Na jakich kontach prowadzić ewidencję w małej spółce z o.o., aby zminimalizować pracochłonność i jednocześnie prawidłowo dokonać wyceny przychodu i kosztów dla CIT?

Pytanie pochodzi z publikacji Vademecum Głównego KsięgowegoMała spółka z o.o. przerabia tarcicę na elementy drewniane o różnych wymiarach (sprzedaż w szt.). Z ubytków tartacznych produkuje pelet (sprzedaż w kg). Tarcica jest importowana z Norwegii oraz nabywana w Szwecji. Firma zatrudnia 3 pracowników (w tym Prezes). Ponosi koszty energii, transportu, nabycia materiałów i półfabrykatów oraz koszty obsługi celnej i księgowości, amortyzację poszczególnych składników majątku, podatek od nieruchomości. Spółka jest podmiotem mikro.Na jakich kontach prowadzić ewidencję aby zminimalizować pracochłonność i jednocześnie prawidłowo dokonać wyceny przychodu i kosztów dla CIT (zaliczki)?

Odpowiedź:
W zasadzie macie Państwo kilka możliwości. Trudno powiedzieć, która z nich będzie dla Państwa korzystniejsza w dłuższym horyzoncie czasowym. Zapewne będzie to uzależnione od dalszego rozwoju Państwa firmy.
Możecie Państwo stosować wzorcowy plan kont np. ten dostępny w Vademecum. Ponieważ prowadzicie działalność na małą skalę, liczba wykorzystywanych kont będzie mniejsza. Wadą takiego rozwiązania jest to, że mimo wszystko będziecie zobowiązani prowadzić rachunkowość ze szczegółowością przewidzianą dla dużych jednostek. Zaletą jest brak konieczności opracowywania osobnego planu kont.
Drugie rozwiązanie to oparcie planu kont o minimalne wymagania prezentacyjne określone wobec jednostek mikro w prawie bilansowym. Przykładowo możecie stosować następujący plan kont (konta księgi głównej):
I. Bilans
Aktywa trwałe:
1. Środki trwałe
2. Inne aktywa trwałe
Aktywa obrotowe:
3. Zapasy
4. Należności krótkoterminowe
5. Inne aktywa obrotowe
Kapitały (fundusze) własne:
6. Kapitał zakładowy w spółce z o.o.
8. Zyski zatrzymane
9. Kapitał zapasowy
Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania:
10. Rezerwy na zobowiązania
11. Zobowiązania z tytułu kredytów i pożyczek
12. Pozostałe zobowiązania
II. Rachunek zysków i strat
Przychody:
13. Zmiana stanu produktu (zwiększenia - wartość dodatnia, zmniejszenia - wartość ujemna)
14. Pozostałe przychody podstawowej działalności operacyjnej i zrównane z nimi
Koszty działalności operacyjnej:
15. Amortyzacja
16. Zużycie materiałów i energii
17. Wynagrodzenia, ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
18. Pozostałe koszty działalności operacyjnej
19. Aktualizacja wartości aktywów (wartość dodatnia)
20. Pozostałe przychody i zyski
21. Aktualizacja wartości aktywów (wartość ujemna)
22. Pozostałe koszty i straty
23. Podatek dochodowy.
Wybierając tę metodę jesteście Państwo zobowiązani opracować plan kont będący częścią polityki rachunkowości od zera. Dokumentacja dotycząca planu kont oprócz symbolu i nazw kont powinna zawierać także powiązania pomiędzy kontami oraz szczegółowy opis transakcji księgowanych na poszczególnych kontach. Jeżeli wykorzystujecie standardowy plan kont, nie musicie tego robić, jest on już opisany.
Decydując o wyborze planu kont warto zwrócić uwagę na fakt, że stosowanie uproszczeń dla jednostek mikro nie zwalnia Państwa z obowiązku wyceny poszczególnych pozycji zgodnie z prawem bilansowym. I tak przykładowo dla kosztów osobowych możecie Państwo zastosować jedno konto "Wynagrodzenia, ubezpieczenia i inne świadczenia". Nie zwalnia to jednak z osobnej kalkulacji kosztów wynagrodzeń, ubezpieczeń społecznych itp. Uproszczenie w istocie polega jedynie na możliwości zastosowania wspólnego konta. Moim zdaniem takie uproszczenie nie jest istotne w sytuacji, gdy informacje księgowane są automatycznie z systemów kadrowo płacowych, ale także gdy stosujecie ewidencję manualną.
Warto również zwrócić uwagę, że gromadzenie wielu informacji na jedynym koncie zwiększa koszty związane z kontrolą księgowań - łatwiej jest o pomyłkę.
Uzasadnienie:
Prawo bilansowe, a konkretnie art. 8 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) – dalej u.o.r., umożliwia każdemu przedsiębiorcy stosowanie planu kont dostosowanego do typu, skali jego działalności i obowiązków informacyjnych. Funkcjonują wzorcowe plany kont, choć są one pomocne, przedsiębiorstwa nie muszą ich stosować. Plan kont powinien zapewniać wyodrębnienie wszystkich istotnych do oceny sytuacji majątkowej zdarzeń. Wprowadzając wzorcowy rachunek zysków i strat oraz bilans do u.o.r. ustawodawca zdecydował jakie informacje jednostka mikro powinna uznać za istotne. Zatem najbardziej ograniczony plan kont księgi głównej powinien obejmować właśnie te informacje. Księgi rachunkowe pełnią również funkcję fiskalną. Muszą umożliwiać ustalenie podstawy opodatkowania, dochodu lub straty, wysokości należnego podatku za rok obrotowy. W moim przekonaniu plan kont oparty o minimalne wymogi spełnia ten cel.
Maciej Soprych, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego 
Odpowiedzi udzielono 19 grudnia 2014 r.