Decyzja 2015/1683 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2013

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2015/1683

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Fundacji ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ² rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw, przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2013 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 17 lutego 2015 r. w sprawie udzielenia Fundacji absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2013 (05304/2015 - C8-0054/2015),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ³ ,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁴ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (EWG) nr 1365/75 z dnia 26 maja 1975 r. w sprawie utworzenia Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy ⁵ , w szczególności jego art. 16,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁶ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane Komisji (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁷ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Zatrudnienia i Spraw Socjalnych (A8-0092/2015),

1. udziela dyrektorowi Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy absolutorium z wykonania budżetu Fundacji za rok budżetowy 2013;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji, wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Zatrudnienia i Spraw Socjalnych (A8-0092/2015),

A. mając na uwadze, że według sprawozdania finansowego Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy (zwanej dalej "Fundacją") jej ostateczny budżet na rok budżetowy 2013 wyniósł 20 624 300 EUR, co stanowi spadek o 3,76 % w porównaniu z 2012 r.;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2013 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Fundacji jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2012

1. na podstawie informacji uzyskanych od Fundacji uznaje, że informacje na temat wpływu jej działalności na obywateli Unii znajdują się na jej stronie internetowej, głównie w postaci rocznych publikacji strategicznych dokumentów, jak roczne sprawozdanie z działalności Fundacji i różne dokumenty dotyczące polityki unijnej odnoszące się do warunków życia i pracy;

Uwagi dotyczące wiarygodności rozliczeń

2. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że pod koniec 2013 r. i na początku 2014 r. Fundacja przeprowadziła kompleksowy spis z natury oraz że sprawozdanie ze spisu z natury nie zostało sfinalizowane do lutego 2014 r., kiedy Trybunał przeprowadzał kontrolę; zauważa z zaniepokojeniem, że przeprowadzone przez Trybunał badania wykazały, że nie wszystkie środki trwałe zostały oznaczone kodami kreskowymi i wprowadzone do ewidencji oraz do ksiąg rachunkowych, że niektóre wyposażenie zostało zaliczone do wydatków zamiast do majątku trwałego oraz że dla niektórych środków nie można było zweryfikować poprawności daty początkowej na potrzeby obliczenia stawek amortyzacji;

3. na podstawie informacji od Fundacji uznaje, że sprawozdanie ze spisu z natury zostało sfinalizowane i opublikowane po kontroli przeprowadzonej przez Trybunał oraz że naprawiono błędy związane z wprowadzeniem do ewidencji i opatrzeniem kodem kreskowym; zauważa ponadto, że Fundacja rejestruje teraz wymaganą dokumentację, aby zapewnić prawidłowe powiązanie z poprawną daty początkową na potrzeby obliczenia stawek amortyzacji;

4. na podstawie informacji od Fundacji uznaje, że uchybienia w zakresie ewidencjonowania i księgowania środków trwałych były głównie spowodowane okresem przejściowym przy przechodzeniu do nowego systemu księgowania środków; odnotowuje, że stwierdzone uchybienia poprawiono przez pełne wdrożenie nowego systemu oraz wprowadzenie zmian w zakresie wewnętrznych przepływów pracy;

Zarządzanie budżetem i finansami

5. na podstawie informacji od Fundacji zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2013 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 99,50 %, natomiast wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 78,10 %;

Zobowiązania i przeniesienia

6. z niepokojem zauważa, że poziom środków przeniesionych na 2014 r., na które zaciągnięto zobowiązania, był wysoki w tytule II (Wydatki administracyjne), gdzie wyniósł 35,60 %, i w tytule III (Wydatki operacyjne), gdzie wyniósł 48,60 %;

7. na podstawie informacji od Fundacji uznaje, że przeniesienia w tytule II były spowodowane głównie zamówieniami na sprzęt i oprogramowanie komputerowe, pilnymi i nieprzewidzianymi pracami naprawczymi oraz robotami renowacyjnymi już zamówionymi i zaplanowanymi na początek 2014 r., oraz że przeniesienia w tytule III wynikały głównie z wieloletnich projektów, w ramach których działania zostały już zrealizowane, a także z nieplanowanych przeniesień związanych ze zwiększeniem budżetu kilku projektów o poszerzonym zakresie i podniesionej jakości, z usług tłumaczeniowych zamówionych pod koniec roku oraz z opóźnień w przekazywaniu faktur przez dostawców;

Postępowania o udzielenie zamówienia i procedury naboru pracowników

8. zauważa, że ani wybrane do kontroli transakcje, ani inne ustalenia kontroli nie dały podstaw do sformułowania przez Trybunał Obrachunkowy w jego sprawozdaniu jakichkolwiek uwag dotyczących postępowań o udzielenie zamówienia czy procedur naboru Fundacji;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

9. na podstawie informacji od Fundacji uznaje, że w 2014 r. przyjęła ona politykę zapobiegania konfliktom interesów; z zadowoleniem przyjmuje, że deklaracje o braku konfliktu interesów oraz życiorysy dyrektora i kierowników wyższego szczebla zostały opublikowane na stronie internetowej Fundacji; zauważa, że choć Fundacja nakazała członkom Rady Zarządzającej i ich zastępcom opublikowanie na stronie internetowej ich życiorysów, nadal nie są one publicznie dostępne; wzywa Fundację do naprawienia tego uchybienia w trybie pilnym;

Audyt wewnętrzny

10. na podstawie informacji od Fundacji uznaje, że w 2013 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji przeprowadziła audyt dwustronnej komunikacji między Fundacją a jej klientami i zainteresowanymi stronami, aby określić, czy jej cele są rzeczywiście i skutecznie realizowane; stwierdza, że audyt ten wykazał, iż systemy zarządzania i kontroli Fundacji działały skutecznie i efektywnie; odnotowuje, że w ramach audytu Służba Audytu Wewnętrznego wydała trzy zalecenia dla Fundacji, z których jedno określono jako "bardzo ważne";

11. na podstawie informacji od Fundacji stwierdza, że wszystkie zalecenia wydane przez Służbę Audytu Wewnętrznego w 2012 r. i w poprzednich latach zostały wdrożone i zatwierdzone przez Służbę Audytu Wewnętrznego w styczniu 2014 r.;

Inne uwagi

12. zauważa z zaniepokojeniem, że choć Fundacja stała się operacyjna w 1975 r., nie podpisano jeszcze kompleksowej umowy w sprawie siedziby między Fundacją a przyjmującym państwem członkowskim;

13. na podstawie informacji od Fundacji uznaje, że negocjacje z przyjmującym państwem członkowskim rozpoczęły się w lutym 2014 r.; zauważa, że Fundacji przedstawiono projekt umowy, w którym rozwiązano większość wcześniejszych kwestii spornych, i oczekuje na ostateczną rundę negocjacji i podpisanie umowy, która promowałaby przejrzystość w odniesieniu do warunków prowadzenia działalności przez Fundację i jej personel; wzywa Fundację, by powiadomiła organ udzielający absolutorium o wynikach tych negocjacji;

14. odnotowuje, że rok 2013 był pierwszym rokiem w ramach czteroletniego programu Fundacji (2013-2016); w tym kontekście pozytywnie ocenia działalność Fundacji, która w sposób terminowy zapewnia wysokiej jakości fachową wiedzę w celu wsparcia procesu kształtowania polityki, z której to wiedzy korzysta na przykład Międzynarodowa Organizacja Pracy; odnotowuje ponadto poprawę w zakresie większości kluczowych wskaźników skuteczności działania w porównaniu z rokiem 2012;

15. przyjmuje z zadowoleniem większy wkład Fundacji w kształtowanie polityki, częstsze wykorzystywanie jej fachowej wiedzy w kluczowych dokumentach dotyczących polityki Unii oraz rosnące uznanie dla wartości naukowej badań Fundacji;

16. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter horyzontalny, odsyła do swojej rezolucji z dnia 29 kwietnia 2015 r. ⁸ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 275.

2 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 275.

3 Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

4 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

5 Dz.U. L 139 z 30.5.1975, s. 1.

6 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

7 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

8 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2015)0130 (zob. s. 431 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2015.255.328
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2015/1683 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy za rok budżetowy 2013
• Data aktu: 29/04/2015
• Data ogłoszenia: 30/09/2015