Decyzja 2017/1636 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2015

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2017/1636

z dnia 27 kwietnia 2017 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2015

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając końcowe sprawozdanie finansowe Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2015,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2015 wraz z odpowiedziami Urzędu ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ²  dotyczące rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2015 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 21 lutego 2017 r. w sprawie udzielenia komitetowi zarządzającemu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2015 (05873/2017 - C8-0076/2017),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ³ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1211/2009 z dnia 25 listopada 2009 r. ustanawiające Organ Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (BEREC) oraz Urząd ⁴ , w szczególności jego art. 13,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁵ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0143/2017),

1. udziela komitetowi zarządzającemu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej absolutorium z wykonania budżetu Urzędu za rok budżetowy 2015;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, komitetowi zarządzającemu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Antonio TAJANI	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2017/1637

z dnia 27 kwietnia 2017 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2015

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2015,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik IV do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0143/2017),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym ostateczny budżet Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej (zwanego dalej "Urzędem") na rok budżetowy 2015 wyniósł 4 017 244 EUR, co stanowi spadek o 3,5 % w porównaniu z 2014 r.,

B. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym ogólny wkład Unii do budżetu Urzędu na rok 2015 wyniósł 3 498 143 EUR, co stanowi spadek o 3,31 % w stosunku do roku 2014,

C. mając na uwadze, że Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w swoim sprawozdaniu dotyczącym sprawozdania finansowego Urzędu za rok budżetowy 2015 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe Urzędu za rok 2015 jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw były legalne i prawidłowe,

D. mając na uwadze, że w ramach procedury udzielania absolutorium organ udzielający absolutorium podkreśla szczególne znaczenie dalszego wzmacniania legitymacji demokratycznej instytucji Unii poprzez zwiększanie przejrzystości i odpowiedzialności, wdrażanie koncepcji budżetowania celowego oraz właściwe zarządzanie zasobami ludzkimi,

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2014

1. stwierdza, że Urząd:

- wymaga od wszystkich członków komitetu zarządzającego, dyrektora zarządzającego i pracowników, aby złożyli roczne deklaracje o braku konfliktu interesów, oraz publikuje te deklaracje na swojej stronie internetowej, by zapobiegać konfliktom interesów,

- zdołał w pełni wdrożyć standardy kontroli wewnętrznej (ICS) nr 6 "zarządzanie ryzykiem" i ICS nr 12 "informacje i komunikacja";

przyjmuje więc do wiadomości, że Służba Audytu Wewnętrznego Komisji (IAS) zatwierdziła wdrożenie jej dwóch zaleceń, które pozostawały otwarte po działaniach podjętych w następstwie ograniczonego przeglądu wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej w 2014 r.;

Zarządzanie budżetem i finansami

2. zauważa, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2015 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 95,65 %, co oznacza spadek o 2,26 % w porównaniu z rokiem 2014; zauważa, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 80,31 %, co oznacza wzrost o 4,65 % w porównaniu z rokiem 2014;

3. stwierdza, że według sprawozdania Trybunału poziom szczegółowości sprawozdania z wykonania budżetu różni się poziomem szczegółowości od sprawozdań przedstawionych przez większość innych agencji; zauważa, że Urząd powierzył funkcję księgowego księgowemu Komisji i różnica w poziomie szczegółowości wynika z praktyk sprawozdawczych Komisji; przyjmuje do wiadomości, że Urząd deklaruje gotowość do zastosowania się do wszelkich wytycznych odnośnie do sprawozdawczości budżetowej na następny rok budżetowy, o ile zostaną one przedstawione; wzywa Trybunał i sieć agencji UE, by przygotowały wspólne wytyczne odnośnie do sprawozdawczości w oparciu o najlepsze praktyki z agencji zdecentralizowanych;

4. zauważa, że Urząd poprawił budżety na rok 2015 i 2016 w odniesieniu do zabezpieczeń z tytułu składek niezrealizowanych przez krajowe organy regulacyjne państw Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA) w 2014 r.; stwierdza, że umowa EFTA negocjowana jest między Komisją a zainteresowanymi państwami, a zatem Urząd nie może wpływać na negocjacje;

Zobowiązania i przeniesienia

5. stwierdza, że według sprawozdania Trybunału w tytule II poziom środków, na które zaciągnięto zobowiązania, był wysoki i wyniósł 134 228 EUR, co stanowi 44 % środków, na które zaciągnięto zobowiązania w tym tytule, w porównaniu z 91 757 EUR i 40 % w 2014 r.; stwierdza, że przeniesienia te są głównie związane z usługami, które są świadczone przez okres wykraczający poza 2015 r. i niekoniecznie świadczą o uchybieniach w planowaniu budżetowym;

Przesunięcia

6. z zadowoleniem zauważa, że w 2015 r. liczba przesunięć budżetowych spadła do 17, w porównaniu z 37 w 2014 r.; ponadto zauważa, że nie zmienił się całkowity poziom wydatków w tytule I (koszty osobowe), w tytule II (wydatki administracyjne) poziom wydatków zmniejszył się o 33 %, a w tytule III (wydatki operacyjne) wzrósł o 13 %; stwierdza, że zmiany w wysokości pierwotnych środków budżetowych były mniejsze niż w 2014 r.;

Procedury udzielania zamówień publicznych i naboru pracowników

7. stwierdza, że według sprawozdania Trybunału Urząd zbyt nisko oszacował swoje zapotrzebowanie na usługi profesjonalnej organizacji wydarzeń; zauważa, że maksymalną kwotę określoną w czteroletniej umowie ramowej podpisanej w 2013 r. osiągnięto w grudniu 2014 r.; zauważa, że niedoszacowanie to było spowodowane niespodziewanymi zmianami w organizacji ostatniego posiedzenia plenarnego Urzędu podsumowującego rok 2014; uważa, że Urząd powinien ustalić ze swoimi członkami i obserwatorami sposób postępowania dotyczący tych spotkań, by zapobiec powtórzeniu się podobnej sytuacji; zwraca uwagę, że procedurę przetargową w celu podpisania nowej umowy ramowej rozpoczęto w sierpniu 2015 r., a w międzyczasie Urząd zamawiał te usługi w formie zleceń zakupu i zamówień o niskiej wartości (procedury negocjacyjne); zgadza się z Trybunałem, że należało skorzystać z otwartej procedury przetargowej, w której wszystkie zainteresowane podmioty mają prawo złożyć swoje oferty; zauważa, że w 2016 r. Urząd wprowadził zmiany w dotychczasowych zasadach dotyczących przetargów w celu usprawnienia ich, w tym przez wprowadzenie platformy eTendering; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Urząd podjął już kroki w kierunku poprawy zasad dotyczących przetargów i rozpoczął otwartą procedurę przetargową, która zaowocowała zawarciem kaskadowej wielokrotnej umowy ramowej z trzema przedsiębiorstwami od stycznia 2016 r.;

8. zauważa, że liczba stanowisk zmniejszyła się z 28 pod koniec 2014 r. do 27 pod koniec 2015 r.; zauważa, że Urząd podjął się dodatkowych zadań wiążących się z dodatkowym obciążeniem pracą, co dodatkowo utrudniło nabór pracowników z powodu rotacji wysoko wykwalifikowanych pracowników; stwierdza, że Urzędowi udało się zapewnić stabilne prowadzenie działań oraz równomiernie rozkładać pracę na wszystkich swoich pracowników;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

9. zauważa, że Urząd codziennie prowadził publiczny rejestr dokumentów BEREC/urzędu BEREC; z zadowoleniem zauważa, że Urząd utworzył specjalne sekcje poświęcone strategii zapobiegania konfliktom interesów i nową sekcję na stronie internetowej poświęconą przemówieniom przewodniczącego;

10. zauważa, że Urząd zamieścił w swoim sprawozdaniu rocznym podrozdział dotyczący przejrzystości, rozliczalności i uczciwości; zauważa, że sprawozdanie roczne jest zgodne z wytycznymi Komisji, w których nie został przewidziany standardowy rozdział dotyczący przejrzystości, rozliczalności i uczciwości;

11. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Urząd aktywnie uczestniczył w pracach grupy roboczej ds. zwalczania nadużyć finansowych międzyagencyjnej sieci prawnej; z zadowoleniem zauważa, że ta współpraca zaowocowała przyjęciem w lutym 2017 r. przygotowanej przez Urząd strategii zwalczania nadużyć finansowych;

12. zauważa, że Urząd zamierza w pierwszej połowie 2017 r. zakończyć opracowywanie wewnętrznych przepisów dotyczących informowania o nieprawidłowościach i już przesłał projekt swej strategii Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych do uprzedniej kontroli; wzywa Urząd do przyjęcia wewnętrznej strategii w zakresie sygnalizowania nieprawidłowości, która będzie sprzyjała kulturze przejrzystości i odpowiedzialności w miejscu pracy, do regularnego informowania i szkolenia pracowników na temat ich praw i obowiązków w odniesieniu do tej strategii, do zapewnienia demaskatorom ochrony przed represjami, do podejmowania odpowiednio wcześnie działań w reakcji na sygnały demaskatorów i do stworzenia wewnętrznego systemu anonimowych zgłoszeń; wzywa Urząd do publikowania sprawozdań rocznych dotyczących liczby przypadków informowania o nieprawidłowościach i działań podjętych w ich następstwie oraz do przekazywania tych sprawozdań rocznych organowi udzielającemu absolutorium; wzywa Urząd do informowania organu udzielającego absolutorium o opracowaniu i wdrożeniu jego przepisów dotyczących informowania o nieprawidłowościach;

Kontrola wewnętrzna

13. stwierdza, że zatwierdzono wdrożenie ostatnich dwu z 18 zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego dotyczących wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej, co oznacza zakończenie wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej; przyznaje, że dbałość o ścisłe przestrzeganie standardów kontroli wewnętrznej oznacza dla Urzędu duże obciążenie administracyjne ze względu na jego niewielkie rozmiary oraz ze względu na to, że standardy kontroli wewnętrznej nie były projektowane z myślą o małych organizacjach;

14. stwierdza, że w ramach własnej oceny ryzyka nie rozpoznano żadnych bardzo poważnych zagrożeń; zauważa, że sprawozdanie z wyników oceny ryzyka zawierało listę kilku poważnych zagrożeń; zauważa, że Urząd przygotował rejestr zagrożeń zawierający najistotniejsze zagrożenia rozpoznane podczas oceny ryzyka i plany działań służące zapobieganiu tym zagrożeniom;

Audyt wewnętrzny

15. z zadowoleniem zauważa, że z wyników audytu Służby Audytu Wewnętrznego wynika, że kontrolowane procesy spełniają swoje zadanie oraz są skutecznie i wydajnie zarządzane i zorganizowane; odnotowuje jednak stwierdzone przez Służby Audytu Wewnętrznego pole do dalszej poprawy w wielu konkretnych obszarach; zauważa, że w celu realizacji zaleceń Służby Audytu Wewnętrznego Urząd opracował plan działań, którego wdrożenie planowane jest na 2016 r.;

Inne kwestie

16. zauważa, że Komisja przedstawiła we wrześniu 2016 r. wniosek dotyczący rozporządzenia (COM(2016) 591), w którym proponuje przekształcenie Urzędu w pełnoprawną agencję o szerszym zakresie odpowiedzialności; podkreśla, że wszelkie reformy wdrożone pod koniec procesu ustawodawczego muszą zapewnić maksymalną wydajność i opłacalność oraz jak największą przejrzystość i ochronę przed konfliktami interesów, a także powinny służyć dalszemu wypracowywaniu wartości dodanej unijnego systemu regulacji komunikacji elektronicznej;

17. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do swojej rezolucji z dnia 27 kwietnia 2017 r. ⁶  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 449 z 1.12.2016, s. 22.

2 Dz.U. C 449 z 1.12.2016, s. 22.

3 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

4 Dz.U. L 337 z 18.12.2009, s. 1.

5 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

6 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA-PROV(2017)0155 (zob. s. 372 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2017.252.166
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2017/1636 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Urzędu Organu Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej za rok budżetowy 2015
• Data aktu: 27/04/2017
• Data ogłoszenia: 29/09/2017