Pojęcie rozkładu czasu pracy obejmuje zarówno godziny, jak i dni pracy, a w przypadku stosowania przerywanego systemu czasu pracy - także przerwy w pracy. Zgodnie z regulacjami art. 150 kodeksu pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 1510, dalej: K.p.), rozkład czasu pracy określany jest w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu o czasie pracy. Więcej piszemy o tym w Legal Alert.
Ważne! Możliwe jest ustalenie rozkładu czasu pracy również w umowie o pracę. Rozkład taki będzie miał jednak moc wiążącą dla pracodawcy i pracownika nawet w przypadku wprowadzenia do regulaminu pracy innych rozwiązań dotyczących dni i godzin pracy. Zmiana wymagałaby zmiany treści umowy o pracę, zawarcia porozumienia z pracownikiem lub dokonania wypowiedzenia zmieniającego (zob. np. wyrok Sądu Najwyższego z 21 marca 2014 r., sygn. akt II PK 174/13). Pracodawca faktycznie pozbawia się w takim przypadku jednostronnego wpływu na zmiany rozkładu czy też znacznie ogranicza możliwość dokonania takiej jednostronnej zmiany.
Czytaj w LEX: Rozkłady czasu pracy 2023 - obowiązek i sposób sporządzania >
Pojęcie rozkładu czasu pracy występuje w podwójnym znaczeniu:
- jako model organizacji pracy w zakładzie pracy (art. 150 k.p.),
- jako konkretny grafik czasu pracy pracownika.
Zapisy regulaminu (obwieszczenia o czasie pracy) mogą ustalać rozkłady stałe lub wyznaczać granice, po których pracodawca będzie mógł się poruszać tworząc harmonogramy (np. „Pracownicy wydziału X pracują w dniach poniedziałek – piątek według harmonogramów czasu pracy, w których praca może być planowana pomiędzy godz. 8:00 a 20:00”).
Czytaj również: Doba pracownicza w ruchomym rozkładzie czasu pracy pozwala na elastyczność
Zobacz procedurę w LEX: Tworzenie rozkładów (harmonogramów) czasu pracy >
Stałe rozkłady
Rozkład stały to rozkład, w którym z samej treści regulaminu pracy wynika to, kiedy pracownik ma pracować. Przy ustaleniu stałego rozkładu nie tworzy się zasadniczo harmonogramów. Jest to zarówno niepotrzebne (pracownicy wiedzą, kiedy obowiązani są świadczyć pracę), jak i nie dawałoby i tak możliwości zaplanowania innych dni czy godzin pracy.
Przykład: Pracownicy działu administracji pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-16:00. Wszystkie soboty, niedziele i święta są dniami wolnymi od pracy.
To najbardziej typowy przykład zapisów tworzących stały rozkład:
- wskazuje się w nim dni pracy i dni wolne od pracy,
- podaje się dokładne godziny pracy,
- dookreśla grupę pracowników objętych tym rozkładem.
Sprawdź w LEX: Czy w regulaminie pracy musi być wyszczególnione jaka grupa pracowników pracuje w poszczególnych systemach czasu pracy? >
Wypełnione jest zobowiązanie do dookreślenia konkretnego rozkładu (przekazania informacji o rozkładzie czasu pracy pracownikom), zaś dla możliwości stworzenia innego rozkładu konieczne byłoby najpierw wprowadzenie zmian do regulaminu dającego taką możliwość. Pracodawca nie ma jednocześnie możliwości zmiany tego rozkładu bez wniosku pracownika (indywidualny rozkład czasu pracy) lub zmiany regulaminu.
Przykład: W odniesieniu do pracowników objętych rozkładem z powyższego przykładu pracodawca chciałby ustalić na kolejny miesiąc rozkład pon.-pt. 10:00-18:00.
Rolą pracodawcy tworzącego regulamin jest ustalenie w nim rozkładów czasu pracy. Taka zaś możliwość planowania pracy nie została przewidziana w regulaminie. Rozkład regulaminowy wiąże zarówno pracownika, jak i pracodawcę. Z jednej strony pracownik zobowiązany jest świadczyć pracę w czasie wskazanym w regulaminie, z drugiej - pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia pracy w tych godzinach. Zlecenie pracy w innym przedziale godzinowym niż ten, który wynika z wprowadzonego do regulaminu rozkładu, prowadzi do konieczności zaliczenia czasu przepracowanego przypadającego poza godzinami granicznymi wynikającymi z regulaminowego rozkładu czasu pracy do czasu pracy w godzinach nadliczbowych. Przyjęcie innej możliwości prowadziłoby do tego, że rozkład czasu pracy wskazany w regulaminie obowiązuje jedynie pracowników a nie pracodawcę, który w każdej sytuacji mógłby narzucać poszczególnym osobom inne godziny pracy bez ponoszenia konsekwencji w postaci „wejścia” w sferę pracy nadliczbowej.
Rozkład stały może być także ustalony w regulaminie z pewną „furtką” dla ustalenia innych godzin czy dni pracy.
Sprawdź w LEX: Czy pracodawca może okresowo wprowadzać ruchome rozkłady czasu pracy pracownikom? >
Przykładowy zapis regulaminu:
Par.…
1. Pracownicy działu administracji pracują od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-16:00, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Pracodawca może wyznaczyć w harmonogramie czasu pracy inne dni i godziny pracy niż wskazane w ust. 1 mieszczące się w przedziale dziennym poniedziałek - sobota i godzinowym 8:00-20:00, z zachowaniem w szczególności wymiaru czasu pracy, minimalnej liczby dni wolnych od pracy w okresie rozliczeniowym, maksymalnych dobowych wymiarów czasu pracy oraz minimalnych odpoczynków dobowych i tygodniowych.
3. Harmonogramy czasu pracy wskazane w ust. 2 przekazywane są pracownikom w postaci papierowej lub elektronicznej na co najmniej tydzień przed rozpoczęciem kolejnego miesiąca kalendarzowego. Jeżeli pracownik w tym terminie nie otrzyma harmonogramu, obowiązany jest w kolejnym miesiącu do świadczenia pracy w dniach i godzinach wskazanych w ust. 1.
Sprawdź w LEX: Czy rozkłady czasu pracy pracowników muszą być tworzone na cały okres rozliczeniowy? >
Stały rozkład w systemie równoważnym?
Równoważny system czasu pracy charakteryzuje się możliwością przedłużania dobowego czasu pracy pracownika do 12 godzin. Wydłużenia dobowego czasu pracy muszą zostać zrekompensowane krótszą pracą w innych dniach lub dniami wolnymi na przestrzeni przyjętego okresu rozliczeniowego w taki sposób, by zachować wymiar czasu pracy.
System równoważny jest systemem typowo harmonogramowym, w którym praca planowana jest w grafikach. Wielu pracodawców chce jednak zastosować go ze stałym rozkładem wpisanym do regulaminu.
Takie działanie jest jak najbardziej dopuszczalne, ale z pewnym podstawowym zastrzeżeniem – pracodawca będzie musiał dokonywać niezbędnych korekt w taki sposób, by zachować wymiar czasu pracy w okresach rozliczeniowych. Inaczej dochodzić będzie do naruszeń przepisów o czasie pracy.
Czytaj w LEX: Równoważny system czasu pracy >
Przykład: Pracodawca ustalił system równoważny rozliczany w ramach miesięcznych okresów rozliczeniowych obejmujących miesiące kalendarzowe. Jednocześnie założył, że praca będzie wykonywana pon. - czw. po 9 godzin i w piątki - 4 godziny. Wszystkie soboty i niedziele są wolne. To też wpisał jako rozkład do regulaminu pracy.
Konstrukcja taka sama w sobie nie jest sprzeczna z prawem, ale jej stosowanie musi być połączone z dokonywaniem niezbędnych zmiany w taki sposób, by rozkład był zgodny z wymiarem czasu pracy w okresie rozliczeniowym. W większości okresów rozliczeniowych rozkład ten prowadzić będzie bowiem do niezgodności z wymiarem czasu pracy. To bowiem, że w ramach tygodnia kalendarzowego liczba godzin pracy jest równa 40 nie jest wystarczające.
Weźmy np. lipiec 2023 r., w którym to okresie rozliczeniowym wymiar czasu pracy wynosi 168 godzin. Przy stosowaniu tego rozkładu pracownik przepracuje 169 godzin (za sprawą 5 poniedziałków), czyli nastąpi przekroczenie normy średniotygodniowej czasu pracy o godzinę (powstanie jedna godzina nadliczbowa). Powinna ona zostać oczywiście rozliczona, ale samo jej powstanie będzie naruszeniem przepisów, gdyż nie byłaby wynikiem zaistnienia przesłanek zlecania nadgodzin wskazanych w art. 151 k.p., ale stosowanej organizacji czasu pracy. Konieczne byłoby dokonanie korekty rozkładu poprzez np. informację, że w poniedziałek 31 lipca pracownik pracować będzie 8 a nie 9 godzin. Oczywiście poszczególne osoby mogłyby mieć w ten sposób zmodyfikowany czas pracy w różnych dniach lipca.
Stosując stały rozkład w systemie równoważnym warto wpisać dodatkowo w regulaminie zastrzeżenie, że „pracodawca będzie dokonywać niezbędnych modyfikacji godzin pracy w sposób konieczny dla zachowania zgodności z wymiarem czasu pracy w okresie rozliczeniowym”.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
