Świadectwo pracy jest jednym z podstawowych dokumentów kadrowych, który zawsze, prędzej czy później, trzeba będzie przygotować i przekazać pracownikowi lub przygotować i wpiąć do akt osobowych (w przypadku wygaśnięcia stosunku pracy w związku ze zgonem pracownika). Jego posiadanie jest bardzo ważne, szczególnie w przypadku podejmowania kolejnego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym (wykazanie zrealizowanych urlopów, potwierdzenie liczby dni, za które przysługiwało wynagrodzenie chorobowe, zakresu wykorzystanej opieki nad dzieckiem czy zwolnienia z powodu siły wyższej, liczby wypracowanych dni pracy zdalnej okazjonalnej) lub wnioskowania o emeryturę. Jest także podstawowym dokumentem wykazującym staż pracy w zakresie potwierdzania całej historii zatrudnienia.

Czytaj również: W świadectwie pracy trzeba podać informacje o urlopie wypoczynkowym >

Ostatni dzień zatrudnienia

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy co do zasady w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy.

Dzień wydania świadectwa pracy został określony konkretnie jako dzień, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Jest to dzień upływu okresu wypowiedzenia, dzień ustalony przez strony w porozumieniu o rozwiązaniu umowy jako ostatni dzień zatrudnienia, dzień upływu okresu, na który została zawarta umowa na okres próby lub na czas określony, dzień otrzymania oświadczenia woli drugiej strony stosunku pracy o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia.

Przykład: Pracownik złożył wniosek o wydanie mu świadectwa pracy w piątek – okres wypowiedzenia upływa w niedzielę, w soboty i niedziele nie pracujemy. Czy możliwe jest zrealizowanie wniosku pracownika?

Nie, jest to niedopuszczalne. Nie wydaje się tego dokumentu „najpóźniej tego dnia” ale dokładnie „w tym dniu”. Pomimo tego, że w ostatnich dniach istnienia stosunku pracy pracownik ma wolne (cały zakład pracy zresztą nie działa) przychylenie się do wniosku pracownika stanowiłoby naruszenie przepisów o wydawaniu świadectw pracy. Ponadto w kolejnych dniach (sobota i niedziela) mogłyby nastąpić sytuacje wpływające na treść świadectwa (np. choroba – okres nieskładkowy, okres wykazany w zakresie ilości dni otrzymywania wynagrodzenia chorobowego).

Ważne! Kto wbrew obowiązkowi nie wydaje pracownikowi w terminie świadectwa pracy podlega karze grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł (art. 282 par. 1 pkt 3 k.p.).

Sprawdź też: Świadectwo pracy - zasady wypełniania na przykładach >>

  

Nowość
Nowość
Kodeks pracy. Przepisy

Sprawdź  

W terminie siedmiu dni

Jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy pracownikowi albo osobie przez niego upoważnionej w ostatnim dniu zatrudnienia nie jest możliwe, pracodawca w ciągu siedmiu dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z  23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe (Dz.U. z 2022 r., poz. 896) albo doręcza je w inny sposób.

Przykład: Trzymiesięczne wypowiedzenie upływa w środę (firma pracuje pon. - pt.). Pracodawca nie wydał świadectwa ostatniego dnia zatrudnienia (pracownik świadczył tego dnia pracę), argumentując to tym, że pracownik był zatrudniony przez wiele lat i w związku z tym świadectwo zawiera dużo informacji, co z kolei związane jest z większą ilością pracy przy jego wystawieniu.

Argumentacja ta jest całkowicie nietrafiona. Wydanie świadectwa pracy w ciągu siedmiu dni dotyczy sytuacji, w których ostatniego dnia dokument ten nie mógł zostać wydany z obiektywnych powodów. W tym przypadku obiektywnie zaś świadectwo mogło być wydane ostatniego dnia zatrudnienia – pracodawca miał wiele czasu na jego przygotowanie wstępne, pracownik w dniu upływu okresu wypowiedzenia był w pracy.

To, że świadectwa nie można wydać przed ostatnim dniem zatrudnienia nie oznacza przecież, że od strony „technicznej” świadectwo nie może być przygotowywane wcześniej. Jedynie sama data sporządzenia (podpisania w pełni gotowego dokumentu) nie może poprzedzać dzień ustania zatrudnienia.

Jako przyczyny obiektywnie uniemożliwiające wydanie świadectwa w ostatnim dniu zatrudnienia kwalifikować należy wszystkie te sytuacje, w których nie jest możliwe sporządzenie go i przekazanie pracownikowi lub osobie przez niego upoważnionej. Do najczęstszych należą nieobecność pracownika w ostatnim okresie zatrudnienia w pracy oraz sytuacje, w których ostatniego dnia zatrudnienia w zakładzie pracy nie jest wykonywana praca. Taką przyczyną jest również nagle zakończenie stosunku pracy („szybka” decyzja dotycząca zwolnienia dyscyplinarnego) – często wówczas niemożliwe jest przygotowanie i przekazanie pracownikowi ostatniego dnia zatrudnienia dokumentu wymagającego znacznego nawet nakładu pracy dla jego prawidłowego przygotowania.

Ważne! Błędem jest przyjmowanie, że przepisy art. 97 k.p. pozwalają na swobodne wydawanie świadectw w ciągu siedmiu dni od ostatniego dnia zatrudnienia. Wydanie świadectwa w tym terminie jest odstępstwem od reguły (wydanie ostatniego dnia zatrudnienia), dla którego zastosowania musi wystąpić dopiero uzasadnienie konkretną sytuacją.

Czytaj też: Charakter dowodowy świadectwa pracy - LINIA ORZECZNICZA >>

 

Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Przepisy >>


Zamiar kontynuacji zatrudnienia

W związku z zakończeniem zatrudnienia świadectwo wydaje się tylko wówczas, gdy pracodawca nie zamierza nawiązać z tym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Wyjątek ten obejmuje wszystkie sytuacje, w których:

  • kolejny stosunek pracy rozpoczyna się bezpośrednio po zakończeniu obecnego (np. umowa na okres próbny kończy się w poniedziałek, a umowa na czas określony zaczyna obowiązywać od wtorku – zarówno wówczas, gdy we wtorek została podpisana jak i wtedy, gdy zawarto ją przed tym dniem z oznaczeniem terminu rozpoczęcia pracy we wtorek), 
  • w dniu zakończenia stosunku pracy istnieje zamiar nawiązania kolejnego stosunku pracy w ciągu siedmiu dni.

 

Ważne! Dla braku obowiązku wydania świadectwa wystarczający jest sam zamiar zawarcia kolejnego zatrudnienia istniejący w dniu ustania dotychczasowego. W dniu rozwiązania pierwszego zatrudnienia nie musi być zatem już zawarta kolejna umowa o pracę z terminem rozpoczęcia świadczenia pracy przypadającym w ciągu kolejnych siedmiu dni.

Przepisy wprost wskazują, iż nie wydaje się świadectwa, jeżeli to pracodawca ma zamiar kolejnego zatrudnienia. Oczywiste jest to, że zamiar samego pracodawcy nie decyduje o realności istnienia możliwości zatrudnienia, stąd mówić powinniśmy zatem bardziej o zamiarze stron dalszej współpracy, a nie jedynie zamiarze pracodawcy. Warto, aby zamiar został uprawdopodobniony w jakikolwiek dowodowo możliwy do wykazania sposób (np. maile, smsy). Może to być szczególnie przydatne wówczas, gdy z jakichkolwiek powodów do nawiązania stosunku pracy nie dojdzie – w takich przypadkach pracodawca powinien niezwłocznie przygotować i wydać świadectwo, jednak może nie zmieścić się w terminie siedmiu dni od dnia zakończenia zatrudnienia. Ważne staje się zatem to, by miał możliwość wykazania, że wstępnie dokonano uzgodnień co do dalszej współpracy i stąd niewydanie świadectwa było zgodne z przepisami.

Zobacz też: Zmiany w świadectwie pracy od 23 maja 2023 r. >>

W razie kontynuacji zatrudnienia (lub samego zamiaru kontynuacji) świadectwo wydawane jest na wniosek pracownika. Wniosek ten może być złożony w każdym czasie (np. przed zakończeniem pierwszego zatrudnienia., w trakcie trwania kolejnego). Świadectwo wydawane jest wówczas w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.

Wiosek pracownika dotyczyć może wydania świadectwa pracy obejmującego poprzedni okres zatrudnienia albo wszystkie okresy zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy. Obejmować może jednak tylko zakończone okresy zatrudnienia, za które ponadto świadectwo nie zostało wcześniej wydane.

Przykład: Pracownik był zatrudniony na okres próbny, później trzy razy na czas określony, obecnie jest od roku zatrudniony na czas nieokreślony. Wszystkie umowy następowały bezpośrednio po sobie. Po umowie próbnej było na jego wniosek wydane świadectwo.

Teraz pracownik złożył wniosek o wydanie świadectwa za cały okres zatrudnienia u tego pracodawcy. Wydane na skutek złożenia tego wniosku świadectwo dotyczyć będzie okresu zatrudnienia na podstawie trzech umów na czas określony. Nie może obejmować zatrudnienia na okres próbny (nie można zdublować okresu zatrudnienia w dwóch świadectwach) ani trwającego obecnie zatrudnienia na czas nieokreślony.

WZORY DOKUMENTÓW W LEX: