Ponadto wiele posiedzeń i konferencji nie tylko nie zaczyna się w oznaczonych godzinach, lecz nie dochodzi w ogóle do skutku w przewidzianych terminach z powodu nieprzybycia na nie wszystkich zaproszonych uczestników.Taki stan rzeczy dezorganizuje pracę w urzędach i instytucjach państwowych, powoduje niepotrzebne marnotrawstwo czasu, godzi w zasady dyscypliny pracy i powoduje opóźnienie załatwienia niejednokrotnie bardzo ważnych i terminowych spraw.
Wobec powyższego proszę Obywateli Ministrów o wydanie kierownikom komórek organizacyjnych ministerstw oraz kierownikom podległych urzędów i instytucji zarządzenia, aby pouczyli pracowników o konieczności punktualnego rozpoczynania posiedzeń i konferencji, przy zapewnieniu pracownikom udającym się na konferencje i posiedzenia w miarę możności i potrzeby środków lokomocji. Należy też zabronić odbywania wszelkich konferencji i posiedzeń w godzinach przeznaczonych na przyjmowanie interesantów.
Jeżeli ważne przyczyny służbowe uniemożliwiają wzięcie udziału w konferencji, zaproszony urząd lub osoba (wyznaczona) obowiązane są zawiadomić o tym organizatorów konferencji przed terminem jej rozpoczęcia.
Na konferencjach i posiedzeniach należy sporządzać listę obecności, w której przewodniczący lub protokolant odnotuje godziny przybycia uczestników.
Przewodniczący konferencji i posiedzeń lub na ich wniosek kierownicy komórek organizacyjnych zwołujących konferencje i posiedzenia mają obowiązek powiadamiać władze przełożone osób, które spóźniły się lub nie przybyły na konferencję (posiedzenie). Pracowników winnych nieusprawiedliwionego spóźnienia się lub nieprzybycia na konferencję należy pociągać do odpowiedzialności służbowej za dezorganizowanie pracy.
Za przestrzeganie postanowień niniejszego okólnika odpowiedzialni są kierownicy władz, urzędów i instytucji państwowych, w których odbywają się konferencje i posiedzenia.
Organa kontroli wewnętrznej mają obowiązek sprawdzać, czy okólnik ten jest ściśle wykonywany.
