Nowelizacja ustawy prawo o aktach stanu cywilnego wprowadzona ustawą z dnia 1 marca 2018 roku (ustawa o zmianie ustawy o ewidencji ludności, ustawy o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw oraz ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego Dz. U. 2018.696) umożliwiła zgłoszenie urodzenia dziecka w urzędzie stanu cywilnego za pomocą e-usługi: elektronicznego zgłoszenia urodzenia. Usługa ta obowiązuje od 1 czerwca 2018 roku.
Omawiane rozwiązanie wymaga od kierownika urzędu stanu cywilnego odmiennego podejścia zarówno proceduralnego, organizacyjnego jak i technicznego do procesu rejestracji aktu urodzenia. E-usługa zgłoszenia urodzenia dziecka obejmuje bowiem nie tylko rejestrację aktu urodzenia. W ramach tego rozwiązania realizowane są także działania dotyczące nadania nr PESEL, zameldowania, sprawozdawczości statystycznej.
Elementy procesu komunikacji elektronicznej
W odniesieniu do e-usługi elektronicznego zgłoszenia urodzenia dziecka omówienia wymaga sam proces komunikacji elektronicznej i jego elementy składowe. Rodzic chcący w ten sposób zgłosić urodzenie dziecka musi posiadać na ePUAPie elektroniczną skrzynkę podawczą, czyli dostępny publicznie środek komunikacji elektronicznej umożliwiający przekazywanie pism w formie dokumentu elektronicznego do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnego systemu teleinformatycznego.
Kolejnym istotnym elementem, w który musi być wyposażony klient jest kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany.
Zarówno kwalifikowany podpis elektroniczny jak i profil zaufany to instrumenty, które umożliwiają identyfikację klienta.
Czytaj też komentarz praktyczny: Elektroniczne przesyłanie dokumentów - zaufany profil i nowoczesne platformy ePUAP
Kontakt w ramach realizowanych przez urzędy stanu cywilnego e-usług (np. elektroniczny wniosek o wydanie odpisu aktu stanu cywilnego) odbywa się poprzez adresy skrzynek ePUAP urzędów gmin, w okręgu których jest zlokalizowany urząd stanu cywilnego. Dostęp do platformy ePUAP ze strony kierownika urzędu stanu cywilnego możliwy jest na dwa sposoby: bezpośredni lub pośredni. W pierwszym przypadku organ korzysta z utworzonego na ePUAP konta w strefie urzędnika. Takie rozwiązanie wykorzystywane jest najczęściej w urzędach, gdzie prowadzona jest tradycyjna forma procesów kancelaryjnych. Drugi sposób, pośredni polega na obsłudze korespondencji elektronicznej poprzez system obiegu dokumentów w ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). Pisma przekazywane poprzez ePUAP przenoszone są do systemu urzędu i w ramach jego funkcjonalności są prowadzone procesy kancelaryjne (zakładanie pism, rejestracja spraw, itp.).
Kto elektronicznie zgłasza urodzenie dziecka?
Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami ustawy prawo o aktach stanu cywilnego, do elektronicznego zgłoszenia urodzenia dziecka uprawnieni są matka lub ojciec dziecka, którzy posiadają pełną zdolność do czynności prawnych (art. 57a poasc). Według przepisów Kodeksu cywilnego pełną zdolność prawną uzyskuje się z chwilą pełnoletności czyli w chwili ukończenia lat osiemnastu lub z chwilą zawarcia związku małżeńskiego (Zob. art. 10 i 11 Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2017.459 t.j. ze zm.). Formularz elektronicznego zgłoszenia jest udostępniony na ePUAP w katalogu usług, zawiera zestaw danych określony w art. 57a ust. 2 poasc:
- nazwiska, imiona oraz nazwiska rodowe, daty i miejsca urodzenia rodziców dziecka,
- numery PESEL rodziców dziecka, jeżeli zostały nadane;
- oświadczenie o wyborze imienia lub imion dziecka;
- dane dziecka – nazwisko, data i miejsce urodzenia, obywatelstwo;
- obywatelstwo rodziców dziecka;
- nazwisko i imię osoby zgłaszającej urodzenie;
- miejsce sporządzenia aktu małżeństwa i oznaczenie tego aktu lub miejsce sporządzenia aktu urodzenia każdego z rodziców dziecka i oznaczenie tych aktów,
- jeżeli są znane;
- miejsce stałego albo czasowego pobytu rodziców albo tego z rodziców, u którego
- dziecko faktycznie przebywa;
- adres do korespondencji osoby zgłaszającej urodzenie;
- oświadczenia o wyborze formy pisemnej albo formy dokumentu elektronicznego wydawanych z urzędu (odpis aktu urodzenia, powiadomienie o nadaniu nr PESEL, zaświadczenie o zameldowaniu).
Kierownik USC musi mieć kartę urodzenia
Elektroniczny formularz zgłoszenia urodzenia dziecka zastępuje protokół zgłoszenia urodzenia dziecka, który sporządzany jest w przypadku rejestracji tradycyjnej. Wpływ omawianego dokumentu elektronicznego na elektroniczną skrzynkę urzędu gminy powoduje wygenerowanie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO). Poświadczenie przedłożenia jest automatycznie tworzone i udostępniane nadawcy (osobie wysyłającej zgłoszenie urodzenia) przez system teleinformatyczny służący do obsługi doręczeń (ePUAP).
Datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione drogą elektroniczną jest dzień wprowadzenia żądania do systemu teleinformatycznego organu administracji publicznej (art. 63 § 3a kpa). Dokonanie zgłoszenia urodzenia w omawianej formie nakłada na kierownika urzędu stanu cywilnego obowiązek sporządzenia aktu urodzenia dziecka w następnym dniu roboczym od daty zgłoszenia. Wymagane jest przy tym, aby w momencie rejestracji aktu urodzenia kierownik usc dysponował kartą urodzenia, którą obowiązany jest dostarczyć podmiot medyczny. Kartę urodzenia przekazuje się kierownikowi urzędu stanu cywilnego właściwemu do sporządzenia aktu urodzenia w terminie 3 dni od dnia jej sporządzenia.
Zadania kierownika USC przed rejestracją
Niezależnie od poprawności danych wpisanych w elektronicznym formularzu zgłoszenia urodzenia dziecka kierownik urzędu stanu cywilnego przed rejestracją aktu urodzenia oraz wystąpieniem z wnioskiem o nadanie nr PESEL i zameldowaniem dziecka obowiązany jest do weryfikacji poprawności danych osobowych i adresowych zarówno osoby zgłaszającej jak i danych, które będą wpisane do aktu urodzenia.
Istotne jest także przed realizacją merytoryczną wykonanie czynności formalnych. Zaliczyć do nich należy przeprowadzenie weryfikacji podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego. Umożliwia to identyfikację osoby składającej podpis elektroniczny oraz pozwala stwierdzić, że podpis został złożony za pomocą danych służących do składania podpisu elektronicznego przyporządkowanych do tej osoby, a także, że dane opatrzone tym podpisem nie uległy zmianie po złożeniu podpisu elektronicznego. Pozwoli to wyeliminować sytuację, kiedy podpis pod zgłoszeniem złoży inna osoba niż wskazana w zgłoszeniu. Istotne jest także zweryfikowanie, czy certyfikat podpisu elektronicznego jest ważny w chwili składania podpisu.
Merytoryczna realizacja zgłoszenia urodzenia dziecka będzie obejmowała w pierwszej kolejności weryfikację stanu cywilnego matki dziecka, adresu zameldowania dziecka, oświadczenia o imieniu (imionach) dla dziecka. Ustalenie stanu cywilnego matki w chwili urodzenia decyduje o tym jakie dane będą zamieszczone w akcie urodzenia. Kolejną czynnością jest weryfikacja wybranego dla dziecka imienia lub imion. W tym przypadku zastosowanie będą miały przepisy art. 59 poasc.
Akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego
Elektroniczne zgłoszenie urodzenia dziecka zgodnie z art. 58a poasc zastępuje protokół zgłoszenia urodzenia. Z tego powodu, po rejestracji aktu urodzenia, razem z kartą urodzenia będzie stanowił akta zbiorowe (art. 26 ust. 1 poasc). Z racji tego, że jest to dokument elektroniczny wymagane jest, aby załączyć go w formie elektronicznej przez wykorzystanie w systemie ŹRÓDŁO modułu „dodaj do akt zbiorowych”. Powyższe wynika z par. 44 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego.
Zgodnie z tym przepisem - akta zbiorowe rejestracji stanu cywilnego sporządzone w formie dokumentu elektronicznego (...) zamieszcza się w rejestrze stanu cywilnego przy akcie stanu cywilnego w porządku chronologicznym. Należy mieć na uwadze, że oprócz samego zgłoszenia niezbędne jest załączenie pozostałych informacji, które są powiązane z tym dokumentem, to jest weryfikacji podpisu oraz upo.
Czytaj też: Właściwość miejscowa w sprawach rejestracji stanu cywilnego
Kolejne obowiązki kierownika usc
Sporządzenie aktu urodzenia oraz uzyskanie nr PESEL i zameldowanie dziecka wywołują kolejne obowiązki kierownika usc. Wynikają one odpowiednio z przepisów ustawy poasc oraz ustawy o ewidencji ludności. Według art. 47 ust. 1 poasc – po sporządzeniu aktu urodzenia wydawany jest jeden egzemplarz skróconego odpisu aktu urodzenia. Natomiast art. 17 ust. 1 pkt ustawy o ewidencji ludności
nakłada obowiązek wystąpienia przez kierownika urzędu stanu cywilnego z wnioskiem o nadanie nr PESEL , a art. 29 cytowanej ustawy nakłada obowiązek zameldowania dziecka.
W każdym z wymienionych zadań niezbędne jest przekazanie osobie zgłaszającej dokumentów (odpis aktu urodzenia, poświadczenie nadania nr PESEL, zaświadczenie o zameldowaniu). Wybór przez osobę zgłaszającą sposobu odbioru wymienionych wyżej dokumentów jako formy elektronicznej spowoduje konieczność przekazania ich poprzez ePUAP. W przypadku elektronicznego odpisu będzie on stanowił dokument urzędowy z chwilą opatrzenia go elektronicznym podpisem kwalifikowanym na co wskazuje art. 44 ust. 6 poasc. Wymaga to konieczność posiadania takiego podpisu zarówno przez kierownika usc jak i osoby upoważnionej w jego imieniu do wydawania odpisów.
W odniesieniu do elektronicznego poświadczenia o nadaniu nr PESEL ustawodawca nie określił w przepisach szczególnych obowiązku złożenia takiego podpisu. Natomiast w przypadku zaświadczenia o zameldowaniu ustawodawca dopuszcza możliwość opatrzenia tego dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (ar. 32 ust. 5 ustawy o ewidencji ludności).
Sławomir Wojciechowski jest kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Nowej Soli
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.