Szkoły często muszą dokonywać zamówień w trybie określonym w ustawie - Prawo zamówień publicznych. Obowiązkiem zamawiającego jest w tym przypadku bardzo dokładne określenie przedmiotu zamówienia - przypomina "Dyrektor Szkoły".
Podstawową czynnością zamawiającego, który zamierza udzielić zamówienia publicznego, jest właściwe określenie przedmiotu zamówienia. Jednocześnie Dokładne opisanie przedmiotu zamówienia umożliwia wykonawcom prawidłowe skalkulowanie ceny oferty, bez narażania się na ewentualne straty (KIO/UZP 1406/08).
Przy czym podmiotem upoważnionym do określenia przedmiotu danego zamówienia, a następnie jego opisania jest wyłącznie zamawiający. W przypadku dostaw i usług zamawiający opisuje przedmiot zamówienia na zasadach określonych w art. 29–30 - ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759). Należy to czynić w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Przedmiotu zamówienia nie można opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję. Ponadto – zgodnie z art. 29 ust. 3 p.z.p. – przedmiotu zamówienia nie można opisywać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takiemu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”. Jednakże warunkiem dopuszczającym stosowanie takiego właśnie opisu jest nie preferowanie określonego wykonawcy, a jedynie otrzymanie przez zamawiającego świadczenia odpowiadającego jego potrzebom (KIO/UZP 547/09 oraz KIO/UZP 807/09). Z orzecznictwa w zakresie zamówień publicznych, zarówno krajowego, jak i europejskiego, wynika, że nie jest wystarczające w postępowaniu wyłączne powołanie się na możliwość oferowania rozwiązań równoważnych. Zamawiający powinien bowiem dokładnie określić za pomocą cech jakościowych czy też funkcjonalnych zamawianego produktu lub towaru, zakres tej równoważności. Ponadto zdarzają się sytuacje, w których zamawiający do opisu przedmiotu zamówienia wykorzystuje bardzo dużą liczbę parametrów, z których jeden wskazuje, że musi to być konkretny – ten, a nie inny – produkt.
Można mieć czasem uzasadnione wątpliwości, czy taki opis przedmiotu zamówienia jest efektem przypadku, czy też świadomych działań. Zauważmy też, że opis przedmiotu zamówienia, co do zasady, jest kierowany do specjalistów w danej dziedzinie i posługiwanie się fachowym językiem, zrozumiałym jedynie dla specjalistów, nie skutkuje naruszeniem ustawowej zasady. Zgodnie z art. 30 ust. 7 p.z.p. do opisu przedmiotu zamówienia stosuje się nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, przy czym słownik ten jest systemem klasyfikacji produktów, usług i robót budowlanych stworzonym na potrzeby zamówień publicznych. Składa się on ze słownika głównego oraz słownika uzupełniającego. Słownik główny opiera się na strukturze drzewa obejmującej kody składające się maksymalnie z dziewięciu cyfr, powiązane ze sformułowaniami, które stanowią opis dostaw, robót budowlanych lub usług stanowiących przedmiot zamówienia. Dopiero następnym krokiem w postępowaniu, po prawidłowym opisie przedmiotu zamówienia, jest ustalenie jego wartości, przy czym p.z.p. nie stosuje się do zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14 tys. euro (art. 4 pkt 8 p.z.p.). Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 16.12.2011 r. (Dz. U. Nr 282, poz. 1650), które weszło w życie 1.01.2012 r., średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych wynosi 4,0196. Zatem w przypadku zamówień do kwoty 56 274 zł netto nie ma obowiązku stosowania p.z.p. W odniesieniu do dostaw i usług obliczanie ich wartości odbywa się na zasadach określonych w art. 32 oraz 34 p.z.p. O ile art. 32 p.z.p. zawiera zarówno ogólne zasady obliczania wartości zamówień publicznych, jak i te odnoszące się do dostaw i usług, to art. 34 p.z.p. reguluje ustalanie wartości na usługi lub dostawy powtarzające się okresowo.
Jest to fragment artykułu Jarosława Balcewicza - "Zamówienia publiczne na dostawy i usługi w szkołach" - opublikowanego w miesięczniku "Dyrektor Szkoły" nr 10/2012
Źródło: www.oswiata.abc.com.pl , stan z dnia 31 października 2012 r.