Do końca roku pracodawcy muszą zdecydować o formie zwolnień lekarskich

W związku ze zmianami w wystawianiu zwolnień lekarskich wchodzącymi w życie od dnia 1 stycznia 2016 r. pracodawcy są zobowiązani do dnia 31 grudnia 2015 r. poinformować swoich pracowników o formie w jakiej będą musieli od nowego roku dostarczać zwolnienia lekarskie (dokument papierowy czy tzw. e-zwolnienia). Powyższą informację muszą przekazać zatrudnionym osobom na piśmie. Wprowadzane przepisy nie zawierają wzoru takiej informacji.

Wraz  z wejściem w życie od 1 stycznia 2016 r. ustawy z dnia 15 maja 2015 r. o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2015 r. poz. 1066)  zostaną wprowadzone zmiany związane z nową formą zwolnień lekarskich jako dokumentu elektronicznego oraz ich przekazywaniem do płatnika.

 

Polecamy: Dzięki e-zwolnieniom pracownik nie pójdzie na urlop w czasie choroby

 

Nowe elektroniczne zwolnienia lekarskie będą bezpłatnie udostępniane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych na profilu informacyjnym płatnika składek, tak wynika z nowego brzmienia art. 58 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 159) - dalej u.ś.p. Stosownie do wprowadzanych zmian  do utworzenia profilu informacyjnego do dnia 31 grudnia 2015 r. zostali zobowiązani płatnicy składek, którzy w myśl art. 47a ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 121 z późn. zm.) - dalej u.s.u.s. muszą przekazywać dokumenty do ZUS w formie elektronicznej poprzez transmisję danych. Powyższy obowiązek nie dotyczy jednak płatników dokonujących rozliczeń składek za nie więcej niż 5 osób (art. 47a ust. 2 u.s.u.s.).

Wprowadzenie elektronicznych zwolnień lekarskich nie wyeliminuje jednak całkowicie zaświadczeń wystawianych formie papierowego dokumentu. Niektórzy płatnicy nadal będą otrzymywali od zatrudnionych osób papierowe zaświadczenia lekarskie.

Art. 58 ust. 5 u.ś.p. zobowiązuje płatnika nie posiadającego profilu informacyjnego do  poinformowania ubezpieczonych na piśmie o obowiązku dostarczania zaświadczeń lekarskich w formie wydruku albo wystawionych na formularzu zaświadczenia lekarskiego wydrukowanego z systemu teleinformatycznego. Pracodawcy są zobowiązani do dnia 31 grudnia 2015 r. na piśmie poinformować zatrudnione osoby w jakiej formie po dniu 1 stycznia 2016 r. zwolnienia lekarskie mają być dostarczane do zakładu pracy. Przepisy nie określają wzoru takiej informacji, a jedynie jej pisemną formę. Informacja przekazywana osobom zatrudnionym musi zawierać określenie formy w jakiej po dniu 1 stycznia 2016 r. mają oni przekazywać zwolnienia lekarskie do zakładu pracy - czy będzie to dokument papierowy czy w postaci elektronicznej.

Ustawowy obowiązek  pisemnego poinformowania ubezpieczonych o dostarczaniu  zwolnień lekarskich w  papierowej formie nie dotyczy wszystkich płatników, a jedynie nieposiadających profilu informacyjnego. Należy przy tym pamiętać, że jeżeli płatnik niemający obowiązku założenia  profilu informacyjnego utworzy go, wówczas musi w terminie 7 dni poinformować na piśmie ubezpieczonych o zmianie sposobu dostarczania zwolnień lekarskich na formę elektroniczną – tak stanowi art. 58 ust. 6 u.ś.p. Zasadniczo od 1 stycznia 2016 r. zwolnienia lekarskie mają być wystawiane w formie elektronicznego dokumentu, dlatego jeżeli mają być wystawiane i przekazywane w innej formie zakład pracy musi poinformować o tym fakcie zatrudnione osoby.

Przepisy nie zobowiązują pozostałych płatników (tj. których dotyczy art. 47a ust. 1 u.s.u.s.) do pisemnego informowania swoich ubezpieczonych o formie w jakiej mają dostarczać do nich zwolnienia lekarskie. Płatnicy ci jednak sami mogą zadecydować o poinformowaniu ubezpieczonych  o sposobie przekazywania zwolnień lekarskich.