Czy w gminnym zespole obsługi oświaty można stosować rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) - dalej r.i.k.?
Według mojej opinii, po wprowadzeniu r.i.k. - gminne zespoły obsługi szkół, jako samorządowe jednostki organizacyjne, powinny stosować dotychczasową instrukcję. Nie oznacza to jednak, że obecnie nie można jej zmienić wprowadzając zapisy przyjęte w r.i.k. Jednak musi ona być zatwierdzona przez archiwum państwowe.
Jak wynika z art. 5 ust. 7 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn.: Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.) – dalej u.s.o., organ prowadzący szkołę lub placówkę odpowiada za jej działalność. Do zadań organu prowadzącego szkołę lub placówkę należy w szczególności:
1) zapewnienie warunków działania szkoły lub placówki, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki,
2) wykonywanie remontów obiektów szkolnych oraz zadań inwestycyjnych w tym zakresie,
3) zapewnienie obsługi administracyjnej, finansowej, w tym w zakresie wykonywania czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.), i organizacyjnej szkoły lub placówki,
4) wyposażenie szkoły lub placówki w pomoce dydaktyczne i sprzęt niezbędny do pełnej realizacji programów nauczania, programów wychowawczych, przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów oraz wykonywania innych zadań statutowych.
W celu wykonywania tych zadań, organy prowadzące szkoły i placówki mogą tworzyć jednostki obsługi ekonomiczno - administracyjnej szkół i placówek lub organizować wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną prowadzonych szkół i placówek (art. 5 ust. 9 u.s.o.). Jednostki obsługi ekonomiczno - administracyjnej szkół i placówek, tak jak wszystkie jednostki organizacyjne, muszą posiadać instrukcję kancelaryjną. Wynika to z art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.), który określa, że organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, bądź nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. Jednak w samorządowych jednostkach organizacyjnych, z wyjątkiem organów gminy oraz urzędów obsługujących te organy, organów powiatu i starostw powiatowych oraz organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich, instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Należy jednak pamiętać, że Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów archiwów państwowych do zatwierdzania tych instrukcji. Proszę zwrócić uwagę, że z § 1 r.i.k. wynika, że określa ono instrukcję kancelaryjną, sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy. W związku z tym, że mamy do czynienia z gminnym zespołem obsługi szkół, w pierwszej kolejności należy ustalić, jakie wyróżniamy organy gminy, do których odnosi się r.i.k. Otóż, zgodnie z art. 11a ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn.: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) – dalej u.s.g., organami gminy są rada gminy i wójt (burmistrz, prezydent miasta). Z przepisu tego nie wynika więc, że gminny zespół obsługi szkół jest organem gminy, który musi stosować przepisy zawarte w r.i.k. Mając powyższe na uwadze należy uznać, że po wprowadzeniu r.i.k. - gminne zespoły obsługi szkół, jako samorządowe jednostki organizacyjne, powinny stosować dotychczasową instrukcję, która po zatwierdzeniu przez archiwum państwowe została przez dyrektora zespołu wprowadzona. Nie oznacza to jednak, że obecnie nie można jej zmienić wprowadzając zapisy przyjęte w r.i.k. Należy jednak pamiętać, że musi ona być zatwierdzona przez archiwum państwowe.
Krzysztof Lodziński
Według mojej opinii, po wprowadzeniu r.i.k. - gminne zespoły obsługi szkół, jako samorządowe jednostki organizacyjne, powinny stosować dotychczasową instrukcję. Nie oznacza to jednak, że obecnie nie można jej zmienić wprowadzając zapisy przyjęte w r.i.k. Jednak musi ona być zatwierdzona przez archiwum państwowe.
Jak wynika z art. 5 ust. 7 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tekst jedn.: Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.) – dalej u.s.o., organ prowadzący szkołę lub placówkę odpowiada za jej działalność. Do zadań organu prowadzącego szkołę lub placówkę należy w szczególności:
1) zapewnienie warunków działania szkoły lub placówki, w tym bezpiecznych i higienicznych warunków nauki, wychowania i opieki,
2) wykonywanie remontów obiektów szkolnych oraz zadań inwestycyjnych w tym zakresie,
3) zapewnienie obsługi administracyjnej, finansowej, w tym w zakresie wykonywania czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694, z późn. zm.), i organizacyjnej szkoły lub placówki,
4) wyposażenie szkoły lub placówki w pomoce dydaktyczne i sprzęt niezbędny do pełnej realizacji programów nauczania, programów wychowawczych, przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów oraz wykonywania innych zadań statutowych.
W celu wykonywania tych zadań, organy prowadzące szkoły i placówki mogą tworzyć jednostki obsługi ekonomiczno - administracyjnej szkół i placówek lub organizować wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną prowadzonych szkół i placówek (art. 5 ust. 9 u.s.o.). Jednostki obsługi ekonomiczno - administracyjnej szkół i placówek, tak jak wszystkie jednostki organizacyjne, muszą posiadać instrukcję kancelaryjną. Wynika to z art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.), który określa, że organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję, przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą powstającej w nich dokumentacji, bądź nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji w sposób odzwierciedlający przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw. Jednak w samorządowych jednostkach organizacyjnych, z wyjątkiem organów gminy oraz urzędów obsługujących te organy, organów powiatu i starostw powiatowych oraz organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich, instrukcje określające zasady i tryb postępowania z dokumentacją wymagają zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Należy jednak pamiętać, że Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może upoważnić dyrektorów archiwów państwowych do zatwierdzania tych instrukcji. Proszę zwrócić uwagę, że z § 1 r.i.k. wynika, że określa ono instrukcję kancelaryjną, sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy. W związku z tym, że mamy do czynienia z gminnym zespołem obsługi szkół, w pierwszej kolejności należy ustalić, jakie wyróżniamy organy gminy, do których odnosi się r.i.k. Otóż, zgodnie z art. 11a ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn.: Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) – dalej u.s.g., organami gminy są rada gminy i wójt (burmistrz, prezydent miasta). Z przepisu tego nie wynika więc, że gminny zespół obsługi szkół jest organem gminy, który musi stosować przepisy zawarte w r.i.k. Mając powyższe na uwadze należy uznać, że po wprowadzeniu r.i.k. - gminne zespoły obsługi szkół, jako samorządowe jednostki organizacyjne, powinny stosować dotychczasową instrukcję, która po zatwierdzeniu przez archiwum państwowe została przez dyrektora zespołu wprowadzona. Nie oznacza to jednak, że obecnie nie można jej zmienić wprowadzając zapisy przyjęte w r.i.k. Należy jednak pamiętać, że musi ona być zatwierdzona przez archiwum państwowe.
Krzysztof Lodziński