Nie ma przeszkód, aby zamawiający ustalił szacunkową wartość zamówienia metodą mieszaną. Warunkiem jest jednak w każdym przypadku, aby zamawiający szacował z zachowaniem należytej staranności. W ocenie opiniującego jednak zapytanie o cenę należałoby wysłać do więcej niż jednego podmiotu świadczącego usługi/dostawy danego rodzaju, aby nie narazić się na zarzut niezachowania należytej staranności.
Zgodnie z art. 32 ust. 1 Prawa zamówień publicznych z 29.01.2004 r. (Dz. U. z 2017 r., poz. 1579) dalej p.z.p., podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez zamawiającego z należytą starannością. Za każdym razem szacując wartość zamówienia zamawiający powinien dołożyć należytej staranności.
W ocenie dochowania należytej staranności należy wziąć pod uwagę prawidłowość wyboru odpowiedniej metody obliczania wartości zamówienia. Metody obliczania wartości zamówienia na roboty budowlane oraz usługi i dostawy powtarzające się okresowo zostały uregulowane w art. 33 i 34 p.z.p.
W przypadku dostaw i usług ustawodawca nie określił jednolitego sposobu postępowania, więc to zamawiający ustala metodę szacowania. Zasada jest jedna: zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy zaniżać wartości zamówienia lub wybierać sposobu obliczania wartości zamówienia.
W ocenie dochowania należytej staranności bierze się pod uwagę prawidłowość wyboru przez zamawiającego odpowiedniej dla danego zamówienia metody obliczania wartości zamówienia, jak również jego doświadczenie oraz powinność i możliwość przewidywania następstw oszacowania wartości zamówienia. Nie ma przeszkód do zastosowania metody mieszanej, jeżeli takowa pozwala na ustalenie wartości zamówienia w rzetelny sposób.
Podobnie Dzierżanowski Włodzimierz, Jerzykowski Jarosław, Stachowiak Małgorzata, [w:] Prawo zamówień publicznych. Komentarz, wyd. VI, Lex 2014: "Zamawiający do dokonania szacunku wynagrodzenia wykonawcy może zastosować różne metody, o ile sposobu tego nie determinują przepisy, jak ma to miejsce w przypadku zamówień na roboty budowlane, którym poświęcony został art. 33. W każdym przypadku zamawiający winien dochować należytej staranności przy szacowaniu zamówienia.
Należyta staranność
Pojęcie należytej staranności znane jest prawu cywilnemu w związku z przepisem art. 355 k.c., gdzie należyta staranność dłużnika została zdefiniowana jako staranność ogólnie wymagana w stosunkach danego rodzaju. Definicja ta oraz dorobek orzecznictwa i doktryny powinny znaleźć odpowiednie zastosowanie przy określaniu należytej staranności zamawiającego, biorąc pod uwagę rolę zamawiającego w procesie udzielania zamówienia, wykonywaną przez niego działalność i rodzaj udzielanego zamówienia.
W ocenie dochowania należytej staranności należy więc wziąć pod uwagę prawidłowość wyboru przez zamawiającego odpowiedniej dla danego zamówienia metody obliczania wartości zamówienia, jak również jego doświadczenie oraz powinność i możliwość przewidywania następstw oszacowania wartości zamówienia”.
Metody obliczania szacunkowej wartości zamówienia
Także przykładowy regulamin udzielania zamówień poniżej ustawowego progu 30.000 euro, przygotowany przez Urząd Zamówień Publicznych wskazuje, iż szacunkową wartość zamówienia ustala się przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod:
- analizy cen rynkowych;
- analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;
- analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.
Podkreślam jednak, że dokument ma charakter wyłącznie przykładowy, a jego stosowanie jest dobrowolne. Zamawiający mogą modyfikować wzór regulaminu, dostosowując jego treść do swoich potrzeb, w szczególności w zakresie wartości zamówienia, od której stosowany będzie regulamin, metod szacowania wartości zamówienia, kryteriów wyboru wykonawcy, wprowadzenia słowniczka pojęć czy przesłanek odstąpienia od stosowania regulaminu.
