Zgodnie z treścią rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z 2012 r., poz. 246) , metrykę sprawy można prowadzić wypełniając ją odręcznie albo przy wykorzystaniu narzędzia informatycznego. Jeżeli metryka jest prowadzona w formie elektronicznej informację o tym fakcie zamieszcza się w aktach sprawy, a metrykę drukuje się w razie potrzeby w trakcie postępowania podatkowego (w tym na żądanie strony postępowania podatkowego) lub po podjęciu ostatniej czynności w sprawie.

Zgodnie ze wzorem metryki, określonym w formie załącznika do rozporządzenia, powinna ona zawierać następujące informacje:
- znak sprawy,
- data podjętej czynności,
- imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby, która podjęła czynności,
- określenie podjętej czynności,
- rodzaj, data i ewentualnie identyfikator dokumentu określającego podjętą czynność.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 marca 2012 r. w sprawie rodzajów spraw, w których jest wyłączony obowiązek prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z 2012 r., poz. 245) określa z kolei wykaz spraw, których nie obejmuje obowiązek prowadzenia metryk, ze względu na nieproporcjonalność nakładu środków koniecznych do prowadzenia metryki w stosunku do prostego i powtarzalnego charakteru tych spraw. Sprawy takie są częstym przedmiotem postępowań podatkowych, natomiast rozstrzygnięcia w nich zapadają przeważnie w oparciu o dokumenty dołączone do wniosku o wszczęcie postępowania (bez potrzeby przeprowadzania czynności dowodowych).

Zgodnie z treścią rozporządzenia obowiązek prowadzenia metryk jest wyłączony m.in. w sprawie:
- zaliczenia wpłaty na poczet zaległości podatkowych,
- zaliczenia nadpłaty lub zwrotu podatku na poczet zaległych oraz bieżących zobowiązań podatkowych,
- ustalenia wysokości podatku dochodowego w formie karty podatkowej,
- ustalenia wysokości podatku dochodowego w formie ryczałtu od przychodów osób duchownych,
- zwrotu osobom fizycznym części wydatków poniesionych przez te osoby na zakup materiałów budowlanych w związku z budową i remontem budynku mieszkalnego,
- wydania podatkowych znaków akcyzy lub sprzedaży legalizacyjnych znaków akcyzy.

Wyłączenie obowiązku prowadzenia metryki nie dotyczy spraw załatwianych w postępowaniu odwoławczym, w postępowaniu dotyczącym wznowienia postępowania, stwierdzenia nieważności decyzji ostatecznej lub postanowienia ostatecznego oraz uchylenia albo zmiany decyzji ostatecznej lub postanowienia ostatecznego.

Nowe rozporządzenia wpłyną w sposób bezpośredni na zakres obowiązków organów podatkowych (należących do administracji rządowej, jak również wójtów, burmistrzów, prezydentów miast) oraz na sposób wykonywania tych obowiązków – pierwsze poprzez wskazanie sposobu prowadzenia przez te organy metryki sprawy, drugie poprzez wskazanie spraw wyłączonych spod tego obowiązku. Ponadto nowe przepisy wpłyną na sytuację podatników, którzy ponieśli szkodę w wyniku wydania niezgodnej z prawem decyzji, ponieważ prowadzenie w ich sprawie metryki ułatwi ustalenie urzędników odpowiedzialnych za nieprawidłowe rozstrzygnięcie, a tym samym za powstanie szkody.

Pisaliśmy o tym również:
MAC: za wcześnie na zmiany w obowiązku prowadzania metryk
Prowadzenie metryki sprawy administracyjnej nie powinno być powierzone jednej osobie
Prowadzenie metryk spraw administracyjnych i podatkowych to obowiązek
Metryka stanowi obowiązkową część akt sprawy i powinna być aktualizowana
Metryki spraw administracyjnych – wzór i sposób prowadzenia

Przydatne materiały:
 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 186, poz. 1100)
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 marca 2012 r. w sprawie wzoru i sposobu prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z 2012 r., poz. 246)
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 1 marca 2012 r. w sprawie rodzajów spraw, w których jest wyłączony obowiązek prowadzenia metryki sprawy (Dz. U. z 2012 r., poz. 245)