustalanie stawek czynszu na lokale użytkowe	B-5	Bc
			71444	Kontrola wykorzystania lokali użytkowych	B-5	Bc
		7145		Sprzedaż budynków i lokali mieszkalnych	B-25	Bc
72				GOSPODARKA NIERUCHOMOŚCIAMI
	720			Przepisy prawne dotyczące gospodarki nieruchomościami	B-10	Bc
	721			Ewidencja gruntów nierolniczych i nieruchomości
		7210		Ewidencja gruntów nierolniczych	A	Bc
		7211		Ewidencja nieruchomości	A	Bc
		7212		Zasady ustalania cen gruntów	A	Bc
		7213		Listy rzeczoznawców majątkowych	B-10	Bc
	722			Gospodarka gruntami
		7220		Przejmowanie gruntów, nieruchomości	B-15	Bc
		7221		Pierwokup, wywłaszczenia
			72210	Prawo pierwokupu	B-25	Bc
			72211	Wywłaszczanie nieruchomości, zwrot wywłaszczonych nieruchomości	A	Bc
			72212	Zezwolenia na czasowe zajęcie terenu	B-25	Bc
			72213	Zezwolenia na zakładanie, przeprowadzanie i wykonanie na nieruchomościach urządzeń technicznych	B-15	Bc
		7222		Zamiana gruntów, zmiana użytkowania	A	Bc
		7223		Zagospodarowanie gruntów nierolniczych	BE-5	Bc
		7224		Przekazywanie gruntów, sprzedaż, dzierżawa, zarząd
			72240	Przekazywanie gruntów w użytkowanie wieczyste	A	Bc
			72241	Sprzedaż gruntów	A	Bc
			72242	Sprzedaż gruntów na terenach wiejskich, zabudowanych obiektami zabytkowymi	A	Bc
			72243	Dzierżawa, najem, użyczenie	B-5	Bc	Okres przechowywania liczy się od chwili ustania
			72244	Przekazywanie gruntów w zarząd	B-5	Bc	Uwagi: jak wyżej
			72245	Rekompensaty za mienie pozostawione poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej	BE-10	Bc
			72246	Zezwolenia na zbycie nieruchomości	B-15	Bc
		7225		Darowizny i spadkobrania	BE-25	Bc
		7226		Sprzedaż gruntów cudzoziemcom	B-10	Bc
		7227		Gospodarowanie funduszem gospodarki gruntami	B-5	Bc
		7228		Komunalizacja mienia Skarbu Państwa	A	Bc
	723			Grunty pod budownictwo mieszkaniowe
		7230		Dokumentacja terenowo-prawna	A	Bc
		7231		Plany szczegółowe dla gruntów pod budownictwo mieszkaniowe	BE-10	Bc
		7232		Tworzenie zasobu gruntów na cele rozbudowy	A	Bc
		7233		Zarządzanie zasobem gruntów na cele rozbudowy	BE-10	Bc
	724			Nadzór nad zarządzaniem gruntami
		7240		Organizacja zarządzania gruntami	B-10	Bc
		7241		Nadzór i kontrola zarządzania, gruntami	B-5	Bc
	725			Ogródki działkowe
		7250		Przeznaczenie gruntów na potrzeby ogródków działkowych	A	Bc
		7251		Przekazywanie gruntów w użytkowanie związkowi działkowców	B-10	Bc
		7252		Infrastruktura ogródków działkowych	B-5	Bc
73				BUDOWNICTWO, URBANISTYKA, ARCHITEKTURA
	730			Przepisy prawne dotyczące budownictwa, urbanistyki, architektury	B-10	Bc
	731			Programy prac urbanistycznych i ich realizacja	A	Bc
	732			Planowanie przestrzenne
		7320		Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego	A	Bc
		7321		Projekty miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego	A	Bc
		7322		Miejscowy plan zagospodarowania przestrzennego	A	Bc	wraz ze zmianami
		7323		Zawiadamianie zainteresowanych stron o przeznaczeniu terenu	B-5	Bc
		7324		Nadzór nad realizacją ustaleń planów zagospodarowania przestrzennego	B-10	Bc
		7325		Okresowe oceny skutków zmian w zagospodarowaniu przestrzennym wynikających z realizacji planu miejscowego	A	Bc
		7326		Ewidencja zatwierdzonych planów i zmian	A	Bc
		7327		Opinie urbanistyczne o przeznaczeniu terenu w obowiązujących planach zagospodarowania	B-10	Bc
	733			Lokalizacja inwestycji
		7330		Ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu dla inwestycji o znaczeniu krajowym i wojewódzkim	A	Bc	Decyzje, opiniowanie decyzji
		7331		Ustalanie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu dla inwestycji o znaczeniu lokalnym	A	Bc	Decyzje
		7332		Opiniowanie projektów inwestycyjnych	BE-5	Bc
		7333		Określanie zespołu dawnej zabudowy	A	Bc
		7334		Decyzje w sprawach zmiany sposobu wykorzystania terenu bez dokonania inwestycji	BE-5	Bc
	734			Organizacja służb projektowania i budownictwa
		7340		Organizacja służb budownictwa	B-5
	735			Nadzór urbanistyczno-budowlany
		7350		Umowy z inwestorami o wzajemnych zobowiązaniach i świadczeniach	B-10	Bc
		7351		Zatwierdzanie projektów pomników i dzieł plastycznych	A	Bc
		7352		Zatwierdzanie projektów urządzeń, tablic i reklam	B-5	Bc
		7353		Pozwolenia na budowę, przebudowę i rozbudowę obiektów budowlanych oraz zmiany sposobu użytkowania obiektów budowlanych lub ich części	B-10	Bc	Okres przechowywania nalicza się zgodnie z ustawą - Prawo budowlane
		7354		Zgłoszenia zamiaru przystąpienia do wykonywania robót budowlanych	B-5	Bc
		7355		Pozwolenia na użytkowanie obiektów budowlanych oraz przyjmowanie zgłoszeń o przystąpieniu do użytkowania	B-10	Bc
		7356		Pozwolenia na montaż urządzeń wpływających na wygląd obiektów budowlanych	B-10	Bc
		7357		Pozwolenia na rozbiórkę obiektów budowlanych oraz przyjmowanie zgłoszenia zamiaru przystąpienia do rozbiórki	B-5	Bc
		7358		Analizy i oceny ruchu budowlanego	A	Bc
		7359		Zaświadczenia	B-5	Bc	O statusie lokalu, o wydanych pozwoleniach
74				GEODEZJA I KARTOGRAFIA
	740			Przepisy prawne dotyczące geodezji i kartografii	B-10	Bc
	741			Ewidencja gruntów i budynków
		7410		Operaty ewidencji gruntów i budynków	A	Bc
		7411		Numeracja porządkowa nieruchomości	A	Bc
		7412		Nazewnictwo placów i ulic	A	Bc
	742			Osnowy geodezyjne, mapa zasadnicza, mapy topograficzne
		7420		Osnowy geodezyjne	A	Bc
		7421		Ochrona znaków geodezyjnych	B-5	Bc
		7422		Mapa zasadnicza	A	Bc
		7423		Matryce i nakładki tematyczne mapy zasadniczej	BE-10	Bc
		7424		Mapy topograficzne	A	Bc
		7425		Mapy tematyczne	A	Bc
	743			Prace różne (geodezyjne)
		7430		Rozgraniczenia i podziały nieruchomości	A	Bc
		7431		Geodezyjna obsługa inwestycji	BE-5	Bc	Mapy obiektów po inwentaryzacji powykonawczej - kat. A
	744			Prace geodezyjne i kartograficzne
		7440		Ewidencja urządzeń podziemnych	A	Bc
		7441		Dokumentacja urządzeń podziemnych	A	Bc
		7442		Zezwolenia i decyzje dotyczące urządzeń podziemnych	B-10	Bc
		7443		Roboty związane z urządzeniami podziemnymi	B-10	Bc
	745			Nadzór, ewidencja, udostępnianie zasobu
		7450		Organizacja geodezyjnych jednostek wykonawczych	A	Bc
		7451		Nadzór nad pracami geodezyjnymi i kartograficznymi	B-5	Bc
		7452		Gospodarowanie Funduszem Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym	B-5	Bc
		7453		Ewidencja zasobu geodezyjnego i kartograficznego	A	Bc	Księgi ewidencyjne, mapy rozkładowe sekcji
		7454		Udostępnianie zasobu	B-5	Bc	w tym ewidencja i dokumentacja sprzedaży map
75				GEOLOGIA
	750			Przepisy prawne dotyczące geologii	B-5	Bc
	751			Geologia surowcowa
		7510		Ewidencja złóż kopalin do eksploatacji	A	Bc
		7511		Inwentaryzacja i bilanse zasobów złóż kopalin	A	Bc
		7512		Zezwolenia na eksploatacje złóż kopalin	BE-10	Bc
		7513		Analizy wykonawstwa prac w zakresie geologii surowcowej	B-5	Bc
		7514		Opiniowanie koncesji górniczych	BE-5	Bc
		7515		Zatwierdzanie kryterium bilansowości złóż	B-5	Bc
		7516		Zatwierdzanie projektu zagospodarowania złoża	B-5	Bc
	752			Nadzór nad robotami geologicznymi
		7520		Nadzór i kontrola nad prowadzeniem badań i sporządzaniem dokumentacji geologicznych	B-5	Bc
		7521		Orzecznictwo w sprawach szkód powstałych w związku z robotami geologicznymi	B-10	Bc
		7522		Zezwolenie na prowadzenie prac geologicznych	B-5	Bc
		7523		Kontrola realizacji planów prac geologicznych	B-10	Bc
	753			Hydrogeologia
		7530		Zatwierdzanie projektów prac hydrogeologicznych	B-5	Bc
		7531		Zatwierdzenie projektu zagospodarowania złoża	B-5	Bc
	754			Geologia inżynierska
		7540		Zatwierdzanie prac projektów geologiczno-inżynierskich	B-5	Bc
		7541		Zatwierdzanie dokumentacji geologiczno-inżynierskiej	B-5	Bc
76				OCHRONA ŚRODOWISKA
	760			Przepisy prawne dotyczące ochrony środowiska	B-10	Bc
	761			Plany i programy dotyczące ochrony środowiska
		7610		Prognozy i programy przedsięwzięć z zakresu ochrony środowiska	A	Bc
		7611		Normatywy i wskaźniki czystości wód	BE-10	Bc
		7612		Normatywy i wskaźniki dotyczące czystości powietrza atmosferycznego	BE-10	Bc
		7613		Normatywy i wskaźniki dotyczące hałasu	BE-10	Bc
		7614		Popularyzacja i propaganda ochrony środowiska	B-3	Bc
	762			Nadzór, koordynacja i kontrola ochrony środowiska
		7620		Badania, analizy i oceny jakości środowiska	A	Bc
		7621		Notatki i pisma z wizji lokalnych	BE-10	Bc
		7622		Nadzór nad ośrodkami badań i kontroli ochrony środowiska	B-3	Bc
		7623		Ustanawianie stref ochronnych	BE-5	Bc
		7624		Opiniowanie lokalizacji inwestycji pod względem szkodliwości dla środowiska	BE-10	Bc
		7625		Nadzór i kontrola inwestycji w zakresie ochrony środowiska	BE-10	Bc
		7626		Opiniowanie lokalizacji warsztatów rzemieślniczych	BE-10	Bc
		7627		Orzecznictwo administracyjne w zakresie szkodliwości dla środowiska	B-5	Bc
		7628		Wnioski o ściganie za wykroczenia określone w ustawie o ochronie przyrody	B-5	Bc
		7629		Gospodarowanie Terenowym Funduszem Gospodarki Wodnej i Ochrony Środowiska	B-5	Bc
	763			Ochrona gleby, zieleni, obiektów i urządzeń wodnych
		7630		Ustalanie warunków wprowadzania ścieków do wody i do ziemi	BE-5	Bc
		7631		Orzekanie kar za nieprzestrzeganie warunków wprowadzania ścieków	B-3	Bc
		7632		Opiniowanie projektów obiektów budowlanych pod kątem ochrony wód, gleby, zieleni	B-3	Bc
		7633		Budowa, remonty, modernizacje obiektów służących ochronie wód, gleby, zieleni	B-3	Bc
		7634		Straże ochrony przyrody	B-3	Bc
		7635		Wycinka drzew i krzewów	B-5	Bc	Zezwolenia
		7636		Utrzymywanie zieleni	B-5	Bc
		7637		Decyzje w sprawie opłat za gospodarcze korzystanie ze środowiska	B-10	Bc
		7638		Opiniowanie wniosków o obniżenie opłaty eksploatacyjnej	B-5	Bc
	764			Ochrona powietrza atmosferycznego
		7640		Ewidencja źródeł zanieczyszczeń	A	Bc
		7641		Modernizacja systemów grzewczych	BE-5	Bc	Dotacje, wnioski
		7642		Uzgadnianie dokumentacji i wielkości emisji	BE-5	Bc
		7643		Bilanse źródeł szkodliwego zanieczyszczenia powietrza	A	Bc
	765			Szkody górnicze
		7650		Analizy i informacje dotyczące występowania szkód górniczych	A	Bc
		7651		Opiniowanie planów ruchu kopalń	A	Bc
		7652		Programy i plany w zakresie usuwania szkód górniczych	A	Bc
		7653		Sprawozdania dotyczące usuwania szkód	A	Bc
		7654		Ewidencja orzeczeń organu do spraw szkód górniczych	B-10	Bc
		7655		Nadzór nad wykonaniem orzeczeń w sprawie usuwania szkód	B-10	Bc
		7656		Koordynacja zamierzeń i współpraca z innymi instytucjami w zakresie zapobiegania i likwidacji szkód	BE-10	Bc
		7657		Ewidencja budynków mieszkalnych zakwalifikowanych do rozbiórki na skutek szkód górniczych	A	Bc
		7658		Przeglądy okresowe budynków przeznaczonych do rozbiórki na skutek szkód	B-5	Bc
	766			Gospodarka odpadami
		7660		Odpady niebezpieczne	BE-5	Bc
		7661		Odpady inne niż niebezpieczne	B-5	Bc

8 - ZDROWIE, POMOC SPOŁECZNA, OSOBY NIEPEŁNOSPRAWNE

Symbole klasyfikacyjne				Hasła klasyfikacyjne	Kategoria archiwalna		Uwagi
II stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału		w komórce macierzystej	w innych komórkach
80				OCHRONA ZDROWIA LUDNOŚCI
	800			Przepisy prawne dotyczące ochrony zdrowia ludności	B-5	Bc
	801			Plany i programy ochrony zdrowia ludności
		8010		Opracowania kompleksowe (baza, kadry, organizacja)	A	Bc
		8011		Opracowania analityczne z zakresu ochrony zdrowia	A	Bc
		8012		Programy zwalczania chorób społecznych	A	Bc
	802			Organizacja opieki zdrowotnej
		8020		Struktura organizacyjna służby zdrowia w gminie	A	Bc
		8021		Rozwój sieci placówek - programy	A	Bc
		8022		Modernizacja i remonty placówek służby zdrowia	B-5	Bc
		8023		Nadzór nad placówkami służby zdrowia	B-5	Bc
		8024		Pracownicy służby zdrowia (rejestr uprawnień)	B-20	Bc
		8025		Kształcenie podyplomowe	B-5	Bc
		8026		Zakłady i urządzenia lecznictwa uzdrowiskowego - ewidencja	A	Bc
		8027		Apteki - tworzenie - zmiany typu - unieruchomienia	A	Bc
	803			Profilaktyka i oświata zdrowotna
		8030		Oświata sanitarna	B-5	Bc
		8031		Opieka profilaktyczna	B-5	Bc
		8032		Szczepienia ochronne	B-5	Bc
		8033		Zapobieganie chorobom zawodowym i wypadkom	B-5	Bc
		8034		Nadzór nad działalnością średnich szkół medycznych	B-5	Bc
		8035		Bezpieczeństwo i higiena pracy w placówkach opieki zdrowotnej	B-5	Bc
	804			Lecznictwo
		8040		Metody leczenia, pielęgnacji i rehabilitacji	A	Bc
		8041		Dokumentacja stanu zdrowia	B-10	Bc
		8042		Ustalanie chorób i przyczyn zgonów	A	Bc
	805			Sprawy sanitarne i przeciwepidemiologiczne
		8050		Zwalczanie chorób zakaźnych	B-5	Bc
		8051		Meldunki o zachorowaniach	B-5	Bc
		8052		Zapobiegawczy nadzór sanitarny	B-5	Bc
		8053		Bieżący nadzór sanitarny	B-5
	806			Środki lecznicze i sanitarne
		8060		Zasady zaopatrywania chorych w środki lecznicze i sanitarne	A	Bc
		8061		Badania środków leczniczych i sanitarnych	B-5	Bc
		8062		Zezwolenia na wyrób środków leczniczych i sanitarnych	B-10	Bc
		8063		Krwiodawstwo	B-5	Bc
		8064		Rozdzielnictwo deficytowych i reglamentowanych artykułów leczniczych i sanitarnych, pomocniczych i technicznych	B-2	Bc
81				POMOC SPOŁECZNA, SPRAWY OSÓB NIEPEŁNOSPRAWNYCH, OPIEKA NAD DZIEĆMI
	810			Przepisy prawne dotyczące pomocy społecznej i rehabilitacji osób niepełnosprawnych	B-5	Bc
	811			Jednostki organizacyjne pomocy społecznej
		8110		Ewidencja jednostek pomocy społecznej	A	Bc
		8111		Nadzór nad działalnością jednostek pomocy społecznej	B-5	Bc
	812			Świadczenia pomocy
		8120		Renty socjalne	B-5	Bc
		8121		Zasiłki celowe	B-5	Bc	w tym specjalne
		8122		Zasiłki stałe	B-5	Bc
		8123		Zasiłki okresowe	B-5	Bc	w tym gwarantowane i specjalne
		8124		Składki na ubezpieczenia społeczne	B-5	Bc
		8125		Pomoc rzeczowa	B-5	Bc
		8126		Pomoc w ekonomicznym usamodzielnieniu się	B-5	Bc
		8127		Dodatkowe świadczenia	B-5	Bc
	813			Działalność opiekuńcza i usługi opiekuńcze
		8130		Wywiady środowiskowe	B-5	Bc
		8131		Decyzje o skierowaniu do jednostek organizacyjnych pomocy społecznej	B-5	Bc
		8132		Mieszkania ochronne	B-5	Bc
		8133		Interwencje kryzysowe	B-5	Bc
		8134		Sprawianie pogrzebów	B-5	Bc
		8135		Pomoc uchodźcom	BE-5	Bc
	814			Sprawy osób niepełnosprawnych
		8140		Zasady doboru zajęć według rodzajów inwalidztwa	B-10	Bc
		8141		Analiza pracy osób niepełnosprawnych	A	Bc
		8142		Popularyzacja rehabilitacji zawodowej	B-5	Bc
		8143		Poradnictwo zawodowe dla osób niepełnosprawnych	B-5	Bc
		8144		Bezpieczeństwo i higiena pracy	B-5	Bc
	815		Zatrudnianie i opieka nad osobami niepełnosprawnymi
		8150	Zasady zatrudniania osób niepełnosprawnych	A	Bc
		8151	Rehabilitacja zawodowa i społeczna	B-5	Bc	Spółdzielnie inwalidzkie, warsztaty pracy chronionej, warsztaty terapii zajęciowej
		8152	Zasady funkcjonowania zakładów opiekuńczo-leczniczych i leczniczo-wychowawczych	A	Bc
	816		Opieka nad dziećmi
		8160	Organizacja domów małego dziecka	A	Bc
		8161	Świetlice dla dzieci specjalnej troski	B-5	Bc
		8162	Organizacja i utrzymanie żłobków	B-5	Bc
	817		Zapobieganie patologiom społecznym
		8170	Zwalczanie i zapobieganie alkoholizmowi	B-5	Bc
		8171	Zwalczanie i zapobieganie narkomanii	B-5	Bc
		8172	Zwalczanie i zapobieganie innym szkodliwym zjawiskom i patologiom	B-5	Bc

9 - ZATRUDNIENIE I SPRAWY SOCJALNE

Symbole klasyfikacyjne				Hasła klasyfikacyjne	Kategoria archiwalna		Uwagi
II stopnia podziału	III stopnia podziału	IV stopnia podziału	V stopnia podziału		w komórce macierzystej	w innych komórkach
90				ZATRUDNIENIE
	900			Przepisy prawne dotyczące zatrudnienia	B-10	Bc
	901			Plany i programy zatrudnienia
		9010		Analizy i oceny rynku pracy	A	Bc
		9011		Bilanse siły roboczej	A	Bc
	902			Pośrednictwo pracy
		9020		Przyjmowanie zgłoszeń zakładów pracy	B-5	Bc
		9021		Kierowanie do pracy	B-3	Bc
		9022		Plany werbunkowe i ich realizacja	B-5	Bc
		9023		Przemieszczanie kadr	B-5	Bc
		9024		Poradnictwo zawodowe	B-3	Bc
	903			Sprawy bezrobotnych
		9030		Rejestr bezrobotnych	B-5	Bc
		9031		Pozyskiwanie miejsc pracy dla bezrobotnych	B-5	Bc
		9032		Przekwalifikowania i przyuczenia do innego zawodu	B-5	Bc
		9033		Zapobieganie skutkom zbiorowych zwolnień z pracy	B-5	Bc
		9034		Prace interwencyjne	B-3	Bc
		9035		Służba zastępcza poborowych	B-5	Bc
	904			Zatrudnianie młodocianych i absolwentów szkół
		9040		Informacja zawodowa	B-3	Bc
		9041		Zatrudnianie absolwentów szkół wyższych	B-3	Bc
		9042		Zatrudnianie absolwentów szkół średnich	B-3	Bc
		9043		Zatrudnianie absolwentów szkół podstawowych	B-3	Bc
		9044		Bilanse młodocianych sił roboczych	A	Bc
		9045		Rekrutacja młodzieży do hufców pracy	B-3	Bc
	905			Zatrudnianie za granicą i zatrudnianie cudzoziemców
		9050		Umowy, porozumienia, wytyczne	B-5	Bc
		9051		Zgłoszenia osób podejmujących prace za granicą na podstawie umów indywidualnych	B-5	Bc
		9052		Kierowanie do pracy za granicą	B-5	Bc
		9053		Zezwolenia na zatrudnienie cudzoziemców	B-5	Bc
91				SPRAWY SOCJALNE
	910			Przepisy prawne dotyczące spraw socjalnych	B-10	Bc
	911			Fundusz Pracy
		9110		Propozycje do planu funduszu pracy	B-3	Bc
		9111		Gospodarowanie środkami Funduszu Pracy	B-5	Bc
		9112		Zasiłki dla bezrobotnych	B-5	Bc
		9113		Zasiłki szkoleniowe	B-5	Bc
		9114		Pożyczki na tworzenie dodatkowych miejsc pracy	B-5	Bc
		9115		Refundacje wynagrodzeń inwalidów, młodocianych, uczniów	B-5	Bc
	912			Różne akcje socjalne
		9120		Stypendia	B-5	Bc
		9121		Hotele robotnicze	B-3	Bc

Załącznik Nr  5

Wzór formularza spisu spraw

19.... rok		............ (referent)	........... (symbol kom. org.)			............. (oznacz. teczki)		............. (tytuł teczki wg wykazu akt)
Lp.	SPRAWA (krótka treść)			OD KOGO WPŁYNĘŁA			DATA		UWAGI (sposób załatwienia)
				znak pisma	z dnia		wszczęcia sprawy	ostatecznego załatwienia

Spis spraw

Załącznik Nr  6  ²²

WZORY BLANKIETÓW KORESPONDENCYJNYCH, PIECZĘCI NAGŁÓWKOWYCH l PIECZĘCI DO PODPISU W ORGANACH SAMORZĄDU GMINY

______

I. Gmina

1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci

nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych stosowanych w

sprawach należących do kompetencji rady:

1) nagłówkowe:

RADA GMINY OSIECZNICA

(adres)

2) podpisowe:

PRZEWODNICZĄCY RADY lub WICEPRZEWODNICZĄCY RADY

imię i nazwisko imię i nazwisko

______

2. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

przewodniczącego rady:

1) nagłówkowe:

PRZEWODNICZĄCY

RADY GMINY OSIECZNICA

(adres)

2) podpisowe:

PRZEWODNICZĄCY RADY

(imię i nazwisko)

3. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

wiceprzewodniczącego rady:

1) nagłówkowe:

RADA GMINY OSIECZNICA

(adres)

2) podpisowe:

WICEPRZEWODNICZĄCY RADY

imię i nazwisko

4. W sprawach należących do kompetencji komisji rady stosuje

się blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe

ustalone dla rady oraz pieczęcie podpisowe w brzmieniu:

PRZEWODNICZĄCY

KOMISJI ..................

imię i nazwisko

5. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

wójta:

1) nagłówkowe:

WÓJT GMINY OSIECZNICA

(adres)

2) podpisowe:

WÓJT lub w z. WÓJTA

imię i nazwisko imię i nazwisko

Zastępca Wójta

6. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

zastępców wójta:

1) nagłówkowe:

ZASTĘPCA WÓJTA GMINY OSIECZNICA

(adres)

2) podpisowe:

ZASTĘPCA WÓJTA

imię i nazwisko

7. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach załatwianych z

upoważnienia wójta:

1) nagłówkowe:

WÓJT GMINY OSIECZNICA

(adres)

2) podpisowe:

z up. WÓJTA

imię i nazwisko

Zastępca Wójta

lub też:

1) nagłówkowe:

URZĄD GMINY OSIECZNICA

(adres)

2) podpisowe:

z up. WÓJTA

imię i nazwisko

kierownik Wydziału ..............

lub

z up. WÓJTA

imię i nazwisko

kierownik referatu ..............

8. Wzory pieczęci podpisowych stosowanych przez komisarzy

rządowych i osoby pełniące funkcję organów gminy:

1)

WÓJT WÓJT

KOMISARZ RZĄDOWY OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW

GMINY

imię i nazwisko imię i nazwisko

2)

RADA GMINY RADA GMINY

KOMISARZ RZĄDOWY OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW

GMINY

imię i nazwisko imię i nazwisko

______

II. Gmina lub miejscowość o statusie miasta

1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci

nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych stosowanych w

sprawach należących do kompetencji rady:

1) nagłówkowe:

RADA MIASTA POZNAŃ

(adres)

2) podpisowe:

PRZEWODNICZĄCY RADY lub WICEPRZEWODNICZĄCY RADY

imię i nazwisko imię i nazwisko

______

2. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

przewodniczącego rady:

1) nagłówkowe:

PRZEWODNICZĄCY

RADY MIASTA POZNAŃ

(adres)

2) podpisowe:

PRZEWODNICZĄCY RADY

(imię i nazwisko)

3. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

wiceprzewodniczącego rady:

1) nagłówkowe:

RADA MIASTA POZNAŃ

(adres)

2) podpisowe:

WICEPRZEWODNICZĄCY RADY

imię i nazwisko

4. W sprawach należących do kompetencji komisji rady

stosuje się blankiety korespondencyjne lub pieczęcie

nagłówkowe ustalone dla rady oraz pieczęcie podpisowe

w brzmieniu:

PRZEWODNICZĄCY

KOMISJI .......................

imię i nazwisko

5. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

prezydenta miasta:

1) nagłówkowe:

PREZYDENT MIASTA POZNAŃ

(adres)

2) podpisowe:

PREZYDENT MIASTA lub w z. PREZYDENTA MIASTA

imię i nazwisko imię i nazwisko

Zastępca Prezydenta

6. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

zastępców prezydenta:

1) nagłówkowe:

ZASTĘPCA PREZYDENTA MIASTA POZNAŃ

(adres)

2) podpisowe:

ZASTĘPCA PREZYDENTA

imię i nazwisko

7. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach załatwianych z

upoważnienia prezydenta:

1) nagłówkowe:

PREZYDENT MIASTA POZNAŃ

(adres)

2) podpisowe:

z up. PREZYDENTA MIASTA

imię i nazwisko

Zastępca Prezydenta

lub też:

1) nagłówkowe:

URZĄD MIASTA POZNAŃ

(adres)

2) podpisowe:

z up. PREZYDENTA MIASTA

imię i nazwisko

kierownik Wydziału .................

lub

z up. PREZYDENTA MIASTA

imię i nazwisko

kierownik referatu .................

8. Wzory pieczęci podpisowych stosowanych przez komisarzy

rządowych i osoby pełniące funkcję organów gminy:

1)

PREZYDENT MIASTA PREZYDENT MIASTA

KOMISARZ RZĄDOWY OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW MIASTA

imię i nazwisko imię i nazwisko

2)

RADA MIASTA RADA MIASTA

KOMISARZ RZĄDOWY OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW MIASTA

imię i nazwisko imię i nazwisko

______

III. Gmina, w której rada gminy znajduje się w mieście

położonym na terytorium tej gminy

1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci

nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych stosowanych w

sprawach należących do kompetencji rady:

1) nagłówkowe:

RADA MIEJSKA w GIŻYCKU

(adres)

2) podpisowe:

PRZEWODNICZĄCY RADY lub WICEPRZEWODNICZĄCY RADY

imię i nazwisko imię i nazwisko

______

2. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe

oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do

kompetencji przewodniczącego rady:

1) nagłówkowe:

PRZEWODNICZĄCY

RADY MIEJSKIEJ w GIŻYCKU

(adres)

2) podpisowe:

PRZEWODNICZĄCY RADY

imię i nazwisko

3. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe

oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do

kompetencji wiceprzewodniczącego rady:

1) nagłówkowe:

RADA MIEJSKA w GIŻYCKU

(adres)

2) podpisowe:

WICEPRZEWODNICZĄCY RADY

imię i nazwisko

4. W sprawach należących do kompetencji komisji rady

stosuje się blankiety korespondencyjne lub pieczęcie

nagłówkowe ustalone dla rady oraz pieczęcie podpisowe w

brzmieniu:

PRZEWODNICZĄCY

KOMISJI ..................

imię i nazwisko

5. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe

oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do

kompetencji burmistrza:

1) nagłówkowe:

BURMISTRZ GIŻYCKA

(adres)

2) podpisowe:

BURMISTRZ lub w z. BURMISTRZA

imię i nazwisko imię i nazwisko

Zastępca Burmistrza

6. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do

kompetencji zastępców burmistrza:

1) nagłówkowe:

ZASTĘPCA BURMISTRZA GIŻYCKA

(adres)

2) podpisowe:

ZASTĘPCA BURMISTRZA

imię i nazwisko

7. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach załatwianych z

upoważnienia burmistrza:

1) nagłówkowe:

BURMISTRZ GIŻYCKA

(adres)

2) podpisowe:

z up. BURMISTRZA

imię i nazwisko

Zastępca Burmistrza

lub też:

1) nagłówkowe:

URZĄD MIEJSKI w GIŻYCKU

(adres)

2) podpisowe:

z up. BURMISTRZA

imię i nazwisko

kierownik Wydziału .....................

lub

z up. BURMISTRZA

imię i nazwisko

kierownik referatu ......................

8. Wzory pieczęci podpisowych stosowanych przez komisarzy

rządowych i osoby pełniące funkcję organów gminy:

1)

BURMISTRZ BURMISTRZ

KOMISARZ RZĄDOWY OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW GMINY

imię i nazwisko imię i nazwisko

2)

RADA MIEJSKA RADA MIEJSKA

KOMISARZ RZĄDOWY OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW GMINY

imię i nazwisko imię i nazwisko

______

IV. Związki międzygminne i jednostki pomocnicze gmin

A. Związek międzygminny

1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci

nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych stosowanych w

sprawach należących do kompetencji zgromadzenia związku

międzygminnego:

1) nagłówkowe:

ZGROMADZENIE ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO

(adres)

2) podpisowe:

PRZEWODNICZĄCY lub WICEPRZEWODNICZĄCY

ZGROMADZENIA ZGROMADZENIA

imię i nazwisko imię i nazwisko

2. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

przewodniczącego zgromadzenia związku międzygminnego:

1) nagłówkowe:

PRZEWODNICZĄCY ZGROMADZENIA

ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO

(adres)

2) podpisowe:

PRZEWODNICZĄCY ZGROMADZENIA

(imię i nazwisko)

3. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

wiceprzewodniczącego zgromadzenia związku międzygminnego:

1) nagłówkowe:

ZGROMADZENIE ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO

(adres)

2) podpisowe:

WICEPRZEWODNICZĄCY ZGROMADZENIA

(imię i nazwisko)

4. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

zarządu związku międzygminnego:

1) nagłówkowe:

ZARZĄD ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO

(adres)

2) podpisowe:

PRZEWODNICZĄCY ZARZĄDU lub w z. PRZEWODNICZĄCEGO ZARZĄDU

imię i nazwisko imię i nazwisko

Zastępca Przewodniczącego

Zarządu

5. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

przewodniczącego zgromadzenia związku międzygminnego:

1) nagłówkowe:

PRZEWODNICZĄCY ZGROMADZENIA ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO

(adres)

2) podpisowe:

PRZEWODNICZĄCY ZGROMADZENIA

imię i nazwisko

6. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

wiceprzewodniczących zarządu związku międzygminnego:

1) nagłówkowe:

ZARZĄD ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO

(adres)

2) podpisowe:

ZASTĘPCA PRZEWODNICZĄCEGO ZARZĄDU

imię i nazwisko

7. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach załatwianych z

upoważnienia przewodniczącego zarządu związku

międzygminnego:

1) nagłówkowe:

PRZEWODNICZĄCY ZARZĄDU

ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO

(adres)

2) podpisowe:

z up. PRZEWODNICZĄCEGO ZARZĄDU

imię i nazwisko

Zastępca Przewodniczącego Zarządu

lub

z up. PRZEWODNICZĄCEGO ZARZĄDU

imię i nazwisko

członek Zarządu

8. Wzory pieczęci podpisowych stosowanych przez komisarzy

rządowych i osoby pełniące funkcję organów związku

międzygminnego:

1)

PRZEWODNICZĄCY ZARZĄDU PRZEWODNICZĄCY ZARZĄDU

KOMISARZ RZĄDOWY OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW

imię i nazwisko ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO

imię i nazwisko

2)

ZARZĄD ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO ZARZĄD ZWIĄZKU

KOMISARZ RZĄDOWY MIĘDZYGMINNEGO OSOBA

imię i nazwisko PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW

ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO

imię i nazwisko

3)

RADA ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO RADA ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO

KOMISARZ RZĄDOWY OSOBA PEŁNIĄCA FUNKCJĘ ORGANÓW

imię i nazwisko ZWIĄZKU MIĘDZYGMINNEGO

imię i nazwisko

B. Jednostki pomocnicze gmin

1. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

rady jednostki pomocniczej:

1) nagłówkowe:

RADA DZIELNICY¹ MOKOTÓW-GMINY

M.ST. WARSZAWA

(adres)

2) podpisowe:

PRZEWODNICZĄCY RADY lub WICEPRZEWODNICZĄCY RADY

imię i nazwisko imię i nazwisko

2. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

przewodniczącego rady jednostki pomocniczej gminy:

1) nagłówkowe:

PRZEWODNICZĄCY

RADY DZIELNICY MOKOTÓW-GMINY

M.ST. WARSZAWA

(adres)

2) podpisowe:

PRZEWODNICZĄCY RADY

imię i nazwisko

3. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

wiceprzewodniczącego rady jednostki pomocniczej gminy:

1) nagłówkowe:

RADA DZIELNICY MOKOTÓW-GMINY

M.ST. WARSZAWA

(adres)

2) podpisowe:

WICEPRZEWODNICZĄCY RADY

imię i nazwisko

4. W sprawach należących do kompetencji komisji rady

jednostki pomocniczej stosuje się blankiety

korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe ustalone dla

rady oraz pieczęcie podpisowe w brzmieniu:

PRZEWODNICZĄCY

KOMISJI ...................

imię i nazwisko

5. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

zarządu jednostki pomocniczej gminy:

1) nagłówkowe:

ZARZĄD DZIELNICY MOKOTÓW-GMINY

M.ST. WARSZAWA

(adres)

2) podpisowe:

BURMISTRZ lub w z. BURMISTRZA

imię i nazwisko imię i nazwisko

Zastępca Burmistrza

6. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

przewodniczącego zarządu:

1) nagłówkowe:

BURMISTRZ DZIELNICY MOKOTÓW-GMINY

M.ST. WARSZAWA

(adres)

2) podpisowe:

BURMISTRZ

imię i nazwisko

7. Blankiety korspondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji

wiceprzewodniczących zarządu jednostki pomocniczej:

1) nagłówkowe:

ZARZĄD DZIELNICY MOKOTÓW-GMINY

M.ST. WARSZAWA

(adres)

2) podpisowe:

ZASTĘPCA PRZEWODNICZĄCEGO

ZARZĄDU

(imię i nazwisko)

8. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz

pieczęcie podpisowe w sprawach załatwianych z

upoważnienia przewodniczącego zarządu:

1) nagłówkowe:

ZARZĄD DZIELNICY MOKOTÓW-GMINY

M.ST. WARSZAWA

(adres)

2) podpisowe:

z up. BURMISTRZA lub z up. BURMISTRZA

imię i nazwisko imię i nazwisko

Zastępca Przewodniczącego Zarządu członek Zarządu

lub też:

1) nagłówkowe:

URZĄD DZIELNICY MOKOTÓW-GMINY

M.ST. WARSZAWA

(adres)

2) podpisowe:

z up. BURMISTRZA lub z up. BURMISTRZA

imię i nazwisko imię i nazwisko

kierownik Wydziału ....... kierownik referatu .....

V. Zasady używania blankietów korespondencyjnych, pieczęci

nagłówkowych i pieczęci do podpisu w przypadkach

szczególnych

1. W przypadku załatwiania spraw przez gminę z upoważnienia

innej gminy stosuje się blankiet korespondencyjny lub

pieczęć nagłówkową organu gminy załatwiającego sprawę.

2. Pieczęć do podpisu, w przypadku, o którym mowa w pkt 1,

powinna określać gminę, z której upoważnienia sprawa jest

załatwiana, imię i nazwisko oraz stanowisko upoważnionego

do załatwiania spraw.

3. W przypadku załatwiania spraw przez kierowników jednostek

organizacyjnych z upoważnienia organów gminy, stosuje się

blankiet korespondencyjny lub pieczęć nagłówkową

jednostki upoważnionej.

4. Pieczęć do podpisu, w przypadku, o którym mowa w pkt 3,

powinna określać gminę, z której upoważnienia sprawa jest

załatwiana, imię i nazwisko oraz stanowisko upoważnionego

do załatwiania spraw.

5. W przypadku załatwiania spraw przekazanych w drodze

porozumienia przez organ administracji publicznej do

prowadzenia przez organ gminy, stosuje się blankiet

korespondencyjny lub pieczęć nagłówkową jednostki

upoważnionej.

6. Pieczęć do podpisu, w przypadku, o którym mowa w pkt 5,

powinna określać organ, w którego imieniu sprawa jest

załatwiana, imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe

upoważnionego do załatwiania spraw.

______

¹ Stosuje się odpowiednio do osiedli, sołectw i innych

jednostek pomocniczych gmin.

Załącznik Nr  7

KSIĄŻKA DORĘCZEŃ

Lp.	PRZYCHODZĄCE Data otrzymania	WYCHODZĄCE Data wysłania	NAZWA ADRESATA/PIONU	ILOŚĆ PRZESYŁEK	POKWITOWANIE ADRESATA	UWAGI
1	2	3	4	5	6	7

Załącznik Nr  8

OPIS TECZKI AKTOWEJ

................. .........................

symbol literowy jednostka i komórka kategoria

komórki organizacyjna archiwalna

organizacyjnej

i symbol

klasyfikacyjny

z wykazu akt

...............................................

tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego

.............................

(roczne daty końcowe akt)

Załącznik Nr  9

............................

(nazwa jednostki

i komórki organizacyjnej)

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT Nr .............

Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki	Daty skrajne od-do	Kat. akt	Liczba teczek	Miejsce przechowywania akt	Data zniszczenia lub przekazania do arch. państwowego

Przekazujący akta Kierownik komórki Przyjmujący akta

organizacyjnej

imię i nazwisko imię i nazwisko imię i nazwisko

................ ................. ................

(podpis) (podpis) (podpis)

1 Załącznik spis treści zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. a) ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

2 Załącznik § 3 pkt 6 zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. b) tiret pierwsze ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

3 Załącznik § 3 pkt 11 zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. b) tiret drugie ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

4 Załącznik § 3 pkt 14 zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. b) tiret trzecie ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

5 Załącznik § 3 pkt 21 zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. b) tiret czwarte ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

6 Załącznik tytuł rozdziału III zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. c) ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

7 Załącznik § 7 ust. 3 uchylony przez art. 1 pkt 1 lit. d) ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

8 Załącznik § 8 ust. 1 zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. e) ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

9 Załącznik § 9 ust. 1 zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. f) ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

10 Załącznik § 10 ust. 1 zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. g) tiret pierwsze ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

11 Załącznik § 10 ust. 4 pkt 1 zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. g) tiret drugie ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

12 Załącznik § 15 zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. h) ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

13 Załącznik § 17 ust. 4 zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. i) ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

14 Załącznik § 21 ust. 1 pkt 1 zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. j) ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

15 Załącznik § 29 ust. 2 zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. k) ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

16 Załącznik § 43 ust. 1 zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. l) ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

17 Załącznik § 45 zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. m) ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

18 Załącznik § 46 ust. 2 zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. n) ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

19 Załącznik § 48 ust. 1 pkt 1 zmieniony przez art. 1 pkt 1 lit. o) ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

20 Załącznik Nr 3b do załącznika zmieniony przez art. 1 pkt 2 ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

21 Załącznik Nr 4 do załącznika:

- zmieniony przez art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

- zmieniony przez § 1 rozporządzenia z dnia 11 lipca 2006 r. (Dz.U.06.127.885) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 1 sierpnia 2006 r.

22 Załącznik Nr 6 do załącznika zmieniony przez art. 1 pkt 3 ustawy z dnia 10 marca 2003 r. (Dz.U.03.69.636) zmieniającej nin. ustawę z dniem 8 maja 2003 r.

• Identyfikator: Dz.U.1999.112.1319
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Instrukcja kancelaryjna dla organów gmin i związków międzygminnych.
• Data aktu: 22/12/1999
• Data ogłoszenia: 31/12/1999
• Data wejścia w życie: 01/01/2000