Pytanie pochodzi z Kompasu Księgowo-Kadrowego
Jak rozliczyć wydatki w spółce z o.o., do których nie ma dokumentu ani faktury?
Czy można zaproponować właścicielowi albo prezesowi aby zwrócił pieniądze do spółki lub po wyznaczonym terminie na dostarczenie dokumentu - opodatkować?
Odpowiedź
Nieudokumentowane wydatki można rozliczyć jedynie na podstawie dowodów zastępczych.
Uzasadnienie
Zgodnie z art. 20 ust. 4ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości - dalej u.o.r. w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. W efekcie, prezes spółki, jako kierownik jednostki, może zarządzić ujęcie wydatku w księgach na podstawie dowodu zastępczego, który powinien sporządzić i zadekretować. Taki dowód, na ogólnych zasadach, będzie mógł być dowodem poniesienia kosztów na gruncie CIT (art. 15 ust. 1ustawy z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.
Podobne stanowisko wyrażono m.in. w interpretacji Ministra Finansów z 16 kwietnia 2014 r., ITPB3/423-25/14/PS.
W przypadku braku możliwości wystawienia dowodu zastępczego wydatki pozostaną nieudokumentowanymi należnościami spółki. Można zaproponować właścicielowi albo prezesowi aby zwrócił pieniądze, ale przypisanie ich jako przychód wymagało będzie porozumienia z osobą, której je wypłacono. Właściwą bowiem drogą byłoby dochodzenie nienależnych prezesowi czy właścicielowi kwot przed sądem cywilnym.